Pildome išankstinę ataskaitą. Išankstinė ataskaita: į ką galima atsižvelgti? Išankstinė ataskaita pildant 1s 8 mėginio

Mokomės sudaryti išlaidų ataskaitas naudodami pavyzdžius (1C: Apskaita 8.3, leidimas 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

Mano pastebėjimu, pradedantiesiems buhalteriams išlaidų ataskaitų rengimas iš pradžių yra nemenkas iššūkis.

Šiandien pažvelgsime į šio reikalo pagrindus, taip pat į populiariausius gyvenimo atvejus. Visus eksperimentus atliksime 1C: Apskaita 8.3 (3.0 leidimas).

Taigi, pradėkime

Ne man pasakyti, kad 71 sąskaita yra atsakinga už atsiskaitymus su atskaitingais asmenimis apskaitos skyriuje:

Sutrikimas turto darbuotojui atsispindi šios sąskaitos debete, o nurašymas – kredite.

Na, pavyzdžiui, iš kasos aparato išdavė 5000:

Kodėl aš sakiau turto? Taip yra todėl, kad darbuotojui galime suteikti:

• Grynieji pinigai (iš kasos per kasą)
• Nepiniginės lėšos (pervedimas iš organizacijos einamosios sąskaitos į darbuotojo kortelės sąskaitą)
• Finansiniai dokumentai (pavyzdžiui, lėktuvo bilietai į komandiruotę)

Pažvelkime į kiekvieną iš aukščiau pateiktų pavyzdžių.

Grynųjų pinigų išėmimas iš kasos

Norėdami išrašyti avansą iš kasos, išrašome kasos pajamų orderį (pirmajame trejetuke tai „Pinigų išgryninimo“ dokumentas):

Operacijos rūšyje nurodome „Išdavimas atskaitingam asmeniui“:

Laidai pasirodė taip:

Nepiniginių lėšų išleidimas

Tokiu atveju lėšos pervedamos į darbuotojo kortelės sąskaitą (sąskaitą, su kuria susieta banko kortelė, su kuria darbuotojas gali atsiimti šiuos pinigus).

Trejetuke ši operacija įforminama įprastu dokumentu „Nurašymas iš einamosios sąskaitos“:

Taip pat operacijos „Perdavimas atsakingam asmeniui“ formoje nepamirškite nurodyti:

Laidai pasirodė taip:

Piniginių dokumentų išdavimas

Piniginiu dokumentu gali būti, pavyzdžiui, lėktuvo bilietas, kurį organizacija nupirko darbuotojui, vykstančiam į komandiruotę.

Po pirkimo šis bilietas apskaitomas kaip sąskaitos 50.03 debetas:

Išduodant šį bilietą darbuotojui atsiskaityti (prieš komandiruotę), buhalterija surašo dokumentą „Piniginių dokumentų išdavimas“:

O skirtuke „Grynųjų pinigų dokumentai“ nurodytas būtent šis bilietas:

Skelbimas pasirodė taip (bilietas buvo nurašytas iš sąskaitos 50.03):

Konkrečiai paminėsiu:

• Turime teisę teikti ataskaitas tik organizacijos darbuotojams – asmenims, su kuriais esame sudarę darbo ar civilinės teisės sutartis.
• Tokių asmenų sąrašas tvirtinamas atskiru vadovo įsakymu.
• Tame pačiame įsakyme nustatytas maksimalus laikotarpis, per kurį darbuotojas turi atsiskaityti buhalterijoje; darbuotojui išvykus į komandiruotę, šis laikotarpis automatiškai pratęsiamas iki jo sugrįžimo.

Darbuotojų ataskaitos

Bet turtas darbuotojui suteikiamas ne be priežasties, o tam, kad įvykdytų tam tikrą tarnybinį pavedimą. Todėl ateina momentas, kai darbuotojas turi atsiskaityti buhalterijai AO-1 forma.

Tai spausdinta forma, kurioje nurodyta:

• viskas, ką davėme darbuotojui, kad jis praneštų
• viskas, kam išleido šiuos pinigus (arba jų neišleido, o gal buvo per daug išleista)
• Prie šios formos pridedami patvirtinamieji dokumentai (čekiai, sąskaitos faktūros, aktai, bilietai...).

Štai AO-1 formos pavyzdys:

Šią ataskaitą (AO-1) surašo darbuotojas kartu su buhalterija ir tvirtina vadovas. Pačioje apačioje nurodomas dokumentų ir lapų, ant kurių jie pridedami prie ataskaitos, skaičius (čekiai dažniausiai klijuojami ištisomis pakuotėmis ant A4 lapų).

Taigi, norint atspausdinti tokią ataskaitą (AO-1), nurašyti skolą nuo darbuotojo 71 sąskaitoje, taip pat priimti išlaidas į trejetuką, yra dokumentas „Išankstinė ataskaita“:

Trumpai apžvelgsime jo žymes:

Išankstinių ataskaitų iš gyvenimo pavyzdžiai

Užpildykite skirtuką „Avansai“:

Reikia pasakyti, kad šis skirtukas niekaip nerodomas dokumentų skelbimuose, bet yra prieinamas tik spausdintoje formoje AO-1.

Užpildykite skirtuką „Produktai“ (nusipirkome krūvą visko ir dedame į dešimt):

Štai šios žymės įrašai:

Užpildome skirtuką „Mokėjimas“ (mokame skolą tiekėjams arba sumokame avansą):

Štai laidai:

Skirtuko „Kita“ užpildymo pavyzdžiai.

Apmokėjimas už ryšio paslaugas:

Mokėjimas už skelbimus laikraščiuose:

Dienpinigių ir skolos už kelionės bilietus nurašymas:

Mokėjimas už kai kurias paslaugas (iš karto nuskaičiuojamas iki 26):

Beje, skirtukuose „Produktai“ ir „Kita“ yra žymimasis langelis „SF“, jei jį pažymėsite, gauta sąskaita bus įrašyta į šią eilutę.

Beveik bet kurios įmonės ūkinėje veikloje atliekamos lėšų/DS išdavimo darbuotojui operacijos iš įmonės kasos, už kurias darbuotojas privalo arba pranešti, arba grąžinti gautas lėšas į kasą.

Šiame straipsnyje apžvelgsime kelis operacijų pavyzdžius, susijusius su į sąskaitą išleistų lėšų apskaita, pinigų išdavimu kasos aparatu, taip pat darbuotojo anksčiau gautų ir nepanaudotų lėšų grąžinimu. Atskirai pakalbėkime apie tokių operacijų apskaitos ypatybes ir ekstremalias situacijas, su kuriomis susiduriama praktikoje.

Pagal galiojančius įstatymus į sąskaitą išrašytos DS gavėjas gali būti arba įmonės darbuotojas, t.y. asmuo, su kuriuo sudaryta darbo sutartis, arba asmuo, su kuriuo sudaryta civilinė sutartis, pavyzdžiui, rangovas, atliekantis darbus pagal tokią sutartį.

Kaip operacijos modeliavimo sistemą, kuri leido mums sugeneruoti avansų ataskaitą, naudosime 1C: Enterprise Accounting 3.0 konfigūraciją.

Lėšų išdavimas į sąskaitą

DS ataskaitoms išdavimo tvarką reglamentuoja 2011-10-12 Grynųjų pinigų operacijų atlikimo tvarkos nuostatai Nr.373-P.

Ekstradicijos pagrindas – atskaitingo asmens prašymas. Prašyme turi būti vadovo ranka rašytas parašas, nurodantis grynųjų pinigų sumą ir laikotarpį, kuriam išduodama grynųjų pinigų, jo parašas ir data.

1C 3.0 DS / ataskaita darbuotojui išduodama:

Visuose dokumentuose, išduodančiuose DS ataskaitoms su atitinkamų tipų sandoriais teikti, yra privalomas laukas „Gavėjas“, kuriame iš katalogo „Asmenys“ turite pasirinkti darbuotoją, kuriam išduodamos (pervedamos) lėšos.

Nepriklausomai nuo lėšų išdavimo ataskaitoms būdo – grynaisiais iš kasos ar banko pavedimu į darbuotojo sąskaitą (į kortelę), ūkinės operacijos esmė nesikeičia. 1C apskaitoje ataskaitoms išduotų DS apskaita vedama 71 sąskaitoje: 71 DS sąskaita (debetui) atitinka 50 arba 51 sąskaitą (kreditui), priklausomai nuo to, kaip buvo išduoti pinigai.

Kaip parengti išankstinę ataskaitą

Kadangi DS išduodamas pagal darbuotojo prašymą, galime daryti išvadą, kad organizacija turi teisę nepriimti avanso ataskaitos iš darbuotojo, kuriam anksčiau nebuvo įmokėtos lėšos į sąskaitą (arba buvo išduotos, bet kitiems tikslams). Tokiu atveju informacija apie darbuotojo patirtas išlaidas sistemoje neatsispindi.

Iš posistemio „Bankas ir kasa“ galite sukurti naują dokumentą „Išankstinė ataskaita“, tada komandą „Išankstinės ataskaitos“.

Dokumento antraštėje turi būti nurodyta, kam ir iš kokios įmonės buvo išduotos lėšos, už kurias darbuotojas atsiskaito.

3 pav. Darbuotojo avanso ataskaitos rengimas

Taip pat dokumente yra keletas neprivalomų laukelių, kuriais spausdinamos darbuotojo avansinės ataskaitos (spausdinta forma AO-1) arba, jei avanso ataskaitoje yra darbuotojo pirktos prekės, spausdinamas kvito orderis (spausdinta forma M-4).

Naudodami išlaidų ataskaitą galite atspindėti daugybę darbuotojų išlaidų:

• Inventorizavimo prekių įsigijimas (lentelė „Prekės“). Šioje dalyje Išankstinės ataskaitos funkcionalumas dubliuoja dokumento „Prekių ir paslaugų gavimas“ galimybes;
• Užregistruoti grąžinamos pakuotės kvitą (skirtukas „Grąžinama pakuotė“);
• DS mokėjimą tiekėjui atspindėti būsimuose kvituose arba už anksčiau patiektas prekes / suteiktas paslaugas (skirtukas „Mokėjimas“). Pagrindinis skirtumas tarp šios operacijos ir prekių ir medžiagų pirkimo atspindėjimo operacijos yra tas, kad rodydamas operaciją skirtuke „Prekės“, buhalteris turi nurodyti konkrečias darbuotojo įsigytas vertes, pasirinkdamas jas iš „Nomenklatūros“. žinyną, o atspindint lėšų išlaidas skirtuke „Mokėjimas“ Pakanka nurodyti lėšų sumą ir gavėją. Taip pat laisva forma galite nurodyti gaunamo dokumento duomenis ir operacijos turinį. Šie duomenys bus naudojami pildant spausdintą išankstinės ataskaitos formą (AO-1).
• Atspindėti kitas išlaidas (skirtukas „Kita“). Skirtuke galite parodyti kitas išlaidas, nurodydami išlaidų sąskaitas rankiniu būdu.

Išsiskiria skirtukas „Avansai“, kuriame reikia išvardyti dokumentus, su kuriais darbuotojui buvo išduotos lėšos atsiskaityti.

Pagal galiojančius teisės aktus, darbuotojas, gavęs lėšas į sąskaitą, privalo pranešti apie šių lėšų panaudojimą ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo šių lėšų išrašymo laikotarpio pabaigos. Jeigu lėšų išdavimo terminas nėra aiškiai apibrėžtas (gali būti nurodytas arba organizacijos įsakyme (bendras visiems darbuotojams), arba vadovo nurodytas prašyme dėl lėšų išdavimo), tada skaičiuojamos trys dienos. nuo lėšų išdavimo momento.

Išduodama pinigų suma ir atskaitingo asmens išleista suma gali nesutapti:

• Esant perteklinėms išlaidoms (jei perteklinės išlaidos atsispindi Išankstinės ataskaitos dokumente, tai įmonė pripažino perteklinių išlaidų faktą), 71 sąskaitoje perteklinių išlaidų sumai sudaromas kredito likutis, kurį galima uždaryti išduodant lėšas darbuotojas.
• Jei darbuotojas turi lėšų likutį, jis gali įforminti jų panaudojimą nauja avanso ataskaita arba grąžinti nepanaudotų lėšų likutį.

Žemiau pateikiami šių operacijų pavyzdžiai.

Pinigų išdavimas iš kasos aparato anksčiau išduotų ir išleistų sumų skirtumo dydžio

Lėšų išdavimas per didelių išlaidų sumai niekuo nesiskiria nuo pirmiau aptarto pirminio lėšų išdavimo darbuotojui operacijos. Vienintelis dalykas, į kurį reikia atkreipti dėmesį, yra tai, kad lėšos išduodamos tos pačios organizacijos vardu ir tam pačiam darbuotojui, kuriam buvo surašyta avanso ataskaita dėl išlaidų perviršio.

Nepanaudotų lėšų grąžinimas į įmonės kasą

DS grąžinimas vykdomas „Kasos pajamų orderiu/Grąžinimu iš atskaitingo asmens“ arba pavedimu į organizacijos atsiskaitomąją sąskaitą.

Buhalterio nepanaudotų DS grąžinimo į organizacijos atsiskaitomąją sąskaitą (banko pavedimu) operacijos ypatumai apima tai, kad šios operacijos nereglamentuoja galiojantys teisės aktai, todėl patartina ją išbraukti iš ūkinės veiklos fakto. Kraštutiniu atveju tokių mokėjimų tvarką galite pabandyti nustatyti vietiniuose aktuose, pavyzdžiui, priimti įsakymą dėl atskaitingų asmenų nepanaudotų lėšų išdavimo ir grąžinimo banko pavedimu tvarkos.

Rezultatai

Sistemoje 1C: Enterprise Accounting 3.0 yra funkcionalumo, kurio pakanka įprastai verslo veiklai išduodant ir grąžinant DS iš įmonės kasos. Išlaidų ataskaitą užpildyti 1C nėra sunku, tačiau pačiam procesui reikės tam tikrų metodinių žinių.

Išankstinės ataskaitos surašomos kaip atskiras dokumentas, kuriuo galima dokumentuoti tiek prekių gavimą ar apmokėjimą tiekėjui už prekes ir paslaugas, tiek konkrečias operacijas, pavyzdžiui, mokesčių ar kelionės išlaidų apmokėjimą.

Apskaitomos sumos reikalauja tikslios kontrolės. Šiuo tikslu naudojama išankstinė ataskaita.

Jos pagalba apskaita nustato lėšų ir jų rašytinių įrodymų panaudojimo tikslus, likučio ar perviršio buvimą ir tolesnių atsiskaitymų su atskaitingu asmeniu pobūdį.

Kas tai yra ir kam reikalingas šis dokumentas?

Avanso ataskaita (vėliau tekste - AO), visų pirma, yra pirminis dokumentas, kuriame atskaitingas asmuo atspindi jam išduotas lėšų panaudojimo kryptis ir šias išlaidas patvirtina dokumentais.

Taip pat šiame dokumente atsispindi daug kitos informacijos, ypač:

O visų šių tikslų pasiekti įmanoma tik kompetentingai ir laiku parengus išankstinę ataskaitą.

Dizaino taisyklės

Išankstinė ataskaita gali būti surašyta popieriuje ranka arba atspausdinta popieriuje naudojant programinę įrangą arba elektronine forma.

