Um relatório antecipado em 1C serve para confirmar por um funcionário (responsável) a quantia de dinheiro gasta anteriormente dada a ele antecipadamente. Vejamos instruções passo a passo usando um exemplo de como fazer, preencher e postar corretamente um relatório antecipado em 1C Contabilidade 8.3 (3.0).
Por falar nisso! Preencher um relatório de despesas em 1C 8.2 (2.0) não é diferente. Você pode usar estas instruções com segurança para versões mais antigas do programa.
Como fazer um novo relatório de despesas
Para criar e preencher um “Relatório Antecipado” em 1C 8.3, acesse o menu “Banco e caixa”, selecione “Relatórios Antecipados”. No formulário de lista, clique no botão “Criar”. Um novo formulário de documento será aberto.
O adiantamento pode ser emitido para os seguintes fins:
- postagem;
- compra de embalagens retornáveis;
- acordos com fornecedores;
No documento, essas operações são refletidas nas abas correspondentes.
A primeira aba “Adiantamentos” é usada para refletir os adiantamentos recebidos. Para a amostra, criei previamente um documento “Ordem de despesas de caixa” com o tipo de operação “Emissão a responsável” e adicionei-o à secção tabular “Adiantamentos” ().
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Assim, vemos que por trás do funcionário Bazin A.V. há um adiantamento não gasto de 1.000 rublos.
Em um “Relatório de Antecipação” você pode refletir todas as transações previstas para baixa do adiantamento emitido ao responsável.
Vamos supor que por esse valor ele comprou:
- mouse óptico – 200 rublos;
- fez um adiantamento ao fornecedor - 600 rublos;
- Encheu o carro com gasolina - 200 rublos.
Inserimos todos esses dados no documento.
Como podemos ver, o responsável gastou a mais de 100 rublos. Agora o relatório de despesas pode ser lançado e impresso:
Se necessário, alguns funcionários podem receber fundos para entretenimento ou despesas comerciais da empresa. Eles têm direito a receber dinheiro por ordem do gestor em relação aos responsáveis, desde que sejam seus nomes completos. e cargo estão indicados na lista de pessoas que têm essa oportunidade.
Formulário de documento
O gasto de dinheiro dado antecipadamente a um funcionário é confirmado por meio de um documento contábil primário - um relatório antecipado. O formulário é um formulário unificado nº AO-1, cuja parte é preenchida pelo funcionário e a segunda pelo contador.
Devolução de valores contábeis de acordo com o relatório prévio
Existem determinados prazos para apresentação de relatório prévio por parte do responsável, dentro dos quais o trabalhador é obrigado a comunicar os fundos gastos.
Após a recepção dos fundos, o responsável fica obrigado, num prazo não superior a três dias úteis após a data de expiração para a qual os fundos foram emitidos por conta, ou a partir da data de regresso ao trabalho, a apresentar um relatório prévio com documentos comprovativos anexados (cláusula 6.3 da Instrução nº 3.210-U).
Caso o funcionário não tenha gasto integralmente os recursos, é elaborado um relatório antecipado da parcela gasta, indicando o valor do dinheiro não gasto - trata-se da devolução dos valores contabilizados conforme o relatório antecipado.
Também não é incomum que um funcionário gaste primeiro seu próprio dinheiro, depois traga documentos e receba um reembolso. Neste caso, deverá dirigir-se ao departamento de contabilidade com pedido de reembolso das despesas incorridas. O contador também faz esses cálculos usando um relatório antecipado. Portanto, esta situação também pode ser atribuída à devolução dos valores dos adiantamentos de acordo com o relatório prévio.
Caso o funcionário não tenha realizado nenhuma despesa, ele devolve o valor contábil ao caixa e não elabora relatório antecipado.
Deve ser lembrado: se o prazo para apresentação de um relatório prévio pelo responsável não for cumprido, isso é considerado uma violação da disciplina de caixa (artigo 15.1 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa).
Procedimento de preenchimento
Agora vamos dar uma olhada mais de perto no procedimento de preenchimento do documento.
Preenchido pelo funcionário
Parte frontal.
Assim, na capa do formulário nº AO-1, o funcionário deve:
Indique o nome da empresa e o código OKPO.
2. Insira a data em que o documento foi compilado e atribua um número.
3. Na coluna “relatório de valor” inserimos o valor que o empregado gastou com as necessidades domésticas da empresa. Por exemplo, ele recebeu cinco mil rublos, mas gastou quatro mil. Portanto, nesta coluna ele indica quatro mil.
