Një raport paraprak në 1C shërben për të konfirmuar nga një punonjës (personi përgjegjës) shumën e shpenzuar të parave që i janë dhënë më parë. Le të shohim udhëzimet hap pas hapi duke përdorur një shembull se si të bëni, plotësoni dhe postoni saktë një raport paraprak në 1C Accounting 8.3 (3.0).
Meqe ra fjala! Plotësimi i një raporti të shpenzimeve në 1C 8.2 (2.0) nuk është i ndryshëm. Ju mund t'i përdorni me siguri këto udhëzime për versionet më të vjetra të programit.
Si të bëni një raport të ri shpenzimesh
Për të krijuar dhe plotësuar një "Raport paraprak" në 1C 8.3, shkoni te menyja "Banka dhe arka", zgjidhni "Raportet paraprake". Në formën e listës, klikoni në butonin "Krijo". Do të hapet një formë e re dokumenti.
Paradhënie mund të lëshohet për qëllimet e mëposhtme:
- poste;
- blerja e paketimit të kthyeshëm;
- marrëveshjet me furnitorët;
Në dokument, këto operacione pasqyrohen në skedat përkatëse.
Skeda e parë "Përparime" përdoret për të pasqyruar përparimet e marra. Për mostrën, unë krijova posaçërisht më parë një dokument "Urdhër për shpenzimet e parave të gatshme" me llojin e operacionit "Lëshimi për një person përgjegjës" dhe e shtova atë në seksionin tabelor "Avanset" ().
Merrni 267 mësime video në 1C falas:
Kështu, shohim se pas punonjësit Bazin A.V. ka një paradhënie të pashpenzuar prej 1000 rubla.
Në një “Avant raport” mund të pasqyroni të gjitha transaksionet e parashikuara për fshirjen e paradhënies së dhënë personit përgjegjës.
Le të supozojmë se për këtë shumë ai bleu:
- miu optik - 200 rubla;
- bëri një paradhënie për furnizuesin - 600 rubla;
- Mbushur makinën me benzinë - 200 rubla.
Të gjitha këto të dhëna i fusim në dokument.
Siç mund ta shohim, personi përgjegjës kishte një mbishpenzim prej 100 rubla. Tani raporti i shpenzimeve mund të postohet dhe printohet:
Nëse është e nevojshme, disa punonjësve mund t'u jepen mjete për shpenzimet argëtuese ose afariste të ndërmarrjes. Ata kanë të drejtë të marrin para në bazë të urdhrit të menaxherit për personat përgjegjës, nëse emri i tyre i plotë. dhe pozicioni tregohet në listën e personave që e kanë këtë mundësi.
Formulari i dokumentit
Shpenzimet e parave që i janë dhënë një punonjësi paraprakisht konfirmohen duke përdorur një dokument parësor të kontabilitetit - një raport paraprak. Formulari është një formular i unifikuar nr. AO-1, një pjesë e të cilit plotësohet nga punonjësi, e dyta nga llogaritari.
Kthimi i shumave të përgjegjshme sipas raportit të paradhënies
Ka afate të caktuara për dorëzimin e raportit paraprak nga personi përgjegjës, brenda të cilit punonjësi është i detyruar të raportojë për mjetet e shpenzuara.
Pas marrjes së mjeteve, personi përgjegjës është i detyruar që brenda një periudhe jo më të gjatë se tri ditë pune pas datës së skadimit për të cilën janë lëshuar mjetet në llogari, ose nga data e kthimit në punë, të paraqesë një raport paraprak me dokumentet mbështetëse të bashkangjitura. (klauzola 6.3 e Udhëzimit Nr. 3210- U).
Nëse punonjësi nuk i ka shpenzuar plotësisht fondet, hartohet një raport paradhënie për pjesën e shpenzuar, duke treguar shumën e parave të pashpenzuara - ky është kthimi i shumave të përgjegjshme sipas raportit të paradhënies.
Gjithashtu nuk është e pazakontë që një punonjës të shpenzojë fillimisht paratë e tij, më pas të sjellë dokumente dhe të marrë një rimbursim. Në këtë rast, ai duhet të kontaktojë departamentin e kontabilitetit me një kërkesë për rimbursim të shpenzimeve të bëra. Kontabilisti gjithashtu bën llogaritje të tilla duke përdorur një raport paraprak. Prandaj, kjo situatë mund t'i atribuohet edhe kthimit të shumave të imponimit sipas raportit të paradhënies.
