Організації регулярно видають своїм співробітникам підзвітні кошти. Ці гроші працівники витрачають на господарські потреби – відрядження, поштові витрати, купівлю канцелярських товарів, основних засобів. Документ, де відображаються витрати підзвітних осіб, називається авансовий звіт. Як зробити авансовий звіт у 1С 8.3 Бухгалтерія за кроками? Як оформити добові в авансовому звіті 1С 8.3? На ці запитання ми відповімо у статті.
Читайте у статті:
Авансовий звіт складають кожного співробітника, якому видано гроші під звіт. Він складається із двох розділів.
У першому можна побачити:
- суму заборгованості на даний момент оформлення звіту чи організації перед співробітником (перевитрата), чи співробітника перед компанією;
- скільки грошей видано за авансовим звітом;
- загальну суму витрати за авансовим звітом;
- залишок заборгованості за підзвітником.
У другому розділі можна детально подивитися, на що було витрачено гроші підзвітником. Зробити авансовий звіт у 1С 8.3 можна за 4 кроки.
Крок 1. Відкрийте у вікно «Авансові звіти» у 1С 8.3
Зайдіть у розділ «Банк та каса» (1) та натисніть посилання «Авансові звіти» (2).
У вікні ви побачите список всіх авансових звітів. Щоб створити новий авансовий звіт, натисніть кнопку «Створити» (3).
Відкриється вікно для створення авансового звіту. Воно виглядає так:
Крок 2. Заповніть основні реквізити авансового звіту до 1С 8.3
У верхньому розділі авансового звіту заповніть поля: Організація (4), Підзвітна особа (5), Склад (6). Склад заповнюють, якщо підзвітник набував товарно-матеріальних цінностей або основних засобів.
Крок 3. Заповніть видаткові розділи авансового звіту
- "Аванси". Тут відобразіть суми, видані працівникові під звіт;
- "Товари". Ця вкладка призначена для обліку придбаних товарів;
- "Зворотна тара". Вкладка заповнюється, якщо підзвітна особа отримала від постачальника тару;
- "Оплата". Використовуйте цю вкладку, якщо підзвітник заплатив постачальнику за товар;
- "Інше". У цій вкладці відображаються відрядження, поштові, транспортні та інші витрати, які не відображаються в інших вкладках.
Розповімо про заповнення цих вкладок докладніше.
Аванси
У вкладці «Аванси» (8) відобразіть видані підзвітнику суми. Для її заповнення в полі "Документ авансу" виберіть зі списку потрібний касовий ордер. Сума авансу заповниться автоматично.
Товари
Якщо підзвітник придбав товари чи матеріали, відобразіть їх найменування та вартість у вкладці «Товари» (9). У полі «Документ (витрати)» впишіть вид документа, за яким отримано цінності, його номер та дату. У полі «Номенклатура» вкажіть найменування товарів чи матеріалів, які придбав підзвітник за цією накладною. Також заповніть поля «Кількість» та «Ціна». Дані поля «Сума» авансового звіту, 1С 8.3 порахує сама. «Рахунок обліку» 1С 8.3 визначить автоматично, залежно від виду номенклатури (товар, матеріали, основні засоби).
Оплата
Якщо підзвітна особа сплатила товар або послуги з підзвітної суми, заповніть вкладку «Оплата» (10) авансового звіту в 1С 8.3. У полі «Документ (витрати)» вкажіть вид оплаченого документа. У полі «Контрагент/договор» виберіть постачальника та вкажіть реквізити договору з ним. У розділі «Зміст» впишіть призначення оплати, наприклад, «Оплата за акумуляторні батареї». У полі «Погашення заборгованості» виберіть, за яким документом здійснено оплату. Також вкажіть суму оплати (поле «Сума»).
Інше
Вкладку «Інше» (11) авансового звіту в 1С 8.3 заповнюйте, якщо підзвітна особа звітує про відрядження, а також транспортні, поштові та інші витрати, не відображені в попередніх вкладках. Аналогічно попереднім вкладкам заповніть документ витрати. У полі "Номенклатура" виберіть витрати, за які звітує підзвітник, вкажіть суму витрати (поле "Сума"). Поле «Рахунок витрат» авансового звіту 1С 8.3 заповнить автоматично.
Крок 4. Збережіть та роздрукуйте авансовий звіт з 1С 8.3
Після заповнення всіх полів авансового звіту в 1С 8.3 ви можете провести і роздрукувати авансовий звіт. Натисніть кнопку «Провести» (12). Тепер в обліку є бухгалтерські записи щодо авансового звіту. Щоб надрукувати документ, натисніть кнопку «Друк» (13).
За потреби деяким співробітникам можуть видаватися кошти на представницькі чи господарські витрати підприємства. Отримати гроші вони мають право на підставі наказу керівника про підзвітних осіб, якщо їх П.І.Б. та посада вказана у списку людей, які мають таку можливість.
Форма документа
Витрати грошей, що видаються співробітнику авансом, підтверджується за допомогою первинного облікового документа — авансового звіту. Бланк є уніфікованою формою № АТ-1, одну частину якого заповнює співробітник, другу — бухгалтер.
Повернення підзвітних сум за авансовим звітом
Є певні терміни здачі авансового звіту підзвітною особою, у яких працівник зобов'язаний звітувати про витрачені кошти.
Після отримання коштів підзвітна особа зобов'язана у строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення строку, на який видано кошти під звіт, або з дня виходу на роботу, пред'явити авансовий звіт з виправдувальними документами, що додаються (п. 6.3 Вказівки № 3210- У).
Якщо працівник не повністю витратив кошти, на витрачену частину складається авансовий звіт, у ньому вказується сума невитрачених грошей — це повернення підзвітних сум за авансовим звітом.
Також нерідкі ситуації, коли працівник спочатку витратив власні кошти, потім приніс документи та отримує відшкодування. І тут він має звернутися до бухгалтерії із заявою про відшкодування понесених витрат. Такі розрахунки бухгалтер також здійснює за допомогою авансового звіту. Тому і цю ситуацію можна віднести до повернення підзвітних сум за авансовим звітом.
Якщо ж співробітник взагалі не здійснив жодних витрат, він повертає до каси підзвітну суму та авансовий звіт не складає.
Необхідно пам'ятати: якщо термін подання авансового звіту підзвітною особою не дотримано, це вважається порушенням касової дисципліни (ст. 15.1 КоАП РФ).
Порядок заповнення
Тепер докладно розглянемо порядок заповнення документа.
Заповнює співробітник
Лицьова сторона.
Отже, на лицьовій стороні форми № АТ-1 працівнику необхідно:
Вказати найменування фірми та код по ОКПО.
2. Проставити дату складання документа та присвоїти номер.
3. У графу «звіт у сумі» вносимо суму, яку працівник витратив на госп потреби підприємства. Наприклад, йому було видано п'ять тисяч карбованців, а він витратив чотири тисячі. Тож у цій графі він вказує чотири тисячі.
4. Вказуємо найменування та код структурного підрозділу.
5. Після цього вказуємо П.І.Б. підзвітної особи, її табельний номер та професію (посада).
6. Вписуємо призначення авансу.
7. У лівій стороні таблиці, розташованої на лицьовій стороні форми, вказуємо розмір суми, отриманої з каси підприємства (чи банківську картку). За потреби вказуємо розмір виданих у валюті грошей.
8. Вказуємо підсумкову суму отриманих коштів.
9. Вказуємо суму, витрачену на господарські потреби підприємства.
10. Вказуємо розмір залишку.
Зворотній бік.
11. На зворотному боці бланка у графах 1-6 працівник повинен перерахувати всі документи (товарні, касові чеки тощо), що підтверджують вироблені працівником витрати, із зазначенням витрачених сум. Документи мають бути пронумеровані згідно з порядком їх перерахування в авансовому звіті.
Тепер про те, яку інформацію працівнику слід внести до відповідних граф:
- 1 — номер п/п, наданий документу, що підтверджує витрати;
- 2 - дата складання чека;
- 3 - номер чека;
- 4 - найменування документа, що підтверджує витрати;
- 5 - сюди вноситься сума виробленої витрати в рублях;
- 6 - заповнюється за потреби. У ньому вказується сума виробленої витрати на іноземній валюті;
- у рядку «Разом» вказується загальна величина витрат.
12. Після того, як співробітник заповнив необхідні поля, він повинен поставити у бланку свій підпис із розшифровкою. Далі необхідно передати документ до бухгалтерії. Бухгалтер перевірить правильність заповнення.
Заповнює бухгалтер
Лицьова сторона.
13. Бухгалтер після отримання бланка повинен переконатися у правильності його заповнення. Якщо помилок виявлено не буде, у графі «звіт перевірено» бухгалтер робить запис про це та ставить свій підпис.
Після цього бухгалтер переходить до подальшого заповнення бланку.
15. Бухгалтер заповнює відривну частину бланка, підписує її та передає працівникові
Зворотній бік.
16. Бухгалтер записує інформацію до граф 7 і 8. Тут зазначаються суми витрат, прийнятих до обліку. У графі 9 зазначаються номери бухгалтерських рахунків, що дебетуються на суми видатків. Суми, які вказали працівник та бухгалтер, мають бути однаковими.
Після цього бухгалтером заповнюється лицьова сторона авансового звіту.
Лицьова сторона.
17. На лицьовій стороні у правій таблиці бухгалтер вносить такі відомості:
- залишок чи перевитрата попереднього авансу;
- розмір авансу, одержаного з каси підприємства;
- кількість витрачених коштів;
- залишок чи перевитрата авансових сум;
- бухгалтерський запис - інформація береться з даних графи 9, яка знаходиться на зворотному боці.
19. Директор затверджує документ та повертає його до бухгалтерії. Після цього він зберігається у бухгалтерії фірми 5 років. Після цього терміну знищується.
Завантажити зразок можна на нашому сайті.
Підзвітні грошові суми, перекази чи документи проводяться у бухгалтерському обліку різними способами. Тип авансової проводки може залежати від того, на які цілі були видані активи співробітнику, а також різновиду діяльності самої компанії.
Для вирішення завдань, поставлених керівництвом підприємства, деяким співробітникам можуть видаватися підзвітні активи, до яких відносять:
- грошові суми;
- безготівкові кошти, що перераховуються на банківський рахунок чи картку;
- Фінансову документацію.
Працівники, які отримали активи, зобов'язані надатив бухгалтерію, в якому буде прописано, на які цілі та в якому розмірі пішли кошти. Згодом документ перевіряється бухгалтером і вноситься до бухгалтерського обліку підприємства за певної схеми.
Відповідно до законодавства, отримувати підзвіт можуть штатні та позаштатні співробітники, а також сторонні особи, якщо це прописано у документах з облікової політики.
Як правильно вести
Облік за підзвітами ведеться за рахунку 71, за яким видача коштів записується в дебет (Дп), а списання – у кредит (Кт).
Бухгалтерські проводки мають оформлятися щодо кожної операції з активами. Наприклад, компанія видала 10000 співробітнику на придбання прасувального обладнання, ось як виглядала б документація:
Існують інші типи проводок - їх вибір формується виходячи з виду операцій з підзвітом та цілями, на які він спрямований.
Отримання співробітником коштів із каси компанії:Дп 71 Кт 50, основа – видатково-касовий ордер.
Зарахування грошей з каси компанії на банківський рахунок або картку працівника:Дт 71 Кт 51, 52 або 55, основа – .
Видача проїзної документації відрядженому працівникові:Дт 71 Кт 50-3.
Повернення коштів, не витрачених працівником:Дп 50, 51, 52 або 55, підстава - АТ співробітника, прибутково-касовий ордер на суму, що залишилася, банківська виписка.
Відшкодування працівникові особистих коштів, витрачених для придбання матеріальних об'єктів для підприємства:Дп 08, або 15, Кт 71, підстава – авансовий звіт та акт приймання.