4. Indicamos o nome e código da unidade estrutural.
5. Após isso, indique seu nome completo. o responsável, seu número pessoal e profissão (cargo).
6. Insira a finalidade do adiantamento.
7. No lado esquerdo da tabela localizada na frente do formulário, indique o valor recebido no caixa da empresa (ou no cartão do banco). Se necessário, indique a quantidade de dinheiro emitida em moeda estrangeira.
8. Indicamos o valor total dos recursos recebidos.
9. Indicamos o valor gasto com as necessidades empresariais do empreendimento.
10. Indique o valor do saldo.
Lado reverso.
11. No verso do formulário, nas colunas 1 a 6, o funcionário deve listar todos os documentos (recibos de vendas, recibos de caixa, etc.) que comprovem as despesas realizadas pelo funcionário, indicando os valores gastos. Os documentos devem ser numerados de acordo com a ordem em que aparecem no relatório de despesas.
Agora sobre quais informações o funcionário deve inserir nas colunas apropriadas:
- 1 — número de pagamento atribuído ao documento comprovativo de despesas;
- 2 - data do cheque;
- 3 — número do cheque;
- 4 - nome do documento comprovativo das despesas;
- 5 - o valor das despesas incorridas em rublos é inserido aqui;
- 6 - a preencher se necessário. Indica o valor da despesa incorrida em moeda estrangeira;
- a linha “Total” indica o valor total das despesas.
12. Após o preenchimento dos campos obrigatórios, o funcionário deverá colocar sua assinatura no formulário com transcrição. Em seguida, você precisa enviar o documento ao departamento de contabilidade. O contador verificará se o formulário está preenchido corretamente.
Preenchido por um contador
Parte frontal.
13. Após receber o formulário, o contador deve garantir que o mesmo seja preenchido corretamente. Se nenhum erro for encontrado, o contador anota na coluna “relatório verificado” e assina.
Depois disso, o contador procede ao preenchimento adicional do formulário.
15. O contador preenche a parte destacável do formulário, assina e entrega ao funcionário
Lado reverso.
16. O contador registra as informações nas colunas 7 e 8. Aqui estão indicados os valores das despesas aceitas para contabilização. A coluna 9 indica os números de contas contábeis que são debitadas pelo valor das despesas. Os valores indicados pelo funcionário e pelo contador devem ser iguais.
Depois disso, o contador preenche a frente do relatório de despesas.
Parte frontal.
17. Na parte frontal da tabela à direita, o contador insere as seguintes informações:
- saldo ou gasto excessivo do adiantamento anterior;
- o valor do adiantamento recebido do caixa da empresa;
- quantidade de dinheiro gasto;
- saldo ou gasto excessivo de valores adiantados;
- lançamento contábil - as informações são retiradas dos dados da coluna 9, que fica no verso.
19. O diretor aprova o documento e o devolve ao departamento de contabilidade. Depois disso, fica armazenado na contabilidade da empresa por 5 anos. Após este período é destruído.
Você pode baixar a amostra em nosso site.
Muitas vezes, nas atividades econômicas de uma organização, os funcionários da empresa recebem dinheiro e fundos não monetários (também documentos monetários) para fins de relatório. Que são posteriormente utilizados para pagar as necessidades comerciais da empresa, comprar passagens e pagar serviços de hotelaria durante viagens de negócios. A lista onde os fundos responsáveis podem ser usados é muito grande e não é regulamentada por ninguém. Vejamos neste artigo o tópico onde e está localizado.
Como encontrar um relatório antecipado no programa 1C
Para encontrar um relatório antecipado, você precisa selecionar a seção “Banco e caixa” no menu principal do programa “1C: Contabilidade” versão 8 Interface do táxi e, em seguida, no bloco “Caixa” encontrar a posição “Relatório antecipado” . Após essas etapas, você será direcionado ao diário “Relatórios antecipados”. Em seguida, clique no botão “Criar”.
Na tela aparece um relatório antecipado, que deve ser preenchido com base nos documentos primários apresentados ao departamento de contabilidade da empresa e anexado ao relatório antecipado.
Preenchendo um relatório antecipado no programa 1C
Os seguintes campos são preenchidos no cabeçalho do documento:
- Data de;
- Número;
- Organização;
- O responsável pode ser um funcionário da organização ou uma pessoa física agindo por procuração;
- Um armazém é selecionado se forem adquiridos bens e bens materiais, que são posteriormente entregues ao armazém ao responsável financeiro.
O documento, na parte tabular, possui diversas abas, que são preenchidas em função dos documentos anexados ao relatório de despesas e dos recursos recebidos pelo declarante:
- Avanços;
- Bens;
- Embalagens retornáveis;
- Pagamento;
- Outro.
Para que a primeira aba seja preenchida automaticamente na parte tabular do documento quando o responsável recebe um adiantamento, é necessária a criação de um relatório antecipado com base em. Isso pode acontecer quando você seleciona “Criar com base em” duas posições, uma delas é “Saque de dinheiro”, a outra é “Baixa da conta corrente”.
Na primeira aba também é preenchida uma posição na emissão de documentos monetários para o relatório, podendo ser, por exemplo, uma passagem adquirida por uma organização.
Não é possível criar um relatório antecipado com base nas transações inseridas no banco de dados, mas sim selecionar manualmente o documento de recebimento do adiantamento para o sub-relatório clicando no botão “Adicionar”. Após essas etapas, o campo da parte tabular da primeira aba “Avanços” fica ativo.
Ao adquirir mercadorias à vista, a partir de um valor contábil, deve-se preencher a segunda aba, que se chama “Mercadorias”.
Neste caso, na parte tabular do documento, é necessário inserir os seguintes dados:
- Documento de despesas;
- A gama de produtos é selecionada no diretório;
Atenção, se este produto não estiver no diretório “Nomenclatura”, primeiro você deve preencher um cartão para ele, que indica o nome, unidade de medida e outros detalhes.
- Quantidade;
- Preço;
- Taxa do IVA;
- Nome do fornecedor, retirado do diretório “Contrapartes”;
- Detalhes da fatura;
- Contas de custos e conta de IVA.
O valor e o total serão preenchidos automaticamente.
Ao pagar bens ou serviços a contrapartes com fundos contábeis, é preenchida a quarta aba do relatório de despesas, chamada “Pagamento”. Ao clicar nele, é aberta uma seção tabular na qual você precisa preencher os seguintes dados:
- O documento de despesas é o nome do documento;
- Contraparte e acordo;
- O conteúdo da operação é preenchido manualmente, sem referência ao livro de referência.
As contas de liquidação às quais será atribuído o valor dos custos são lançadas automaticamente, esta é a conta 60 “Fornecedores e empreiteiros”, mas esta conta pode ser alterada consultando o diretório “”.
A quinta aba, “Outros”, é preenchida não apenas nos casos de fornecimento de documentos relacionados à viagem de negócios do funcionário, mas também para custear as necessidades comerciais do empreendimento e outras despesas.
Assim como nas outras abas, preencha:
- Documento (despesa);
- Nomenclatura;
- Valor do IVA;
- O total é preenchido automaticamente;
- Fornecedor;
- O indicador é definido na coluna “Fatura” existindo ou não fatura;
- O indicador é definido na coluna “BSO”, quer este seja um formulário de relatório rigoroso ou não;
- Preencha os dados da fatura;
- A conta de custos para contabilidade (contabilidade) é selecionada no plano de contas, e a subconta de custos também é selecionada no diretório;
- A conta de despesas da NU (contabilidade tributária) é selecionada no plano de contas da contabilidade tributária, e a subconta de despesas também é selecionada no diretório;
- Selecione uma conta de IVA.
No processo de condução dos negócios, cada empresa tem o direito de emitir fundos por conta para seus funcionários. O funcionário, neste caso denominado responsável, é obrigado a apresentar relatório de utilização dos recursos emitidos e anexar ao mesmo os documentos comprovativos das despesas. Neste artigo apresentaremos as características das liquidações com responsáveis, bem como o procedimento para refletir os relatórios antecipados nas transações.
De acordo com o Código Tributário, os recursos contra o relatório podem ser emitidos a um funcionário exclusivamente com a finalidade de realizar as atividades produtivas da organização. O responsável pode usar o dinheiro recebido durante uma viagem de negócios ou diretamente para necessidades comerciais. Ao incorrer em despesas, o funcionário fornece um relatório antecipado no formulário AO-1. Deve ser acompanhado de faturas, recibos e outros documentos que comprovem que o funcionário incorreu em despesas relacionadas às necessidades de produção.
| Dt | TC | Descrição | Soma | Documento |
| 71 | 50/1 | Simonov recebeu um adiantamento para uma viagem de negócios a Yekaterinburg | 27.500 rublos. | ordem de viagem de negócios, declaração de V.P. Simonov |
| 19 | 71 | IVA incluído | 2.978 rublos. | |
| 68 IVA | 19 | Dedução do IVA | 2.978 rublos. | relatório antecipado de Simonov V.P. |
| 10 | 71 | Despesas de viagem de negócios incluídas | 050 esfregar. | relatório antecipado de Simonov V.P. |
| 50/1 | 71 | Devolução de fundos não utilizados ao caixa da Global LLC | 2.450 rublos. | ordem de recebimento de dinheiro |
Acordos com pessoas responsáveis são transações bastante comuns. É difícil encontrar um contador que não tenha encontrado pelo menos uma vez a emissão de fundos para um funcionário ou um relatório antecipado. O principal a lembrar neste caso é o cuidado e o escrupulosidade na verificação dos documentos que comprovem o fato e o valor das despesas incorridas pelo funcionário.
Os contadores muitas vezes encontram a necessidade de criar relatórios antecipados ao efetuar pagamentos em dinheiro aos funcionários. Este documento é necessário para comprovar o valor gasto ou documentos monetários previamente emitidos ao funcionário.
Vamos dar um exemplo simples. O funcionário recebeu uma certa quantia para comprar uma passagem. Ao retornar, ele entrega esse tíquete ao contador para confirmar quanto dinheiro realmente gastou. Em seguida, o contador faz um relatório antecipado com base nele.
Muitos mais exemplos podem ser dados. Isto inclui a compra de materiais, bens (papelaria, equipamentos domésticos, etc.), taxas, ajudas de custo diárias, portes e muito mais.
Neste artigo, veremos instruções passo a passo para criar um relatório de despesas em 1C 8.3 e forneceremos um exemplo de como preenchê-lo.
Emissão de fundos
Em primeiro lugar, o funcionário recebe dinheiro ou documentos monetários. Esta operação pode ser realizada em 1C 8.3 por meio de documentos de caixa e documentos monetários, respectivamente. Eles estão localizados na seção “Banco e Caixa”.
Além dos métodos acima, você pode usar o débito em conta à ordem, mas em nosso exemplo esta opção não será considerada, porque esse tipo de transação é mais frequentemente encontrado com dinheiro do que com pagamentos que não sejam em dinheiro.
Abaixo está um exemplo de emissão de dinheiro para uma pessoa responsável. Gera lançamentos para contas Dt 71,01 – Kt 50,1. A conta contábil é substituída, mas pode ser alterada no momento do preenchimento do documento.
Este documento também é utilizado nos casos em que há gasto excessivo dos recursos emitidos. Simplificando, o funcionário recebeu 1.000 rublos e gastou 1.500 rublos com a permissão do gerente. A diferença de 500 rublos deverá ser paga em dinheiro.
Preparação de um relatório antecipado em 1C
O design deste documento é quase o mesmo nas versões 3.0 (8.3) e 2.0 (8.2), portanto este artigo é adequado para todos.
Para fazer um novo relatório antecipado, você precisa acessar o menu “Banco e Caixa” e selecionar “Relatórios Antecipados”. No formulário de lista que se abre, clique no botão “Criar”.
Primeiro você precisa selecionar o funcionário para quem o documento e o departamento estão sendo elaborados.
A primeira aba lista os documentos pelos quais o funcionário recebeu esses fundos. A moeda e o valor serão inseridos automaticamente.
Vejamos brevemente o conteúdo das guias restantes:
- A guia “Mercadorias” contém uma lista de itens de estoque que foram adquiridos pelo responsável. Ao especificar contas contábeis para essas mercadorias, serão geradas transações de recebimento.
- A terceira aba contém dados sobre embalagens retornáveis que o funcionário recebeu do fornecedor.
- A aba “Pagamento” contém dados sobre os valores pagos pelos fornecedores por mercadorias adquiridas anteriormente, pré-pagamento.
- Na aba “Outros” estão indicadas outras despesas. No nosso caso, reportaremos nesta aba.
Antes de imprimir, é necessário revisar o documento. A forma impressa deste documento encontra-se no menu “Imprimir” - “Relatório Antecipado (AO-1)”.
Como podemos ver no formulário impresso e no final do formulário do documento, este funcionário gastou demais.
Isso significa que ele gastou mais dinheiro do que recebeu inicialmente. Em nosso exemplo, a diferença de 100 rublos será refletida na conta 71.01. Conforme informado anteriormente, a diferença de valores deverá ser devolvida ao funcionário por meio de documento de caixa para desembolso de caixa.
Veja também as instruções em vídeo para preencher um relatório antecipado em 1C:
