As organizações emitem regularmente fundos responsáveis para seus funcionários. Os funcionários gastam esse dinheiro em necessidades comerciais - despesas de viagem, despesas postais, compra de material de escritório, ativos fixos. O documento que reflete as despesas dos responsáveis é denominado relatório antecipado. Como fazer um relatório antecipado em 1C 8.3 Contabilidade passo a passo? Como registrar diárias em um relatório antecipado em 1C 8.3? Responderemos a essas perguntas no artigo.
Leia no artigo:
Um relatório antecipado é preparado para cada funcionário para quem o dinheiro foi emitido contra o relatório. Consiste em duas seções.
No primeiro você pode ver:
- o valor da dívida no momento da elaboração do relatório quer da organização para o empregado (despesas excessivas), quer do empregado para a empresa;
- quanto dinheiro foi emitido de acordo com o relatório prévio;
- o valor total das despesas conforme relatório prévio;
- saldo da dívida devido ao contador.
Na segunda seção, você pode ver detalhadamente em que o contador gastou o dinheiro. Você pode fazer um relatório de despesas em 1C 8.3 em 4 etapas.
Etapa 1. Abra a janela “Relatórios avançados” em 1C 8.3
Vá para a seção “Banco e Caixa” (1) e clique no link “Relatórios antecipados” (2).
Na janela que se abre, você verá uma lista de todos os relatórios antecipados. Para criar um novo relatório de despesas, clique no botão “Criar” (3).
Será aberta uma janela para geração de relatório antecipado. Se parece com isso:
Etapa 2. Preencha os detalhes básicos do relatório antecipado em 1C 8.3
Na parte superior do relatório de despesas preencha os campos: “Organização” (4), “Responsável” (5), “Armazém” (6). O armazém fica cheio se o contador comprou estoque ou ativos fixos.
Passo 3. Preencha as seções de despesas do relatório de despesas
- “Avanços”. Reflita aqui os valores emitidos ao funcionário para relatório;
- "Bens". Esta guia foi projetada para registrar bens adquiridos;
- "Embalagem retornável." A aba é preenchida caso o responsável tenha recebido embalagens retornáveis do fornecedor;
- "Pagamento". Utilize esta aba se o responsável pagou ao fornecedor pelas mercadorias;
- "Outro." Esta aba reflete despesas de viagem, postais, transporte e outras despesas que não estão refletidas em outras abas.
Vamos falar mais detalhadamente sobre o preenchimento dessas guias.
Avanços
Na aba “Adiantamentos” (8), reflita os valores emitidos ao contador. Para preenchê-lo, no campo “Documento antecipado”, selecione na lista o pedido de recebimento de dinheiro desejado. O valor do adiantamento será preenchido automaticamente.
Bens
Se o contador comprou bens ou materiais, reflita seu nome e custo na guia “Mercadorias” (9). No campo “Documento (despesa)”, insira o tipo de documento do qual foram recebidos os valores, seu número e data. No campo “Nomenclatura”, indique o nome dos bens ou materiais que o contador adquiriu por meio desta nota fiscal. Preencha também os campos “Quantidade” e “Preço”. 1C 8.3 calculará os dados para o campo “Valor” do próprio relatório antecipado. A “conta contábil” 1C 8.3 será determinada automaticamente, dependendo do tipo de itens recebidos (produtos, materiais, ativos fixos).
Pagamento
Se o responsável pagou por bens ou serviços a partir do valor contábil, preencha a guia “Pagamento” (10) do relatório antecipado em 1C 8.3. No campo “Documento (despesa)”, indique o tipo de documento que foi pago. No campo “Contraparte / acordo”, selecione um fornecedor e indique os detalhes do acordo com ele. Em “Conteúdo”, insira a finalidade do pagamento, por exemplo, “Pagamento de baterias”. No campo “Reembolso da dívida”, selecione em qual documento foi feito o pagamento. Indique também o valor do pagamento (campo “Valor”).
Outro
Preencha a aba “Outros” (11) do relatório prévio em 1C 8.3 se o declarante estiver relatando uma viagem de negócios, bem como despesas de transporte, postais e outras despesas não refletidas nas abas anteriores. Semelhante às abas anteriores, preencha o “Documento de Despesas”. No campo “Nomenclatura”, selecione as despesas que o contador está reportando, indique o valor da despesa (campo “Valor”). O campo “Conta de Custos” do relatório prévio será preenchido automaticamente por 1C 8.3.
Etapa 4. Salve e imprima o relatório de despesas de 1C 8.3
Após preencher todos os campos do relatório de despesas em 1C 8.3, você pode lançar e imprimir o relatório de despesas. Clique no botão “Passar” (12). Agora existem lançamentos contábeis para o relatório de despesas. Para imprimir um documento, clique no botão “Imprimir” (13).
Se necessário, alguns funcionários podem receber fundos para entretenimento ou despesas comerciais da empresa. Eles têm direito a receber dinheiro por ordem do gestor em relação aos responsáveis, desde que sejam seus nomes completos. e cargo estão indicados na lista de pessoas que têm essa oportunidade.
Formulário de documento
O gasto de dinheiro dado antecipadamente a um funcionário é confirmado por meio de um documento contábil primário - um relatório antecipado. O formulário é um formulário unificado nº AO-1, cuja parte é preenchida pelo funcionário e a segunda pelo contador.
Devolução de valores contábeis de acordo com o relatório prévio
Existem determinados prazos para apresentação de relatório prévio por parte do responsável, dentro dos quais o trabalhador é obrigado a comunicar os fundos gastos.
Após a recepção dos fundos, o responsável fica obrigado, num prazo não superior a três dias úteis após a data de expiração para a qual os fundos foram emitidos por conta, ou a partir da data de regresso ao trabalho, a apresentar um relatório prévio com documentos comprovativos anexados (cláusula 6.3 da Instrução nº 3.210-U).
Caso o funcionário não tenha gasto integralmente os recursos, é elaborado um relatório antecipado da parcela gasta, indicando o valor do dinheiro não gasto - trata-se da devolução dos valores contabilizados conforme o relatório antecipado.
Também não é incomum que um funcionário gaste primeiro seu próprio dinheiro, depois traga documentos e receba um reembolso. Neste caso, deverá dirigir-se ao departamento de contabilidade com pedido de reembolso das despesas incorridas. O contador também faz esses cálculos usando um relatório antecipado. Portanto, esta situação também pode ser atribuída à devolução dos valores dos adiantamentos de acordo com o relatório prévio.
Caso o funcionário não tenha realizado nenhuma despesa, ele devolve o valor contábil ao caixa e não elabora relatório antecipado.
Deve ser lembrado: se o prazo para apresentação de um relatório prévio pelo responsável não for cumprido, isso é considerado uma violação da disciplina de caixa (artigo 15.1 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa).
Procedimento de preenchimento
Agora vamos dar uma olhada mais de perto no procedimento de preenchimento do documento.
Preenchido pelo funcionário
Parte frontal.
Assim, na capa do formulário nº AO-1, o funcionário deve:
Indique o nome da empresa e o código OKPO.
2. Insira a data em que o documento foi compilado e atribua um número.
3. Na coluna “relatório de valor” inserimos o valor que o empregado gastou com as necessidades domésticas da empresa. Por exemplo, ele recebeu cinco mil rublos, mas gastou quatro mil. Portanto, nesta coluna ele indica quatro mil.
4. Indicamos o nome e código da unidade estrutural.
5. Após isso, indique seu nome completo. o responsável, seu número pessoal e profissão (cargo).
6. Insira a finalidade do adiantamento.
7. No lado esquerdo da tabela localizada na frente do formulário, indique o valor recebido no caixa da empresa (ou no cartão do banco). Se necessário, indique a quantidade de dinheiro emitida em moeda estrangeira.
8. Indicamos o valor total dos recursos recebidos.
9. Indicamos o valor gasto com as necessidades empresariais do empreendimento.
10. Indique o valor do saldo.
Lado reverso.
11. No verso do formulário, nas colunas 1 a 6, o funcionário deve listar todos os documentos (recibos de vendas, recibos de caixa, etc.) que comprovem as despesas realizadas pelo funcionário, indicando os valores gastos. Os documentos devem ser numerados de acordo com a ordem em que aparecem no relatório de despesas.
Agora sobre quais informações o funcionário deve inserir nas colunas apropriadas:
- 1 — número de pagamento atribuído ao documento comprovativo de despesas;
- 2 - data do cheque;
- 3 — número do cheque;
- 4 - nome do documento comprovativo das despesas;
- 5 - o valor das despesas incorridas em rublos é inserido aqui;
- 6 - a preencher se necessário. Indica o valor da despesa incorrida em moeda estrangeira;
- a linha “Total” indica o valor total das despesas.
12. Após o preenchimento dos campos obrigatórios, o funcionário deverá colocar sua assinatura no formulário com transcrição. Em seguida, você precisa enviar o documento ao departamento de contabilidade. O contador verificará se o formulário está preenchido corretamente.
Preenchido por um contador
Parte frontal.
13. Após receber o formulário, o contador deve garantir que o mesmo seja preenchido corretamente. Se nenhum erro for encontrado, o contador anota na coluna “relatório verificado” e assina.
Depois disso, o contador procede ao preenchimento adicional do formulário.
15. O contador preenche a parte destacável do formulário, assina e entrega ao funcionário
Lado reverso.
16. O contador registra as informações nas colunas 7 e 8. Aqui estão indicados os valores das despesas aceitas para contabilização. A coluna 9 indica os números de contas contábeis que são debitadas pelo valor das despesas. Os valores indicados pelo funcionário e pelo contador devem ser iguais.
Depois disso, o contador preenche a frente do relatório de despesas.
Parte frontal.
17. Na parte frontal da tabela à direita, o contador insere as seguintes informações:
- saldo ou gasto excessivo do adiantamento anterior;
- o valor do adiantamento recebido do caixa da empresa;
- quantidade de dinheiro gasto;
- saldo ou gasto excessivo de valores adiantados;
- lançamento contábil - as informações são retiradas dos dados da coluna 9, que fica no verso.
19. O diretor aprova o documento e o devolve ao departamento de contabilidade. Depois disso, fica armazenado na contabilidade da empresa por 5 anos. Após este período é destruído.
Você pode baixar a amostra em nosso site.
Valores contábeis de dinheiro, transferências ou documentos são lançados na contabilidade jeitos diferentes. O tipo de lançamento antecipado pode depender da finalidade para a qual os bens foram emitidos ao trabalhador, bem como do tipo de atividade da própria empresa.
Para resolver os problemas colocados pela gestão da empresa, alguns funcionários podem receber ativos contábeis, que incluem:
- quantias de dinheiro;
- fundos não monetários transferidos para uma conta bancária ou cartão;
- documentação monetária.
Funcionários que receberam ativos são obrigados a fornecer ao departamento de contabilidade, que indicará para que fins e em que valor os recursos foram gastos. Posteriormente, o documento é verificado por um contador e lançado nos registros contábeis da empresa de acordo com um certo esquema.
De acordo com a lei, funcionários em tempo integral e autônomos, bem como terceiros, podem receber relatórios desde que especificado nos documentos de política contábil.
Como liderar corretamente
A contabilização dos sub-relatórios é realizada de acordo com conte 71, segundo o qual a emissão de recursos é registrada como débito (Dt) e a baixa como crédito (Ct).
Os lançamentos contábeis devem ser feitos para cada transação de ativo. Por exemplo, uma empresa deu 10.000 a um funcionário para comprar equipamento de passar roupa, a documentação ficaria assim:
Existem outros tipos de lançamentos - a sua escolha baseia-se no tipo de operações com o relatório e nos fins a que se destina.
Recebendo fundos do caixa da empresa por um funcionário: Dt 71 Kt 50, base - ordem de pagamento.
Transferir dinheiro do caixa da empresa para a conta bancária ou cartão de um funcionário: Dt 71 Kt 51, 52 ou 55, base – .
Emissão de documentação de viagem a trabalhador destacado: Dt 71 Kt 50-3.
Reembolso de fundos não gastos pelo funcionário: Dt 50, 51, 52 ou 55, base - sociedade por ações do funcionário, ordem de recebimento de dinheiro do valor restante, extrato bancário.
Reembolso ao funcionário de recursos pessoais gastos na aquisição de objetos materiais para a empresa: Dt 08, ou 15, Kt 71, base - relatório prévio e certificado de aceitação.
Despesas da empresa com viagens de funcionários: Dt 20, 23, 25, 26, 29 ou 44 Kt 71, base - JSC, documentos comprovativos de despesas (cheques, recibos, etc.).
Cálculo do IVA (imposto sobre valor agregado) para JSC: Dt 19 Kt 71, base – JSC e conta.
Emissão de despesas excessivas para um funcionário: Dt 71 Kt 50 ou 51, base - ordem de liquidação financeira (CSO) e ordem de pagamento.
Separadamente, devem ser considerados os valores que não foram devolvidos pelo funcionário no prazo. Isso é feito por meio de postagem para reter a quantia necessária de dinheiro do salário do funcionário. Isso é registrado no débito 70 e no crédito 73, e a base é o comprovante de salário.
Prazo para submissão e submissão
Todos os prazos para apresentação de relatórios antecipados devem ser discutidos com o empregador antes da liberação dos recursos do caixa da empresa. Em declaração dirigida ao gestor, o funcionário relator deve indicar:
- a finalidade para a qual os bens são tomados;
- a quantidade de dinheiro a ser relatada;
- prazo para apresentação do relatório prévio.
Graças a estes pontos importantes, o empregador poderá determinar rapidamente o prazo para apresentação da sociedade por ações, e o contador fará facilmente os lançamentos necessários.
Os funcionários que receberam fundos da empresa são obrigados a apresentar um relatório prévio dentro de 3 dias após a conclusão do período especificado no documento de liberação de ativos. Se o relatório foi elaborado durante uma longa ausência de uma pessoa do local de trabalho (devido a viagem de negócios, férias, licença médica, etc.), um relatório prévio (AO) é fornecido no prazo máximo de 3 dias após o retorno.
Declaração
No momento da entrega dos documentos ao departamento de contabilidade, o funcionário que levou os bens sob relatório deve escrever um recibo. Indica que ele apresentou tudo o que era necessário e o relatório foi aceito para verificação. O seguinte deve ser assinado no recibo:
- funcionário relator;
- diretor da empresa;
- Contador chefe;
- oficial responsável.
Após o trabalho de verificação, o contador aprova o pacote de documentos do gestor e recebe sua assinatura.
Armazenar
Uma vez verificado o relatório recebido pelo contador da empresa e feitos os devidos lançamentos, os valores do saldo são devolvidos ou retidos, o documento é enviado para armazenamento.
De acordo com os artigos do Código Tributário da Federação Russa, os relatórios antecipados em empresas comerciais ou não estatais são armazenados em períodos diferentes, dependendo do tipo de papel:
- 4 anos– período de armazenamento de relatórios contábeis e fiscais, extratos, relatórios antecipados sobre os quais os impostos são calculados;
- 10 anos– o período da documentação primária em que as despesas por perdas incorridas são transferidas para os períodos seguintes;
- 5 anos– para relatórios antecipados iniciais.
Nas organizações governamentais, esses tipos de documentos devem ser armazenados por pelo menos 5 anos.
Na fase de verificação do relatório de despesas apresentado, o contador pode descobrir que o funcionário gastou mais recursos do que os emitidos pela empresa. Neste caso, a empresa deve devolver a diferença funcionário.
Gastos excessivos podem ser chamados de:
- uma situação em que um funcionário completou integralmente as tarefas definidas pela administração ao emitir ativos contábeis e mais fundos foram gastos;
- situação em que o funcionário apresentou comprovantes de despesas pessoais - cheques, recibos, cartões de garantia por ele pagos, etc.
A contabilização dos gastos excessivos é realizada por meio da emissão de ordem de recebimento de dinheiro (no formulário KO-2) no valor igual ao reembolso das despesas pessoais do funcionário. Os fundos são emitidos no caixa da empresa e não estão sujeitos a impostos, contribuições para seguros ou contribuições para pensões.
Regras para manutenção de sociedade por ações
O algoritmo para trabalhar com sociedades por ações é convencionalmente dividido em 12 passos simples:
- Envio de solicitação de funcionário para recebimento de ativos contábeis.
- Emissão de recursos do caixa da empresa.
- Direcionar os recursos recebidos pelo funcionário para os fins especificados na aplicação.
- Preenchimento do formulário de relatório prévio no formulário AO-1 (comum para todas as categorias de empresas).
- Anexar ao JSC documentos que comprovem gastos excessivos do funcionário.
- Registro de recibo de envio de todos os documentos necessários ao departamento de contabilidade.
- Início da auditoria JSC no departamento de contabilidade.
- Determinar se o formulário está preenchido corretamente, se há manchas, correções ou assinaturas de terceiros.
- Preparação de todos os lançamentos contábeis necessários.
- Confirmação da legitimidade dos cheques ou recibos fornecidos - prova de gastos excessivos.
- Conclusão da fiscalização do JSC, envio de documentos para aprovação da administração.
- Enviando JSC para armazenamento.
A presença de quaisquer manchas ou correções em um documento obriga o contador a não aceitá-lo para consideração. Dessa forma, o valor nele refletido é automaticamente considerado não confirmado na despesa e é retido no salário do funcionário declarante. Por isso você deve ter cuidado ao preencher o formulário por parte do funcionário e verificá-lo escrupulosamente por parte do contador.
conclusões
O relatório prévio é um dos poucos documentos que não muda de finalidade e forma ao longo dos anos. Portanto, a prática das empresas estatais e não estatais comprova que importância ao trabalhar com quaisquer ativos monetários da caixa registradora. Esse o único documento, confirmando a intenção de utilização dos recursos por parte do funcionário e, portanto, comprovando sua conduta legal.
Ao iniciar o registro dos fundos contábeis e concluir uma auditoria contábil, o gestor deve olhe atentamente todos os documentos, pois é ele quem reserva o direito de reduzir ou aumentar o prazo de prestação de AO para determinado funcionário. Além disso, sua assinatura no pacote de papéis no momento da aprovação comprova automaticamente que todas as situações polêmicas e conflitantes com o restante dos bens foram resolvidas e as partes não têm reclamações entre si.
Todas as nuances da elaboração de um relatório prévio no programa 1C são apresentadas a seguir.
Em contabilidade. Seu principal objetivo é confirmar o valor gasto pelo responsável.
Formulário unificado bilateral nº AO-1 - formulário único para cada pessoa jurídica de qualquer forma de propriedade. As únicas exceções são os funcionários públicos que utilizam o formulário especial “0504049” desde 2002.
A responsabilidade pela elaboração do relatório antecipado recai sobre cada funcionário que recebe dinheiro para viagem de negócios ou compra de qualquer material ou produto (por exemplo, material de escritório ou alimentação).
Relatório antecipado de um funcionário destacado
Como preparar adequadamente um relatório antecipado se um funcionário foi enviado por uma organização para realizar alguma tarefa em outra cidade?
Uma viagem de negócios é a viagem de um funcionário para desempenhar suas funções fora do local da empresa. Nunca é isento de despesas que são passíveis de compensação ao trabalhador nos termos da legislação em vigor.
As despesas de viagem podem incluir:
- Viagens de ida e volta, mas somente se o funcionário possuir passagens.
- Aluguel de espaço habitacional (é necessária apresentação de cheques ou recibos).
- Despesas adicionais incluídas na diária.
- Conversas telefônicas, envios postais, câmbios, taxas de trânsito e comissões, bilhetes de bagagem e qualquer outro evento, sem os quais o objetivo principal da viagem não será alcançado.
Todas as despesas acima devem ser documentadas. Se falamos de ajudas de custo diárias, o seu valor costuma estar especificado no despacho ou no regulamento de viagens de negócios emitido em cada empresa. O valor pode variar dependendo de onde o funcionário foi: dentro da região, para outra entidade constituinte da Federação Russa ou no exterior.
A legislação não estabelece um subsídio diário máximo, mas se o seu valor dentro do país exceder 700 rublos, e fora dele - 2.500 rublos, então eles devem estar sujeitos ao imposto de renda pessoal. Não devem surgir problemas sobre como elaborar corretamente um relatório antecipado após o retorno de uma viagem de negócios. O prazo para envio do documento não é superior a três dias a partir da data de chegada. Se o valor contábil não foi gasto integralmente, a diferença deve ser devolvida à caixa registradora por meio de ordem de recebimento de dinheiro, e se, ao contrário, houve gasto excessivo, o funcionário é indenizado por tudo por meio de ordem de recebimento de dinheiro.
Quais são as consequências de um relatório de despesas preenchido incorretamente?
O trabalhador deve preencher corretamente o registo no prazo de três dias, caso contrário a autoridade de controlo pode considerar este valor como rendimento sobre o qual deve ser calculado o imposto sobre o rendimento das pessoas singulares e os prémios de seguros.
Aliás, a adoção da nova versão da Lei nº 290-FZ, de 3 de julho de 2016, introduz alguns ajustes, por exemplo, multa grave por realização de cheque indevido. Também está prevista a utilização de cartões bancários especiais que atendam aos padrões internacionais Visa e MasterCard para o pagamento de despesas de viagem.
Regras gerais
Como preparar adequadamente um relatório antecipado? Você só precisa seguir cada um dos seguintes pontos:
1. O relatório deve ser elaborado no prazo máximo de três dias úteis a contar do momento:
- expirou o prazo indicado pelos colaboradores no pedido de emissão de recursos;
- o empregado retornou ao trabalho se o término do prazo de emissão do dinheiro for por motivo de férias ou doença;
- o funcionário voltou de uma viagem de negócios.
2. Para a elaboração do relatório deverá utilizar o formulário unificado nº AO-1 ou o formulário aceito pela empresa.
3. O funcionário, em conjunto com um contador que saiba elaborar corretamente os relatórios de despesas (exemplo está claramente disponível no programa utilizado), deve preencher o documento.
4. O gestor é responsável pela aprovação do documento de relatório.
5. Qualquer documento antecipado deve ser acompanhado de cheques, faturas, bilhetes e outros papéis que comprovem que a pessoa efetivamente gastou os fundos contabilísticos.
Procedimento de preenchimento
Como preparar adequadamente um relatório antecipado?
A primeira parte ou parte frontal deve ser preenchida pelo contador. É impossível prescindir da indicação dos dados do documento (número e data), informações sobre a empresa e responsáveis, valor do adiantamento, informações resumidas: fundos gastos e contas contábeis, com base nas quais se pode julgar o movimento e baixa. Além disso, gastos excessivos ou adiantamentos não utilizados reembolsados devem ser indicados aqui.
A segunda parte é um recibo destacável indicando que o relatório de despesas foi aceito para verificação. Após o preenchimento, o contador deve recortá-lo e entregá-lo ao relator.
A terceira parte (verso do formulário AO-1) deverá ser preenchida coletivamente. A tarefa do funcionário relator é refletir os detalhes e anexar cada recibo de venda executado corretamente ao relatório antecipado. O contador terá apenas que preencher o valor e a conta contábil, que refletirá o dinheiro gasto.
O documento deve conter as assinaturas do funcionário, contador e contador-chefe. Somente depois disso o gestor poderá aprová-lo.
Gastos excessivos justificados
Como documentar adequadamente os gastos excessivos em um relatório antecipado? Primeiro você precisa ter certeza de que é justificado:
- era necessário gastar mais do que os fundos alocados para concluir uma tarefa em nome dos superiores;
- O funcionário possui documentos comprovativos.
Se pelo menos uma condição não for atendida, o valor em dinheiro não será reembolsável.
O procedimento para compensação de excedentes na caixa registradora
Em caso de gastos excessivos, o contador se depara com a questão: como preparar adequadamente um relatório antecipado. Não. O KO-2 pode ser facilmente encontrado nas vastas extensões da Internet. Os detalhes deste documento devem ser indicados no relatório - linha “Despesas excessivas emitidas por ordem de pagamento”.
O prazo para compensação de recursos gastos em excesso por um funcionário não é estabelecido por lei. Portanto, se o contador não indicar imediatamente as informações sobre a ordem de despesas no relatório de despesas, isso não acarretará nenhuma penalidade.
Condições de compensação por gastos excessivos no cartão de salário
Atualmente, quase todas as organizações transferem os salários dos funcionários para um cartão bancário. É possível devolver ao funcionário o valor gasto a mais conforme relatório antecipado da mesma forma?
A legislação não tem uma resposta clara. O próprio documento sugere apenas uma forma de reembolso do valor contábil gasto em excesso - dinheiro.
O Banco Central da Rússia partilhou a mesma opinião em 2006 na sua carta n.º 36-3/2408. Ao mesmo tempo, sua carta, de 24 de dezembro de 2008 nº 14-27/513, contém informações de que a questão: é possível utilizar cartão bancário para cálculo do valor contábil não é de competência do Banco Central . Então a empresa da rede deve lidar de forma independente com seus problemas neste caso. E para que a agência reguladora não tenha dúvidas desnecessárias, é recomendado o uso da caixa registradora.
Como compensar o dinheiro pessoal de um funcionário?
Um funcionário de uma organização pode sair para adquirir os bens necessários (obras, serviços) às suas próprias custas. Neste caso, não há necessidade de preenchimento de relatório prévio. Como concluir corretamente as etapas acima?
Serão suficientes um requerimento e recibos confirmando a compra, faturas, formulários de relatórios rigorosos, documentos de viagem, etc.).
Preparação de um relatório antecipado em 1C
Todo contador deve estar familiarizado com um documento como o relatório de despesas. Como se registrar corretamente no 1C? A localização do documento no programa é a seção “Banco e Caixa”.
Na janela criada, você deve primeiro indicar informações sobre a organização e os responsáveis. O botão “Adicionar” disponibilizará uma tabela na qual deverá refletir todas as informações sobre os recursos emitidos.
Existem três tipos de adiantamento:
- Isso leva em consideração passagens aéreas e de trem, vouchers, selos postais, etc.
- Dinheiro. O principal objetivo do documento é dar baixa em dinheiro.
- Conta corrente. O documento é necessário para contabilizar o débito de um valor não monetário na conta corrente da empresa.
Para gerar informações sobre emissão de dinheiro, você precisa começar criando uma nova ordem de recebimento de dinheiro. Após o preenchimento, o documento deverá ser impresso e entregue ao responsável para que este preencha a linha de recebimento de recursos e sinalização. Somente depois disso você poderá salvar e postar o documento.
Na parte tabular do pedido de recebimento de dinheiro, devem ser indicadas informações sobre os bens e materiais adquiridos pelo responsável. Caso a compra da mercadoria tenha sido acompanhada de emissão de nota fiscal, então você deverá verificar a bandeira SF, selecionar o Fornecedor e preencher seus dados.
A seção “Embalagem retornável” exige o preenchimento de informações sobre a embalagem que o Fornecedor aguarda a devolução.
A seção “Pagamento” registra os valores pagos ao fornecedor pelas mercadorias adquiridas anteriormente. O adiantamento emitido é refletido no lançamento D 60,02 K 71,01.
A aba “Outros” destina-se à contabilização de outras despesas do responsável (viagem de negócios, viagens, despesas com combustível, etc.).
Um relatório de despesas é um documento tão familiar e simples à primeira vista, mas mesmo assim, ao trabalhar com ele, os usuários do programa 1C: Contabilidade 8, edição 3 costumam ter várias dúvidas. Em nosso novo artigo veremos onde encontrar, como preencher este documento e quais transações ele realiza.
Então, comecemos pelo fato de que, via de regra, primeiro damos dinheiro ao responsável ou da caixa registradora ou transferimos da conta à ordem. Para que o programa funcione correta e automaticamente, isso deve ser feito corretamente.
Retirada de dinheiro(RKO) criamos com o tipo de operação Emissão para uma pessoa responsável:
Ao debitar em conta corrente, selecionamos também o tipo de operação adequado Transferir para uma pessoa responsável:
Depois que nosso contador nos trouxe todos os tipos de documentos, precisamos elaborar um relatório prévio. Este documento está localizado na seção Banco e caixa:
Criamos um novo relatório de despesas. Preenchemos a organização, responsável, e no lançamento da mercadoria não se esqueça de indicar o armazém. Após preencher os dados do documento, passamos à revisão de cada aba do Relatório Antecipado.
Primeira hipoteca Avanços. Aqui devemos indicar os documentos com os quais o dinheiro foi emitido ao responsável e sobre os quais estamos a elaborar um relatório. Isso pode ser liquidação em dinheiro ou baixa da conta:
E na hora de escolher os documentos de adiantamento, será importante como formalizamos essa questão no programa. Já que o programa seleciona automaticamente ordens de pagamento ou débitos em conta corrente apenas para uma determinada pessoa e o tipo de transação correspondente!
Aqueles. se escolhemos o tipo de transação outra baixa, por exemplo, e indicamos a conta 71, é claro que recebemos o lançamento correto, mas o programa não poderá selecionar esses documentos no relatório de despesas.
Agora vamos para o marcador Bens. Esta aba é preenchida se nosso funcionário comprou alguma mercadoria, pagou imediatamente e queremos aceitá-la para contabilização com relatório antecipado sem usar a conta 60. Além disso, se o fornecedor apresentou IVA, que aceitaremos para dedução, então aqui , ao marcar a caixa de seleção SF e preencher os dados da fatura, o programa gerará automaticamente uma fatura recebida no ato da execução:
Que tipo de lançamentos o documento faz neste caso? Veja como é interessante. Capitalizamos as mercadorias para 41 contas, contornando 60. Aliás, se em vez de mercadorias você precisar capitalizar materiais, basta alterar a conta contábil no documento, ou preencher automaticamente as contas contábeis, manter o livro de referência do item corretamente. Você pode ler como configurar contas contábeis em nosso artigo Contabilidade de itens.
marca páginas Embalagem retornávelé preenchido caso recebamos mercadorias em contêineres que devem ser devolvidos ao fornecedor. Esta situação é extremamente rara, por isso sugiro não considerá-la.
Se quisermos pagar ao fornecedor através de relatório antecipado e ao mesmo tempo elaborar um documento separadamente no programa Recibo (ato, fatura) então para isso você precisa usar um marcador Pagamento. Aqui também é importante preencher corretamente os dados do documento de pagamento, fornecedor e contrato. E aqui não indicamos mais a fatura. É refletido quando a fatura é gerada.
Neste caso, os lançamentos do documento serão os seguintes:
Aqueles. Chamamos mais uma vez a atenção para o fato de que para a mesma fatura é necessário preencher apenas uma aba no relatório antecipado OU Mercadorias OU Pagamento. Caso contrário, os valores da transação serão duplicados.
Bem, a última aba do relatório de despesas é Outro. Aqui, via de regra, estão refletidas despesas de viagem, custos de passagens, taxas para obtenção de alguns certificados e postagem. Se, por exemplo, necessitamos de deduzir o IVA atribuído no bilhete, então necessitamos de realizar esta operação da mesma forma que fizemos no separador Produtos. Aqueles. Verifica a caixa SF, preencha todos os dados da fatura e ao realizar um relatório antecipado, o programa fará tudo automaticamente: gerar uma fatura, destacar e aceitar o IVA para dedução:
Na mesma secção, para cada despesa, é importante indicar corretamente a conta de custos a que serão atribuídas essas despesas e todas as subcontas:
Neste caso, o documento faz os seguintes lançamentos:
Agora vamos dar uma olhada na forma impressa do documento. Por botão Selo recebemos um formulário unificado que reflete o valor do adiantamento pago ao funcionário, o valor gasto e a dívida do responsável.
No nosso caso, emitimos dinheiro para reporte em dois valores: da caixa registadora e da conta à ordem. O funcionário não informou o valor total, então ainda nos deve 9100. Claro, ainda é melhor verificar as liquidações com os responsáveis pelo SALT na conta 71:
Isso significa que tudo o que precisamos fazer é emitir uma devolução dos fundos não utilizados ao caixa. A maneira mais conveniente e rápida é criar um documento Recibo de dinheiro com base no relatório prévio:
Ao gerar um documento desta forma, o programa fará tudo sozinho: selecionar o tipo correto de operação, o responsável, inserir exatamente o valor que o funcionário deve devolver e ainda preencher todos os dados do formulário impresso automaticamente:
E por fim, vamos verificar o SAL pela contagem 71:
Tudo está bem. Todos os acordos com os responsáveis estão encerrados.
Isso é tudo que eu queria falar sobre o preenchimento do documento. Relatório antecipado. Como você pode ver, se preencher cuidadosamente todos os dados e parâmetros, o próprio programa o ajudará a fazer tudo corretamente.
Se você tiver alguma dúvida, escreva para nós. Obrigado por estar conosco.