Nëse punonjësi nuk ka bërë fare shpenzime, ai ia kthen arkëtarit shumën e përgjegjshme dhe nuk përgatit raport paraprak.
Duhet mbajtur mend: nëse afati për paraqitjen e një raporti paraprak nga personi përgjegjës nuk është respektuar, kjo konsiderohet shkelje e disiplinës së parave (neni 15.1 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse).
Procedura e mbushjes
Tani le të hedhim një vështrim më të afërt në procedurën e plotësimit të dokumentit.
Plotësuar nga punonjësi
Ana e përparme.
Pra, në anën e përparme të formularit Nr. AO-1, punonjësi duhet:
Tregoni emrin e kompanisë dhe kodin OKPO.
2. Futni datën kur është përpiluar dokumenti dhe caktoni një numër.
3. Në kolonën “raporti në shumë” shënojmë shumën që punonjësi ka shpenzuar për nevojat shtëpiake të ndërmarrjes. Për shembull, atij iu dhanë pesë mijë rubla, por ai shpenzoi katër mijë. Prandaj, në këtë kolonë ai tregon katër mijë.
4. Tregojmë emrin dhe kodin e njësisë strukturore.
5. Pas kësaj, tregoni emrin tuaj të plotë. personin përgjegjës, numrin e personelit të tij dhe profesionin (pozitën).
6. Shkruani qëllimin e paradhënies.
7. Në anën e majtë të tabelës që ndodhet në anën e përparme të formularit, tregoni shumën e shumës së marrë nga arka e kompanisë (ose në një kartë bankare). Nëse është e nevojshme, tregoni shumën e parave të lëshuara në valutë të huaj.
8. Ne tregojmë shumën totale të fondeve të marra.
9. Tregojmë shumën e shpenzuar për nevojat e biznesit të ndërmarrjes.
10. Tregoni shumën e bilancit.
Ana e kundërt.
11. Në anën e pasme të formularit, në kolonat 1-6, punonjësi duhet të listojë të gjitha dokumentet (furnat e shitjes, arkëtimet, etj.) që konfirmojnë shpenzimet e bëra nga punonjësi, duke treguar shumat e shpenzuara. Dokumentet duhet të numërohen sipas radhës në të cilën janë renditur në raportin e shpenzimeve.
Tani në lidhje me informacionin që punonjësi duhet të fusë në kolonat përkatëse:
- 1 — numri i pagesës i caktuar në dokumentin që konfirmon shpenzimet;
- 2 - data e kontrollit;
- 3 — numri i kontrollit;
- 4 - emri i dokumentit që konfirmon shpenzimet;
- 5 - shuma e shpenzimeve të bëra në rubla futet këtu;
- 6 - të plotësohet nëse është e nevojshme. Ai tregon shumën e shpenzimit të bërë në valutë të huaj;
- rreshti "Total" tregon shumën totale të shpenzimeve.
12. Pasi punonjësi të ketë plotësuar fushat e kërkuara, duhet të vendosë nënshkrimin e tij në formular me transkript. Tjetra, duhet të dorëzoni dokumentin në departamentin e kontabilitetit. Kontabilisti do të kontrollojë nëse formulari është plotësuar saktë.
Plotësuar nga një kontabilist
Ana e përparme.
13. Pas marrjes së formularit, llogaritari duhet të sigurohet që ai të jetë plotësuar saktë. Nëse nuk gjenden gabime, kontabilisti bën një shënim në lidhje me këtë në kolonën "raporti i verifikuar" dhe e nënshkruan atë.
Pas kësaj, kontabilisti vazhdon të plotësojë më tej formularin.
15. Kontabilisti plotëson pjesën e shkëputur të formularit, e firmos dhe ia jep punonjësit.
Ana e kundërt.
16. Kontabilisti regjistron informacionin në kolonat 7 dhe 8. Këtu tregohen shumat e shpenzimeve të pranuara për kontabilitet. Kolona 9 tregon numrat e llogarive kontabël që debitohen për shumën e shpenzimeve. Shumat e treguara nga punonjësi dhe llogaritari duhet të jenë të njëjta.
Pas kësaj, llogaritari plotëson pjesën e përparme të raportit të shpenzimeve.
Ana e përparme.
17. Në anën e përparme në tabelën e djathtë, llogaritari shënon informacionin e mëposhtëm:
- bilanc ose mbishpenzim i paradhënies së mëparshme;
- shumën e paradhënies së marrë nga arka e ndërmarrjes;
- shuma e parave të shpenzuara;
- bilanc ose mbishpenzim i shumave të paradhënies;
- regjistrimi kontabël - informacioni merret nga të dhënat në kolonën 9, e cila është në anën e pasme.
19. Drejtori miraton dokumentin dhe ia kthen kontabilitetit. Pas kësaj, ajo ruhet në departamentin e kontabilitetit të kompanisë për 5 vjet. Pas kësaj periudhe ai shkatërrohet.
Ju mund ta shkarkoni mostrën në faqen tonë të internetit.
Shumë shpesh, në aktivitetet ekonomike të një organizate, punonjësve të kompanisë u jepen fonde në para dhe pa para (gjithashtu dokumente monetare) për qëllime raportimi. Të cilat më pas përdoren për të paguar nevojat e biznesit të ndërmarrjes, për të blerë bileta udhëtimi dhe për të paguar shërbimet e hotelit gjatë udhëtimeve të biznesit. Lista ku mund të përdoren fondet e përgjegjshme është shumë e madhe, nuk rregullohet nga askush. Le të shohim në këtë artikull temën ku dhe ndodhet.
Si të gjeni një raport paraprak në programin 1C
Për të gjetur një raport paraprak, duhet të zgjidhni seksionin "Banka dhe tavolina e parave" në menunë kryesore të ndërfaqes Taxi të programit "1C: Kontabilitet", versioni 8, më pas në bllokun "Cash desk" gjeni pozicionin "Raporti paraprak". . Pas këtyre hapave, do të çoheni te ditari "Advance Reports". Tjetra, klikoni në butonin "Krijo".
Në ekran shfaqet një raport paraprak, i cili duhet të plotësohet, bazuar në dokumentet parësore të dorëzuara në departamentin e kontabilitetit të ndërmarrjes dhe bashkëngjitur raportit paraprak.
Plotësimi i një raporti paraprak në programin 1C
Fushat e mëposhtme plotësohen në kokën e dokumentit:
- Data e;
- Numri;
- Organizimi;
- Personi përgjegjës mund të jetë një punonjës i organizatës ose një individ që vepron me autorizim;
- Një magazinë zgjidhet nëse blihen mallra dhe pasuri materiale, të cilat më pas i dorëzohen në magazinë personit përgjegjës financiar.
Dokumenti, në pjesën tabelare, ka disa skeda, ato plotësohen në varësi të dokumenteve që i bashkëngjiten raportit të shpenzimeve dhe mjeteve të marra nga personi raportues:
- Përparimet;
- Mallra;
- paketim i kthyeshëm;
- Pagesa;
- Të tjera.
Në mënyrë që skeda e parë të plotësohet automatikisht në pjesën tabelare të dokumentit kur personi përgjegjës merr një paradhënie, është e nevojshme të krijohet një raport paraprak bazuar në. Kjo mund të ndodhë kur zgjidhni "Krijo bazuar në" dy pozicione, njëra prej të cilave është "Tërheqja e parave të gatshme", tjetra "Fshirja nga llogaria rrjedhëse".
Në skedën e parë, një pozicion plotësohet gjithashtu kur lëshoni dokumente monetare në raport; kjo mund të jetë, për shembull, një biletë udhëtimi e blerë nga një organizatë.
Ju nuk mund të krijoni një raport paraprak bazuar në transaksionet e futura në bazën e të dhënave, por zgjidhni manualisht dokumentin pas marrjes së paradhënies për nënraportin duke klikuar në butonin "Shto". Pas këtyre hapave, fusha në pjesën tabelare të skedës së parë "Përparime" bëhet aktive.
Kur blini mallra me para në dorë, nga një shumë e përgjegjshme, duhet të plotësoni skedën e dytë, e cila quhet "Mallra".
Në këtë rast, në pjesën tabelare të dokumentit, duhet të futni të dhënat e mëposhtme:
- Dokumenti i shpenzimeve;
- Gama e produkteve zgjidhet nga drejtoria;
Kini kujdes, nëse ky produkt nuk është në drejtorinë "Nomenklatura", atëherë së pari duhet të plotësoni një kartë për të, e cila tregon emrin, njësinë e matjes dhe detaje të tjera.
- Sasi;
- Çmimi;
- Norma e TVSH-së;
- Emri i furnizuesit, marrë nga drejtoria “Kontrapalët”;
- Detajet e faturës;
- Llogaritë e kostos dhe llogaria e TVSH-së.
Shuma dhe totali do të plotësohen automatikisht.
Kur paguani për mallra ose shërbime palëve nga fondet e përgjegjshme, plotësohet skeda e katërt në raportin e shpenzimeve, e cila quhet "Pagesa". Kur klikoni mbi të, hapet një seksion tabelor në të cilin duhet të plotësoni të dhënat e mëposhtme:
- Dokumenti i shpenzimeve është emri i dokumentit;
- Kundërpala dhe marrëveshja;
- Përmbajtja e operacionit plotësohet me dorë, pa iu referuar librit të referencës.
Llogaritë e shlyerjes në të cilat do të ndahet shuma e kostove futen automatikisht, kjo është llogaria 60 "Furnizuesit dhe kontraktorët", por kjo llogari mund të ndryshohet duke iu referuar drejtorisë "".
Skeda e pestë, "Të tjera", plotësohet jo vetëm në rastet e sigurimit të dokumenteve që lidhen me udhëtimin e punës së një punonjësi, por edhe për të paguar për nevojat e biznesit të ndërmarrjes dhe shpenzimet e tjera.
Ashtu si në skedat e tjera, plotësoni:
- Dokument (shpenzim);
- Nomenklatura;
- shuma e TVSH-së;
- Totali plotësohet automatikisht;
- Ofruesi;
- Treguesi vendoset në kolonën “Faturë” nëse ka apo jo faturë;
- Treguesi vendoset në kolonën "BSO" nëse kjo është një formë e rreptë raportimi apo jo;
- Plotësoni të dhënat e faturës;
- Llogaria e kostos për kontabilitetin (kontabilitetin) zgjidhet nga plani kontabël, dhe nënllogaria e kostos zgjidhet gjithashtu nga drejtoria;
- Llogaria e shpenzimeve për NU (kontabiliteti tatimor) zgjidhet nga skema e llogarive për kontabilitetin tatimor, dhe nënllogaria e shpenzimeve zgjidhet gjithashtu nga drejtoria;
- Zgjidhni një llogari të TVSH-së.
Në procesin e kryerjes së biznesit, çdo ndërmarrje ka të drejtë të lëshojë fonde për punonjësit e saj në llogari. Punonjësi, në këtë rast i quajtur personi përgjegjës, është i detyruar të paraqesë një raport për përdorimin e fondeve të lëshuara dhe t'i bashkëngjisë dokumentet që konfirmojnë shpenzimet. Në këtë artikull do t'ju njohim me veçoritë e shlyerjeve me personat përgjegjës, si dhe procedurën e pasqyrimit të raporteve paraprake në transaksione.
Sipas Kodit Tatimor, fondet kundër raportit mund t'i lëshohen një punonjësi vetëm për qëllime të kryerjes së aktiviteteve prodhuese të organizatës. Personi përgjegjës mund t'i përdorë paratë e marra gjatë një udhëtimi pune ose drejtpërdrejt për nevoja biznesi. Pas kryerjes së shpenzimeve, punonjësi jep një raport paraprak në formularin AO-1. Ai duhet të shoqërohet me fatura, fatura dhe dokumente të tjera që vërtetojnë se punonjësi ka kryer shpenzime në lidhje me nevojat e prodhimit.
| Dt | CT | Përshkrim | Shuma | Dokumenti |
| 71 | 50/1 | Simonov mori një paradhënie për një udhëtim pune në Yekaterinburg | 27 500 fshij. | Urdhri për udhëtim pune, deklaratë nga V.P. Simonov |
| 19 | 71 | TVSH e përfshirë | 2978 fshij. | |
| 68 TVSH | 19 | Zbritja e TVSH-së | 2978 fshij. | raporti paraprak i Simonov V.P. |
| 10 | 71 | Të përfshira shpenzimet e udhëtimit të biznesit | 050 fshij. | raporti paraprak i Simonov V.P. |
| 50/1 | 71 | Kthimi i fondeve të papërdorura në arkën e Global LLC | 2450 fshij. | urdhër arkëtimi në para |
Shlyerjet me personat përgjegjës janë transaksione mjaft të zakonshme. Është e vështirë të gjesh një kontabilist që të paktën një herë nuk ka hasur në lëshimin e fondeve për një punonjës ose një raport paraprak. Gjëja kryesore që duhet mbajtur mend në këtë rast është kujdesi dhe skrupuloziteti kur kontrolloni dokumentet që konfirmojnë faktin dhe shumën e shpenzimeve të bëra nga punonjësi.
Kontabilistët shumë shpesh hasin nevojën për të krijuar raporte paraprake kur kryejnë pagesa me para për punonjësit. Ky dokument është i nevojshëm për të konfirmuar shumën e shpenzuar ose dokumentet monetare të lëshuara më parë për punonjësit.
Le të japim një shembull të thjeshtë. Punonjësit iu dha një shumë e caktuar për të blerë një biletë. Pas kthimit, ai ia jep këtë biletë kontabilistit në mënyrë që të konfirmojë se sa para ka shpenzuar në të vërtetë. Pastaj kontabilisti bën një raport paraprak bazuar në të.
Mund të jepen shumë shembuj të tjerë. Këtu përfshihet blerja e materialeve, mallrave (kancelari, pajisje shtëpiake, etj.), tarifat, pagesat ditore, posta dhe shumë më tepër.
Në këtë artikull do të shikojmë udhëzimet hap pas hapi për krijimin e një raporti shpenzimesh në 1C 8.3 dhe do të ofrojmë një shembull se si ta plotësoni atë.
Lëshimi i fondeve
Para së gjithash, punonjësit i jepen para ose dokumente monetare. Ky operacion mund të kryhet në 1C 8.3, përkatësisht përmes dokumenteve të parave të gatshme dhe dokumenteve monetare. Ato janë të vendosura në seksionin "Banka dhe Arkëtari".
Përveç metodave të mësipërme, ju mund të përdorni debitimin nga një llogari rrjedhëse, por në shembullin tonë ky opsion nuk do të merret parasysh, sepse ky lloj transaksioni gjendet më shpesh me para në dorë dhe jo me pagesa pa para.
Më poshtë është një shembull i lëshimit të parave të gatshme për një person përgjegjës. Ai gjeneron postime për llogaritë Dt 71.01 – Kt 50.1. Llogaria e kontabilitetit është zëvendësuar, por ajo mund të ndryshohet gjatë plotësimit të dokumentit.
Ky dokument përdoret edhe në rastet kur ka mbishpenzim të fondeve të emetuara. E thënë thjesht, punonjësit iu dhanë 1000 rubla dhe ai shpenzoi 1500 rubla me lejen e menaxherit. Diferenca prej 500 rubla duhet të paguhet me para në dorë.
Përgatitja e një raporti paraprak në 1C
Dizajni i këtij dokumenti është pothuajse i njëjtë në të dy versionet 3.0 (8.3) dhe 2.0 (8.2), kështu që ky artikull është i përshtatshëm për të gjithë.
Për të bërë një raport të ri paraprak, duhet të shkoni te menyja "Banka dhe arkëtari" dhe të zgjidhni "Raportet paraprake". Në formularin e listës që hapet, klikoni në butonin "Krijo".
Së pari ju duhet të zgjidhni punonjësin për të cilin hartohet dokumenti dhe departamenti.
Skeda e parë liston dokumentet me të cilat punonjësi ka marrë këto fonde. Monedha dhe shuma do të futen automatikisht.
Le të shohim shkurtimisht përmbajtjen e skedave të mbetura:
- Skeda "Mallrat" përmban një listë të artikujve të inventarit që janë blerë nga personi përgjegjës. Kur specifikoni llogaritë e kontabilitetit për këto mallra, do të gjenerohen transaksionet e marrjes.
- Skeda e tretë përmban të dhëna për kontejnerët e kthyeshëm që punonjësi ka marrë nga furnizuesi.
- Skeda "Pagesa" përmban të dhëna për shumat e paguara nga furnitorët për mallrat e blera më parë, parapagim.
- Në skedën "Të tjera", tregohen shpenzimet e tjera. Në rastin tonë, ne do të raportojmë në këtë skedë.
Para printimit, duhet të korrigjoni dokumentin. Forma e printuar e këtij dokumenti gjendet në menynë "Print" - "Raporti paraprak (AO-1)".
Siç mund ta shohim në formën e printuar dhe në fund të formularit të dokumentit, ky punonjës ka tejkaluar shpenzimet.
Kjo do të thotë se ai ka shpenzuar më shumë para sesa i janë dhënë fillimisht. Në shembullin tonë, diferenca prej 100 rubla do të pasqyrohet në llogarinë 71.01. Siç u tha më parë, diferenca në shuma duhet t'i kthehet punonjësit duke përdorur një dokument dokumenti parash për disbursimin e parave të gatshme.
Shihni gjithashtu udhëzimet video për plotësimin e një raporti paraprak në 1C:
