Заповнюємо авансовий звіт. Авансовий звіт: що можна прийняти до обліку Авансовий звіт у 1з8 зразок заповнення

Вчимося оформлювати авансові звіти на прикладах (1С:Бухгалтерія 8.3, редакція 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

За моїм спостереженням для бухгалтерів-початківців оформлення авансових звітів представляє значну труднощі спочатку.

Сьогодні ми розглянемо ази цієї справи, а також найпопулярніші випадки життя. Всі експерименти ставитимемо в 1С: Бухгалтерія 8.3 (редакція 3.0).

Тож почнемо

Не мені вам розповідати, що за розрахунки з підзвітними особами у бухгалтерії відповідає 71 рахунок:

Видача активіввідбивається працівнику по дебету цього рахунку, а списання - за кредитом.

Ну, наприклад, видали 5000 під звіт з каси:

Чому я сказав активів? Все тому, що ми можемо видавати працівникові:

• Готівка (з каси через РКО)
• Безготівкові кошти (переказом з розрахункового рахунку організації на картковий рахунок співробітника)
• Грошові документи (наприклад, квитки на літак для відрядження)

Давайте розглянемо кожен із наведених вище прикладів.

Видача готівки з каси

Для видачі авансу з каси ми оформляємо видатковий касовий ордер (у трійці це документ "Видача готівки"):

У вигляді операції вказуємо "Видача підзвітній особі":

Проведення вийшло таким:

Видача безготівкових коштів

І тут перерахування коштів складає картковий рахунок співробітника (рахунок, якого прив'язана банківська картка, з допомогою якої співробітник зможе зняти ці гроші).

У трійці ця операція оформляється звичайним документом "Списання з розрахункового рахунку":

Також не забуваємо вказати у вигляді операції "Перерахування підзвітній особі":

Проведення вийшло таким:

Видача грошових документів

Грошовим документом може бути, наприклад, квиток на літак, який організація придбала для співробітника, який їде у відрядження.

Після придбання цей квиток враховується за дебетом рахунку 50.03:

При видачі цього квитка працівникові під звіт (перед відрядженням) бухгалтерія оформляє документ "Видача грошових документів":

А на закладці "Грошові документи" вказує цей квиток:

Проводка вийшла такою (списали квиток із рахунку 50.03):

Окремо згадаю:

• Ми маємо право видавати під звіт лише працівникам організації – особам, з якими у нас укладено трудовий чи цивільно-правовий договір.
• Список таких осіб затверджується окремим наказом керівника.
• У цьому наказі обумовлюється максимальний термін, через який працівник повинен звітувати перед бухгалтерією; якщо працівник їде у відрядження - цей термін автоматично продовжується до його повернення.

Співробітник звітує

Але ж активи видаються працівникові не просто так, а для виконання певного службового доручення. Тому настає момент, коли працівник повинен звітувати перед бухгалтерією за формою АТ-1.

Це така друкована форма, в якій вказується:

• все, що ми видали співробітнику під звіт
• все, на що він витратив ці гроші (або не витратив, а може взагалі перевитрата була)
• до цієї форми додаються виправдувальні документи (чеки, накладні, акти, квитки...)

Ось вам приклад форми АТ-1:

Цей звіт (АТ-1) складається працівником разом із бухгалтерією і затверджується керівником. У самому низу вказується кількість документів та аркушів, на яких вони додані до звіту (чеки зазвичай цілими пачками наклеюють на аркуші формату А4).

Так ось, щоб надрукувати такий звіт (АТ-1), списати зі співробітника заборгованість за 71 рахунком, а також прийняти витрати у трійці існує документ "Авансовий звіт":

Пробіжимося коротко за його закладками:

Приклади авансових звітів із життя

Заповнюємо закладку "Аванси":

Треба сказати, що ця закладка ніяк не відображається у проводках документа, а йде лише для друкованої форми АТ-1.

Заповнюємо закладку "Товари" (купили купу всього і поставили на десятку):

Ось проводки цієї закладки:

Заповнюємо закладку "Оплата" (гасимо борг перед постачальниками, або оплачуємо аванс):

Ось проводки:

Приклади заповнення закладки "Інше".

Оплата послуг зв'язку:

Оплата оголошень в газеті:

Списання добових та боргу за квитків на відрядження:

Оплата за якісь послуги (відразу списуємо на 26):

До речі, на закладках "Товари" та "Інше" є галка "СФ", якщо її поставити, то по цьому рядку введеться Рахунок-фактура отримана.

У господарську діяльність практично будь-який підприємства присутні операції видачі коштів/ДС працівникові з каси підприємства, які потім співробітник має або звітувати, або відновити отримані кошти в касу.

У цій статті ми розглянемо кілька прикладів операцій, пов'язаних з обліком коштів, виданих під звіт, видачею касою грошей, а також із поверненням працівником раніше отриманих та невикористаних коштів. Окремо зупинимося на особливостях обліку таких операцій та крайніх ситуаціях, що зустрічаються на практиці.

Відповідно до чинного закону одержувачем виданих під звіт ДС може бути працівник підприємства, тобто. фізична особа з якою укладено трудовий договір, або людина, з якою укладено договір цивільно-правового характеру, наприклад, підрядник, який проводить роботи за таким договором.

Як система для моделювання операції, що дозволила сформувати звіт з авансів, ми будемо використовувати конфігурацію 1С:Бухгалтерія підприємства 3.0.

Видача коштів під звіт

Порядок видачі ДС під звіт регулюється Положення про порядок ведення касових операцій від 12.10.2011 № 373-П.

Підставою для видачі є заява підзвітної особи. На заяві обов'язково має бути власноручний підпис керівника про суму та строк, на який видаються готівка, його підпис та дата.

У 1С 3.0 видача ДС співробітнику/звіту здійснюється:

В усіх документах видачі ДС під звіт з відповідними видами операцій є обов'язкове для заповнення поле «Одержувач», в якому необхідно з довідника «Фізичні особи» обрати працівника, якому видаються (перераховуються) кошти.

Незалежно від способу видачі коштів під звіт – готівкою з каси або безготівковим переказом на р/р співробітника (на картку), суть господарської операції не змінюється. У 1С Бухгалтерія облік ДС, виданих під звіт, ведеться на рахунку 71: ДС 71 рахунок (дебіт) кореспондує з рахунком 50 або 51 (за кредитом) залежно від того, яким чином видавалися гроші.

Як оформити авансовий звіт

Оскільки ДС видаються на підставі заяви співробітника, можна дійти невтішного висновку, що організація має право не приймати авансовий звіт від співробітника, якому раніше не видавалися кошти під звіт (чи видавалися, але з іншими цілями). У цьому випадку інформація про понесені працівником витрати в системі не відображається.

Створити новий документ «Авансовий звіт» можна із підсистеми «Банк та каса», далі команда «Авансові звіти».

У шапці документа обов'язково вказується, кому і від якої фірми було видано кошти, якими звітує співробітник.

Малюнок 3. Оформлення авансового звіту працівника

У документі також є ряд необов'язкових для заповнення полів, які використовуються для друку авансових звітів співробітником (друкована форма АТ-1) або, якщо авансовий звіт містить придбані співробітником товари, для друку прибуткового ордера (друкована форма М-4).

За допомогою авансового звіту можна відобразити цілий спектр витрат працівника:

• Придбання товарно-матеріальних цінностей (закладання табличної частини «Товари»). У цій частині функціонал Авансового звіту дублює можливості документа «Надходження товарів та послуг»;
• Оформити надходження зворотної тари (закладка «Поворотна тара»);
• Відобразити оплату ДС постачальнику в рахунок майбутніх надходжень або попередньо поставлених товарів/наданих послуг (закладка «Оплата»). Ключовою відмінністю цієї операції від операції відображення закупівлі ТМЦ є те, що при відображенні операції на закладці «Товари» бухгалтеру необхідно вказати конкретні цінності куплені співробітником, вибравши їх із довідника «Номенклатура», тоді як при відображенні витрати коштів на закладці «Оплата» достатньо вказати суму та одержувача коштів. Ще можна вказати у вільній формі реквізити вхідного документа та зміст операції. Ці дані будуть використані під час заповнення друкованої форми Авансового звіту (АТ-1).
• Відобразити інші витрати (закладка "Інше"). На закладці можна відобразити інші витрати, уточнивши рахунки обліку витрат уручну.

