Авансовий звіт у 1С служить на підтвердження співробітником (підзвітною особою) витраченої суми грошей, виданих йому раніше авансом. Розглянемо покрокову інструкцію на прикладі, як правильно зробити, заповнити та провести авансовий звіт у 1С Бухгалтерії 8.3 (3.0).
До речі! Заповнення авансового звіту 1С 8.2 (2.0) нічим не відрізняється. Ви можете сміливо використовувати цю інструкцію для старих версій програми.
Як зробити новий авансовий звіт
Щоб створити та заповнити «Авансовий звіт» у 1С 8.3, заходимо в меню «Банк та каса», пункт «Авансові звіти». У формі списку натискаємо кнопку "Створити". Відкриється форма нового документа.
Аванс може оформлятися на такі цілі:
- поштові витрати;
- придбання зворотної тари;
- розрахунки з постачальниками;
У документі дані операції відображаються у відповідних закладках.
Перша закладка "Аванси" служить для відображення отриманих авансів. Для зразка я спеціально заздалегідь створив документ «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Видача підзвітній особі» та додав його до табличної частини «Аванси» ().
Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:
Отже, бачимо, що з співробітником Базіним А.В. числиться невитрачений аванс у вигляді 1000 крб.
В одному «Авансовому звіті» можна відобразити всі передбачені операції для списання з підзвітної особи виданого йому авансу.
Припустимо, що на цю суму він придбав:
- миша оптичну - 200 руб.;
- зробив передоплату постачальнику - 600 руб.;
- заправив машину бензином - 200 руб.
Усі ці дані заносимо до документа.
Як бачимо, у підзвітної особи відбувся перевитрата на 100 руб. Тепер авансовий звіт можна провести та роздрукувати:
За потреби деяким співробітникам можуть видаватися кошти на представницькі чи господарські витрати підприємства. Отримати гроші вони мають право на підставі наказу керівника про підзвітних осіб, якщо їх П.І.Б. та посада вказана у списку людей, які мають таку можливість.
Форма документа
Витрати грошей, що видаються співробітнику авансом, підтверджується за допомогою первинного облікового документа — авансового звіту. Бланк є уніфікованою формою № АТ-1, одну частину якого заповнює співробітник, другу — бухгалтер.
Повернення підзвітних сум за авансовим звітом
Є певні терміни здачі авансового звіту підзвітною особою, у яких працівник зобов'язаний звітувати про витрачені кошти.
Після отримання коштів підзвітна особа зобов'язана у строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення строку, на який видано кошти під звіт, або з дня виходу на роботу, пред'явити авансовий звіт з виправдувальними документами, що додаються (п. 6.3 Вказівки № 3210- У).
Якщо працівник не повністю витратив кошти, на витрачену частину складається авансовий звіт, у ньому вказується сума невитрачених грошей — це повернення підзвітних сум за авансовим звітом.
Також нерідкі ситуації, коли працівник спочатку витратив власні кошти, потім приніс документи та отримує відшкодування. І тут він має звернутися до бухгалтерії із заявою про відшкодування понесених витрат. Такі розрахунки бухгалтер також здійснює за допомогою авансового звіту. Тому і цю ситуацію можна віднести до повернення підзвітних сум за авансовим звітом.
Якщо ж співробітник взагалі не здійснив жодних витрат, він повертає до каси підзвітну суму та авансовий звіт не складає.
Необхідно пам'ятати: якщо термін подання авансового звіту підзвітною особою не дотримано, це вважається порушенням касової дисципліни (ст. 15.1 КоАП РФ).
Порядок заповнення
Тепер докладно розглянемо порядок заповнення документа.
Заповнює співробітник
Лицьова сторона.
Отже, на лицьовій стороні форми № АТ-1 працівнику необхідно:
Вказати найменування фірми та код по ОКПО.
2. Проставити дату складання документа та присвоїти номер.
3. У графу «звіт у сумі» вносимо суму, яку працівник витратив на госп потреби підприємства. Наприклад, йому було видано п'ять тисяч карбованців, а він витратив чотири тисячі. Тож у цій графі він вказує чотири тисячі.
4. Вказуємо найменування та код структурного підрозділу.
5. Після цього вказуємо П.І.Б. підзвітної особи, її табельний номер та професію (посада).
6. Вписуємо призначення авансу.
7. У лівій стороні таблиці, розташованої на лицьовій стороні форми, вказуємо розмір суми, отриманої з каси підприємства (чи банківську картку). За потреби вказуємо розмір виданих у валюті грошей.
8. Вказуємо підсумкову суму отриманих коштів.
9. Вказуємо суму, витрачену на господарські потреби підприємства.
10. Вказуємо розмір залишку.
Зворотній бік.
11. На зворотному боці бланка у графах 1-6 працівник повинен перерахувати всі документи (товарні, касові чеки тощо), що підтверджують вироблені працівником витрати, із зазначенням витрачених сум. Документи мають бути пронумеровані згідно з порядком їх перерахування в авансовому звіті.
Тепер про те, яку інформацію працівнику слід внести до відповідних граф:
- 1 — номер п/п, наданий документу, що підтверджує витрати;
- 2 - дата складання чека;
- 3 - номер чека;
- 4 - найменування документа, що підтверджує витрати;
- 5 - сюди вноситься сума виробленої витрати в рублях;
- 6 - заповнюється за потреби. У ньому вказується сума виробленої витрати на іноземній валюті;
- у рядку «Разом» вказується загальна величина витрат.
12. Після того, як співробітник заповнив необхідні поля, він повинен поставити у бланку свій підпис із розшифровкою. Далі необхідно передати документ до бухгалтерії. Бухгалтер перевірить правильність заповнення.
Заповнює бухгалтер
Лицьова сторона.
13. Бухгалтер після отримання бланка повинен переконатися у правильності його заповнення. Якщо помилок виявлено не буде, у графі «звіт перевірено» бухгалтер робить запис про це та ставить свій підпис.
Після цього бухгалтер переходить до подальшого заповнення бланку.
15. Бухгалтер заповнює відривну частину бланка, підписує її та передає працівникові
Зворотній бік.
16. Бухгалтер записує інформацію до граф 7 і 8. Тут зазначаються суми витрат, прийнятих до обліку. У графі 9 зазначаються номери бухгалтерських рахунків, що дебетуються на суми видатків. Суми, які вказали працівник та бухгалтер, мають бути однаковими.
Після цього бухгалтером заповнюється лицьова сторона авансового звіту.
Лицьова сторона.
17. На лицьовій стороні у правій таблиці бухгалтер вносить такі відомості:
- залишок чи перевитрата попереднього авансу;
- розмір авансу, одержаного з каси підприємства;
- кількість витрачених коштів;
- залишок чи перевитрата авансових сум;
- бухгалтерський запис - інформація береться з даних графи 9, яка знаходиться на зворотному боці.
19. Директор затверджує документ та повертає його до бухгалтерії. Після цього він зберігається у бухгалтерії фірми 5 років. Після цього терміну знищується.
Завантажити зразок можна на нашому сайті.
Досить часто, у господарську діяльність організації, співробітникам фірми видаються у підзвіт готівку і безготівкові (також фінансові документи). Які використовуються на оплату господарських потреб підприємства, на придбання проїзних квитків, на оплату готельних послуг при відрядженнях. Список, куди можуть бути використані підзвітні кошти дуже великий, він не регламентований. Давайте в цій статті розглянемо тему, де знаходиться і .
Як знайти авансовий звіт у програмі 1С
Щоб знайти авансовий звіт, необхідно вибрати в головному меню програми «1С: Бухгалтерія» версія 8 інтерфейс Таксі розділ «Банк і каса», далі в блоці «Каса» знайти позицію «Авансовий звіт». Після цих дій ви потрапляєте до журналу «Авансові звіти». Далі натискаєте кнопку «Створити».
На екрані з'являється авансовий звіт, який необхідно заповнити, на підставі зданих до бухгалтерії підприємства первинних документів, прикріплених до авансового звіту.
Заповнення авансового звіту у програмі 1С
У шапці документа заповнюються такі поля:
- Дата;
- Номер;
- Організація;
- Підзвітна особа може бути співробітником організації або фізичною особою, яка діє за довіреністю;
- Склад, вибирається у разі, якщо купуються товарно — матеріальні цінності, які надалі здаються складу матеріально – відповідальній особі.
Документ, у табличній частині, має кілька закладок, вони заповнюються залежно від доданих документів до авансового звіту та отриманих коштів підзвітною особою:
- Аванси;
- товари;
- Поворотна тара;
- Оплата;
- Інше.
Для того, щоб автоматично заповнилася перша закладка, у табличній частині документа при отриманні підзвітною особою авансу необхідно авансовий звіт створити на підставі. Це можливо при виборі "Створити на підставі" двох позицій, одна з яких "Видача готівки", інша "Списання з розрахункового рахунку".
На першій закладці також заповнюється позиція при видачі фінансових документів у підзвіт, це може бути, наприклад, проїзний квиток придбаний організацією.
Можна не створювати авансовий звіт на основі операцій, внесених до бази, а вибрати вручну документ на отримання авансу в підзвіт, натиснувши кнопку «Додати». Після цих дій стає активним поле у табличній частині першої закладки «Аванси».
При придбанні товару за готівку з підзвітної суми необхідно заповнити другу закладку, яка називається «Товари».
При цьому в табличній частині документа потрібно внести такі дані як:
- документ витрати;
- Номенклатуру товару, що вибирається з довідника;
Будьте уважні, якщо цього товару немає у довіднику «Номенклатура», то на нього потрібно попередньо заповнити картку, в якій вказується найменування, одиниця виміру та інші реквізити.
- Кількість;
- Ціну;
- Ставку ПДВ;
- Найменування постачальника, викрутити з довідника «Контрагенти»;
- Реквізити счёт-фактури;
- Рахунки обліку витрат та рахунок ПДВ.
Сума та всього заповниться автоматично.
При оплаті за товар чи послуги контрагентам з підзвітних коштів заповнюється четверта закладка в авансовому звіті, яка називається «Оплата». При її натисканні відкривається таблична частина, у якій потрібно заповнити такі дані як:
- Документ витрати, це назва документа;
- Контрагент та договір;
- Зміст операції заповнюється вручну, без посилання на довідник.
Рахунки розрахунків, куди буде віднесена сума витрат, проставляються автоматично, це рахунок 60 «Постачальники і підрядники», але це рахунок можна змінити, пославшись на довідник « ».
П'ята закладка «Інші» заповнюється не лише у випадках надання документів, пов'язаних з відрядженням співробітника, а й з оплатою господарських потреб підприємства та інших витрат.
Як і на інших закладках, заповнюється:
- документ (витрати);
- Номенклатура;
- Сума ПДВ;
- Усього заповнюється автоматично;
- Постачальник;
- Встановлюється ознака в стовпці «СФ», чи є рахунок-фактура чи ні;
- Встановлюється ознака в стовпці БСО, що це бланк суворої звітності чи ні;
- Заповнюються реквізити счёт-фактури;
- Вибирається з плану рахунків бухгалтерського обліку рахунок витрат за БУ (бухгалтерський облік), а також з довідника вибирається субконто витрат;
- Вибирається із плану рахунків податкового обліку рахунок витрат за НУ (податковий облік), і навіть з довідника вибирається субконто витрат;
- Вибирається рахунок обліку ПДВ.
У процесі ведення господарську діяльність кожне підприємство має право видавати своїм співробітникам кошти під звіт. Працівник, у разі названий підзвітною особою, повинен надати звіт про використання виданих коштів і додати до нього документи, що підтверджують витрати. У цій статті ми познайомимо Вас з особливостями розрахунків із підзвітними особами, а також з порядком відображення авансових звітів у проводках.
Згідно з Податковим кодексом, кошти під звіт можуть бути видані працівникові виключно з метою виконання виробничої діяльності організації. Підзвітна особа може використовувати отримані гроші під час службового відрядження або безпосередньо на господарські необхідні. За фактом понесення видатків працівник надає авансовий звіт за формою АТ-1. До нього обов'язково додаються рахунки, квитанції та інші документи, що засвідчують, що співробітник зазнав витрат у зв'язку з виробничою необхідністю.
| Дт | Кт | Опис | Сума | Документ |
| 71 | 50/1 | Симоновим отримано аванс на відрядження у м. Єкатеринбург | 27500 руб. | наказ на відрядження, заява Симонова В.П. |
| 19 | 71 | Враховано ПДВ | 2978 руб. | |
| 68 ПДВ | 19 | Відрахування ПДВ | 2978 руб. | авансовий звіт Симонова В.П. |
| 10 | 71 | Враховано витрати на відрядження | 050 руб. | авансовий звіт Симонова В.П. |
| 50/1 | 71 | Повернення невикористаних коштів у касу ТОВ «Глобал» | 2450 руб. | прибутковий касовий ордер |
Розрахунки з підзвітними особами є досить поширеними операціями. важко знайди бухгалтера, який хоч раз не зіткнувся з видачею коштів співробітнику або з авансовим звітом. Головне, про що варто пам'ятати в даному випадку — уважність і скрупульозність при перевірці документів, що підтверджують факт та суму витрат працівником.
Бухгалтери часто зустрічаються з необхідністю створення авансових звітів при розрахунках готівкою зі співробітниками. Цей документ необхідний підтвердження витраченої суми чи фінансових документів, виданих співробітнику раніше.
Наведемо найпростіший приклад. Співробітника та видали певну суму на купівлю квитка. Після повернення він надає цей квиток бухгалтеру для того, щоб підтвердити, скільки грошей він витратив фактично. Потім бухгалтер на його підставі робить авансовий звіт.
Можна навести ще багато прикладів. Це купівля матеріалів, товарів (канцтовари, госп. інвентар та ін.), Плата за, добові, поштові витрати та багато іншого.
У цій статті ми розглянемо інструкцію щодо кроків створення авансового звіту в 1С 8.3 та наведемо зразок його заповнення.
Видача коштів
Насамперед співробітнику видаються гроші чи грошові документи. Оформити цю операцію в 1С 8.3 можна через касові та грошові документи відповідно. Вони знаходяться у розділі «Банк та каса».
Крім наведених вище способів можна скористатися списанням з розрахункового рахунку, але в нашому прикладі даний варіант не розглядатиметься, тому що даний вид операції частіше зустрічається з готівковим, а не безготівковим розрахунком.
Нижче наведено приклад видачі готівки підзвітній особі. Він формує проведення за рахунками Дп 71.01 – Кт 50.1. Рахунок обліку підставляється , але можна змінити під час заповнення документа.
Цей документ також використовується в тих випадках, коли відбувся перевитрата виданих коштів. Простіше кажучи, співробітнику видали 1000 рублів, а він витратив із дозволу керівника 1500 рублів. Різницю в 500 рублів слід оформити видачею готівки.
Оформлення авансового звіту до 1С
Оформлення цього документа практично однаково як у версії 3.0 (8.3), так і 2.0 (8.2), тому ця стаття підійде всім.
Щоб зробити новий авансовий звіт, потрібно в меню «Банк та каса» та виберіть «Авансові звіти». У формі списку, що відкрилася, натисніть на кнопку «Створити».
Спочатку необхідно обрати співробітника, на якого оформляється документ та підрозділ.
На першій вкладці перераховуються ті документи, якими співробітник отримав ці кошти. Валюта та сума підставиться автоматично.
Коротко розглянемо вміст інших вкладок:
- На вкладці «Товари» вказується список ТМЦ, придбаних підзвітною особою. При зазначенні рахунків обліку за цими товарами сформуються проведення за надходженням.
- Третя вкладка містить дані про тару, яку співробітник отримав від постачальника.
- Вкладка «Оплата» містить дані про суми, які заплатили постачальники за придбані товари, передоплата.
- На вкладці "Інше" вказуються інші витрати. У нашому випадку ми прозвітуємо саме на цій вкладці.
Перед печаткою слід провести документ. Друкована форма цього документа знаходиться в меню "Друк" - "Авансовий звіт (АТ-1)".
Як ми можемо побачити у друкованій формі та в нижній частині форми документа, у цього співробітника вийшов перевитрата.
Це означає те, що він витратив більше коштів, ніж видали спочатку. У прикладі різниця в 100 рублів буде відбито на рахунку 71.01. Як було вказано раніше, що різницю в сумах необхідно повернути співробітнику за допомогою документа касового документа видачі готівки.
Дивіться також відео інструкцію щодо заповнення авансового звіту в 1С:
