Organizacijos reguliariai išduoda atskaitingas lėšas savo darbuotojams. Šiuos pinigus darbuotojai išleidžia verslo reikmėms – kelionės išlaidoms, pašto išlaidoms, kanceliarinėms prekėms, ilgalaikiam turtui įsigyti. Dokumentas, kuriame atsispindi atskaitingų asmenų išlaidos, vadinamas avansine ataskaita. Kaip žingsnis po žingsnio sudaryti išankstinę ataskaitą 1C 8.3 Apskaita? Kaip registruoti dienpinigius išankstinėje ataskaitoje 1C 8.3? Į šiuos klausimus atsakysime straipsnyje.
Skaitykite straipsnyje:
Kiekvienam darbuotojui, kuriam už ataskaitą buvo išduoti pinigai, parengiama išankstinė ataskaita. Jis susideda iš dviejų skyrių.
Pirmajame galite pamatyti:
- skolos suma ataskaitos sudarymo metu iš organizacijos darbuotojui (per didelės išlaidos), arba iš darbuotojo įmonei;
- kiek pinigų buvo išduota pagal avanso ataskaitą;
- bendra išlaidų suma pagal avanso ataskaitą;
- skolos buhalterei likutis.
Antrame skyriuje galite išsamiai pamatyti, kam buhalteris išleido pinigus. Išlaidų ataskaitą galite sudaryti 1C 8.3, atlikdami 4 veiksmus.
1 veiksmas. Atidarykite langą „Išankstinės ataskaitos“ 1C 8.3
Eikite į skyrių „Bankas ir kasa“ (1) ir spustelėkite nuorodą „Išankstinės ataskaitos“ (2).
Atsidariusiame lange matysite visų išankstinių ataskaitų sąrašą. Norėdami sukurti naują išlaidų ataskaitą, spustelėkite mygtuką „Sukurti“ (3).
Atsidarys išankstinės ataskaitos generavimo langas. Tai atrodo taip:
2 veiksmas. Užpildykite pagrindinę išankstinės ataskaitos informaciją 1C 8.3
Viršutinėje išlaidų ataskaitos skiltyje užpildykite laukelius: „Organizacija“ (4), „Atskaitingas asmuo“ (5), „Sandėlis“ (6). Sandėlis užpildomas, jei buhalteris įsigijo inventorių ar ilgalaikį turtą.
3 veiksmas. Užpildykite išlaidų ataskaitos išlaidų skyrius
- "Pažanga". Čia parodomos darbuotojui ataskaitoms išduotos sumos;
- "Prekės". Šis skirtukas skirtas įsigytoms prekėms įrašyti;
- „Grąžinama pakuotė“. Skirtukas pildomas, jeigu atskaitingas asmuo iš tiekėjo gavo grąžinamąją pakuotę;
- "Mokėjimas". Naudokite šį skirtuką, jei atsakingas asmuo sumokėjo tiekėjui už prekes;
- "Kita". Šiame skirtuke atsispindi kelionės, pašto, transporto ir kitos išlaidos, kurios neatsispindi kituose skirtukuose.
Pakalbėkime apie šių skirtukų užpildymą išsamiau.
Pažanga
Skirtuke „Avansai“ (8) nurodykite buhalteriui išduotas sumas. Norėdami jį užpildyti, laukelyje „Išankstinis dokumentas“ iš sąrašo pasirinkite reikiamą kasos pajamų orderį. Avanso suma bus užpildyta automatiškai.
Prekės
Jei buhalteris pirko prekes ar medžiagas, nurodykite jų pavadinimą ir kainą skirtuke „Prekės“ (9). Laukelyje „Dokumentas (išlaidos)“ įveskite dokumento, iš kurio buvo gautos vertybės, rūšį, jo numerį ir datą. Laukelyje „Nomenklatūra“ nurodykite prekių ar medžiagų, kurias buhalteris įsigijo naudodamasis šia sąskaita, pavadinimą. Taip pat užpildykite laukus „Kiekis“ ir „Kaina“. 1C 8.3 apskaičiuos pačios avanso ataskaitos lauko „Suma“ duomenis. „Apskaitos sąskaita“ 1C 8.3 bus nustatyta automatiškai, atsižvelgiant į gaunamų prekių (gaminių, medžiagų, ilgalaikio turto) tipą.
Mokėjimas
Jei atskaitingas asmuo už prekes ar paslaugas sumokėjo nuo apskaitomos sumos, užpildykite 1C 8.3 avanso ataskaitos skirtuką „Mokėjimas“ (10). Lauke „Dokumentas (išlaidos)“ nurodykite apmokėto dokumento tipą. Lauke „Sandorio šalis / sutartis“ pasirinkite tiekėją ir nurodykite sutarties su juo detales. Skiltyje „Turinys“ įveskite mokėjimo tikslą, pvz., „Mokėjimas už baterijas“. Lauke „Skolos grąžinimas“ pasirinkite, pagal kurį dokumentą buvo atliktas mokėjimas. Taip pat nurodykite mokėjimo sumą (laukelis „Suma“).
Kita
Užpildykite 1C 8.3 avansinės ataskaitos skirtuką „Kita“ (11), jei atskaitingas asmuo praneša apie komandiruotę, taip pat transporto, pašto ir kitas išlaidas, kurios nebuvo nurodytos ankstesniuose skirtukuose. Panašiai kaip ir ankstesniuose skirtukuose, užpildykite „Išlaidų dokumentą“. Laukelyje „Nomenklatūra“ pasirinkite išlaidas, už kurias buhalteris atsiskaito, nurodykite išlaidų sumą (laukelis „Suma“). Avanso ataskaitos laukas „Išlaidų sąskaita“ bus automatiškai užpildytas 1C 8.3.
4 veiksmas. Išsaugokite ir atsispausdinkite išlaidų ataskaitą iš 1C 8.3
Užpildę visus išlaidų ataskaitos laukus 1C 8.3, galite paskelbti ir atsispausdinti išlaidų ataskaitą. Spustelėkite mygtuką „Perduoti“ (12). Dabar yra apskaitos įrašai išlaidų ataskaitai. Norėdami atspausdinti dokumentą, spustelėkite mygtuką „Spausdinti“ (13).
Esant poreikiui, kai kuriems darbuotojams gali būti skiriamos lėšos įmonės pramogų ar verslo išlaidoms. Jie turi teisę gauti pinigus pagal vadovo įsakymą dėl atskaitingų asmenų, jeigu jų vardas ir pavardė. ir pareigos yra nurodytos asmenų, turinčių šią galimybę, sąraše.
Dokumento forma
Iš anksto darbuotojui suteiktų pinigų išleidimas patvirtinamas pirminiu apskaitos dokumentu – avanso ataskaita. Forma yra vieninga forma Nr. AO-1, kurios vieną dalį užpildo darbuotojas, antrąją – buhalteris.
Atskaitomų sumų grąžinimas pagal avanso ataskaitą
Yra nustatyti tam tikri atskaitingo asmens avanso ataskaitos pateikimo terminai, per kuriuos darbuotojas privalo atsiskaityti apie išleistas lėšas.
Gavęs lėšas, atskaitingas asmuo privalo ne vėliau kaip per tris darbo dienas nuo galiojimo pabaigos, kuriam lėšos buvo išduotos į sąskaitą, arba nuo grįžimo į darbą dienos, pateikti avanso ataskaitą su pridedamais patvirtinamaisiais dokumentais. (instrukcijos Nr. 3210- U 6.3 p.).
Jei darbuotojas ne iki galo išleido lėšas, už išleistą dalį surašomas avansinis aktas, nurodant nepanaudotų pinigų sumą – tai yra atsiskaitomų sumų grąžinimas pagal avanso ataskaitą.
Taip pat neretai pasitaiko atvejų, kai darbuotojas iš pradžių išleidžia savo pinigus, tada atsineša dokumentus ir susigrąžina pinigus. Tokiu atveju jis turi kreiptis į buhalteriją su prašymu dėl patirtų išlaidų atlyginimo. Buhalteris taip pat atlieka tokius skaičiavimus naudodamasis išankstine ataskaita. Todėl ši situacija gali būti siejama ir su avansinių sumų grąžinimu pagal avanso ataskaitą.
Jei darbuotojas visiškai nepadarė išlaidų, jis grąžina kasininkei atsiskaitomąją sumą ir avanso ataskaitos nerengia.
Reikia atsiminti: jei nebuvo laikomasi atskaitingo asmens išankstinio pranešimo pateikimo termino, tai laikoma kasos drausmės pažeidimu (Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 15.1 str.).
Pildymo procedūra
Dabar atidžiau pažvelkime į dokumento pildymo tvarką.
Pildo darbuotojas
Priekinė pusė.
Taigi, formos Nr. AO-1 priekinėje pusėje darbuotojas privalo:
Nurodykite įmonės pavadinimą ir OKPO kodą.
2. Įveskite dokumento sudarymo datą ir priskirkite numerį.
3. Stulpelyje „ataskaita suma“ įrašome sumą, kurią darbuotojas išleido įmonės buities reikmėms. Pavyzdžiui, jam buvo duoti penki tūkstančiai rublių, bet jis išleido keturis tūkstančius. Todėl šioje skiltyje jis nurodo keturis tūkstančius.
4. Nurodome struktūrinio padalinio pavadinimą ir kodą.
5. Po to nurodykite savo vardą ir pavardę. atskaitingas asmuo, jo personalo numeris ir profesija (pareigos).
6. Įveskite avanso paskirtį.
7. Priekinėje formos pusėje esančios lentelės kairėje pusėje nurodykite sumos, gautos iš įmonės kasos (arba į banko kortelę), sumą. Jei reikia, nurodykite išleistų pinigų sumą užsienio valiuta.
8. Nurodome bendrą gautų lėšų sumą.
9. Nurodome sumą, išleistą įmonės verslo poreikiams tenkinti.
10. Nurodykite likučio sumą.
Išvirkščia pusė.
11. Kitoje formos pusėje 1-6 stulpeliuose darbuotojas turi surašyti visus darbuotojo padarytas išlaidas patvirtinančius dokumentus (pardavimo kvitus, kasos kvitus ir kt.), nurodydamas išleistas sumas. Dokumentai turi būti sunumeruoti tokia tvarka, kokia jie surašyti išlaidų ataskaitoje.
Dabar apie tai, kokią informaciją darbuotojas turėtų įvesti į atitinkamus stulpelius:
- 1 — išlaidas patvirtinančiam dokumentui suteiktas įmokos numeris;
- 2 - patikrinimo data;
- 3 — čekio numeris;
- 4 - išlaidas patvirtinančio dokumento pavadinimas;
- 5 - čia įrašoma patirtų išlaidų suma rubliais;
- 6 – prireikus pildoma. Nurodoma patirtų išlaidų suma užsienio valiuta;
- eilutėje „Iš viso“ nurodoma bendra išlaidų suma.
12. Darbuotojas, užpildęs reikiamus laukus, turi pasirašyti ant formos su stenograma. Tada turite pateikti dokumentą buhalterijai. Buhalteris patikrins, ar forma užpildyta teisingai.
Pildo buhalteris
Priekinė pusė.
13. Buhalteris, gavęs formą, turi įsitikinti, kad ji užpildyta teisingai. Jei klaidų nerandama, buhalteris apie tai pažymi stulpelyje „ataskaita patikrinta“ ir pasirašo.
Po to buhalteris toliau pildo formą.
15. Buhalteris užpildo nuimamą formos dalį, pasirašo ir atiduoda darbuotojui.
Išvirkščia pusė.
16. Buhalteris informaciją įrašo į 7 ir 8 stulpelius. Čia nurodomos priimtos apskaitai išlaidų sumos. 9 stulpelyje nurodomi apskaitos sąskaitų numeriai, kurie nurašomi išlaidų sumai. Darbuotojo ir buhalterio nurodytos sumos turi būti vienodos.
Po to buhalteris užpildo priekinę išlaidų ataskaitos pusę.
Priekinė pusė.
17. Priekinėje pusėje dešinėje lentelėje buhalteris įveda šią informaciją:
- ankstesnio avanso likutis arba perviršis;
- avanso, gauto iš įmonės kasos, suma;
- išleista pinigų suma;
- avansinių sumų likutis arba perteklius;
- apskaitos įrašas - informacija paimama iš duomenų 9 stulpelyje, kuris yra kitoje pusėje.
19. Direktorius patvirtina dokumentą ir grąžina jį buhalterijai. Po to 5 metus saugomas įmonės buhalterijoje. Po šio laikotarpio jis sunaikinamas.
Pavyzdį galite atsisiųsti mūsų svetainėje.
Apskaitoje registruojamos apskaitinės pinigų sumos, pavedimai ar dokumentai Skirtingi keliai. Avansinio įrašo tipas gali priklausyti nuo to, kokiu tikslu darbuotojui buvo išduotas turtas, taip pat nuo pačios įmonės veiklos pobūdžio.
Siekiant išspręsti įmonės vadovybės keliamas problemas, kai kuriems darbuotojams gali būti išduodamas atskaitingas turtas, kuris apima:
- pinigų sumos;
- negrynųjų pinigų lėšos, pervestos į banko sąskaitą ar kortelę;
- piniginius dokumentus.
Darbuotojai, gavę turtą privalo pateiktiį buhalteriją, kuri nurodys, kokiems tikslams ir kokia suma buvo išleistos lėšos. Vėliau dokumentą patikrina buhalteris ir įrašo į įmonės buhalterinę apskaitą pagal tam tikra schema.
Pagal įstatymus ataskaitas gali gauti etatiniai ir laisvai samdomi darbuotojai bei tretieji asmenys, jeigu tai nurodyta apskaitos politikos dokumentuose.
Kaip teisingai vadovauti
Dalinių ataskaitų apskaita vykdoma pagal suskaiciu 71, pagal kurią lėšų išdavimas apskaitomas kaip debetas (Dt), o nurašymas – kaip kreditas (Ct).
Turi būti padaryti apskaitos įrašai už kiekvieną turto sandorį. Pavyzdžiui, įmonė darbuotojui davė 10 000 lyginimo įrangai įsigyti, štai kaip atrodytų dokumentacija:
Egzistuoja ir kitų tipų skelbimai – jų pasirinkimas priklauso nuo operacijų su ataskaita tipą ir tikslus, kuriems ji skirta.
Lėšų gavimas iš įmonės kasos darbuotojui: Dt 71 Kt 50, pagrindas - kasos orderis.
Pinigų pervedimas iš įmonės kasos į darbuotojo banko sąskaitą ar kortelę: Dt 71 Kt 51, 52 arba 55, bazė – .
Kelionės dokumentų išdavimas komandiruotam darbuotojui: Dt 71 Kt 50-3.
Darbuotojo nepanaudotų lėšų grąžinimas: Dt 50, 51, 52 arba 55, pagrindas - darbuotojo akcinė bendrovė, kasos pajamų orderis likusiai sumai, banko išrašas.
Asmeninių lėšų, išleistų įsigyjant įmonės materialinius objektus, kompensavimas darbuotojui: Dt 08, arba 15, Kt 71, pagrindas - avanso ataskaita ir priėmimo aktas.
Įmonės išlaidos darbuotojų kelionėms: Dt 20, 23, 25, 26, 29 arba 44 Kt 71, pagrindas - UAB, išlaidas patvirtinantys dokumentai (čekiai, kvitai ir kt.).
PVM (pridėtinės vertės mokesčio) apskaičiavimas UAB: Dt 19 Kt 71, pagrindas – UAB ir sąskaita.
Perteklinių išlaidų išdavimas darbuotojui: Dt 71 Kt 50 arba 51, pagrindas - grynųjų pinigų atsiskaitymo pavedimas (CSO) ir mokėjimo nurodymas.
Atskirai reikėtų atsižvelgti į sumas, kurių darbuotojas negrąžino laiku. Tai daroma komandiruojant iš darbuotojo atlyginimo išskaičiuoti reikiamą pinigų sumą. Tai fiksuojama debetu 70 ir kreditu 73, o pagrindas yra atlyginimo lapelis.
Galutinis pateikimo ir pristatymo terminas
Visi avansinių ataskaitų pateikimo terminai turi būti aptarti su darbdaviu prieš išleidžiant lėšas iš įmonės kasos. Pareiškime, adresuotame vadovui, atskaitingam darbuotojui turi nurodyti:
- tikslas, kuriam paimamas turtas;
- pinigų suma, kurią reikia pranešti;
- išankstinės ataskaitos pateikimo terminas.
Šių svarbių punktų dėka darbdavys galės greitai nustatyti akcinės bendrovės pateikimo terminą, o buhalteris nesunkiai atliks reikiamus įrašus.
Darbuotojai, gavę lėšų iš įmonės, privalo pateikti avanso ataskaitą per 3 dienas pasibaigus turto išleidimo dokumente nurodytam laikotarpiui. Jei aktas buvo surašytas asmens ilgo nebuvimo darbo vietoje metu (dėl komandiruotės, atostogų, nedarbingumo ir pan.), tada išankstinė ataskaita (AO) pateikiama ne vėliau kaip per 3 dienas nuo grįžimo.
pareiškimas
Dokumentų pateikimo buhalterijai metu darbuotojas, paėmęs apskaitą turtą turi parašyti kvitą. Nurodo, kad jis pateikė viską, ko reikia, o ataskaita buvo priimta patikrinti. Kvite turi būti pasirašyta:
- atskaitingas darbuotojas;
- įmonės direktorius;
- Vyriausiasis buhalteris;
- atsakingas pareigūnas.
Po patikrinimo darbų buhalteris patvirtina dokumentų paketą iš vadovo ir gauna jo parašą.
Sandėliavimas
Įmonės buhalteriui patikrinus gautą ataskaitą ir padarius atitinkamus įrašus, likučio sumos grąžinamos arba sulaikomos, dokumentas siunčiamas saugoti.
Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso straipsniais, išankstinės ataskaitos komercinėse ar nevalstybinėse įmonėse saugomos skirtingu laiku, atsižvelgiant į popieriaus rūšį:
- 4 metai– apskaitos ir mokesčių ataskaitų, išrašų, avansinių ataskaitų, nuo kurių skaičiuojami mokesčiai, saugojimo laikotarpis;
- 10 metų– pirminės dokumentacijos laikotarpis, per kurį išlaidos dėl patirtų nuostolių perkeliamos į ateinančius laikotarpius;
- 5 metai– pirminėms išankstinėms ataskaitoms.
Valstybinėse organizacijose tokio tipo dokumentai turi būti saugomi ne trumpiau kaip 5 metus.
Pateiktos išlaidų ataskaitos tikrinimo etape buhalteris gali sužinoti, kad darbuotojas išleido daugiau lėšų, nei išrašė įmonė. Šiuo atveju įmonė turi grąžinti skirtumą darbuotojas.
Perteklinės išlaidos gali būti vadinamos:
- situacija, kai darbuotojas, išduodamas apskaitinį turtą, visiškai įvykdė vadovybės nustatytas užduotis ir buvo išleista daugiau lėšų;
- situacija, kai darbuotojas pateikė asmeninių išlaidų įrodymus – čekius, kvitus, jo apmokėtus garantinius talonus ir kt.
Perteklinių išlaidų apskaita vykdoma išrašant kasos pajamų orderį (KO-2 forma) sumai, lygiai darbuotojo asmeninių išlaidų kompensacijai. Lėšos išduodamos iš įmonės kasos ir nėra apmokestinamos nei mokesčiais, nei draudimo įmokomis, nei pensijų įmokomis.
Akcinės bendrovės išlaikymo taisyklės
Darbo su akcinėmis bendrovėmis algoritmas sutartinai skirstomas į 12 paprastų žingsnių:
- Darbuotojo prašymo gauti apskaitinį turtą pateikimas.
- Lėšų išdavimas iš įmonės kasos.
- Darbuotojo gautų lėšų nukreipimas prašyme nurodytiems tikslams.
- Išankstinės ataskaitos formos AO-1 (bendra visoms įmonių kategorijoms) užpildymas.
- Prisegti prie UAB dokumentų, patvirtinančių darbuotojo išlaidų perviršį.
- Visų reikalingų dokumentų pateikimo buhalterijai kvito registravimas.
- UAB audito pradžia apskaitos skyriuje.
- Nustatyti, ar forma užpildyta teisingai, ar yra dėmių, pataisymų ar trečiųjų šalių parašų.
- Visų reikalingų apskaitos įrašų paruošimas.
- Pateiktų čekių ar kvitų teisėtumo patvirtinimas – išlaidų perviršio įrodymas.
- UAB patikrinimo užbaigimas, dokumentų pateikimas tvirtinti vadovybei.
- UAB siuntimas saugojimui.
Jei dokumente yra dėmių ar pataisymų, buhalteris įpareigoja jo nepriimti svarstyti. Atitinkamai, joje nurodyta suma automatiškai laikoma nepatvirtinta sąnaudose ir išskaitoma iš atskaitingo darbuotojo atlyginimo. Štai kodėl turėtumėte būti atsargūs darbuotojui pildydami formą ir skrupulingai ją tikrindami iš buhalterio.
išvadas
Išankstinė ataskaita yra vienas iš nedaugelio dokumentų, kuris bėgant metams nekeičia savo paskirties ir formos. Todėl valstybinių ir nevalstybinių įmonių praktika tai įrodo svarbą dirbant su bet kokiu piniginiu turtu iš kasos aparato. Tai vienintelis dokumentas, patvirtinantis numatomą darbuotojo lėšų panaudojimą, todėl įrodantis jo teisėtą elgesį.
Pradėdamas registruoti atskaitomas lėšas ir atlikdamas apskaitos auditą vadovas privalo atidžiai pažiūrėk visus dokumentus, nes būtent jis išlaiko teisę sutrumpinti arba padidinti AO teikimo laikotarpį konkrečiam darbuotojui. Taip pat jo parašas ant dokumentų paketo tvirtinimo metu automatiškai įrodo, kad visos ginčytinos ir konfliktinės situacijos dėl likusio turto yra išspręstos ir šalys viena kitai pretenzijų neturi.
Žemiau pateikiami visi išankstinės ataskaitos sudarymo 1C programoje niuansai.
Apskaitoje. Jo pagrindinis tikslas – patvirtinti atskaitingo asmens išleistą sumą.
Dvišalė vieninga forma Nr. AO-1 – viena forma kiekvienam bet kokios nuosavybės formos juridiniam asmeniui. Išimtis – valstybės tarnautojai, kurie specialią formą „0504049“ naudoja nuo 2002 m.
Atsakomybė už avanso ataskaitos parengimą tenka kiekvienam darbuotojui, kuris gauna pinigus už komandiruotę arba kokios nors medžiagos ar gaminio (pavyzdžiui, kanceliarinių prekių ar maisto) pirkimą.
Išankstinė komandiruoto darbuotojo ataskaita
Kaip tinkamai parengti išankstinę ataskaitą, jei darbuotojas buvo išsiųstas organizacijos atlikti kokią nors užduotį kitame mieste?
Komandiruotė – tai darbuotojo išvyka atlikti savo darbo pareigas ne įmonės buveinėje. Ji niekada neapsieina be išlaidų, kurios pagal galiojančius teisės aktus turi būti kompensuojamos darbuotojui.
Į kelionės išlaidas gali būti įtraukta:
- Kelionė į abi puses, bet tik tuo atveju, jei darbuotojas turi bilietus.
- Gyvenamojo ploto nuoma (reikia pateikti čekius arba kvitus).
- Papildomos išlaidos įskaičiuotos į dienpinigius.
- Pokalbiai telefonu, pašto siuntos, valiutos keitimas, tranzito ir komisiniai mokesčiai, bagažo bilietai ir bet koks kitas įvykis, be kurio nebus pasiektas pagrindinis kelionės tikslas.
Visos pirmiau nurodytos išlaidos turi būti pagrįstos dokumentais. Jei kalbame apie dienpinigius, tai jų dydis dažniausiai nurodomas įsakyme arba kiekvienoje įmonėje išduodamuose komandiruočių nuostatuose. Suma gali skirtis priklausomai nuo to, kur darbuotojas išvyko: regione, į kitą Rusijos Federacijos subjektą ar į užsienį.
Teisės aktai nenustato didžiausios dienpinigių, tačiau jei jų vertė šalies viduje viršija 700 rublių, o už jos ribų - 2500 rublių, jie turi būti apmokestinti gyventojų pajamų mokesčiu. Problemų, kaip teisingai surašyti avanso ataskaitą grįžus iš komandiruotės, neturėtų kilti. Dokumento pateikimo terminas yra ne ilgesnis kaip trys dienos nuo atvykimo dienos. Jei atsiskaitoma suma nebuvo pilnai išleista, tai skirtumas turi būti grąžinamas į kasą naudojant kasos pajamų orderį, o jei, priešingai, buvo permokėta, tai darbuotojui viskas kompensuojama naudojant kasos pajamų orderį.
Kokios yra neteisingai užpildytos išlaidų ataskaitos pasekmės?
Darbuotojas per tris dienas privalo teisingai užpildyti registraciją, priešingu atveju priežiūros institucija šią sumą gali laikyti pajamomis, nuo kurių turi būti skaičiuojamas gyventojų pajamų mokestis ir draudimo įmokos.
Beje, 2016 m. liepos 3 d. priėmus naują Įstatymo Nr. 290-FZ redakciją, atsiranda tam tikrų patikslinimų, pavyzdžiui, už netinkamą patikrinimą skiriama rimta bauda. Taip pat kelionės išlaidoms apmokėti planuojama pradėti naudoti specialias banko korteles, atitinkančias tarptautinius „Visa“ ir „MasterCard“ standartus.
Bendrosios taisyklės
Kaip tinkamai parengti išankstinę ataskaitą? Jums tereikia laikytis kiekvieno iš šių punktų:
1. Ataskaita turi būti surašyta ne vėliau kaip per tris darbo dienas nuo to momento:
- yra pasibaigęs darbuotojų prašyme išduoti lėšas nurodytas laikotarpis;
- darbuotojas grįžo į darbą, jei terminas, už kurį buvo išduoti pinigai, pasibaigė dėl atostogų ar ligos;
- darbuotojas grįžo iš komandiruotės.
2. Ataskaitai parengti reikia naudoti vieningą formą Nr. AO-1 arba įmonės priimtą formą.
3. Darbuotojas kartu su buhalteriu, kuris moka teisingai surašyti išlaidų ataskaitas (pavyzdys aiškiai matomas naudojamoje programoje), privalo užpildyti dokumentą.
4. Už ataskaitinio dokumento tvirtinimą atsakingas vadovas.
5. Prie bet kurio avanso dokumento turi būti pateikti čekiai, sąskaitos faktūros, bilietai ir kiti dokumentai, patvirtinantys, kad asmuo iš tikrųjų išleido atskaitomas lėšas.
Pildymo procedūra
Kaip tinkamai parengti išankstinę ataskaitą?
Pirmąją arba priekinę dalį turi užpildyti buhalteris. Neįmanoma nenurodyti dokumento rekvizitų (numerio ir datos), informacijos apie įmonę ir atskaitingus asmenis, avanso dydžio, suvestinės informacijos: išleistos lėšos ir buhalterinės sąskaitos, pagal kurias galima spręsti apie judėjimą. ir nurašymas. Be to, čia turi būti nurodytas perviršis arba grąžinti nepanaudoti avansai.
Antroji dalis – nuplėšiamas kvitas, nurodantis, kad išlaidų ataskaita priimta tikrinti. Užpildęs buhalteris turi jį nupjauti ir atiduoti atskaitingam darbuotojui.
Trečioji dalis (kita AO-1 formos pusė) turi būti pildoma kartu. Ataskaitą teikiančio darbuotojo užduotis – atspindėti detales ir prie avanso ataskaitos pridėti kiekvieną teisingai įformintą pardavimo kvitą. Buhalteris turės tik užpildyti sumą ir buhalterinę sąskaitą, kurioje atsispindės išleisti pinigai.
Dokumente turi būti darbuotojo, buhalterio ir vyriausiojo buhalterio parašai. Tik po to vadovas gali jį patvirtinti.
Pagrįstas išlaidų perteklius
Kaip tinkamai dokumentuoti perteklines išlaidas išankstinėje ataskaitoje? Pirmiausia turite įsitikinti, kad tai pagrįsta:
- išleisti daugiau, nei skirta lėšų, reikėjo atlikti užduotį viršininkų vardu;
- Darbuotojas turi patvirtinančius dokumentus.
Neįvykdžius bent vienos sąlygos, pinigų suma negrąžinama.
Perviršių kompensavimo kasoje tvarka
Esant per dideliam išlaidavimui, buhalteris susiduria su klausimu: kaip tinkamai parengti avanso ataskaitą. Nr. KO-2 galima lengvai rasti didžiulėse interneto erdvėse. Šio dokumento duomenys turi būti nurodyti ataskaitoje - eilutėje „Kasos pavedimu išduotos per didelės išlaidos“.
Darbuotojo perleistas lėšas kompensavimo terminas įstatymu nenustatytas. Todėl jei buhalteris išlaidų ataskaitoje iš karto nenurodė informacijos apie išlaidų orderį, nuobaudos nebus taikomos.
Atlyginimo kortelės išlaidų perviršio kompensavimo sąlygos
Šiuo metu beveik visos organizacijos darbuotojų atlyginimus perveda į banko kortelę. Ar galima tokiu pat būdu grąžinti darbuotojui permokėtą sumą pagal avanso ataskaitą?
Įstatyme nėra aiškaus atsakymo. Pačiame dokumente siūloma tik viena kompensavimo forma už permokėtą atskaitomybę – grynaisiais pinigais.
Tokios pat nuomonės 2006 m. laikėsi ir Rusijos centrinis bankas rašte Nr. 36-3/2408. Tuo pačiu jo 2008-12-24 rašte Nr.14-27/513 yra pateikta informacija, kad klausimas: ar galima banko kortele apskaičiuoti atsiskaitomąją sumą, nėra Centrinio banko kompetencija. . Tada tinklo įmonė šiuo atveju turi savarankiškai spręsti savo problemas. O kad reguliavimo agentūrai nekiltų nereikalingų klausimų, rekomenduojama naudotis kasos aparatu.
Kaip kompensuoti darbuotojo asmeninius pinigus?
Organizacijos darbuotojas gali išeiti savo lėšomis įsigyti reikalingų prekių (darbų, paslaugų). Tokiu atveju nereikia pildyti išankstinės ataskaitos. Kaip teisingai atlikti aukščiau nurodytus veiksmus?
Pakaks prašymo ir pirkimą patvirtinančių kvitų, sąskaitų faktūrų, griežtų ataskaitų formų, kelionės dokumentų ir pan.).
Išankstinės ataskaitos rengimas 1C
Kiekvienas buhalteris turėtų būti susipažinęs su tokiu dokumentu kaip išlaidų ataskaita. Kaip tinkamai užsiregistruoti 1C? Dokumento vieta programoje yra skyrius „Bankas ir kasa“.
Sukurtame lange pirmiausia turite nurodyti informaciją apie organizaciją ir atskaitingus asmenis. Mygtukas „Pridėti“ atvers lentelę, kurioje turėsite atspindėti visą informaciją apie išleistas lėšas.
Yra trys avanso tipai:
- Čia atsižvelgiama į oro ir traukinių bilietus, čekius, pašto ženklus ir kt.
- Grynieji pinigai. Pagrindinė dokumento paskirtis – grynųjų pinigų nurašymas.
- Tikrinama sąskaita. Dokumentas reikalingas norint atsižvelgti į negrynųjų pinigų sumos nurašymą iš įmonės einamosios sąskaitos.
Norėdami sugeneruoti informaciją apie grynųjų pinigų išdavimą, pirmiausia turite sukurti naują kasos pajamų orderį. Užpildžius dokumentą reikia atsispausdinti ir atiduoti atsakingam asmeniui, kad šis užpildytų eilutę apie lėšų gavimą ir pasirašytų. Tik po to galite išsaugoti ir paskelbti dokumentą.
Kasos pajamų orderio lentelės dalyje turėtumėte nurodyti informaciją apie atskaitingo asmens įsigytas prekes ir medžiagas. Jei perkant prekes buvo išrašyta sąskaita faktūra, tuomet turite patikrinti SF vėliavėlę, pasirinkti Tiekėją ir užpildyti jo duomenis.
Skiltyje „Grąžinamoji pakuotė“ reikia užpildyti informaciją apie pakuotę, kurią Tiekėjas laukia atgal.
Skiltyje „Mokėjimas“ įrašomos sumos, sumokėtos tiekėjui už anksčiau įsigytas prekes. Išrašytas avansas atsispindi siuntimu D 60.02 K 71.01.
Skirtukas „Kita“ skirtas kitoms atskaitingo asmens išlaidoms (komandiruotės, kelionės, kuro išlaidoms ir kt.) apskaityti.
Išlaidų ataskaita iš pirmo žvilgsnio yra toks pažįstamas ir paprastas dokumentas, tačiau nepaisant to, dirbant su ja, programos „1C: Accounting 8“, 3 leidimas, vartotojai dažnai turi įvairių klausimų. Naujame straipsnyje apžvelgsime, kur rasti, kaip užpildyti šį dokumentą ir kokias operacijas jis atlieka.
Taigi, pradėkime nuo to, kad paprastai pirmiausia pinigus atskaitingam asmeniui atiduodame arba iš kasos, arba pervedame iš einamosios sąskaitos. Kad programa veiktų teisingai ir automatiškai, tai turi būti padaryta teisingai.
Grynųjų pinigų išsiėmimas(RKO) kuriame pagal operacijos tipą Išdavimas atskaitingam asmeniui:
Nurašydami nuo einamosios sąskaitos taip pat parenkame atitinkamą operacijos tipą Perdavimas atsakingam asmeniui:
Po to, kai buhalterė mums atnešė visokius dokumentus, turime surašyti išankstinę ataskaitą. Šis dokumentas yra skyriuje Bankas ir kasa:
Sudarome naują išlaidų ataskaitą. Pildome organizaciją, atskaitingą asmenį, o siunčiant prekes būtinai nurodykite sandėlį. Užpildę išsamią dokumento informaciją, pereiname prie kiekvieno išankstinės ataskaitos skirtuko peržiūros.
Pirma hipoteka Pažanga. Čia turime nurodyti dokumentus, su kuriais atskaitingam asmeniui buvo išduoti pinigai ir dėl kurių surašome aktą. Tai gali būti grynųjų pinigų atsiskaitymas arba nurašymas iš sąskaitos:
O renkantis avanso apmokėjimo dokumentus bus svarbu, kaip šį klausimą įforminome programoje. Kadangi programa automatiškai parenka grynųjų pinigų pavedimus ar debetus iš atsiskaitomosios sąskaitos tik tam asmeniui ir atitinkamo tipo operacijai!
Tie. jei pasirinkome operacijos tipą kitas nurašymas, pvz., ir nurodėme 71 sąskaitą, tai, žinoma, gavome teisingą registravimą, tačiau programa šių dokumentų išlaidų ataskaitoje pasirinkti negalės.
Dabar pereikime prie žymės Prekės. Šis skirtukas pildomas, jei mūsų darbuotojas nusipirko kažkokias prekes, už jas iš karto sumokėjo ir norime jas priimti į apskaitą su avanso ataskaita nenaudodami sąskaitos 60. Be to, jei tiekėjas pateikė PVM, kurį priimsime išskaityti, tai čia , pažymėjus langelį SF ir užpildžius sąskaitos faktūros duomenis, programa automatiškai sugeneruos įvykdžius gautą sąskaitą:
Kokius įrašus šiuo atveju daro dokumentas? Pažiūrėkite, kaip tai įdomu. Prekes kapitalizavome į 41 sąskaitą, aplenkėme 60. Beje, jei vietoj prekių reikia kapitalizuoti medžiagas, tereikia pakeisti apskaitos sąskaitą dokumente arba automatiškai pildyti apskaitos sąskaitas, tvarkyti prekių žinyną teisingai. Kaip nustatyti apskaitos sąskaitas, galite perskaityti mūsų straipsnyje Prekių apskaita.
Skirtukas Grąžinama pakuotė pildomas, jei prekes gauname konteineriuose, kurios turi būti grąžintos tiekėjui. Tokia situacija yra itin reta, todėl siūlau jos nesvarstyti.
Jei norime atsiskaityti tiekėjui per avanso ataskaitą ir kartu surašyti dokumentą atskirai programoje Kvitas (aktas, sąskaita faktūra) tada tam reikia naudoti žymę Mokėjimas. Čia taip pat svarbu teisingai užpildyti mokėjimo dokumento, tiekėjo ir sutarties duomenis. O čia jau neberodome sąskaitos. Tai atsispindi sukūrus sąskaitą faktūrą.
Tokiu atveju dokumento įrašai bus tokie:
Tie. Dar kartą atkreipiame Jūsų dėmesį į tai, kad už tą pačią sąskaitą reikia užpildyti tik vieną skirtuką avansinėje ataskaitoje ARBA Prekės ARBA Mokėjimas. Priešingu atveju sandorių sumos padvigubės.
Na, paskutinis skirtukas išlaidų ataskaitoje yra Kita. Čia paprastai atsispindi kelionės išlaidos, bilietų išlaidos, mokesčiai už kai kurių sertifikatų gavimą ir pašto išlaidos. Jei, pavyzdžiui, mums reikia atskaityti biliete skirtą PVM, tai šią operaciją turime atlikti taip pat, kaip ir skirtuke Produktai. Tie. pažymėkite langelį SF, užpildykite visus sąskaitos faktūros duomenis ir atlikdama išankstinę ataskaitą programa viską atliks automatiškai: sugeneruos sąskaitą, paryškins ir priims PVM atskaitai:
Toje pačioje skiltyje prie kiekvienos sąnaudos svarbu teisingai nurodyti išlaidų sąskaitą, kuriai bus priskirtos šios išlaidos ir visos subsąskaitos:
Tokiu atveju dokumente daromi šie įrašai:
Dabar pažiūrėkime į spausdintą dokumento formą. Pagal mygtuką Antspaudas gauname vieningą formą, kurioje atsispindi darbuotojui sumokėto avanso suma, išleista pinigų suma ir atskaitingo asmens skola.
Mūsų atveju pinigus už atskaitomybę išrašydavome dviem sumomis: iš kasos ir iš atsiskaitomosios sąskaitos. Darbuotojas neatsiskaitė už visą sumą, todėl mums dar skolingas 9100. Aišku, dar geriau pasitikrinti atsiskaitymus su atskaitingais asmenimis už DRUSKĄ 71 sąskaitoje:
Tai reiškia, kad mums belieka kasininkei išduoti nepanaudotų lėšų grąžinimą. Patogiausias ir greičiausias būdas – sukurti dokumentą Kasos kvitas remiantis išankstine ataskaita:
Tokiu būdu sugeneruojant dokumentą, programa viską padarys pati: parinks tinkamą operacijos rūšį, atskaitingą asmenį, įves tiksliai sumą, kurią darbuotojas privalo grąžinti ir net automatiškai užpildys visus atspausdintos formos duomenis:
Ir galiausiai patikrinkime DRUSKĄ skaičiumi 71:
Viskas gerai. Visi atsiskaitymai su atskaitingaisiais yra uždaromi.
Tai viskas, ką norėjau jums pasakyti apie dokumento pildymą. Išankstinė ataskaita. Kaip matote, jei atidžiai užpildysite visą informaciją ir parametrus, pati programa padės viską padaryti teisingai.
Jei turite klausimų, rašykite mums. Ačiū, kad esate su mumis.