Витрати компанії на відрядження співробітника:Дп 20, 23, 25, 26, 29 або 44 Кт 71, основа – АТ, документи, що підтверджують витрати (чеки, квитанції тощо).
Нарахування ПДВ (податку на додану вартість) за АТ:Дп 19 Кт 71, основа – АТ та рахунок.
Видача перевитрати співробітнику:Дп 71 Кт 50 чи 51, підстава – розрахунково-касовий ордер (РКО) та платіжне доручення.
Окремо повинні враховуватись суми, які не були вчасно повернуті співробітником. Це робиться проводкою з утримання необхідного обсягу грошової маси із зарплати працівника. Це фіксується за дебетом 70 та кредитом 73, а підставою є зарплатна відомість.
Термін здачі та надання
Усі терміни щодо складання авансових звітів повинні обговорюватися з роботодавцем ще до видачі коштів із каси компанії. У заяві на ім'я керівника підзвітний співробітник повинен вказати:
- ціль, заради якої беруться активи;
- кількість грошей, що оформлюються у підзвіт;
- термін подання авансового звіту.
Завдяки цим важливим моментам роботодавець зможе швидко визначити термін здачі акціонерного товариства, а бухгалтер легко зробить потрібну проводку.
Співробітники, які отримали гроші від компанії, зобов'язані здати авансовий звіт протягом 3 днівпісля закінчення строку, зазначеного у документі про видачу активів. Якщо підзвіт оформлявся на час тривалої відсутності людини на робочому місці (через відрядження, відпустки, лікарняного тощо), то авансовий звіт (АТ) надається не пізніше ніж через 3 дні після повернення.
Твердження
У момент подання документів до бухгалтерії співробітник, який взяв активи під звіт, повинен написати розписку. У ній зазначається, що все необхідне він здав і звіт було прийнято до перевірки. У розписці мають поставити свій підпис:
- підзвітний співробітник;
- керівник компанії;
- головний бухгалтер;
- відповідальний співробітник.
Після проведеної роботи з перевірки бухгалтер затверджує пакет документів у керівника, отримує підпис.
Зберігання
Після того, як отриманий звіт перевірено бухгалтером компанії та оформлено відповідними проводками, повернуто або утримано суми залишку, документ надсилається у зберігання.
Відповідно до статей Податкового кодексу РФ, авансові звіти у комерційних чи недержавних підприємствах зберігаються різний час за типами паперів:
- 4 роки– термін зберігання для бухгалтерських та податкових звітів, заяв, авансових звітів, з яких нараховуються податки;
- 10 років– термін для первинної документації, у якій витрати через отримані збитки переносяться на найближчі періоди;
- 5 років- Для первинних авансових звітів.
У державних організаціях ці типи документів мають зберігатися щонайменше 5 років.
На етапі перевірки поданого авансового звіту бухгалтер може з'ясувати, що співробітник витратив більше коштів, ніж ті, що були видані компанією. У такому разі підприємство має повернути різницюпрацівнику.
Перевитратою можна назвати:
- ситуацію, коли співробітник повністю виконав завдання, поставлені керівництвом під час видачі підзвітних активів, а коштів при цьому було витрачено більше;
- ситуацію, коли працівник надав докази особистих витрат – чеки, квитанції, оплачені їм гарантійні талони тощо.
Облік перевитрати ведеться з допомогою оформлення расходно-касового ордера (за формою КО-2) у сумі, рівну відшкодування особистих витрат співробітника. Кошти видаються з каси компанії і при цьому не оподатковуються, внесками на страхування та пенсійні цілі.
Правила ведення АТ
Алгоритм роботи з АТ умовно поділяється на 12 простих кроків:
- Подання заяви співробітника отримання підзвітних активів.
- Видача коштів із каси компанії.
- Направлення отриманих працівником коштів на цілі, зазначені у заяві.
- Заповнення бланка авансового звіту формою АТ-1 (загальний всім категорій підприємств).
- Прикріплення до АТ паперів, що підтверджують перевитрату працівника.
- Оформлення розписки про подання всіх документів до бухгалтерії.
- Старт перевірки АТ у бухгалтерії.
- Виявлення коректності заповнення бланка, відсутності помарок, виправлень, сторонніх підписів.
- Оформлення всіх потрібних бухгалтерських проводок.
- Підтвердження законності наданих чеків чи квитанцій-доказів перевитрати.
- Завершення перевірки акціонерного товариства, подання документів на затвердження керівництву.
- Надсилання АТ на зберігання.
Наявність у документі будь-яких помарок та виправлень зобов'язує бухгалтера не приймати його до розгляду. Відповідно, сума, відображена в ньому, автоматично вважається непідтвердженою у витраті та утримується з обсягу зарплати підзвітного співробітника. Саме тому уважно слід ставитись до заповнення бланка з боку працівника та до скрупульозної перевірки з боку бухгалтера.
Висновки
Авансовий звіт – один із небагатьох документів, який не змінює своє призначення та форму протягом багатьох років. Тому практика державних та недержавних компаній доводить його важливістьпід час роботи з будь-якими грошовими активами з каси. Це єдиний документ, що підтверджує цільове витрачання коштів співробітником, а отже, і доводить його законну поведінку.
На початку оформлення підзвітних коштів та при завершенні бухгалтерської перевірки, керівник повинен уважно переглядативсі документи, оскільки за ним залишається право зменшення чи збільшення терміну надання АТ для конкретного працівника. Також його підпис на пакеті паперів у момент затвердження автоматично доводить, що всі спірні та конфліктні ситуації із залишком активів вирішені та жодних претензій сторони одна до одної не мають.
Усі нюанси складання авансового звіту у програмі 1С представлені нижче.
У бухгалтерському діловодстві. Головним його призначенням є підтвердження витраченої підзвітною особою суми.
Двостороння уніфікована форма № АТ-1 – єдиний бланк для кожної юридичної особи будь-якої форми власності. Винятком є лише бюджетники, які з 2002 року користуються спеціальним бланком «0504049».
Обов'язок щодо оформлення авансового звіту лягає на кожного працівника, який отримав кошти для відрядження або придбання будь-якого матеріалу чи товару (наприклад, канцелярські товари чи продукти харчування).
Авансовий звіт відрядженого співробітника
Як правильно оформлювати авансовий звіт, якщо працівник направлявся організацією для виконання будь-якого завдання до іншого міста?
Відрядженням називають поїздку працівника з метою виконання своїх посадових обов'язків поза місцем розташування компанії. Вона ніколи не обходиться без витрат, які підлягають компенсації працівникові відповідно до чинного законодавства.
До витрат на відрядження можна відносити:
- Проїзд туди і назад, але тільки в тому випадку, якщо працівник має у своєму розпорядженні квитки.
- Оренду житлоплощі (чеки чи квитанції обов'язкові до пред'явлення).
- Додаткові витрати, що входять до складу добових.
- Телефонні переговори, поштові відправлення, обмін валюти, транзитний та комісійний збір, багажний квиток та будь-який інший захід, без виконання якого не буде досягнуто основної мети поїздки.
Усі вищезгадані витрати повинні підтверджуватись документально. Якщо говорити про добові, то їх розмір зазвичай обумовлюється у наказі або у положенні про відрядження, що видаються на кожному підприємстві. Сума може відрізнятися залежно від того, куди поїхав співробітник: усередині регіону, до іншого суб'єкта Російської Федерації або за кордон.
Законодавство не встановлює граничний розмір добових, але якщо їхня величина всередині країни перевищує 700 руб., а за її межами - 2500 руб., то вони повинні обкладатися ПДФО. Проблеми про те, як правильно оформлювати авансовий звіт після повернення з відрядження, не повинні виникати. Термін здачі документа – не більше трьох днів з моменту прибуття. Якщо підзвітна сума була витрачена в повному обсязі, то різницю необхідно повернути до каси у вигляді прибуткового касового ордера, і якщо, навпаки, стався перевитрата, то працівнику компенсується усе з допомогою видаткового касового ордера.
Які наслідки спричиняє неправильно оформлений авансовий звіт?
Правильно оформити працівник повинен протягом трьох днів, інакше контролюючий орган може розглянути цю суму як дохід, на який має бути нарахований ПДФО та страхові внески.
До речі, ухвалення нової редакції закону № 290-ФЗ від 03 липня 2016 року запроваджує деякі коригування, наприклад, серйозний штраф за надання неналежного чека. Також планується почати використовувати для оплати витрат на відрядження спеціальні банківські картки, що відповідають міжнародному стандарту Visa і MasterCard.
Загальні правила
Як правильно оформляти авансовий звіт? Потрібно просто дотримуватися кожного з наступних пунктів:
1. Звіт повинен бути складений не пізніше трьох робочих днів з того моменту, як:
- минув строк, зазначений працівників у заяві про видачу коштів;
- співробітник вийшов працювати, якщо закінчення періоду, який видавалися гроші, припало на відпустку чи хвороба;
- працівник повернувся із відрядження.
2. Для оформлення звіту слід використовувати уніфіковану форму № АТ-1 або форму, яку прийнято підприємством.
3. Працівник, спільно з бухгалтером, якому відомо, як правильно оформлювати авансові звіти (приклад однозначно є у програмі, що використовується), повинні заповнити документ.
4. За затвердження звітного паперу відповідає керівник.
5. Будь-який авансовий документ повинні супроводжувати чеки, рахунки, квитки та інші папери, які підтверджують, що людина справді витратила підзвітні кошти.
Порядок заповнення
Як правильно оформляти авансовий звіт?
Перша чи лицьова частина має бути заповнена бухгалтером. Не можна обійтися без зазначення реквізитів документа (номери та дати), відомостей про підприємство та підзвітних осіб, про суму виданого авансу, зведеної інформації: витрачені кошти та бухгалтерські рахунки, на підставі яких можна судити про рух та списання. Крім того, тут слід зазначити перевитрату або повернений невикористаний аванс.
Друга частина є відривну розписку про те, що авансовий звіт прийнято на перевірку. Після заповнення бухгалтер повинен відрізати її та видати підзвітному співробітнику.
Третю частину (зворотний бік форми АТ-1) необхідно заповнювати колективно. Завдання підзвітного працівника – відобразити реквізити та додати кожен правильно оформлений товарний чек для авансового звіту. Бухгалтерові залишиться заповнити суму та бухгалтерський рахунок, на якому позначаться витрачені гроші.
На документі мають стояти підписи працівника, бухгалтера та головного бухгалтера. Лише після цього його може затвердити керівник.
Обґрунтований перевитрата
Як правильно оформити перевитрату за авансовим звітом? Для початку потрібно переконатися в його обґрунтованості:
- витрати коштів вище виділених вимагало виконання завдання за дорученням начальства;
- співробітник має у своєму розпорядженні підтверджуючі папери.
Якщо хоча б жодної умови не дотримано, то грошова сума не підлягає відшкодуванню.
Порядок компенсації перевитрати по касі
У разі перевитрати коштів перед бухгалтером постає питання: авансовий звіт – як правильно оформити. № КО-2 легко можна знайти на безкрайніх просторах інтернету. Реквізити цього документа необхідно зазначити у звіті - рядок «Перетрата видана за касовим ордером».
Термін компенсації перевитрачених працівником коштів не встановлено законодавством. Отже, якщо бухгалтер не вказав одразу відомості про видатковий ордер в авансовому звіті, це не спричинить жодних штрафних санкцій.
Умови компенсації перевитрати на зарплатну картку
Нині майже всі організації перераховують працівникам заробітну плату на банківську картку. А чи можна перевитрачену за авансовим звітом суму повернути співробітнику у такий же спосіб?
Законодавство не має однозначної відповіді. Сам документ передбачає лише одну форму відшкодування перевитраченої підзвітної суми – готівку.
Такою ж думкою у 2006 році поділився Центральний банк Росії у своєму листі №36-3/2408. При цьому його ж лист, але від 24 грудня 2008 р. № 14-27/513 містить інформацію про те, чи можна використовувати банківську картку для розрахунку за підзвітною сумою не є компетенцією Центрального Банку. Тобто мережа підприємство має самостійно розбиратися зі своїми проблемами в даному випадку. Щоб у контролюючого відомства не виникали зайві питання, рекомендується користуватися касою.
Як компенсувати особисті гроші працівника?
Працівник організації може сам вирушити за придбанням необхідних товарів (робіт, послуг) за власні кошти. У цьому випадку немає потреби заповнювати авансовий звіт. Як правильно оформити наведені вище дії?
Цілком достатньо буде заяви і чеків, накладних, бланків суворої звітності, що підтверджують купівлю, проїзних документів і т. д.).
Оформлення авансового звіту до 1С
Кожен бухгалтер має бути знайомий з таким документом, як авансовий звіт. Як правильно оформити в 1С? Місцем розташування документа у програмі є розділ «Банк та каса».
У створеному вікні слід спочатку вказати інформацію про організацію та підзвітні особи. Кнопка «Додати» зробить доступною таблицю, де необхідно відобразити всю інформацію про видані кошти.
Аванс буває трьох видів:
- При цьому враховуються авіа- та залізничні квитки, путівки, поштові марки та інше.
- Готівка. Основною метою документа є списання готівкової грошової суми.
- Розрахунковий рахунок. Документ необхідний у тому, щоб врахувати списання безготівкової грошової суми з розрахункового рахунку підприємства.
Щоб сформувати відомості про видачу готівки, необхідно розпочати створення нового видаткового касового ордера. Після заповнення документ слід роздрукувати та передати підзвітній особі, щоб останній заповнив рядок про отримання коштів та розписався. Тільки після цього можна зберегти та провести документ.
У табличній частині видаткового касового ордера слід зазначити інформацію про товари та матеріали, придбані підзвітною особою. Якщо купівля товару супроводжувалася видачею рахунок-фактури, необхідно поставити прапор СФ, вибрати Постачальника і заповнити його реквізити.
Розділ «Зворотна тара» вимагає заповнення інформації про тару, на яку Постачальник чекає назад.
Розділ «Оплата» фіксує суми, сплачені постачальнику попередньо придбаний товар. Виданий аванс відбивається проводкою Д 60.02 До 71.01.
Закладка «Інше» призначена для обліку інших витрат підзвітної особи (відрядження, проїзд, витрати палива тощо).
Авансовий звіт – такий звичний і простий здавалося б документ, проте при роботі з ним в користувачів програми 1С:Бухгалтерія 8, редакція 3 часто виникають різні питання. У нашій новій статті ми розглянемо де знайти, як заповнити цей документ і які проводки він робить.
Отже, почнемо з того, що, як правило, спочатку ми видаємо гроші підзвітній особі або з каси, або переказуємо з розрахункового рахунку. Для коректної та автоматичної роботи програми це потрібно зробити правильно.
Видача готівки(РКО) створюємо з виглядом операції Видача підзвітній особі:
При списанні з розрахункового рахунку також вибираємо відповідний вид операції Перерахування підзвітній особі:
Після того, як наш підзвітник приніс нам всілякі документи, треба скласти авансовий звіт. Цей документ знаходиться у розділі Банк та каса:
Створюємо новий авансовий звіт. Заповнюємо організацію, підзвітну особу, при оприбуткуванні товарів обов'язково вказуємо склад. Після заповнення реквізитів документа переходимо до розгляду кожної закладки Авансового звіту.
Перший заклад Аванси. Тут ми повинні вказати документи, якими було видано гроші підзвітній особі та за якими ми складаємо звіт. Це може бути як РКО так і списання з р/р:
І ось при виборі документів авансу і буде важливим, як ми оформили в програмі цю видачу. Так як програма автоматично підбирає видаткові касові ордери або списання з розрахункового рахунку лише за даною особою та відповідним видом операції!
Тобто. якщо ми вибрали вид операції інше списання, наприклад, і вказали рахунок 71, то звичайно проводку ми отримали правильну, але програма не зможе підібрати в авансовому звіті ці документи.
Тепер переходимо до закладки Товари. Ця закладка заповнюється в тому випадку, якщо наш співробітник купив якісь товари, сплатив їх відразу і ми хочемо прийняти їх до обліку авансовим звітом не використовуючи рахунок 60. При цьому, якщо постачальник пред'явив ПДВ, який ми прийматимемо до відрахування, то тут же , при установці прапорця СФ та заповненні реквізитів рахунку фактури програма автоматично при проведенні сформує рахунок-фактуру отриманий:
Які проводки в цьому випадку робить документ? Подивіться, як цікаво. Ми оприбуткували товар на 41 рахунок, минаючи 60. До речі, якщо замість товарів треба оприбуткувати матеріали, треба просто змінити рахунок обліку в документі або для автоматичного заповнення рахунків обліку правильно вести довідник номенклатури. Як налаштувати рахунки обліку можна прочитати в нашій статті Рахунки обліку номенклатури.
Закладка Поворотна таразаповнюється у разі, якщо до нас надійшов товар у тарі, яку треба повернути постачальнику. Така ситуація трапляється вкрай рідко, тому я пропоную не розглядати її.
Якщо ми через авансовий звіт хочемо провести оплату постачальнику і при цьому окремо оформлювати в програмі документ Вступ (акт, накладна)то для цього треба використовувати закладку Оплата. Тут також важливо правильно заповнити реквізити оплати, постачальника, договір. І тут ми вже не вказуємо рахунок-фактуру. Він відбивається для формування накладної.
У цьому випадку проведення документа будуть такі:
Тобто. ще раз звернемо увагу на те, що по одній і теж накладній треба заповнювати лише одну закладку в авансовому звіті АБО Товари АБО Оплата. В іншому випадку суми проводок будуть завоєнними.
Ну і остання закладка в авансовому звіті, це Інше. Тут, як правило, відображають витрати на відрядження, витрати на квитки, оплати отримання якихось довідок, поштові витрати. Якщо, наприклад, нам треба прийняти до відрахування ПДВ, виділений у квитку, то оформити цю операцію треба аналогічно до тієї, що ми робили на закладці Товари. Тобто. встановити прапорець СФ, заповнити всі реквізити рахунка-фактури та при проведенні авансового звіту, програма все зробить автоматично: сформує рахунок-фактуру, виділить та прийме до вирахування ПДВ:
У цьому ж розділі для кожної витрати важливо правильно вказати рахунок витрат, на які відноситимуться ці витрати і всі субконто:
У цьому випадку документ робить такі проводки:
Тепер давайте подивимося друковану форму документа. За кнопкою Друкми отримуємо уніфіковану форму, в якій відображено суми виданого співробітнику авансу, суми витрачених грошей та заборгованість за підзвітною особою.
У нашому випадку ми видавали гроші у підзвіт двома сумами: з каси та з розрахункового рахунку. Співробітник відзвітував не за всю суму, тому він залишився винен нам 9100. Звичайно краще все ж таки перевіряти розрахунки з підзвітними особами по ОСО за рахунком 71:
Значить, нам залишається лише оформити повернення невикористаних коштів у касу. Найзручніший і найшвидший спосіб – це створення документа Надходження готівкина підставі авансового звіту:
При такому формуванні документа програма все зробить сама: вибере правильний вид операції, підзвітна особа, підставить ту суму, яку повинен повернути співробітник і навіть всі реквізити друкованої форми заповнить автоматично.
Ну і насамкінець перевіряємо ОСО за рахунком 71:
Все в порядку. Усі розрахунки із підзвітником закриті.
Ось і все, що я хотіла розповісти вам про заповнення документа Авансовий звіт. Як бачите, при акуратному заповненні всіх реквізитів та параметрів програма сама допоможе вам зробити все правильно.
Якщо у вас залишилися питання, пишіть нам. Дякую що ви з нами.
