Išankstinė ataskaita 1C skirta darbuotojo (atskaitingo asmens) patvirtinti išleistą pinigų sumą, anksčiau jam suteiktą iš anksto. Pažvelkime į nuoseklias instrukcijas naudodami pavyzdį, kaip teisingai sudaryti, užpildyti ir paskelbti išankstinę ataskaitą 1C apskaita 8.3 (3.0).
Beje! Išlaidų ataskaitos pildymas 1C 8.2 (2.0) nesiskiria. Šias instrukcijas galite saugiai naudoti senesnėms programos versijoms.
Kaip sudaryti naują išlaidų ataskaitą
Norėdami sukurti ir užpildyti 1C 8.3 „Išankstinę ataskaitą“, eikite į meniu „Bankas ir kasa“ ir pasirinkite „Išankstinės ataskaitos“. Sąrašo formoje spustelėkite mygtuką „Sukurti“. Bus atidaryta nauja dokumento forma.
Avansas gali būti išduodamas šiais tikslais:
- pašto išlaidos;
- grąžinamos pakuotės pirkimas;
- atsiskaitymai su tiekėjais;
Dokumente šios operacijos atsispindi atitinkamuose skirtukuose.
Pirmasis skirtukas „Avansai“ naudojamas gautam avansui atspindėti. Pavyzdžiui specialiai anksčiau sukūriau dokumentą „Kasos išlaidų orderis“ su operacijos tipu „Išduoti atskaitingam asmeniui“ ir pridėjau prie lentelės skyriaus „Avansai“ ().
Gaukite 267 vaizdo įrašų pamokas 1C nemokamai:
Taigi matome, kad už darbuotojo Bazin A.V. yra nepanaudotas 1000 rublių avansas.
Vienoje „Avanso ataskaitoje“ galite atspindėti visas numatytas atskaitingam asmeniui išrašyto avanso nurašymo operacijas.
Tarkime, kad už šią sumą jis įsigijo:
- optinė pelė – 200 rub.;
- sumokėjo avansą tiekėjui - 600 rublių;
- Į automobilį pripylė benzino - 200 rublių.
Visus šiuos duomenis įvedame į dokumentą.
Kaip matome, atskaitingas asmuo turėjo 100 rublių perviršį. Dabar išlaidų ataskaitą galima paskelbti ir atsispausdinti:
Esant poreikiui, kai kuriems darbuotojams gali būti skiriamos lėšos įmonės pramogų ar verslo išlaidoms. Jie turi teisę gauti pinigus pagal vadovo įsakymą dėl atskaitingų asmenų, jeigu jų vardas ir pavardė. ir pareigos yra nurodytos asmenų, turinčių šią galimybę, sąraše.
Dokumento forma
Iš anksto darbuotojui suteiktų pinigų išleidimas patvirtinamas pirminiu apskaitos dokumentu – avanso ataskaita. Forma yra vieninga forma Nr. AO-1, kurios vieną dalį užpildo darbuotojas, antrąją – buhalteris.
Atskaitomų sumų grąžinimas pagal avanso ataskaitą
Yra nustatyti tam tikri atskaitingo asmens avanso ataskaitos pateikimo terminai, per kuriuos darbuotojas privalo atsiskaityti apie išleistas lėšas.
Gavęs lėšas, atskaitingas asmuo privalo ne vėliau kaip per tris darbo dienas nuo galiojimo pabaigos, kuriam lėšos buvo išduotos į sąskaitą, arba nuo grįžimo į darbą dienos, pateikti avanso ataskaitą su pridedamais patvirtinamaisiais dokumentais. (instrukcijos Nr. 3210- U 6.3 p.).
Jei darbuotojas ne iki galo išleido lėšas, už išleistą dalį surašomas avansinis aktas, nurodant nepanaudotų pinigų sumą – tai yra atsiskaitomų sumų grąžinimas pagal avanso ataskaitą.
Taip pat neretai pasitaiko atvejų, kai darbuotojas iš pradžių išleidžia savo pinigus, tada atsineša dokumentus ir susigrąžina pinigus. Tokiu atveju jis turi kreiptis į buhalteriją su prašymu dėl patirtų išlaidų atlyginimo. Tokius skaičiavimus buhalteris atlieka ir naudodamasis išankstine ataskaita. Todėl ši situacija gali būti siejama ir su avansinių sumų grąžinimu pagal avanso ataskaitą.
Jei darbuotojas visiškai nepadarė išlaidų, jis grąžina kasininkei atsiskaitomąją sumą ir avanso ataskaitos nerengia.
Reikia atsiminti: jei nebuvo laikomasi atskaitingo asmens išankstinio pranešimo pateikimo termino, tai laikoma kasos drausmės pažeidimu (Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 15.1 str.).
Pildymo procedūra
Dabar atidžiau pažvelkime į dokumento pildymo tvarką.
Pildo darbuotojas
Priekinė pusė.
Taigi, formos Nr. AO-1 priekinėje pusėje darbuotojas privalo:
Nurodykite įmonės pavadinimą ir OKPO kodą.
2. Įveskite dokumento sudarymo datą ir priskirkite numerį.
3. Stulpelyje „ataskaita suma“ įrašome sumą, kurią darbuotojas išleido įmonės buities reikmėms. Pavyzdžiui, jam buvo duoti penki tūkstančiai rublių, bet jis išleido keturis tūkstančius. Todėl šioje skiltyje jis nurodo keturis tūkstančius.
4. Nurodome struktūrinio padalinio pavadinimą ir kodą.
5. Po to nurodykite savo vardą ir pavardę. atskaitingas asmuo, jo personalo numeris ir profesija (pareigos).
6. Įveskite avanso paskirtį.
7. Priekinėje formos pusėje esančios lentelės kairėje pusėje nurodykite sumos, gautos iš įmonės kasos (arba į banko kortelę), sumą. Jei reikia, nurodykite išleistų pinigų sumą užsienio valiuta.
8. Nurodome bendrą gautų lėšų sumą.
9. Nurodome sumą, išleistą įmonės verslo poreikiams tenkinti.
10. Nurodykite likučio sumą.
Išvirkščia pusė.
11. Kitoje formos pusėje 1-6 stulpeliuose darbuotojas turi surašyti visus darbuotojo padarytas išlaidas patvirtinančius dokumentus (pardavimo kvitus, kasos kvitus ir kt.), nurodydamas išleistas sumas. Dokumentai turi būti sunumeruoti tokia tvarka, kokia jie surašyti išlaidų ataskaitoje.
Dabar apie tai, kokią informaciją darbuotojas turėtų įvesti į atitinkamus stulpelius:
- 1 — išlaidas patvirtinančiam dokumentui suteiktas įmokos numeris;
- 2 - patikrinimo data;
- 3 — čekio numeris;
- 4 - išlaidas patvirtinančio dokumento pavadinimas;
- 5 - čia įrašoma patirtų išlaidų suma rubliais;
- 6 – prireikus pildoma. Nurodoma patirtų išlaidų suma užsienio valiuta;
- eilutėje „Iš viso“ nurodoma bendra išlaidų suma.
12. Darbuotojas, užpildęs reikiamus laukus, turi pasirašyti ant formos su stenograma. Tada turite pateikti dokumentą buhalterijai. Buhalteris patikrins, ar forma užpildyta teisingai.
Pildo buhalteris
Priekinė pusė.
13. Buhalteris, gavęs formą, turi įsitikinti, kad ji užpildyta teisingai. Jei klaidų nerandama, buhalteris apie tai pažymi stulpelyje „ataskaita patikrinta“ ir pasirašo.
Po to buhalteris toliau pildo formą.
15. Buhalteris užpildo nuimamą formos dalį, pasirašo ir atiduoda darbuotojui.
Išvirkščia pusė.
16. Buhalteris informaciją įrašo į 7 ir 8 stulpelius. Čia nurodomos priimtos apskaitai išlaidų sumos. 9 stulpelyje nurodomi apskaitos sąskaitų numeriai, kurie nurašomi išlaidų sumai. Darbuotojo ir buhalterio nurodytos sumos turi būti vienodos.
Po to buhalteris užpildo priekinę išlaidų ataskaitos pusę.
Priekinė pusė.
17. Priekinėje pusėje dešinėje lentelėje buhalteris įveda šią informaciją:
- ankstesnio avanso likutis arba perviršis;
- avanso, gauto iš įmonės kasos, suma;
- išleista pinigų suma;
- avansinių sumų likutis arba perteklius;
- apskaitos įrašas - informacija paimama iš duomenų 9 stulpelyje, kuris yra kitoje pusėje.
19. Direktorius patvirtina dokumentą ir grąžina jį buhalterijai. Po to 5 metus saugomas įmonės buhalterijoje. Po šio laikotarpio jis sunaikinamas.
Pavyzdį galite atsisiųsti mūsų svetainėje.
Gana dažnai organizacijos ūkinėje veikloje įmonės darbuotojams ataskaitų teikimo tikslais suteikiamos piniginės ir negrynosios lėšos (taip pat piniginiai dokumentai). Kurie vėliau naudojami įmonės verslo poreikiams apmokėti, kelionės bilietams įsigyti, viešbučio paslaugoms verslo kelionių metu apmokėti. Sąrašas, kur galima panaudoti atskaitingas lėšas, yra labai didelis, jo niekas nereglamentuoja. Šiame straipsnyje pažvelkime į temą, kur ir yra.
Kaip rasti išankstinę ataskaitą 1C programoje
Norėdami rasti išankstinę ataskaitą, pagrindiniame programos „1C: Apskaita“ 8 versijos „Taxi“ sąsajos meniu turite pasirinkti skyrių „Bankas ir kasa“, tada bloke „Kasa“ raskite poziciją „Išankstinė ataskaita“. . Atlikę šiuos veiksmus būsite nukreipti į žurnalą „Išankstinės ataskaitos“. Tada spustelėkite mygtuką „Sukurti“.
Ekrane pasirodo išankstinė ataskaita, kurią reikia užpildyti pagal pirminius dokumentus, pateiktus įmonės buhalterijai ir pridedamus prie avanso ataskaitos.
Išankstinės ataskaitos pildymas 1C programoje
Dokumento antraštėje užpildomi šie laukai:
- Data;
- Skaičius;
- Organizavimas;
- Atskaitingas asmuo gali būti organizacijos darbuotojas arba asmuo, veikiantis pagal įgaliojimą;
- Sandėlis pasirenkamas, jei perkamos prekės ir materialinės vertybės, kurios vėliau perduodamos į sandėlį finansiškai atsakingam asmeniui.
Dokumento lentelės dalyje yra keli skirtukai, jie pildomi priklausomai nuo prie išlaidų ataskaitos pridėtų dokumentų ir atskaitingo asmens gautų lėšų:
- Pažanga;
- Prekės;
- Grąžinama pakuotė;
- Mokėjimas;
- Kita.
Kad pirmas skirtukas būtų automatiškai užpildytas lentelės dokumento dalyje, kai atskaitingas asmuo gauna avansą, reikia sukurti avanso ataskaitą remiantis. Taip gali nutikti, kai pasirenkate „Sukurti pagal“ dvi pozicijas, iš kurių viena yra „Grynųjų pinigų išėmimas“, kita – „Nurašymas iš einamosios sąskaitos“.
Pirmajame skirtuke taip pat įrašoma pozicija išduodant piniginius dokumentus į ataskaitą, tai gali būti, pavyzdžiui, organizacijos įsigytas kelionės bilietas.
Negalite kurti avanso ataskaitos pagal įvestas į duomenų bazę operacijas, o rankiniu būdu pasirinkti avanso gavimo dokumentą subataskaitai, paspaudę mygtuką „Pridėti“. Atlikus šiuos veiksmus, pirmojo skirtuko lentelės dalyje esantis laukas „Išanksmai“ tampa aktyvus.
Perkant prekes už grynuosius pinigus, nuo apskaitomos sumos, reikia užpildyti antrą skirtuką, kuris vadinasi „Prekės“.
Tokiu atveju lentelės dokumento dalyje turite įvesti šiuos duomenis:
- išlaidų dokumentas;
- Prekių asortimentas parenkamas iš katalogo;
Būkite atsargūs, jei šio gaminio nėra „Nomenklatūros“ kataloge, pirmiausia turite užpildyti jo kortelę, kurioje nurodomas pavadinimas, matavimo vienetas ir kita informacija.
- Kiekis;
- Kaina;
- PVM tarifas;
- Tiekėjo pavadinimas, paimtas iš katalogo „Darbo šalys“;
- Sąskaitos faktūros duomenys;
- Išlaidų sąskaitos ir PVM sąskaita.
Suma ir suma bus užpildyti automatiškai.
Mokant už prekes ar paslaugas sandorio šalims iš apskaitomų lėšų, užpildomas ketvirtas išlaidų ataskaitos skirtukas, kuris vadinasi „Mokėjimas“. Ją spustelėjus atsidaro lentelės skyrius, kuriame reikia užpildyti šiuos duomenis:
- Išlaidų dokumentas yra dokumento pavadinimas;
- Sandorio šalis ir sutartis;
- Operacijos turinys pildomas rankiniu būdu, nenurodant žinyno.
Atsiskaitomosios sąskaitos, kurioms bus priskiriama išlaidų suma, įvedamos automatiškai, tai yra 60 sąskaita „Tiekėjai ir rangovai“, tačiau šią sąskaitą galima pakeisti, remiantis žinynu „“.
Penktasis skirtukas „Kita“ pildomas ne tik su darbuotojo komandiruote susijusių dokumentų pateikimo atvejais, bet ir įmonės verslo reikmėms bei kitoms išlaidoms apmokėti.
Kaip ir kituose skirtukuose, užpildykite:
- Dokumentas (išlaidos);
- Nomenklatūra;
- PVM suma;
- Suma pildoma automatiškai;
- Teikėjas;
- Rodiklis stulpelyje „Sąskaita“ nustatomas, ar yra sąskaita, ar ne;
- Rodiklis nustatomas stulpelyje „BSO“, nesvarbu, ar tai griežta ataskaitų forma, ar ne;
- Užpildykite sąskaitos faktūros duomenis;
- Kaštų sąskaita apskaitai (apskaitai) pasirenkama iš sąskaitų plano, o sąnaudų subsąskaita taip pat pasirenkama iš katalogo;
- Iš sąskaitų plano mokesčių apskaitai parenkama NU (mokesčių apskaita) sąnaudų sąskaita, taip pat iš katalogo pasirenkama išlaidų subsąskaita;
- Pasirinkite PVM sąskaitą.
Vykdydama verslą, kiekviena įmonė turi teisę išleisti lėšas savo darbuotojams į sąskaitą. Darbuotojas, šiuo atveju vadinamas atskaitingu asmeniu, privalo pateikti išduotų lėšų panaudojimo ataskaitą ir prie jos pridėti išlaidas patvirtinančius dokumentus. Šiame straipsnyje supažindinsime su atsiskaitymų su atskaitingais asmenimis ypatumais bei išankstinių ataskaitų atspindėjimo operacijose tvarka.
Pagal Mokesčių kodeksą, lėšos iš ataskaitos gali būti išduodamos darbuotojui tik organizacijos gamybinei veiklai vykdyti. Atskaitingas asmuo gali panaudoti komandiruotės metu gautus pinigus arba tiesiogiai verslo reikmėms. Patyręs išlaidas, darbuotojas pateikia AO-1 formos avanso ataskaitą. Prie jo turi būti pateiktos sąskaitos faktūros, kvitai ir kiti dokumentai, patvirtinantys, kad darbuotojas patyrė išlaidų, susijusių su gamybos poreikiais.
| Dt | KT | apibūdinimas | Suma | dokumentas |
| 71 | 50/1 | Simonovas gavo avansą už komandiruotę į Jekaterinburgą | 27 500 rublių. | komandiruotės įsakymas, V. P. Simonovo pareiškimas |
| 19 | 71 | Su PVM | 2978 rub. | |
| 68 PVM | 19 | PVM atskaita | 2978 rub. | išankstinis Simonovo pranešimas V.P. |
| 10 | 71 | Įskaičiuotos komandiruotės išlaidos | 050 rub. | išankstinis Simonovo pranešimas V.P. |
| 50/1 | 71 | Nepanaudotų lėšų grąžinimas į Global LLC kasą | 2450 rub. | kasos pajamų orderis |
Atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis yra gana dažni sandoriai. Sunku rasti buhalterį, kuris bent kartą nesusidūrė su lėšų išdavimu darbuotojui ar išankstine ataskaita. Svarbiausia šiuo atveju atsiminti atidumą ir skrupulingumą tikrinant dokumentus, patvirtinančius darbuotojo patirtų išlaidų faktą ir dydį.
Buhalteriai labai dažnai susiduria su būtinybe sudaryti išankstines ataskaitas, atlikdami mokėjimus darbuotojams grynaisiais. Šis dokumentas reikalingas norint patvirtinti išleistą sumą arba anksčiau darbuotojui išduotus piniginius dokumentus.
Pateikime paprastą pavyzdį. Darbuotojui buvo skirta tam tikra suma bilietui įsigyti. Grįžęs jis pateikia šį bilietą buhalteriui, kad patvirtintų, kiek pinigų iš tikrųjų išleido. Tada buhalteris pagal jį parengia išankstinę ataskaitą.
Galima pateikti daug daugiau pavyzdžių. Tai apima medžiagų, prekių (raštinės reikmenų, buitinės įrangos ir kt.) pirkimą, mokesčius, dienpinigius, pašto išlaidas ir daug daugiau.
Šiame straipsnyje apžvelgsime nuoseklias išlaidų ataskaitos kūrimo instrukcijas 1C 8.3 ir pateiksime pavyzdį, kaip ją užpildyti.
Lėšų išdavimas
Pirmiausia darbuotojui įteikiami pinigai arba piniginiai dokumentai. Šią operaciją galima atlikti pagal 1C 8.3, atitinkamai naudojant grynųjų pinigų dokumentus ir piniginius dokumentus. Jie yra skiltyje „Bankas ir kasa“.
Be aukščiau išvardintų būdų, galite naudoti nurašymą iš einamosios sąskaitos, tačiau mūsų pavyzdyje ši galimybė nebus svarstoma, nes tokio tipo operacijos dažniau randamos mokant grynaisiais, o ne negrynaisiais pinigais.
Žemiau pateikiamas grynųjų pinigų išdavimo atskaitingam asmeniui pavyzdys. Jis generuoja įrašus sąskaitoms Dt 71.01 – Kt 50.1. Buhalterinė sąskaita pakeičiama, tačiau ją galima pakeisti pildant dokumentą.
Šis dokumentas taip pat naudojamas tais atvejais, kai yra išleistų lėšų perteklius. Paprasčiau tariant, darbuotojui buvo duota 1000 rublių, o jis vadovo leidimu išleido 1500 rublių. 500 rublių skirtumas turi būti sumokėtas grynaisiais.
Išankstinės ataskaitos rengimas 1C
Šio dokumento dizainas yra beveik vienodas tiek 3.0 (8.3), tiek 2.0 (8.2) versijose, todėl šis straipsnis tinka visiems.
Norėdami sudaryti naują išankstinę ataskaitą, turite eiti į meniu „Bankas ir kasa“ ir pasirinkti „Išankstinės ataskaitos“. Atsidariusiame sąrašo formoje spustelėkite mygtuką „Sukurti“.
Pirmiausia turite pasirinkti darbuotoją, kuriam rengiamas dokumentas ir skyrius.
Pirmame skirtuke išvardijami dokumentai, kuriais darbuotojas gavo šias lėšas. Valiuta ir suma bus įvedami automatiškai.
Trumpai pažvelkime į likusių skirtukų turinį:
- Skirtuke „Prekės“ yra sąrašas atsargų prekių, kurias įsigijo atsakingas asmuo. Nurodžius šių prekių apskaitos sąskaitas, bus generuojamos gavimo operacijos.
- Trečiame skirtuke yra duomenys apie grąžinamus konteinerius, kuriuos darbuotojas gavo iš tiekėjo.
- Skirtuke „Apmokėjimas“ pateikiami duomenys apie tiekėjų sumokėtas sumas už anksčiau įsigytas prekes, išankstinį apmokėjimą.
- Skirtuke „Kita“ nurodomos kitos išlaidos. Mūsų atveju pranešime apie šį skirtuką.
Prieš spausdindami, turite perskaityti dokumentą. Atspausdinta šio dokumento forma yra meniu „Spausdinti“ - „Išankstinė ataskaita (AO-1)“.
Kaip matome spausdintoje formoje ir dokumento formos apačioje, šis darbuotojas per daug išlaidavo.
Tai reiškia, kad jis išleido daugiau pinigų, nei jam buvo duota iš pradžių. Mūsų pavyzdyje 100 rublių skirtumas atsispindės sąskaitoje 71.01. Kaip minėta anksčiau, sumų skirtumas turi būti grąžintas darbuotojui naudojant kasos dokumentą grynųjų pinigų išmokėjimui.
Taip pat žiūrėkite vaizdo įrašo instrukcijas, kaip užpildyti išankstinę ataskaitą 1C:
