Organizacije redovito izdaju odgovorna sredstva svojim zaposlenicima. Taj novac zaposlenici troše na poslovne potrebe – putne troškove, poštanske troškove, nabavu uredskog materijala, dugotrajne imovine. Dokument koji odražava troškove odgovornih osoba naziva se predujmom. Kako napraviti avansni izvještaj u 1C 8.3 Računovodstvo korak po korak? Kako registrirati dnevnice u avansnom izvješću u 1C 8.3? Odgovorit ćemo na ova pitanja u članku.
Pročitajte u članku:
Za svakog zaposlenika kojem je isplaćen novac izrađuje se akontacijski izvještaj uz izvještaj. Sastoji se od dvije cjeline.
U prvom možete vidjeti:
- iznos duga u trenutku sastavljanja izvješća bilo od organizacije prema zaposleniku (prekoračenje), ili od zaposlenika prema tvrtki;
- koliko je novca izdano prema predujmu;
- ukupan iznos izdataka prema predujmu;
- stanje duga prema računovođi.
U drugom dijelu možete detaljno vidjeti na što je računovođa potrošio novac. Izvješće o troškovima možete napraviti u 1C 8.3 u 4 koraka.
Korak 1. Otvorite prozor "Napredna izvješća" u 1C 8.3
Idite na odjeljak “Banka i blagajna” (1) i kliknite na poveznicu “Avansna izvješća” (2).
U prozoru koji se otvori vidjet ćete popis svih avansnih izvješća. Za izradu novog izvješća o troškovima kliknite na gumb "Kreiraj" (3).
Otvara se prozor za izradu avansnog izvješća. Ovako izgleda:
Korak 2. Ispunite osnovne pojedinosti avansnog izvješća u 1C 8.3
U gornjem dijelu troškovnika ispunite polja: “Organizacija” (4), “Odgovorna osoba” (5), “Skladište” (6). Skladište se popunjava ako je računovođa kupio inventar ili dugotrajnu imovinu.
Korak 3. Ispunite odjeljke o troškovima izvješća o troškovima
- "Avansi". Ovdje odražavaju iznose izdane zaposleniku za izvješćivanje;
- "Roba". Ova kartica je dizajnirana za evidentiranje kupljene robe;
- "Povratna ambalaža." Kartica se popunjava ako je odgovorna osoba od dobavljača primila povratnu ambalažu;
- "Plaćanje". Koristite ovu karticu ako je odgovorna osoba platila dobavljaču za robu;
- "Drugo." Ova kartica odražava putne, poštanske, transportne i druge troškove koji nisu prikazani u drugim karticama.
Razgovarajmo detaljnije o ispunjavanju ovih kartica.
Predujmovi
U kartici "Predujmovi" (8) odrazite iznose izdane računovođi. Za popunjavanje u polju „Dokument avansa“ s popisa odaberite željeni blagajnički nalog. Iznos akontacije će se automatski popuniti.
Roba
Ako je računovođa kupio robu ili materijale, onda odrazite njihov naziv i cijenu na kartici "Roba" (9). U polje “Dokument (trošak)” upisuje se vrsta dokumenta s kojeg su primljene dragocjenosti, njegov broj i datum. U polju "Nomenklatura" navedite naziv robe ili materijala koje je računovođa kupio pomoću ove fakture. Također ispunite polja “Količina” i “Cijena”. 1C 8.3 sam će izračunati podatke za polje "Iznos" avansnog izvješća. „Računovodstveni račun” 1C 8.3 automatski će se odrediti, ovisno o vrsti ulaznih stavki (proizvodi, materijali, dugotrajna imovina).
Plaćanje
Ako je odgovorna osoba platila robu ili usluge iz obračunskog iznosa, ispunite karticu "Plaćanje" (10) avansnog izvješća u 1C 8.3. U polju “Dokument (trošak)” označiti vrstu dokumenta koji je plaćen. U polju "Druga strana / ugovor" odaberite dobavljača i navedite detalje ugovora s njim. U “Sadržaj” upišite svrhu plaćanja, npr. “Plaćanje baterija”. U polju Otplata duga odaberite na temelju kojeg dokumenta je izvršena uplata. Također navedite iznos uplate (polje “Iznos”).
ostalo
Ispunite karticu "Ostalo" (11) avansnog izvješća u 1C 8.3 ako podnositelj prijave prijavljuje službeno putovanje, kao i troškove prijevoza, pošte i druge troškove koji nisu prikazani u prethodnim karticama. Slično prethodnim karticama, ispunite “Troškovni list”. U polju „Nomenklatura” odaberite troškove za koje računovođa izvještava, navedite iznos troška (polje „Iznos”). Polje "Račun troškova" avansnog izvješća automatski će popuniti 1C 8.3.
Korak 4. Spremite i ispišite izvješće o troškovima iz 1C 8.3
Nakon što popunite sva polja izvješća o troškovima u 1C 8.3, možete objaviti i ispisati izvješće o troškovima. Pritisnite gumb "Prolaz" (12). Sada postoje računovodstvene stavke za izvješće o troškovima. Za ispis dokumenta kliknite gumb "Ispis" (13).
Ako je potrebno, neki zaposlenici mogu dobiti sredstva za reprezentaciju ili poslovne troškove poduzeća. Imaju pravo primiti novac na temelju naloga upravitelja koji se odnosi na odgovorne osobe, ako imaju puno ime i prezime. i pozicija su navedeni na popisu ljudi koji imaju ovu priliku.
Obrazac dokumenta
Utrošak unaprijed danog novca zaposleniku potvrđuje se primarnom knjigovodstvenom ispravom – predujmom. Obrazac je objedinjeni obrazac br. AO-1, čiji jedan dio ispunjava zaposlenik, a drugi računovođa.
Povrat obračunskih iznosa po predujmu
Određeni su rokovi za podnošenje akontacijskog izvješća odgovorne osobe u kojem je zaposlenik dužan podnijeti izvještaj o utrošenim sredstvima.
Nakon primitka sredstava, odgovorna osoba dužna je u roku ne dužem od tri radna dana od dana isteka roka na koji su sredstva izdana na račun, odnosno od dana povratka na rad, podnijeti predujm izvještaj s priloženom popratnom dokumentacijom. (klauzula 6.3 Upute br. 3210-U).
Ako zaposlenik nije u potpunosti potrošio sredstva, sastavlja se predujam za potrošeni dio s naznakom iznosa neutrošenog novca - to je povrat obračunatih iznosa prema predujmu.
Također nije rijetkost da zaposlenik prvo potroši svoj novac, zatim donese dokumente i dobije povrat novca. U tom slučaju mora se obratiti računovodstvu sa zahtjevom za nadoknadu učinjenih troškova. Računovođa također vrši takve izračune koristeći avansno izvješće. Stoga se ova situacija može pripisati i povratu iznosa impresije prema avansu.
Ako zaposlenik nije napravio nikakve troškove, vraća obračunski iznos na blagajnu i ne sastavlja avansno izvješće.
Mora se imati na umu: ako odgovorna osoba nije ispunila rok za podnošenje predujma, to se smatra kršenjem discipline gotovine (članak 15.1 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).
Postupak punjenja
Sada pobliže pogledajmo postupak popunjavanja dokumenta.
Ispunjava zaposlenik
Prednja strana.
Dakle, na prednjoj strani obrasca br. AO-1, zaposlenik mora:
Navedite naziv tvrtke i OKPO kod.
2. Unesite datum sastavljanja dokumenta i dodijelite mu broj.
3. U stupac “Izvješće u iznosu” upisujemo iznos koji je zaposlenik potrošio na potrebe kućanstva poduzeća. Na primjer, dobio je pet tisuća rubalja, a potrošio je četiri tisuće. Stoga u ovom stupcu označava četiri tisuće.
4. Navodimo naziv i šifru strukturne jedinice.
5. Nakon toga navedite svoje puno ime. odgovorna osoba, njen broj i zvanje (položaj).
6. Upisuje se svrha predujma.
7. Na lijevoj strani tablice koja se nalazi na prednjoj strani obrasca navedite iznos primljenog iznosa iz blagajne poduzeća (ili na bankovnu karticu). Ako je potrebno, navedite iznos novca izdanog u stranoj valuti.
8. Navodimo ukupan iznos primljenih sredstava.
9. Označavamo iznos potrošen na poslovne potrebe poduzeća.
10. Navedite iznos stanja.
Obrnuta strana.
11. Na poleđini obrasca, u stupcima 1-6, zaposlenik mora navesti sve dokumente (potvrde o prodaji, blagajničke račune i sl.) koji potvrđuju troškove koje je izvršio zaposlenik, s naznakom potrošenih iznosa. Dokumenti moraju biti numerirani prema redoslijedu kojim su navedeni u troškovniku.
Sada o tome koje podatke zaposlenik treba unijeti u odgovarajuće stupce:
- 1 — broj plaćanja dodijeljen dokumentu koji potvrđuje troškove;
- 2 - datum provjere;
- 3 — broj čeka;
- 4 - naziv dokumenta koji potvrđuje troškove;
- 5 - ovdje se upisuje iznos nastalih troškova u rubljima;
- 6 - po potrebi se popunjava. Označava iznos nastalog troška u stranoj valuti;
- redak “Ukupno” označava ukupni iznos troškova.
12. Nakon što je zaposlenik ispunio tražena polja, dužan je staviti svoj potpis na obrascu uz prijepis. Zatim dokument trebate predati u računovodstvo. Računovođa će provjeriti je li obrazac ispravno ispunjen.
Popunjava računovođa
Prednja strana.
13. Nakon primitka obrasca, računovođa mora osigurati da je ispravno ispunjen. Ako se ne pronađu pogreške, računovođa to bilježi u stupcu "izvješće ovjereno" i potpisuje.
Nakon toga računovođa nastavlja dalje ispunjavati obrazac.
15. Računovođa popunjava odvojivi dio obrasca, potpisuje ga i daje zaposleniku
Obrnuta strana.
16. Računovođa bilježi podatke u stupce 7 i 8. Ovdje su navedeni iznosi troškova koji su prihvaćeni za računovodstvo. U stupac 9 upisuju se brojevi knjigovodstvenih računa koji se terete za iznos izdataka. Iznosi koje su naveli zaposlenik i računovođa moraju biti isti.
Nakon toga računovođa ispunjava prednju stranu izvješća o troškovima.
Prednja strana.
17. Na prednjoj strani desne tablice računovođa upisuje sljedeće podatke:
- stanje ili prekoračenje prethodnog predujma;
- iznos predujma primljen od blagajne poduzeća;
- iznos potrošenog novca;
- stanje ili prekoračenje iznosa predujma;
- knjigovodstveni unos - podaci se preuzimaju iz podataka u stupcu 9 koji se nalazi na poleđini.
19. Ravnatelj odobrava dokument i vraća ga u računovodstvo. Nakon toga se čuva u računovodstvu poduzeća 5 godina. Nakon tog razdoblja se uništava.
Uzorak možete preuzeti na našoj web stranici.
Obračunski iznosi novca, transferi ili dokumenti knjiže se u računovodstvu različiti putevi. Vrsta predujma može ovisiti o namjeni za koju je imovina izdana zaposleniku, kao io vrsti djelatnosti samog poduzeća.
Za rješavanje problema koje postavlja uprava poduzeća, nekim zaposlenicima može se izdati odgovorna imovina, koja uključuje:
- iznosi novca;
- bezgotovinska sredstva prenesena na bankovni račun ili karticu;
- novčana dokumentacija.
Zaposlenici koji su primili imovinu dužni su pružiti u računovodstvo, koje će naznačiti za koje namjene i u kojem iznosu su sredstva utrošena. Nakon toga dokument provjerava računovođa i unosi ga u računovodstvene evidencije poduzeća prema određena shema.
Prema zakonu, izvješća mogu primati zaposlenici na puno radno vrijeme i slobodnjaci, kao i treće osobe ako je to navedeno u dokumentima o računovodstvenim politikama.
Kako pravilno voditi
Knjigovodstvo za podizvještaje provodi se prema brojati 71, prema kojem se izdavanje sredstava knjiži kao dugovanje (Dt), a otpis kao odobrenje (Ct).
Moraju se izvršiti računovodstvena knjiženja za svaku transakciju imovine. Primjerice, tvrtka je dala 10.000 zaposleniku za kupnju opreme za glačanje, ovako bi izgledala dokumentacija:
Postoje i druge vrste knjiženja - njihov izbor ovisi o vrsti operacija s izvješćem i namjeni za koju je namijenjen.
Zaprimanje sredstava iz blagajne poduzeća od strane zaposlenika: Dt 71 Kt 50, osnova - blagajnički nalog.
Prijenos novca s blagajne tvrtke na bankovni račun ili karticu zaposlenika: Dt 71 Kt 51, 52 ili 55, baza – .
Izdavanje putne isprave upućenom radniku: Dt 71 Kt 50-3.
Povrat neutrošenih sredstava od strane zaposlenika: Dt 50, 51, 52 ili 55, osnova - dioničko društvo radnika, blagajnički nalog za preostali iznos, izvod iz banke.
Naknada zaposleniku osobnih sredstava utrošenih za kupnju materijalnih stvari za tvrtku: Dt 08, odnosno 15, Kt 71, osnova - predujam i potvrda o prijemu.
Troškovi tvrtke za putovanja zaposlenika: Dt 20, 23, 25, 26, 29 ili 44 Kt 71, osnova - dd, dokumenti koji potvrđuju troškove (čekovi, potvrde, itd.).
Obračun PDV-a (porez na dodanu vrijednost) za dd: Dt 19 Kt 71, osnova – dd i račun.
Izdavanje prekomjernog rashoda zaposleniku: Dt 71 Kt 50 ili 51, osnova - Nalog za obračun gotovine (GSO) i Nalog za plaćanje.
Zasebno treba uzeti u obzir iznose koje zaposlenik nije vratio na vrijeme. To se radi knjiženjem na uskratu potrebnog iznosa novca od plaće zaposlenika. To se evidentira dugovnom 70 i potražnom 73, a osnovica je platni listić.
Rok za predaju i predaju
Svi rokovi za podnošenje predujmova moraju se dogovoriti s poslodavcem prije isplate sredstava iz blagajne poduzeća. U izjavi upućenoj upravitelju, zaposleniku koji prijavljuje mora naznačiti:
- svrhu za koju se imovina uzima;
- iznos novca koji treba prijaviti;
- rok za podnošenje predujma.
Zahvaljujući ovim važnim točkama, poslodavac će moći brzo odrediti rok za podnošenje dioničkog društva, a računovođa će lako izvršiti potrebne unose.
Zaposlenici koji su primili sredstva od društva dužni su podnijeti predujam u roku od 3 dana nakon završetka razdoblja navedenog u dokumentu o oslobađanju imovine. Ako je izvješće sastavljeno tijekom dugog odsustva osobe s radnog mjesta (zbog poslovnog putovanja, godišnjeg odmora, bolovanja itd.), tada se unaprijed izvješće (AO) dostavlja najkasnije 3 dana nakon povratka.
Izjava
U trenutku podnošenja dokumenata u računovodstvo, zaposlenik koji je preuzeo imovinu pod izvještajem mora napisati potvrdu. Ukazuje da je dostavio sve što je potrebno i da je izvješće prihvaćeno na provjeru. Na potvrdi o primitku mora biti potpisano sljedeće:
- zaposlenik koji izvještava;
- direktor tvrtke;
- Glavni računovođa;
- odgovorni službenik.
Nakon rada provjere, računovođa odobrava paket dokumenata od upravitelja i prima njegov potpis.
Skladištenje
Nakon što je računovođa tvrtke potvrdio primljeno izvješće i izvršio odgovarajuće unose, bilančni iznosi se vraćaju ili zadržavaju, dokument se šalje na pohranu.
Prema člancima Poreznog zakona Ruske Federacije, avansna izvješća u komercijalnim ili nedržavnim poduzećima pohranjuju se različito vrijeme ovisno o vrsti papira:
- 4 godine– rok čuvanja računovodstvenih i poreznih izvješća, izvoda, akontacija na temelju kojih se obračunavaju porezi;
- 10 godina– razdoblje primarne dokumentacije u kojem se rashodi zbog nastalih gubitaka prenose u naredna razdoblja;
- 5 godina– za početna prethodna izvješća.
U državnim organizacijama ove vrste dokumenata moraju se čuvati najmanje 5 godina.
U fazi provjere dostavljenog izvješća o troškovima, računovođa može otkriti da je zaposlenik potrošio više sredstava od onih koje je izdala tvrtka. U ovom slučaju poduzeće mora vratiti razliku zaposlenik.
Prekomjerna potrošnja se može nazvati:
- situacija u kojoj je zaposlenik u potpunosti izvršio zadatke koje je menadžment postavio prilikom izdavanja obračunske imovine, a potrošeno je više sredstava;
- situacija u kojoj je zaposlenik predočio dokaze o osobnim troškovima - čekovi, računi, jamstveni listovi koje je on platio, itd.
Knjigovodstvo prekoračenja izdataka provodi se izdavanjem naloga za gotovinu (na obrascu KO-2) za iznos koji je jednak naknadi osobnih troškova zaposlenika. Sredstva se izdaju iz blagajne društva i ne podliježu porezima, doprinosima za osiguranje i mirovinskim doprinosima.
Pravila održavanja dioničkog društva
Algoritam za rad s dioničkim društvima konvencionalno je podijeljen na 12 jednostavnih koraka:
- Podnošenje zahtjeva zaposlenika za primanje obračunate imovine.
- Izdavanje sredstava iz blagajne poduzeća.
- Usmjeravanje primljenih sredstava od strane radnika za namjene navedene u prijavi.
- Popunjavanje obrasca predujma u obrascu AO-1 (zajednički za sve kategorije poduzeća).
- Prilaganje dd dokumenata koji potvrđuju prekomjernu potrošnju zaposlenika.
- Registracija potvrde za podnošenje svih potrebnih dokumenata u računovodstvo.
- Početak revizije dd u odjelu računovodstva.
- Utvrđivanje je li obrazac ispravno ispunjen, postoje li mrlje, ispravci ili potpisi trećih strana.
- Izrada svih potrebnih knjigovodstvenih knjiženja.
- Potvrda o legitimnosti dostavljenih čekova ili potvrda - dokaz o prekoračenju.
- Završetak inspekcije dd, podnošenje dokumenata na odobrenje upravi.
- Slanje JSC na skladištenje.
Prisutnost bilo kakvih mrlja ili ispravaka u dokumentu obvezuje računovođu da ga ne prihvati na razmatranje. Sukladno tome, iznos prikazan u njemu automatski se smatra nepotvrđenim u rashodu i zadržava se od plaće zaposlenika koji podnosi izvještaj. Zato treba biti oprezan pri ispunjavanju obrasca od strane zaposlenika i pomnoj provjeri od strane računovođe.
zaključke
Predujam je jedan od rijetkih dokumenata koji godinama ne mijenja svoju namjenu i oblik. Dakle, praksa državnih i nedržavnih tvrtki to dokazuje važnost pri radu s bilo kojim novčanim sredstvima iz blagajne. Ovaj jedini dokument, čime se potvrđuje namjensko korištenje sredstava od strane zaposlenika, a time i njegovo zakonito ponašanje.
Pri započinjanju registracije obveznih sredstava i dovršavanju računovodstvene revizije, upravitelj mora gledaj pažljivo sve dokumente, budući da on zadržava pravo smanjiti ili produžiti razdoblje za pružanje AO za određenog zaposlenika. Također, njegov potpis na paketu papira u trenutku odobrenja automatski dokazuje da su sve kontroverzne i konfliktne situacije s ostatkom imovine riješene i da strane nemaju potraživanja jedna prema drugoj.
Sve nijanse sastavljanja unaprijed izvješća u programu 1C prikazane su u nastavku.
U računovodstvu. Njegova glavna svrha je potvrditi iznos koji je potrošila odgovorna osoba.
Dvostrani jedinstveni obrazac br. AO-1 - jedinstveni obrazac za svaku pravnu osobu bilo kojeg oblika vlasništva. Jedina iznimka su državni službenici koji od 2002. godine koriste poseban obrazac “0504049”.
Odgovornost za izradu avansnog izvješća pada na svakog zaposlenika koji prima novac za službeno putovanje ili kupnju bilo kojeg materijala ili proizvoda (na primjer, uredskog materijala ili hrane).
Prethodno izvješće upućenog zaposlenika
Kako pravilno pripremiti unaprijed izvješće ako je zaposlenik poslan od strane organizacije da obavi neki zadatak u drugom gradu?
Službeni put je putovanje zaposlenika radi obavljanja radnih zadataka izvan sjedišta poduzeća. Nikada ne ostaje bez troškova koji podliježu naknadi zaposleniku sukladno važećem zakonodavstvu.
Putni troškovi mogu uključivati:
- Povratno putovanje, ali samo ako zaposlenik ima karte.
- Najam stambenog prostora (obavezno predočiti čekove ili račune).
- Dodatni troškovi uključeni u dnevnicu.
- Telefonski razgovori, poštanske pošiljke, mjenjačnice, tranzitne i provizijske naknade, karte za prtljagu i bilo koji drugi događaj bez kojeg se glavna svrha putovanja neće postići.
Svi gore navedeni troškovi moraju biti dokumentirani. Ako govorimo o dnevnicama, njihov iznos obično je naveden u nalogu ili u propisima o službenim putovanjima izdanim u svakom poduzeću. Iznos se može razlikovati ovisno o tome gdje je zaposlenik otišao: unutar regije, u drugi konstitutivni entitet Ruske Federacije ili u inozemstvo.
Zakon ne utvrđuje maksimalnu dnevnu naknadu, ali ako njezina vrijednost unutar zemlje prelazi 700 rubalja, a izvan nje - 2500 rubalja, tada se moraju oporezivati porezom na osobni dohodak. Problemi s tim kako pravilno sastaviti avansno izvješće nakon povratka s poslovnog putovanja ne bi se trebali pojaviti. Rok za podnošenje dokumenta je najviše tri dana od dana prispijeća. Ako obračunski iznos nije u potpunosti potrošen, tada se razlika mora vratiti u blagajnu blagajničkim nalogom, a ako je, naprotiv, došlo do prekoračenja, tada se radniku sve nadoknađuje blagajničkim nalogom.
Koje su posljedice netočno ispunjenog troškovnika?
Zaposlenik mora ispravno izvršiti prijavu u roku od tri dana, inače nadzorno tijelo može taj iznos smatrati dohotkom na koji se moraju obračunati porez na dohodak i premije osiguranja.
Usput, usvajanje nove verzije zakona br. 290-FZ od 3. srpnja 2016. uvodi neke prilagodbe, na primjer, ozbiljnu novčanu kaznu za pružanje neispravnog čeka. Također se planira početak korištenja posebnih bankovnih kartica koje zadovoljavaju međunarodne standarde Visa i MasterCard za plaćanje putnih troškova.
Opća pravila
Kako pravilno pripremiti avansni izvještaj? Samo trebate slijediti svaku od sljedećih točaka:
1. Izvješće mora biti sastavljeno najkasnije u roku od tri radna dana od trenutka:
- isteklo je razdoblje koje su zaposlenici naveli u zahtjevu za izdavanje sredstava;
- zaposlenik se vratio na posao ako je istek razdoblja za koji je novac izdan bio zbog odmora ili bolesti;
- zaposlenik se vratio sa službenog puta.
2. Za pripremu izvješća trebate koristiti jedinstveni obrazac br. AO-1 ili obrazac prihvaćen od strane poduzeća.
3. Zaposlenik, zajedno s računovođom koji zna pravilno sastaviti troškovnike (primjer je jasno dostupan u korištenom programu), mora ispuniti dokument.
4. Menadžer je odgovoran za odobravanje izvješća.
5. Svaki dokument o predujmu mora biti popraćen čekovima, fakturama, kartama i drugim dokumentima koji potvrđuju da je osoba stvarno potrošila obračunata sredstva.
Postupak punjenja
Kako pravilno pripremiti avansni izvještaj?
Prvi ili prednji dio mora ispuniti računovođa. Nemoguće je učiniti bez navođenja pojedinosti dokumenta (broj i datum), podataka o poduzeću i odgovornim osobama, iznosa predujma, sažetih podataka: utrošenih sredstava i računovodstvenih računa, na temelju kojih se može procijeniti kretanje i otpis. Osim toga, ovdje treba navesti prekoračenje ili vraćene neiskorištene predujmove.
Drugi dio je potvrda o otkinu koja pokazuje da je izvješće o troškovima prihvaćeno za provjeru. Nakon što ga ispuni, računovođa ga mora odrezati i predati zaposleniku koji podnosi izvještaj.
Treći dio (naličje obrasca AO-1) popunjava se zbirno. Zadatak izvješćivača je prikazati detalje i priložiti svaki ispravno izvršeni račun za avansno izvješće. Računovođa će samo morati ispuniti iznos i računovodstveni račun, koji će odražavati potrošeni novac.
Dokument mora sadržavati potpise zaposlenika, računovođe i glavnog računovođe. Tek nakon toga upravitelj to može odobriti.
Opravdano prekoračenje
Kako ispravno dokumentirati prekoračenje u avansnom izvješću? Prvo morate provjeriti je li opravdano:
- trošenje više od dodijeljenih sredstava bilo je potrebno za izvršenje zadatka u ime nadređenih;
- Zaposlenik ima popratnu dokumentaciju.
Ako barem jedan uvjet nije ispunjen, tada se iznos novca ne vraća.
Postupak naknade prekoračenja na blagajni
U slučaju prekoračenja, računovođa se suočava s pitanjem: kako pravilno pripremiti avansno izvješće. Broj KO-2 lako se može pronaći na golemim prostranstvima interneta. Pojedinosti ovog dokumenta moraju biti navedene u izvješću - redak "Prekomjerni izdaci izdani po nalogu za gotovinu."
Rok za naknadu viška utrošenih sredstava zaposlenika nije utvrđen zakonom. Stoga, ako računovođa nije odmah naznačio podatke o troškovnom nalogu u troškovniku, to neće povlačiti za sobom nikakve kazne.
Uvjeti za naknadu prekoračenja na platnoj kartici
Trenutno gotovo sve organizacije prenose plaće zaposlenika na bankovnu karticu. Je li moguće na isti način radniku vratiti prekoračenje po akontaciji?
Zakonodavstvo nema jasan odgovor. Sam dokument predlaže samo jedan oblik naknade prekomjerno utrošenog obračunskog iznosa - gotovinu.
Središnja banka Rusije dijelila je isto mišljenje 2006. godine u svom pismu br. 36-3/2408. Istodobno, njegov dopis od 24. prosinca 2008. br. 14-27/513 sadrži informaciju da pitanje: je li moguće koristiti bankovnu karticu za izračun obračunskog iznosa nije u nadležnosti Središnje banke . Tada mrežno poduzeće mora samostalno rješavati svoje probleme u ovom slučaju. A kako regulatorna agencija nema nepotrebnih pitanja, preporučuje se korištenje blagajne.
Kako nadoknaditi osobni novac zaposlenika?
Zaposlenik organizacije može otići kupiti potrebnu robu (radove, usluge) o vlastitom trošku. U tom slučaju nije potrebno ispunjavati avansno izvješće. Kako ispravno izvršiti gore navedene korake?
Dovoljna je prijava i računi koji potvrđuju kupnju, računi, obrasci stroge prijave, putne isprave i sl.).
Izrada avansnog izvješća u 1C
Svaki bi računovođa trebao biti upoznat s takvim dokumentom kao što je izvješće o troškovima. Kako se pravilno registrirati u 1C? Mjesto dokumenta u programu je dio “Banka i blagajna”.
U stvorenom prozoru prvo morate navesti podatke o organizaciji i odgovornim osobama. Gumb "Dodaj" učinit će dostupnom tablicu u kojoj trebate prikazati sve podatke o izdanim sredstvima.
Postoje tri vrste avansa:
- Ovo uzima u obzir zrakoplovne i željezničke karte, bonove, poštanske marke itd.
- Unovčiti. Glavna svrha dokumenta je otpis gotovine.
- Provjeravanje računa. Dokument je neophodan kako bi se uzelo u obzir terećenje bezgotovinskog iznosa s tekućeg računa tvrtke.
Za generiranje podataka o izdavanju gotovine potrebno je započeti kreiranjem novog naloga za gotovinu. Nakon popunjavanja dokument treba isprintati i predati odgovornoj osobi da ova popuni redak o primitku sredstava i potpiše se. Tek nakon toga možete spremiti i objaviti dokument.
U tabelarnom dijelu naloga za isplatu gotovine treba navesti podatke o robi i materijalu koju je odgovorna osoba kupila. Ukoliko je kupnju robe pratilo izdavanje računa, tada morate označiti SF zastavicu, odabrati Dobavljača i ispuniti njegove podatke.
Odjeljak “Povratna ambalaža” zahtijeva ispunjavanje podataka o ambalaži koju Dobavljač čeka natrag.
U odjeljku "Plaćanje" bilježe se iznosi plaćeni dobavljaču za prethodno kupljenu robu. Izdani predujam se odražava knjiženjem D 60,02 K 71,01.
Kartica “Ostalo” je namijenjena za obračun ostalih troškova odgovorne osobe (službeni put, putovanja, troškovi goriva i dr.).
Izvješće o troškovima je tako poznat i jednostavan dokument na prvi pogled, ali ipak, kada rade s njim, korisnici programa 1C: Računovodstvo 8, izdanje 3 često imaju razna pitanja. U našem novom članku ćemo pogledati gdje pronaći, kako ispuniti ovaj dokument i koje transakcije čini.
Dakle, počnimo s tim da u pravilu prvo dajemo novac odgovornoj osobi ili iz blagajne ili ga doznačimo s tekućeg računa. Da bi program radio ispravno i automatski, to mora biti učinjeno ispravno.
Podizanje gotovine(RKO) kreiramo s vrstom operacije Izdavanje odgovornoj osobi:
Kod terećenja tekućeg računa također odabiremo odgovarajuću vrstu operacije Prijenos na odgovornu osobu:
Nakon što nam je naš računovođa donio sve vrste dokumenata, potrebno je sastaviti avansno izvješće. Ovaj dokument se nalazi u odjeljku Banka i blagajna:
Izrađujemo novo izvješće o troškovima. Ispunjavamo organizaciju, odgovornu osobu, a prilikom knjiženja robe obavezno navesti skladište. Nakon popunjavanja pojedinosti dokumenta, prelazimo na pregled svake kartice Predujmnog izvješća.
Prva hipoteka Predujmovi. Ovdje moramo navesti dokumente s kojima je novac izdan odgovornoj osobi i o čemu sastavljamo zapisnik. To može biti gotovinsko plaćanje ili otpis s računa:
A kod odabira avansnih dokumenata bit će važno kako smo to pitanje formalizirali u programu. Budući da program automatski odabire gotovinske naloge ili zaduženja s tekućeg računa samo za određenu osobu i pripadajuću vrstu transakcije!
Oni. ako smo odabrali npr. tip transakcije drugi otpis i naznačili konto 71, onda smo naravno dobili ispravno knjiženje, ali program neće moći odabrati te dokumente u rashodu.
Sada idemo na knjižnu oznaku Roba. Ova kartica se popunjava ako je naš zaposlenik kupio neku robu, odmah je platio i želimo je primiti u računovodstvo s predujmom bez korištenja računa 60. Štoviše, ako je dobavljač iskazao PDV, koji ćemo prihvatiti za odbitak, tada ovdje , kada označite potvrdni okvir SF i ispunite podatke o računu, program će automatski generirati primljeni račun nakon izvršenja:
Kakva knjiženja dokument čini u ovom slučaju? Pogledajte kako je zanimljivo. Kapitalizirali smo robu na 41 račun, zaobilazeći 60. Usput, ako umjesto robe trebate kapitalizirati materijale, samo trebate promijeniti računovodstveni konto u dokumentu ili za automatsko popunjavanje računovodstvenih računa, voditi referentnu knjigu stavki ispravno. Možete pročitati kako postaviti računovodstvene račune u našem članku Računovodstvo stavki.
Knjižna oznaka Povratna ambalaža popunjava se ako primimo robu u kontejnerima koju je potrebno vratiti dobavljaču. Ova situacija je izuzetno rijetka, pa predlažem da je ne uzimate u obzir.
Ako želimo plaćati dobavljača kroz avansno izvješće i istovremeno sastaviti dokument posebno u programu Potvrda (akt, faktura) onda za ovo trebate koristiti knjižnu oznaku Plaćanje. Ovdje je također važno ispravno ispuniti podatke dokumenta o plaćanju, dobavljača i ugovora. I ovdje više ne navodimo fakturu. Odražava se kada se faktura generira.
U ovom slučaju, unosi dokumenta bit će sljedeći:
Oni. Još jednom skrećemo pozornost da je za isti račun potrebno popuniti samo jedan tab u avansu ILI Roba ILI Plaćanje. U protivnom će se iznosi transakcija udvostručiti.
Pa, zadnja kartica u izvješću o troškovima je ostalo. Ovdje se u pravilu prikazuju putni troškovi, troškovi karte, naknade za dobivanje nekih potvrda i poštarina. Ako, na primjer, trebamo odbiti PDV dodijeljen u karti, tada moramo dovršiti ovu operaciju na isti način kao što smo to učinili na kartici Proizvodi. Oni. potvrdite okvir SF, ispunite sve podatke računa i kod izrade predujma program će sve napraviti automatski: generirati račun, označiti i prihvatiti PDV za odbitak:
U istom odjeljku za svaki trošak važno je ispravno naznačiti konto troškova na koji će se ti rashodi i svi podračuni pripisati:
U ovom slučaju dokument sadrži sljedeće unose:
Sada pogledajmo ispisani oblik dokumenta. Po gumbu Pečat dobivamo objedinjeni obrazac koji odražava iznos akontacije plaćene radniku, iznos potrošenog novca i dug odgovorne osobe.
U našem slučaju novac za prijavu izdali smo u dva iznosa: iz blagajne i s tekućeg računa. Djelatnik se nije prijavio za cijeli iznos, pa nam je ostao dužan 9100. Naravno, ipak je bolje provjeriti obračune s odgovornim osobama za SOL na računu 71:
To znači da sve što moramo učiniti je izdati povrat neiskorištenih sredstava blagajni. Najprikladniji i najbrži način je kreiranje dokumenta Račun na temelju prethodnog izvješća:
Pri ovakvom generiranju dokumenta program će sve učiniti sam: odabrati ispravnu vrstu operacije, odgovornu osobu, unijeti točan iznos koji djelatnik mora vratiti, pa čak i automatski popuniti sve detalje ispisanog obrasca:
I na kraju, provjerimo SOL brojanjem 71:
Sve je u redu. Svi obračuni s odgovornima su zatvoreni.
To je sve što sam vam htio reći o ispunjavanju dokumenta. Unaprijed izvješće. Kao što vidite, ako pažljivo ispunite sve pojedinosti i parametre, sam program će vam pomoći da sve učinite ispravno.
Ako imate pitanja, pišite nam. Hvala vam što ste s nama.