Осібно стоїть закладка «Аванси», де необхідно перерахувати документи, якими видавалися кошти співробітнику під звіт.

Відповідно до поточному законодавству, працівник, який отримав грошові кошти під звіт, зобов'язаний звітувати у використанні цих коштів пізніше 3-х робочих днів із закінчення терміну видачі цих коштів. Якщо термін видачі коштів явно не визначено (він може бути зазначений як у наказі організації (загальний для всіх співробітників), так і уточнений керівником у заяві на видачу коштів), то три дні звітують з моменту видачі коштів.

Сума виданих грошей та сума, витрачена підзвітною особою, може не збігатися:

• У разі перевитрати (якщо перевитрата відображена документом Авансовий звіт, отже компанія визнала факт перевитрати), формується кредитове сальдо на рахунку 71 на суму перевитрати, яке можна закрити видачею коштів співробітнику.
• У разі наявності залишку коштів у співробітника він може оформити їх використання новим авансовим звітом або повернути залишок невитрачених коштів.

Нижче розглянуто приклади цих операцій.

Видача грошей з каси на суму різниці між раніше виданими та витраченими сумами

Видача коштів у сумі перевитрати нічим відрізняється від розглянутої вище операції первинної видачі коштів співробітнику. Єдине, на що потрібно звернути увагу – щоб кошти видавалися від імені тієї ж організації та того самого співробітника, за яким було оформлено авансовий звіт на суму перевитрати.

Повернення невикористаних коштів у касу підприємства

Повернення ДС здійснюється через «Прибутковий касовий ордер/Повернення від підзвітної особи» або перерахуванням на розрахунковий рахунок організації.

До особливостей операції повернення невитрачених ДС підзвітником на розрахунковий рахунок організації (по безготівковому розрахунку) можна віднести те, що операція не регламентується чинним законодавством, тому бажано виключити її з факту господарську діяльність. У крайньому випадку можна спробувати визначити порядок таких розрахунків у локальних актах, наприклад, випустити наказ про порядок видачі та повернення невитрачених коштів підзвітними особами за безготівковим розрахунком.

Підсумки

У системі 1С:Бухгалтерія підприємства 3.0 є достатній для регулярної господарської діяльності функціонал з видачі та повернення ДС з каси підприємства. Заповнити авансовий звіт у 1С нескладно, але сам процес вимагатиме певних методологічних знань.

Авансові звіти оформляються окремим документом, яким можна оформити як надходження товарів або оплату постачальнику за товари та послуги, так і специфічні операції, наприклад, оплату податків або витрати на відрядження.

Підзвітні суми потребують точного контролю. Саме з цією метою застосовується авансовий звіт.

З його допомогою бухгалтерія встановлює мети витрачання коштів та їх документальне підтвердження, а також наявність залишку чи перевитрати та характер подальшого розрахунку з підзвітною особою.

Що це таке і навіщо цей документ потрібний?

Авансовий звіт (потім за текстом – АТ), насамперед, є первинним документом, у якому підзвітна особа відбиває напрями витрачання коштів, виданих йому, і підтверджує зазначені витрати документами.

Також у цьому документі знаходить відображеннябезліч іншої інформації, зокрема:

І досягнення всіх цих цілей можливе лише при грамотному та своєчасному складанні авансового звіту.

Правила оформлення

Авансовий звіт може бути оформлений як на паперовому носії від руки або виведений на паперовий носій за допомогою програмного забезпечення, так і в електронному вигляді.

Але це складніший варіант, оскільки:

• для оформлення електронного документа знадобиться допуск багатьох осіб до бази даних;
• для підписання такого документа необхідні всім сторонам та електронний документообіг, оскільки АТ необхідно обійти відразу кількох осіб – головного бухгалтера чи бухгалтера, керівника та касира.

Заповнювати АТ має підзвітна особав одному екземплярі. Про це прямо сказано у Вказівці Банку Росії від 11.03.14г. №3210-У: особа, яка витрачала готівку на користь компанії, повинна пред'явити бухгалтеру або головному бухгалтеру авансовий звіт на перевірку з усіма документами, що підтверджують видатки, вказані особою.

Але підзвітна особа заповнює лише свою частину документа. А бухгалтерія після перевірки авансового звіту – свою частину, де необхідно проставляти проводки, позначати рішення щодо прийняття витрат до обліку тощо. Однак на практиці авансовий звіт складає бухгалтерія і це не є порушенням – адже сам документ подано, витрати у ньому підтверджені документами, підписи стоять та звіт затверджений.

Незважаючи на те, що в Вказівці №3210-У не встановлено, яка саме форма має бути у авансового звіту, на практиці пропонується два її варіанти:

• власна розробка підприємства на підставі закону Про бухоблік №402-ФЗ;
• уніфікована форма, яка зараз не є обов'язковою, затверджена Держкомстатом РФ у своїй Постанові №55 від 01.08.01р. Проте слід врахувати, що у цій Постанові зазначено: АТ є документом, призначеним для обліку коштів. Отже, здебільшого авансовий звіт – документ касовий, а не бухгалтерський. І буде доцільніше та простіше використовувати вже готову форму, а не розробляти її самостійно.

АТ має бути наданопідзвітною особою протягом 3-х робочих днів (і не довше) з моменту закінчення терміну, на який було видано йому за заявою кошти, або з дати виходу його на роботу. Термін подання звіту затверджується зазвичай в Обліковій політиці підприємства. А термін подання конкретного звіту, не суперечить тому, що затверджено в Обліковій політиці компанії, встановлюється, коли керівник підприємства підписує заяву на видачу грошей під звіт. У цьому документі вказується термін, який дані кошти видаються.

АТ пред'являється або в бухгалтерію, або до керівника підприємства.

Підписуєтьсядокумент кількома особами:

• підзвітною особою – при складанні та здачі документа;
• бухгалтером чи головним бухгалтером – за фактом прийняття документа та після його перевірки;
• керівником – після перевірки бухгалтерією;
• бухгалтером чи касиром – за фактом отримання залишку чи видачі перевитрати підзвітних сум. Видача нових сум під звіт можлива тільки якщо була повністю погашена заборгованість за раніше виданими цими сумами.

Як тільки авансовий звіт перевірено, він приймається до обліку. Зберігається цей документ, як правило, у бухгалтерії та не менше 5-ти років.

Про те, що таке авансовий звіт та правила його заповнення за допомогою 1С8.2, розказано у наступному відеомюжеті:

Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та заощадять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписом та надсилається автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяЯк це стало просто!

Порядок заповнення

Насамперед, проставляється номер та дата документа. Номер має надати бухгалтерія, а дата документа – день його заповнення (а не здавання!).

Потім підзвітна особа на титульному листіпроставляє те, що знає точно:

Перед тим як розпочати перевіркуАТ, за фактом прийняття документа, бухгалтер повинен обов'язково заповнити відривну розписку та передати її підзвітній особі.

Всі розділи, що залишилися має заповнити бухгалтерія. Причому починається заповнення зі зворотного боку авансового звіту, де спочатку перевіряютьсявсі зроблені записи шляхом звірення їх із підтверджуючими документами.

• підприємства;
• табельний номер співробітника;
• робляться повні проводки із загальними сумами за рахунками;
• ставиться кінцева сума до затвердження за даними перевірки.

Як тільки керівник підтвердив авансовий звіт, за ним роблять остаточний розрахунок.

Окремі нюанси складання

В залежності від причини витрачання підзвітних коштіву графі "Призначення авансу" ставиться або "на господарські цілі", або "на відрядження".

Виходячи з цього, перелік документів, що підтверджують витрачання грошей, у разі відрядженнябуде доповнено квитками. Добові, які видані відрядженій особі, не включаються до складу авансового звіту, а зазвичай видаються окремим . А якщо ні, то в авансовому звіті доведеться відобразити і добові.

Якщо за витрачання коштів на господарські потреби, як підтвердження оплати було видано квитанцію до , то в авансовому звіті слід проставити наступне проведення:

Д 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» До 71 «Розрахунки з підзвітними особами».

До цієї квитанції повинні бути обов'язково додані накладні (наприклад, ), . Якщо їх немає, або вони надійшли раніше і підзвітна особа просто розраховувалася за вже вчинену правочин, або ці документи ще не надійшли на підприємство. І тоді ця витрата відображатиметься, як аванс постачальнику доти, доки документи на товари, продукцію чи роботи не прийдуть у бухгалтерію.

Якщо є перевитрата коштів, то на них заповнювати заяву підзвітній особі не потрібно. Але рекомендується додати пояснювальну від підзвітної особи за фактом допущеного ним перевитрати коштів. Ця пояснювальна пишеться у вільній формі. Сигналом для розрахунку буде затвердження авансового звіту керівником. В іншому випадку, при отриманні наступного разу грошей під звіт, співробітнику доведеться в авансовому звіті вказувати перехідну суму перевитрати. Причому зробити внутрішній залік за сумами він не зможе. Тобто. за наявності залишку по іншій підзвітній сумі, доведеться вказувати одночасно і поточний залишок, і перехід, що переходить. Але доки керівник не затвердить АТ з перевитратою.

Покрокова інструкція заповнення АТ у програмі 1С (версія 8.2 та 8.3)

Для заповнення АТ слід зайти спочатку у вкладку «Каса» або «Виробництво» – цей документ є і там, і там. Далі слід натиснути на «Авансовий звіт» – з'явиться порожній журнал або з документами. У цьому журналі є кнопка "Додати". Ця кнопка дозволяє відкрити новий звіт. Як тільки відкрився новий звіт, відразу видно, що в ньому вже проставлено організацію та дату заповнення.

Рядок «Фізична особа» (підзвітна особа) заповнюється через список співробітників.

У вкладці «Аванс» вказується сума, видана цій особі під звіт. Для цього слід вибрати зі списку один із документів, за яким видавалися кошти. Цей список з'являється при натисканні на порожній рядок. За допомогою вибраного з цього списку документа можна потрапити до переліку і додати в авансовий звіт кнопкою «Вибрати».

У рядку "Призначення" (нижче у вкладці "Аванс") потрібно вписати "господарські витрати" або "відрядження".

У вкладці «Товари» слід шляхом додавання рядків занести всі товари, придбані підзвітною особою. Додаються рядки через однойменну кнопку. Ціна, кількість, наявність податків та інші реквізити проставляються з документів, на підставі яких складається цей звіт.

Проводки проставляються автоматично, але потрібно перевірити їхню правильність.

Вкладка «Оплата» використовується лише тоді, коли підзвітна особа робила оплату, а не купівлю товарів, наприклад, за Інтернет, телефон тощо.

Вклад «Інше» використовується, якщо співробітник їздив у відрядження.

Порядок заповнення авансового звіту в 1С 8.3 викладено у наступному відео уроці:

За потреби деяким співробітникам можуть видаватися кошти на представницькі чи господарські витрати підприємства. Отримати гроші вони мають право на підставі наказу керівника про підзвітних осіб, якщо їх П.І.Б. та посада вказана у списку людей, які мають таку можливість.

Форма документа

Витрати грошей, що видаються співробітнику авансом, підтверджується за допомогою первинного облікового документа — авансового звіту. Бланк є уніфікованою формою № АТ-1, одну частину якого заповнює співробітник, другу — бухгалтер.

Повернення підзвітних сум за авансовим звітом

Є певні терміни здачі авансового звіту підзвітною особою, у яких працівник зобов'язаний звітувати про витрачені кошти.

Після отримання коштів підзвітна особа зобов'язана у строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення строку, на який видано кошти під звіт, або з дня виходу на роботу, пред'явити авансовий звіт з виправдувальними документами, що додаються (п. 6.3 Вказівки № 3210- У).

Якщо працівник не повністю витратив кошти, на витрачену частину складається авансовий звіт, у ньому вказується сума невитрачених грошей — це повернення підзвітних сум за авансовим звітом.

Також нерідкі ситуації, коли працівник спочатку витратив власні кошти, потім приніс документи та отримує відшкодування. І тут він має звернутися до бухгалтерії із заявою про відшкодування понесених витрат. Такі розрахунки бухгалтер також здійснює за допомогою авансового звіту. Тому і цю ситуацію можна віднести до повернення підзвітних сум за авансовим звітом.

Якщо ж співробітник взагалі не здійснив жодних витрат, він повертає до каси підзвітну суму та авансовий звіт не складає.

Необхідно пам'ятати: якщо термін подання авансового звіту підзвітною особою не дотримано, це вважається порушенням касової дисципліни (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заповнення

Тепер докладно розглянемо порядок заповнення документа.

Заповнює співробітник

Лицьова сторона.

Отже, на лицьовій стороні форми № АТ-1 працівнику необхідно:

Вказати найменування фірми та код по ОКПО.

2. Проставити дату складання документа та присвоїти номер.

3. У графу «звіт у сумі» вносимо суму, яку працівник витратив на госп потреби підприємства. Наприклад, йому було видано п'ять тисяч карбованців, а він витратив чотири тисячі. Тож у цій графі він вказує чотири тисячі.

4. Вказуємо найменування та код структурного підрозділу.

5. Після цього вказуємо П.І.Б. підзвітної особи, її табельний номер та професію (посада).

6. Вписуємо призначення авансу.

7. У лівій стороні таблиці, розташованої на лицьовій стороні форми, вказуємо розмір суми, отриманої з каси підприємства (чи банківську картку). За потреби вказуємо розмір виданих у валюті грошей.

8. Вказуємо підсумкову суму отриманих коштів.

9. Вказуємо суму, витрачену на господарські потреби підприємства.

10. Вказуємо розмір залишку.

Зворотній бік.

11. На зворотному боці бланка у графах 1-6 працівник повинен перерахувати всі документи (товарні, касові чеки тощо), що підтверджують вироблені працівником витрати, із зазначенням витрачених сум. Документи мають бути пронумеровані згідно з порядком їх перерахування в авансовому звіті.

Тепер про те, яку інформацію працівнику слід внести до відповідних граф:

• 1 — номер п/п, наданий документу, що підтверджує витрати;
• 2 - дата складання чека;
• 3 - номер чека;
• 4 - найменування документа, що підтверджує витрати;
• 5 - сюди вноситься сума виробленої витрати в рублях;
• 6 - заповнюється за потреби. У ньому вказується сума виробленої витрати на іноземній валюті;
• у рядку «Разом» вказується загальна величина витрат.

12. Після того, як співробітник заповнив необхідні поля, він повинен поставити у бланку свій підпис із розшифровкою. Далі необхідно передати документ до бухгалтерії. Бухгалтер перевірить правильність заповнення.

Заповнює бухгалтер

Лицьова сторона.

13. Бухгалтер після отримання бланка повинен переконатися у правильності його заповнення. Якщо помилок виявлено не буде, у графі «звіт перевірено» бухгалтер робить запис про це та ставить свій підпис.

Після цього бухгалтер переходить до подальшого заповнення бланку.

15. Бухгалтер заповнює відривну частину бланка, підписує її та передає працівникові

Зворотній бік.

16. Бухгалтер записує інформацію до граф 7 і 8. Тут зазначаються суми витрат, прийнятих до обліку. У графі 9 зазначаються номери бухгалтерських рахунків, що дебетуються на суми видатків. Суми, які вказали працівник та бухгалтер, мають бути однаковими.

Після цього бухгалтером заповнюється лицьова сторона авансового звіту.

Лицьова сторона.

17. На лицьовій стороні у правій таблиці бухгалтер вносить такі відомості:

• залишок чи перевитрата попереднього авансу;
• розмір авансу, одержаного з каси підприємства;
• кількість витрачених коштів;
• залишок чи перевитрата авансових сум;
• бухгалтерський запис - інформація береться з даних графи 9, яка знаходиться на зворотному боці.

19. Директор затверджує документ та повертає його до бухгалтерії. Після цього він зберігається у бухгалтерії фірми 5 років. Після цього терміну знищується.

Завантажити зразок можна на нашому сайті.

Відображати витрати з підзвітним особам у ПЗ 1С-ERP можна за допомогою декількох видів документів авансового звіту. Все залежить від призначення використаного авансу. Розкажемо, як відобразити аванси в 1С.

Як у програмі 1С потрапити до розділу з авансовими звітами

При натисканні кнопки «Створити» у вкладці «Авансові звіти» ми отримуємо на вибір три варіанти:

• авансовий звіт про витрати та оплати постачальнику;
• авансовий звіт - надходження товарів та послуг через підзвітну особу;
• авансовий звіт - надходження грошових документів через підзвітну особу.

Розберемо призначення та оформлення кожного документа окремо.

Авансовий звіт про витрати та оплати постачальнику

Компанії найчастіше використовують цей документ, щоб відобразити витрати на відрядження. Також у ньому можна відображати роботи та послуги, які купила підзвітна особа. Документ оформлюють при списанні вартості робіт та послуг на витрати на кореспонденції з балансовими рахунками 20, 23, 25, 26, 28, 44 та іншими.

Також даний вид авансового звіту використовують при закупівлі ТМЦ, які включають ПДВ, для адміністративно-господарських потреб (про це докладніше в наступних пунктах).

Документ складається із чотирьох вкладок. Заповнення звіту починають із першої вкладки – «Основне». Тут вказують такі реквізити: організацію, ПІБ підзвітної особи, підрозділ. Також у вкладці можна вибрати валюту документа та написати коментар.

Як перевірити авансовий звіт

Відповідає Сергій Разгулін,

дійсний державний радник РФ 3-го класу

«При надходженні авансового звіту заповніть у ньому розписку (відривну частину звіту) та передайте її співробітнику. Вона потрібна на підтвердження, що звіт прийнято до перевірки. А перевірка полягає у наступному.

По-перше, проконтролюйте цільове витрачання грошей. Для цього подивіться, на яку мету співробітник отримав гроші від організації. Ці дані вказані у...»

Припустимо, витрати на відрядження склали 8900 руб. У цю суму входять добові – 2100 руб., Залізничний квиток – 2400 руб., У т.ч. ПДВ 33,25 руб., І проживання в готелі – 4400 руб. Бухгалтер заповнить авансовий звіт як на малюнку нижче

Звертаємо увагу на спосіб виділення ПДВ: оскільки ПДВ включили лише частково у вартість квитка (218*18/118 = 33,25 руб.), ми розбиваємо квиток на два рядки – сума без ПДВ та сума з ПДВ.

Третьою йде вкладка "Оплата постачальникам". поки що залишаємо без уваги. Її використовують при придбанні підзвітною особою матеріальних цінностей.

У вкладці «Для друку» заповнюють реквізити, які необхідні візуалізації в друкованій формі АТ-1.

Після заповнення всіх вкладок авансовий звіт проводять та виводять друковану форму.

У нижньому лівому кутку є посилання "Оформити запис книги покупок". Її використовують, щоб створити запис у книзі покупок та прийняти ПДВ до відрахування. При натисканні спливає вікно із заповненими даними для формування книги покупок (вкладка «Цінності») та прив'язкою до нашого авансового звіту (вкладка «Документи оплати»).

У вкладці «Додатково» вкажіть номер та дату квитка, а також код виду операції та дату проведення авансового звіту.

Авансовий звіт - надходження товарів та послуг через підзвітну особу

Цей документ використовують для відображення витрат підзвітників на закупівлю товарно-матеріальних цінностей. Але тільки в тому випадку, якщо надходження не включає ПДВ.

Як у 1С-ERP виглядає авансовий звіт - надходження товарів та послуг через підзвітну особу

За аналогією з авансовим звітом про витрати та оплати постачальнику потрібно заповнити організацію, ПІБ підзвітної особи та валюту. Але тут також необхідно вказати склад, на який потрібно оприбуткувати ТМЦ, що надійшов від підзвітника.

У вкладці «Товари» відповідно перераховують усі товари, які закупила підзвітна особа. Це роблять через кнопку «Додати» із зазначенням кількості та ціни за одиницю виробу.

У вкладці "Додатково" вказуємо всі необхідні реквізити для відображення надходження ТМЦ та друку АТ-1.

Важливою характерною ознакою авансового звіту, що розглядається, є вид господарської операції - «Закупівля через підзвітну особу». При зміні цього реквізиту документ змінює своє значення.

Роздрукувати форму АТ-1 можна також через кнопку «Друк».

Авансовий звіт для адміністративно-господарських потреб із ПДВ

У попередньому варіанті відображення надходження ТМЦ немає можливості прийняти ПДВ. Тому коли підзвітник купує товари з виділеним ПДВ та виписаними рахунком-фактурою та товарною накладною, можна скористатися наступним методом. При формуванні документа «Надходження товарів та послуг» встановлюємо вид господарської операції – закупівля у постачальника.

І тут документ необхідно заповнити за принципом нормального надходження. Тут можна побачити нові реквізити для заповнення. Наприклад, «Оподаткування», де ми обираємо «Закупівля оподатковується ПДВ».

У вкладці «Основне» тепер потрібно вказати постачальника, договір, склад та валюту, а в «Товари» занести придбані ТМЦ, кількість, ціну за одиницю та ставку ПДВ.

Після заповнення документ проводять та вводять на його підставу рахунок-фактуру (посилання у нижньому лівому кутку «Зареєструвати рахунок-фактуру»). Проведення програма формує сама:

• Дебет 10 Кредит 60
• Дебет 19 Кредит 60

Цей документ перебуватиме вже не в журналі авансових звітів, а в журналі надходжень у розділі «Закупівлі».

Наступним кроком буде формування документа «Авансовий звіт про витрати та оплати постачальнику», про який ми вже говорили вище. У вкладці «Основне» також заповнюємо організацію, ПІБ підзвітної особи, підрозділ.

Потім переходимо до вкладки "Оплата постачальнику". Тут натисніть кнопку «Підібрати по залишках» та встановіть фільтр за потрібним контрагентом. Серед відібраних надходжень товарів та послуг обираємо необхідне та підтягуємо в авансовий звіт кнопкою «Перенести до документа».

• Дебет 60 Кредит 71

Цими нескладними діями ми оприбуткували матеріальний підзвіт співробітника, взяли до обліку отриманий ПДВ та закрили заборгованість за рахунком 71.

Авансовий звіт при придбанні грошових документів

Третій вид авансового звіту використовують для відображення придбаних грошових документів, до яких належать залізничні квитки, авіаквитки, подарункові сертифікати та інше. Заповнюють його аналогічно надходженню товарів та послуг від підзвітної особи.

У вкладці «Грошові документи» перераховують усі документи, які придбав підзвітник, а також їх кількість та вартість.

Також потрібно заповнити дані для друку у вкладці «Додатково».

Після цього натискайте на кнопку «Друк» і отримайте друковану форму авансового звіту. У ньому рахунок 71 кореспондуватиметься з рахунком 50.