Bet tai sudėtingesnis variantas, nes:

• elektroninio dokumento registracija pareikalaus daugelio asmenų prieiga prie duomenų bazės;
• Norint pasirašyti tokį dokumentą, visoms šalims reikalingas ir elektroninis dokumentų valdymas, nes UAB turi apeiti kelis asmenis vienu metu – vyriausiąjį buhalterį ar buhalterį, vadovą ir kasininką.

AO turi būti užpildytas atskaitingas asmuo viename egzemplioriuje. Tai tiesiogiai nurodyta 2014 m. kovo 11 d. Rusijos banko direktyvoje. Nr.3210-U: grynuosius pinigus įmonės interesais išleidęs asmuo buhalteriui arba vyriausiajam buhalteriui turi pateikti avansinę ataskaitą su visais dokumentais, patvirtinančiais nurodyto asmens padarytas išlaidas.

Bet atskaitingas asmuo pildo tik savo dokumento dalį. O buhalteris, patikrinęs išlaidų ataskaitą, turi savo dalį, kur reikia suvesti įrašus, nurodyti sprendimą dėl išlaidų priėmimo apskaitai ir pan. Tačiau praktikoje išlaidų ataskaitą rengia buhalteris ir tai nėra pažeidimas - juk pateikiamas pats dokumentas, jame esančios išlaidos patvirtintos dokumentais, yra parašai ir ataskaita tvirtinama.

Nepaisant to, kad direktyva Nr. 3210-U nenustato, kokia tiksli išlaidų ataskaita turi būti, praktiškai siūloma dvi jo versijos:

• nuosava įmonės plėtra Buhalterinės apskaitos įstatymo Nr. 402-FZ pagrindu;
• vieninga forma, kuri dabar nėra privaloma, patvirtinta Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2001-08-01 nutarimu Nr.55. Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad šiame Nutarime nurodyta: UAB yra dokumentas, skirtas lėšų apskaitai. Tai reiškia, kad didžiąja dalimi avanso ataskaita yra kasos, o ne apskaitos dokumentas. Ir bus tikslingiau ir lengviau naudoti paruoštą formą, o ne kurti patiems.

UAB turi būti pateikta atskaitingas asmuo per 3 darbo dienas (ir ne ilgiau) nuo termino, už kurį jam pagal prašymą buvo išduotos lėšos, pasibaigimo arba nuo grįžimo į darbą dienos. Ataskaitos pateikimo terminas paprastai yra patvirtintas įmonės apskaitos politikoje. O konkrečios ataskaitos pateikimo terminas, neprieštaraujantis patvirtintam įmonės apskaitos politikoje, nustatomas tada, kai įmonės vadovas pasirašo prašymą dėl pinigų išrašymo už ataskaitą. Šiame dokumente nurodomas laikotarpis, kuriam šios lėšos išduodamos.

Akcinė bendrovė pristatoma arba buhalterijai, arba įmonės vadovui.

Prenumeruoja kelių asmenų dokumentas:

• atskaitingas asmuo – surašant ir pateikiant dokumentą;
• buhalteris arba vyriausiasis buhalteris – priėmus dokumentą ir jį patikrinus;
• vadybininkas – patikrinus buhalteriui;
• buhalteris ar kasininkas – gavus likutį arba išrašant apskaitinių sumų perteklinę sumą. Naujų sumų išrašymas ataskaitoms galimas tik tuo atveju, jei skola už anksčiau išduotas sumas yra visiškai grąžinta.

Kai tik patikrinama išlaidų ataskaita, ji priimama į apskaitą. Šis dokumentas buhalterijoje paprastai saugomas ne trumpiau kaip 5 metus.

Kas yra išankstinė ataskaita ir jos pildymo naudojant 1C8.2 taisyklės aprašytos šiame vaizdo įraše:

Jei dar neužregistravote organizacijos, tada lengviausias būdas Tai galima padaryti naudojantis internetinėmis paslaugomis, kurios padės nemokamai sugeneruoti visus reikalingus dokumentus: Jei jau turite organizaciją ir galvojate, kaip supaprastinti ir automatizuoti apskaitą bei ataskaitų teikimą, tuomet į pagalbą ateis šios internetinės paslaugos ir visiškai pakeis buhalterį Jūsų įmonėje ir sutaupys daug pinigų bei laiko. Visos ataskaitos generuojamos automatiškai, pasirašomos elektroniniu būdu ir automatiškai siunčiamos internetu. Tai idealiai tinka individualiems verslininkams ar LLC, naudojantiems supaprastintą mokesčių sistemą, UTII, PSN, TS, OSNO.
Viskas vyksta keliais paspaudimais, be eilių ir streso. Išbandykite ir būsite nustebinti kaip lengva pasidarė!

Pildymo procedūra

Pirmiausia įvedamas dokumento numeris ir data. Numerį turi pateikti buhalterija, o dokumento data – jo užpildymo (nepateikimo!) diena.

Po to atsakingas asmuo tituliniame puslapyje išdėsto tai, ką tikrai žino:

Prieš pradėdami tikrinti AO, priimdamas dokumentą, buhalteris turi užpildyti nuplėšimo kvitą ir perduoti jį atskaitingam asmeniui.

Visos likusios dalys turi užpildyti buhalterija. Be to, pildymas prasideda kitoje išlaidų ataskaitos pusėje, kur pirmiausia tikrinami visus įrašus, padarytus lyginant juos su patvirtinamaisiais dokumentais.

• įmonės;
• darbuotojo personalo numeris;
• pateikiami pilni įrašai su bendromis sąskaitų sumomis;
• Galutinė suma nustatoma tvirtinimui pagal patikrinimo duomenis.

Vos tik vadovas patvirtina avanso ataskaitą, pagal ją sumokamas galutinis mokėjimas.

Kai kurie rengimo niuansai

Priklausomai dėl atskaitomybės lėšų išleidimo priežasties skiltyje „Avanso paskirtis“ įrašoma „darbo tikslais“ arba „į komandiruotę“.

Remiantis tuo, dokumentų, patvirtinančių pinigų išleidimą, sąrašas komandiruotės atveju bus papildyta bilietais. Keliautojui verslo reikalais išduodami dienpinigiai neįtraukiami į avanso ataskaitą, bet dažniausiai išrašomi atskirai. Kitu atveju dienpinigiai turės atsispindėti avanso ataskaitoje.

Jei, leidžiant lėšas buitinėms reikmėms, kaip apmokėjimo patvirtinimas buvo išduotas kvitas, tuomet avanso ataskaitoje turėtų būti kitas įrašas:

D 60 „Atsiskaitymai su tiekėjais ir rangovais“ K 71 „Atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis“.

Prie šio kvito turi būti pridėtos sąskaitos faktūros (pvz., ). Jei jų nėra, arba jie buvo gauti anksčiau ir atskaitingas asmuo tiesiog mokėjo už jau įvykdytą operaciją, arba šie dokumentai dar neatvyko į įmonę. Ir tada šios išlaidos atsispindės kaip avansas tiekėjui, kol prekių, produkcijos ar darbų dokumentai atvyks į buhalteriją.

Tuo atveju, jei yra išlaidų viršijimas, tada atskaitingam asmeniui paraiškos dėl jų pildyti nereikia. Bet rekomenduojama pridėti atskaitingo asmens aiškinamąjį raštą dėl lėšų viršijimo fakto. Šis aiškinamasis raštas parašytas laisva forma. Atsiskaitymo signalas bus vadovo patvirtinimas išankstinei ataskaitai. Priešingu atveju kitą kartą, kai darbuotojas gaus pinigus už atsiskaitymą, darbuotojas avansinėje ataskaitoje turės nurodyti perkeliamą perviršio sumą. Be to, jis negalės atlikti vidinio sumų įskaitymo. Tie. jei yra kitos apskaitomos sumos likutis, turėsite nurodyti ir esamą likutį, ir perkeliamas perteklines išlaidas. Bet kol vadovas nepatvirtins UAB su per didelėmis išlaidomis.

Žingsnis po žingsnio instrukcijos, kaip užpildyti AO programoje 1C (8.2 ir 8.3 versijos)

Norėdami užpildyti AO, pirmiausia turite eiti į skirtuką „Kasa“ arba „Gamyba“ – šį dokumentą galima rasti abiejuose. Tada spustelėkite „Išankstinė ataskaita“ – pasirodys tuščias žurnalas arba žurnalas su dokumentais. Šiame žurnale yra mygtukas „Pridėti“. Šis mygtukas leidžia atidaryti naują ataskaitą. Kai tik atidaroma nauja ataskaita, iškart pamatysite, kad joje jau yra organizacija ir užbaigimo data.

Eilute „Fizinis asmuo“ (atskaitingas asmuo) pildoma per darbuotojų sąrašą.

Skirtuke „Avansas“ nurodoma suma, kuri buvo išduota šiam asmeniui į sąskaitą. Norėdami tai padaryti, iš sąrašo pasirinkite vieną iš dokumentų, kuriems buvo išduotos lėšos. Šis sąrašas rodomas spustelėjus tuščią eilutę. Naudodami iš šio sąrašo pasirinktą dokumentą galite patekti į jų sąrašą ir įtraukti jį į išlaidų ataskaitą naudodami mygtuką „Pasirinkti“.

Eilutėje „Paskirties vieta“ (žemiau, skirtuke „Avansas“) reikia įvesti „namų ūkio išlaidos“ arba „komandiruotė“.

Skirtuke „Prekės“ turite pridėti visas prekes, kurias įsigijo atskaitingas asmuo, pridėdami eilutes. Eilutės pridedamos to paties pavadinimo mygtuku. Kaina, kiekis, mokesčių prieinamumas ir kiti duomenys įrašomi iš dokumentų, kurių pagrindu sudaroma ši ataskaita.

Skelbimai daromi automatiškai, tačiau reikia patikrinti jų teisingumą.

Skirtukas „Mokėjimas“ naudojamas tik tada, kai atskaitingas asmuo sumokėjo, o ne pirko prekes, pavyzdžiui, už internetą, telefoną ir pan.

Užstatas „Kitas“ naudojamas, jei darbuotojas išvyko į komandiruotę.

Išlaidų ataskaitos pildymo procedūra pagal 1C 8.3 aprašyta šioje vaizdo pamokoje:

Esant poreikiui, kai kuriems darbuotojams gali būti skiriamos lėšos įmonės pramogų ar verslo išlaidoms. Jie turi teisę gauti pinigus pagal vadovo įsakymą dėl atskaitingų asmenų, jeigu jų vardas ir pavardė. ir pareigos yra nurodytos asmenų, turinčių šią galimybę, sąraše.

Dokumento forma

Iš anksto darbuotojui suteiktų pinigų išleidimas patvirtinamas pirminiu apskaitos dokumentu – avanso ataskaita. Forma yra vieninga forma Nr. AO-1, ​​kurios vieną dalį užpildo darbuotojas, antrąją – buhalteris.

Atskaitomų sumų grąžinimas pagal avanso ataskaitą

Yra nustatyti tam tikri atskaitingo asmens avanso ataskaitos pateikimo terminai, per kuriuos darbuotojas privalo atsiskaityti apie išleistas lėšas.

Gavęs lėšas, atskaitingas asmuo privalo ne vėliau kaip per tris darbo dienas nuo galiojimo pabaigos, kuriam lėšos buvo išduotos į sąskaitą, arba nuo grįžimo į darbą dienos, pateikti avanso ataskaitą su pridedamais patvirtinamaisiais dokumentais. (instrukcijos Nr. 3210- U 6.3 p.).

Jei darbuotojas ne iki galo išleido lėšas, už išleistą dalį surašomas avansinis aktas, nurodant nepanaudotų pinigų sumą – tai yra atsiskaitomų sumų grąžinimas pagal avanso ataskaitą.

Taip pat neretai pasitaiko atvejų, kai darbuotojas iš pradžių išleidžia savo pinigus, tada atsineša dokumentus ir susigrąžina pinigus. Tokiu atveju jis turi kreiptis į buhalteriją su prašymu dėl patirtų išlaidų atlyginimo. Buhalteris taip pat atlieka tokius skaičiavimus naudodamasis išankstine ataskaita. Todėl ši situacija gali būti siejama ir su avansinių sumų grąžinimu pagal avanso ataskaitą.

Jei darbuotojas visiškai nepadarė išlaidų, jis grąžina kasininkei atsiskaitomąją sumą ir avanso ataskaitos nerengia.

Reikia atsiminti: jei nebuvo laikomasi atskaitingo asmens išankstinio pranešimo pateikimo termino, tai laikoma kasos drausmės pažeidimu (Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 15.1 str.).

Pildymo procedūra

Dabar atidžiau pažvelkime į dokumento pildymo tvarką.

Pildo darbuotojas

Priekinė pusė.

Taigi, formos Nr. AO-1 priekinėje pusėje darbuotojas privalo:

Nurodykite įmonės pavadinimą ir OKPO kodą.

2. Įveskite dokumento sudarymo datą ir priskirkite numerį.

3. Stulpelyje „ataskaita suma“ įrašome sumą, kurią darbuotojas išleido įmonės buities reikmėms. Pavyzdžiui, jam buvo duoti penki tūkstančiai rublių, bet jis išleido keturis tūkstančius. Todėl šioje skiltyje jis nurodo keturis tūkstančius.

4. Nurodome struktūrinio padalinio pavadinimą ir kodą.

5. Po to nurodykite savo vardą ir pavardę. atskaitingas asmuo, jo personalo numeris ir profesija (pareigos).

6. Įveskite avanso paskirtį.

7. Priekinėje formos pusėje esančios lentelės kairėje pusėje nurodykite sumos, gautos iš įmonės kasos (arba į banko kortelę), sumą. Jei reikia, nurodykite išleistų pinigų sumą užsienio valiuta.

8. Nurodome bendrą gautų lėšų sumą.

9. Nurodome sumą, išleistą įmonės verslo poreikiams tenkinti.

10. Nurodykite likučio sumą.

Išvirkščia pusė.

11. Kitoje formos pusėje 1-6 stulpeliuose darbuotojas turi surašyti visus darbuotojo padarytas išlaidas patvirtinančius dokumentus (pardavimo kvitus, kasos kvitus ir kt.), nurodydamas išleistas sumas. Dokumentai turi būti sunumeruoti tokia tvarka, kokia jie surašyti išlaidų ataskaitoje.

Dabar apie tai, kokią informaciją darbuotojas turėtų įvesti į atitinkamus stulpelius:

• 1 — išlaidas patvirtinančiam dokumentui suteiktas įmokos numeris;
• 2 - patikrinimo data;
• 3 — čekio numeris;
• 4 - išlaidas patvirtinančio dokumento pavadinimas;
• 5 - čia įrašoma patirtų išlaidų suma rubliais;
• 6 – prireikus pildoma. Nurodoma patirtų išlaidų suma užsienio valiuta;
• eilutėje „Iš viso“ nurodoma bendra išlaidų suma.

12. Darbuotojas, užpildęs reikiamus laukus, turi pasirašyti ant formos su stenograma. Tada turite pateikti dokumentą buhalterijai. Buhalteris patikrins, ar forma užpildyta teisingai.

Pildo buhalteris

Priekinė pusė.

13. Buhalteris, gavęs formą, turi įsitikinti, kad ji užpildyta teisingai. Jei klaidų nerandama, buhalteris apie tai pažymi stulpelyje „ataskaita patikrinta“ ir pasirašo.

Po to buhalteris toliau pildo formą.

15. Buhalteris užpildo nuimamą formos dalį, pasirašo ir atiduoda darbuotojui.

Išvirkščia pusė.

16. Buhalteris informaciją įrašo į 7 ir 8 stulpelius. Čia nurodomos priimtos apskaitai išlaidų sumos. 9 stulpelyje nurodomi apskaitos sąskaitų numeriai, kurie nurašomi išlaidų sumai. Darbuotojo ir buhalterio nurodytos sumos turi būti vienodos.

Po to buhalteris užpildo priekinę išlaidų ataskaitos pusę.

Priekinė pusė.

17. Priekinėje pusėje dešinėje lentelėje buhalteris įveda šią informaciją:

• ankstesnio avanso likutis arba perviršis;
• avanso, gauto iš įmonės kasos, suma;
• išleista pinigų suma;
• avansinių sumų likutis arba perteklius;
• apskaitos įrašas - informacija paimama iš duomenų 9 stulpelyje, kuris yra kitoje pusėje.

19. Direktorius patvirtina dokumentą ir grąžina jį buhalterijai. Po to 5 metus saugomas įmonės buhalterijoje. Po šio laikotarpio jis sunaikinamas.

Pavyzdį galite atsisiųsti mūsų svetainėje.

1C-ERP programinėje įrangoje galite atspindėti išlaidas su atskaitingais asmenimis naudodami kelių tipų išlaidų ataskaitų dokumentus. Viskas priklauso nuo panaudoto avanso paskirties. Mes jums pasakysime, kaip atspindėti pažangą 1C.

Kaip patekti į skyrių su išankstinėmis ataskaitomis programoje 1C

Kai spustelėsite mygtuką „Sukurti“ skirtuke „Išankstinės ataskaitos“, galime pasirinkti iš trijų parinkčių:

• išankstinė išlaidų ir mokėjimų ataskaita tiekėjui;
• išankstinė ataskaita - prekių ir paslaugų gavimas per atskaitingą asmenį;
• avanso ataskaita – piniginių dokumentų gavimas per atskaitingą asmenį.

Pažvelkime į kiekvieno dokumento paskirtį ir vykdymą atskirai.

Išankstinė išlaidų ir mokėjimų ataskaita tiekėjui

Įmonės dažniausiai naudoja šį dokumentą kelionės išlaidoms registruoti. Taip pat galima atspindėti atskaitingo asmens nupirktus darbus ir paslaugas. Dokumentas surašomas nurašant darbų ir paslaugų savikainą į sąnaudas pagal balansines sąskaitas 20, 23, 25, 26, 28, 44 ir kt.

Taip pat tokio tipo avanso ataskaita naudojama administravimo ir ūkinėms reikmėms perkant inventoriaus prekes, į kurias įeina PVM (plačiau apie tai kitose pastraipose).

Dokumentą sudaro keturi skirtukai. Ataskaitos pildymas prasideda nuo pirmojo skirtuko - „Pagrindinis“. Čia nurodomi šie rekvizitai: organizacija, pilnas atskaitingo asmens vardas, pavardė, padalinys. Taip pat skirtuke galite pasirinkti dokumento valiutą ir parašyti komentarą.

Kaip patikrinti išankstinę ataskaitą

Sergejus Razgulinas atsako,

Faktinis Rusijos Federacijos valstybės tarybos narys, 3 klasė

„Gavę avanso ataskaitą, užpildykite jame kvitą (atimama ataskaitos dalis) ir atiduokite darbuotojui. Būtina patvirtinti, kad ataskaita priimta tikrinti. O čekis yra toks.

Pirma, kontroliuokite tikslinį pinigų išleidimą. Norėdami tai padaryti, pažiūrėkite, kokiais tikslais darbuotojas gavo pinigus iš organizacijos. Šie duomenys nurodyti...“

Tarkime, kelionės išlaidos siekė 8900 rublių. Į šią sumą įeina dienpinigiai - 2100 rublių, geležinkelio bilietas - 2400 rublių, įskaitant. PVM 33,25 rub., o apgyvendinimas viešbutyje - 4400 rublių. Buhalteris užpildys išlaidų ataskaitą, kaip parodyta paveikslėlyje žemiau

Atkreipiame dėmesį į PVM paskirstymo būdą: kadangi PVM į bilieto kainą buvo įtrauktas tik iš dalies (218 * 18/118 = 33,25 rubliai), bilietą padalinome į dvi eilutes - sumą be PVM ir sumą su PVM.

Trečias skirtukas yra „Mokėjimas tiekėjams“. Kol kas nekreipkime į tai dėmesio. Jis naudojamas, kai atskaitingas asmuo įsigyja materialinių vertybių.

Skirtuke „Spausdinti“ užpildykite informaciją, reikalingą vizualizacijai spausdintoje formoje AO-1.

Užpildžius visus skirtukus, apdorojama avanso ataskaita ir rodoma atspausdinta forma.

Apatiniame kairiajame kampe yra nuoroda „Padaryti pirkimo knygos įrašą“. Jis naudojamas įrašui pirkimo knygoje sukurti ir PVM atskaitai. Paspaudus pasirodo langas su užpildytais duomenimis, skirtais pirkimo knygai sukurti (skirtukas „Vertės“) ir nuoroda į mūsų išankstinę ataskaitą (skirtukas „Mokėjimo dokumentai“).

Skirtuke „Papildoma“ nurodykite bilieto numerį ir datą, taip pat operacijos tipo kodą ir avanso ataskaitos datą.

Išankstinė ataskaita – prekių ir paslaugų gavimas per atskaitingą asmenį

Šiame dokumente atsispindi buhalterių išlaidos inventoriaus prekėms įsigyti. Bet tik tuo atveju, jei kvite nėra PVM.

Kaip atrodo išankstinė ataskaita 1C-ERP - prekių ir paslaugų gavimas per atskaitingą asmenį

Pagal analogiją su išankstine išlaidų ir mokėjimų ataskaita tiekėjas turi užpildyti organizaciją, visą atskaitingo asmens pavadinimą ir valiutą. Bet čia taip pat reikia nurodyti sandėlį, į kurį reikia kapitalizuoti iš atskaitingo asmens gautas prekes ir medžiagas.

Skirtuke „Prekės“ atitinkamai surašytos visos atskaitingo asmens įsigytos prekės. Tai daroma paspaudus mygtuką „Pridėti“, nurodant prekės kiekį ir kainą už vienetą.

Skirtuke „Papildoma“ nurodome visus reikalingus duomenis, atspindinčius prekių ir medžiagų gavimą bei AO-1 spausdinimą.

Svarbi nagrinėjamos išlaidų ataskaitos charakteristika yra verslo operacijos tipas - „Pirkimas per atskaitingą įmonę“. Pakeitus šį požymį, dokumento reikšmė pakeičiama.

Taip pat galite atsispausdinti AO-1 formą naudodami mygtuką „Spausdinti“.

Išankstinė ataskaita administracinėms ir ūkinėms reikmėms su PVM

Ankstesnėje atsargų prekių gavimo atspindėjimo versijoje PVM priimti negalima. Todėl atskaitingam asmeniui perkant prekes su paskirstytu PVM ir išrašyta sąskaita faktūra bei važtaraščiu, galite pasinaudoti tokiu būdu. Formuodami „Prekių ir paslaugų gavimo“ dokumentą, nustatome ūkinės operacijos rūšį – pirkimas iš tiekėjo.

Tokiu atveju dokumentas turi būti pildomas pagal įprasto gavimo principą. Čia galite pamatyti naują informaciją, kurią reikia užpildyti. Pavyzdžiui, „Mokesčiai“, kur pasirenkame „Pirkimas apmokestinamas PVM“.

Skirtuke „Pagrindinis“ dabar reikia nurodyti tiekėją, sutartį, sandėlį ir valiutą, o „Prekės“ – įsigytas atsargų prekes, kiekį, vieneto kainą ir PVM tarifą.

Užpildžius dokumentą, dokumentas apdorojamas ir jo pagrindu išrašoma sąskaita (nuoroda apatiniame kairiajame kampe „Registruoti sąskaitą“). Programa pati generuoja skelbimus:

• Debetas 10 Kreditas 60
• Debetas 19 Kreditas 60

Šis dokumentas nebebus išankstinių ataskaitų žurnale, o kvitų žurnale skiltyje „Pirkimai“.

Kitas žingsnis bus sugeneruoti dokumentą „Išankstinė išlaidų ir mokėjimų tiekėjui ataskaita“, kurį jau aptarėme aukščiau. Skirtuke „Pagrindinis“ taip pat įrašome organizaciją, visą atskaitingo asmens vardą ir pavardę bei padalinį.

Tada eikite į skirtuką „Mokėjimas tiekėjui“. Čia spustelėkite mygtuką „Pasirinkti pagal likučius“ ir nustatykite filtrą pagal norimą sandorio šalį. Iš pasirinktų prekių ir paslaugų kvitų išsirinkite Jums reikalingą ir įtraukite į išlaidų ataskaitą mygtuku „Perkelti į dokumentą“.

• Debetas 60 Kreditas 71

Šiais paprastais veiksmais kapitalizavome darbuotojo finansinę ataskaitą, atsižvelgėme į gautą PVM ir uždarėme skolą 71 sąskaitoje.

Piniginių dokumentų pirkimo išankstinė ataskaita

Trečiojo tipo avansinė ataskaita naudojama perkamiems piniginiams dokumentams atspindėti, į kuriuos įeina traukinių bilietai, lėktuvų bilietai, dovanų kuponai ir kt. Jis pildomas taip pat, kaip ir gaunant prekes bei paslaugas iš atskaitingo asmens.

Skirtuke „Kasos dokumentai“ pateikiami visi buhalterio įsigyti dokumentai, jų kiekis ir kaina.

Skirtuke „Išplėstinė“ taip pat turite užpildyti spausdinimo informaciją.

Tada spustelėkite mygtuką „Spausdinti“ ir gaukite atspausdintą išlaidų ataskaitos formą. Jame 71 balas atitiks 50 balą.