Organizatat rregullisht lëshojnë fonde të përgjegjshme për punonjësit e tyre. Punonjësit i shpenzojnë këto para për nevojat e biznesit - shpenzimet e udhëtimit, shpenzimet postare, blerjen e furnizimeve të zyrës, asetet fikse. Dokumenti që pasqyron shpenzimet e personave përgjegjës quhet raport paraprak. Si të bëni një raport paraprak në 1C 8.3 Kontabiliteti hap pas hapi? Si të regjistroni shtesat ditore në një raport paraprak në 1C 8.3? Ne do t'u përgjigjemi këtyre pyetjeve në artikull.
Lexoni në artikull:
Për çdo punonjës të cilit i janë dhënë para kundrejt raportit përgatitet një raport paraprak. Ai përbëhet nga dy seksione.
Në të parën mund të shihni:
- shuma e borxhit në kohën e hartimit të raportit qoftë nga organizata te punonjësi (shpenzimet e tepërta), ose nga punonjësi te kompania;
- sa para janë lëshuar sipas raportit të paradhënies;
- shuma totale e shpenzimeve sipas raportit paraprak;
- bilanci i borxhit që i takon kontabilistit.
Në pjesën e dytë, mund të shihni në detaje se për çfarë i shpenzoi llogaritari. Ju mund të bëni një raport shpenzimesh në 1C 8.3 në 4 hapa.
Hapi 1. Hapni dritaren “Advance Reports” në 1C 8.3
Shkoni te seksioni "Zyra e Bankës dhe Cash" (1) dhe klikoni lidhjen "Raportet paraprake" (2).
Në dritaren që hapet, do të shihni një listë të të gjitha raporteve paraprake. Për të krijuar një raport të ri shpenzimesh, klikoni butonin "Krijo" (3).
Do të hapet një dritare për gjenerimin e një raporti paraprak. Duket kështu:
Hapi 2. Plotësoni detajet bazë të raportit paraprak në 1C 8.3
Në pjesën e sipërme të raportit të shpenzimeve, plotësoni fushat: “Organizata” (4), “Personi përgjegjës” (5), “Depo” (6). Magazina mbushet nëse kontabilisti ka blerë inventar ose asete fikse.
Hapi 3. Plotësoni seksionet e shpenzimeve të raportit të shpenzimeve
- "Përparime". Këtu pasqyroni shumat e lëshuara punonjësit për raportim;
- "Mallra". Kjo skedë është krijuar për të regjistruar mallrat e blera;
- "Paketimi i kthyeshëm." Skeda plotësohet nëse personi përgjegjës ka marrë paketim të kthyeshëm nga furnizuesi;
- "Pagesa". Përdoreni këtë skedë nëse personi përgjegjës i ka paguar furnizuesit për mallrat;
- "Të tjera." Kjo skedë pasqyron shpenzimet e udhëtimit, postës, transportit dhe të tjera që nuk pasqyrohen në skeda të tjera.
Le të flasim për plotësimin e këtyre skedave në më shumë detaje.
Përparimet
Në skedën "Avanset" (8), pasqyroni shumat e lëshuara për kontabilistin. Për ta plotësuar atë, në fushën “Dokumenti paraprak”, zgjidhni nga lista porosinë e kërkuar të arkëtimit të parave. Shuma e paradhënies do të plotësohet automatikisht.
Mallrat
Nëse llogaritari ka blerë mallra ose materiale, atëherë pasqyroni emrin dhe koston e tyre në skedën "Mallrat" (9). Në fushën “Dokumenti (shpenzimet)” shkruani llojin e dokumentit nga i cili janë marrë sendet me vlerë, numrin dhe datën e tij. Në fushën "Nomenklatura", tregoni emrin e mallrave ose materialeve që kontabilisti ka blerë duke përdorur këtë faturë. Plotësoni gjithashtu fushat "Sasia" dhe "Çmimi". 1C 8.3 do të llogarisë të dhënat për fushën "Shuma" të vetë raportit paraprak. "Llogaria e kontabilitetit" 1C 8.3 do të përcaktohet automatikisht, në varësi të llojit të artikujve në hyrje (produkte, materiale, aktive fikse).
Pagesa
Nëse personi përgjegjës ka paguar për mallra ose shërbime nga shuma e përgjegjshme, atëherë plotësoni skedën "Pagesa" (10) të raportit të paradhënies në 1C 8.3. Në fushën "Dokumenti (shpenzimet)", tregoni llojin e dokumentit që është paguar. Në fushën "Kontraparta / marrëveshje", zgjidhni një furnizues dhe tregoni detajet e marrëveshjes me të. Në "Përmbajtja", shkruani qëllimin e pagesës, për shembull, "Pagesa për bateritë". Në fushën “Shlyerja e borxhit”, zgjidhni me cilin dokument është bërë pagesa. Tregoni gjithashtu shumën e pagesës (fusha "Shuma").
Të tjera
Plotësoni skedën "Të tjera" (11) të raportit paraprak në 1C 8.3 nëse personi raportues raporton për një udhëtim pune, si dhe shpenzime transporti, postare dhe shpenzime të tjera që nuk pasqyrohen në skedat e mëparshme. Ngjashëm me skedat e mëparshme, plotësoni "Dokumentin e shpenzimeve". Në fushën "Nomenklatura", zgjidhni shpenzimet për të cilat raporton kontabilisti, tregoni shumën e shpenzimit (fusha "Shuma"). Fusha "Llogaria e kostos" e raportit paraprak do të plotësohet automatikisht nga 1C 8.3.
Hapi 4. Ruani dhe printoni raportin e shpenzimeve nga 1C 8.3
Pasi të plotësoni të gjitha fushat e raportit të shpenzimeve në 1C 8.3, mund të postoni dhe printoni raportin e shpenzimeve. Klikoni butonin "Pass" (12). Tani ka regjistrime kontabël për raportin e shpenzimeve. Për të printuar një dokument, klikoni butonin "Printo" (13).
Nëse është e nevojshme, disa punonjësve mund t'u jepen mjete për shpenzimet argëtuese ose afariste të ndërmarrjes. Ata kanë të drejtë të marrin para në bazë të urdhrit të menaxherit për personat përgjegjës, nëse emri i tyre i plotë. dhe pozicioni tregohet në listën e personave që e kanë këtë mundësi.
Formulari i dokumentit
Shpenzimet e parave që i janë dhënë një punonjësi paraprakisht konfirmohen duke përdorur një dokument parësor të kontabilitetit - një raport paraprak. Formulari është një formular i unifikuar nr. AO-1, një pjesë e të cilit plotësohet nga punonjësi, e dyta nga llogaritari.
Kthimi i shumave të përgjegjshme sipas raportit të paradhënies
Ka afate të caktuara për dorëzimin e raportit paraprak nga personi përgjegjës, brenda të cilit punonjësi është i detyruar të raportojë për mjetet e shpenzuara.
Pas marrjes së mjeteve, personi përgjegjës është i detyruar që brenda një periudhe jo më të gjatë se tri ditë pune pas datës së skadimit për të cilën janë lëshuar mjetet në llogari, ose nga data e kthimit në punë, të paraqesë një raport paraprak me dokumentet mbështetëse të bashkangjitura. (klauzola 6.3 e Udhëzimit Nr. 3210- U).
Nëse punonjësi nuk i ka shpenzuar plotësisht fondet, hartohet një raport paradhënie për pjesën e shpenzuar, duke treguar shumën e parave të pashpenzuara - ky është kthimi i shumave të përgjegjshme sipas raportit të paradhënies.
Gjithashtu nuk është e pazakontë që një punonjës të shpenzojë fillimisht paratë e tij, më pas të sjellë dokumente dhe të marrë një rimbursim. Në këtë rast, ai duhet të kontaktojë departamentin e kontabilitetit me një kërkesë për rimbursim të shpenzimeve të bëra. Kontabilisti gjithashtu bën llogaritje të tilla duke përdorur një raport paraprak. Prandaj, kjo situatë mund t'i atribuohet edhe kthimit të shumave të imponimit sipas raportit të paradhënies.
Nëse punonjësi nuk ka bërë fare shpenzime, ai ia kthen arkëtarit shumën e përgjegjshme dhe nuk përgatit raport paraprak.
Duhet mbajtur mend: nëse afati për paraqitjen e një raporti paraprak nga personi përgjegjës nuk është respektuar, kjo konsiderohet shkelje e disiplinës së parave (neni 15.1 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse).
Procedura e mbushjes
Tani le të hedhim një vështrim më të afërt në procedurën e plotësimit të dokumentit.
Plotësuar nga punonjësi
Ana e përparme.
Pra, në anën e përparme të formularit Nr. AO-1, punonjësi duhet:
Tregoni emrin e kompanisë dhe kodin OKPO.
2. Futni datën kur është përpiluar dokumenti dhe caktoni një numër.
3. Në kolonën “raporti në shumë” shënojmë shumën që punonjësi ka shpenzuar për nevojat shtëpiake të ndërmarrjes. Për shembull, atij iu dhanë pesë mijë rubla, por ai shpenzoi katër mijë. Prandaj, në këtë kolonë ai tregon katër mijë.
4. Tregojmë emrin dhe kodin e njësisë strukturore.
5. Pas kësaj, tregoni emrin tuaj të plotë. personin përgjegjës, numrin e personelit të tij dhe profesionin (pozitën).
6. Shkruani qëllimin e paradhënies.
7. Në anën e majtë të tabelës që ndodhet në anën e përparme të formularit, tregoni shumën e shumës së marrë nga arka e kompanisë (ose në një kartë bankare). Nëse është e nevojshme, tregoni shumën e parave të lëshuara në valutë të huaj.
8. Ne tregojmë shumën totale të fondeve të marra.
9. Tregojmë shumën e shpenzuar për nevojat e biznesit të ndërmarrjes.
10. Tregoni shumën e bilancit.
Ana e kundërt.
11. Në anën e pasme të formularit, në kolonat 1-6, punonjësi duhet të listojë të gjitha dokumentet (furnat e shitjes, arkëtimet, etj.) që konfirmojnë shpenzimet e bëra nga punonjësi, duke treguar shumat e shpenzuara. Dokumentet duhet të numërohen sipas radhës në të cilën janë renditur në raportin e shpenzimeve.
Tani në lidhje me informacionin që punonjësi duhet të fusë në kolonat përkatëse:
- 1 — numri i pagesës i caktuar në dokumentin që konfirmon shpenzimet;
- 2 - data e kontrollit;
- 3 — numri i kontrollit;
- 4 - emri i dokumentit që konfirmon shpenzimet;
- 5 - shuma e shpenzimeve të bëra në rubla futet këtu;
- 6 - të plotësohet nëse është e nevojshme. Ai tregon shumën e shpenzimit të bërë në valutë të huaj;
- rreshti "Total" tregon shumën totale të shpenzimeve.
12. Pasi punonjësi të ketë plotësuar fushat e kërkuara, duhet të vendosë nënshkrimin e tij në formular me transkript. Tjetra, duhet të dorëzoni dokumentin në departamentin e kontabilitetit. Kontabilisti do të kontrollojë nëse formulari është plotësuar saktë.
Plotësuar nga një kontabilist
Ana e përparme.
13. Pas marrjes së formularit, llogaritari duhet të sigurohet që ai të jetë plotësuar saktë. Nëse nuk gjenden gabime, kontabilisti bën një shënim në lidhje me këtë në kolonën "raporti i verifikuar" dhe e nënshkruan atë.
Pas kësaj, kontabilisti vazhdon të plotësojë më tej formularin.
15. Kontabilisti plotëson pjesën e shkëputur të formularit, e firmos dhe ia jep punonjësit.
Ana e kundërt.
16. Kontabilisti regjistron informacionin në kolonat 7 dhe 8. Këtu tregohen shumat e shpenzimeve të pranuara për kontabilitet. Kolona 9 tregon numrat e llogarive kontabël që debitohen për shumën e shpenzimeve. Shumat e treguara nga punonjësi dhe llogaritari duhet të jenë të njëjta.
Pas kësaj, llogaritari plotëson pjesën e përparme të raportit të shpenzimeve.
Ana e përparme.
17. Në anën e përparme në tabelën e djathtë, llogaritari shënon informacionin e mëposhtëm:
- bilanc ose mbishpenzim i paradhënies së mëparshme;
- shumën e paradhënies së marrë nga arka e ndërmarrjes;
- shuma e parave të shpenzuara;
- bilanc ose mbishpenzim i shumave të paradhënies;
- regjistrimi kontabël - informacioni merret nga të dhënat në kolonën 9, e cila është në anën e pasme.
19. Drejtori miraton dokumentin dhe ia kthen kontabilitetit. Pas kësaj, ajo ruhet në departamentin e kontabilitetit të kompanisë për 5 vjet. Pas kësaj periudhe ai shkatërrohet.
Ju mund ta shkarkoni mostrën në faqen tonë të internetit.
Shumat e përgjegjshme të parave, transfertave ose dokumenteve afishohen në kontabilitet menyra te ndryshme. Lloji i paradhënies mund të varet nga qëllimi për të cilin aktivet i janë lëshuar punonjësit, si dhe nga lloji i veprimtarisë së vetë kompanisë.
Për të zgjidhur problemet e vendosura nga menaxhmenti i ndërmarrjes, disa punonjësve mund t'u lëshohen asete të përgjegjshme, të cilat përfshijnë:
- shuma parash;
- fondet pa para të transferuara në një llogari bankare ose kartë;
- dokumentacionin monetar.
Punonjësit që morën pasuri janë të detyruar të sigurojnë në departamentin e kontabilitetit, i cili do të tregojë për çfarë qëllime dhe në çfarë shume janë shpenzuar fondet. Më pas, dokumenti kontrollohet nga një kontabilist dhe futet në të dhënat e kontabilitetit të ndërmarrjes sipas një skemë të caktuar.
Sipas ligjit, punonjësit me kohë të plotë dhe të pavarur, si dhe palët e treta, mund të marrin raporte nëse kjo është e specifikuar në dokumentet e politikës së kontabilitetit.
Si të drejtoni saktë
Kontabiliteti për nën-raportet kryhet sipas numërimi 71, sipas të cilit emetimi i mjeteve regjistrohet si debi (Dt), dhe fshirja regjistrohet si kredi (Ct).
Regjistrimet në kontabilitet duhet të bëhen për çdo transaksion aktivi. Për shembull, një kompani i dha 10,000 një punonjësi për të blerë pajisje hekurosjeje, kështu do të dukej dokumentacioni:
Ekzistojnë lloje të tjera të postimeve - zgjedhja e tyre bazohet në llojin e operacioneve me raportin dhe qëllimet për të cilat synohet.
Marrja e fondeve nga arka e kompanisë nga një punonjës: Dt 71 Kt 50, baze - porosi cash.
Transferimi i parave nga arka e kompanisë në llogarinë bankare ose kartën e një punonjësi: Dt 71 Kt 51, 52 ose 55, baza – .
Lëshimi i dokumentacionit të udhëtimit për një punëtor të postuar: Dt 71 Kt 50-3.
Rimbursimi i fondeve të pashpenzuara nga punonjësi: Dt 50, 51, 52 ose 55, bazë - shoqëri aksionere e punonjësit, urdhër arkëtimi për shumën e mbetur, pasqyrë bankare.
Rimbursimi i punonjësit të fondeve personale të shpenzuara për blerjen e objekteve materiale për kompaninë: Dt 08, ose 15, Kt 71, bazë - raport paraprak dhe certifikatë pranimi.
Shpenzimet e kompanisë për udhëtimin e punonjësve: Dt 20, 23, 25, 26, 29 ose 44 Kt 71, baze - SH.A., dokumente qe konfirmojne shpenzimet (çeqe, fatura etj.).
Llogaritja e TVSH-së (tatimit mbi vlerën e shtuar) për SHA: Dt 19 Kt 71, baza – SHA dhe llogari.
Lëshimi i mbishpenzimeve për një punonjës: Dt 71 Kt 50 ose 51, bazë - urdhër shlyerje cash (OSHC) dhe urdhërpagesë.
Më vete, duhet të merren parasysh shumat që nuk janë kthyer nga punonjësi në kohë. Kjo bëhet duke postuar për të mbajtur në burim shumën e kërkuar të parave nga paga e punonjësit. Kjo regjistrohet me debi 70 dhe kredit 73, dhe bazë është fletëpagimi.
Afati i fundit për dorëzimin dhe dorëzimin
Të gjitha afatet për paraqitjen e raporteve paraprake duhet të diskutohen me punëdhënësin përpara lëshimit të fondeve nga arka e kompanisë. Në një deklaratë drejtuar menaxherit, punonjësit raportues duhet të tregojë:
- qëllimi për të cilin janë marrë asetet;
- shuma e parave që duhet raportuar;
- afati për dorëzimin e raportit paraprak.
Falë këtyre pikave të rëndësishme, punëdhënësi do të jetë në gjendje të përcaktojë shpejt afatin e dorëzimit të shoqërisë aksionare dhe llogaritari do të bëjë lehtësisht regjistrimet e nevojshme.
Punonjësit që kanë marrë fonde nga kompania duhet të paraqesin një raport paraprak brenda 3 ditëve pas përfundimit të periudhës së përcaktuar në dokumentin e lirimit të pasurisë. Nëse raporti është hartuar gjatë mungesës së gjatë të një personi nga vendi i punës (për shkak të një udhëtimi pune, pushimesh, pushimi mjekësor, etj.), Atëherë një raport paraprak (AO) sigurohet jo më vonë se 3 ditë pas kthimit.
Deklaratë
Në momentin e dorëzimit të dokumenteve në departamentin e kontabilitetit, punonjësi që ka marrë pasuritë nën raport duhet të shkruajë një faturë. Tregon se ai ka dorëzuar gjithçka të nevojshme dhe raporti është pranuar për verifikim. Në faturë duhet të nënshkruhet:
- punonjës raportues;
- drejtor i kompanisë;
- Kryekontabilist;
- zyrtar përgjegjës.
Pas punës verifikuese, kontabilisti miraton paketën e dokumenteve nga menaxheri dhe merr nënshkrimin e tij.
Magazinimi
Pasi raporti i marrë është verifikuar nga kontabilisti i kompanisë dhe janë bërë regjistrimet e duhura, shumat e bilancit kthehen ose mbahen, dokumenti dërgohet për ruajtje.
Sipas neneve të Kodit Tatimor të Federatës Ruse, raportet paraprake në ndërmarrjet tregtare ose jo-shtetërore ruhen për periudha të ndryshme në varësi të llojit të letrës:
- 4 vite– periudha e ruajtjes së raporteve kontabël dhe tatimore, deklarata, raporte paradhënie mbi të cilat llogariten taksat;
- 10 vite– periudha e dokumentacionit parësor në të cilën shpenzimet për shkak të humbjeve të shkaktuara transferohen në periudhat e ardhshme;
- 5 vite– për raportet fillestare paraprake.
Në organizatat qeveritare, këto lloj dokumentesh duhet të ruhen për të paktën 5 vjet.
Në fazën e kontrollit të raportit të shpenzimeve të paraqitura, llogaritari mund të zbulojë se punonjësi ka shpenzuar më shumë fonde sesa ato të lëshuara nga kompania. Në këtë rast, ndërmarrja duhet të kthejë diferencën punonjës.
Shpenzimi i tepërt mund të quhet:
- një situatë ku një punonjës ka përfunduar plotësisht detyrat e përcaktuara nga menaxhmenti kur lëshon pasuri të përgjegjshme dhe janë shpenzuar më shumë fonde;
- një situatë ku punonjësi paraqiti dëshmi të shpenzimeve personale - çeqe, fatura, karta garancie të paguara prej tij, etj.
Kontabiliteti i mbishpenzimeve kryhet duke lëshuar një urdhër arkë-marrjeje (në formularin KO-2) për një shumë të barabartë me rimbursimin e shpenzimeve personale të punonjësit. Fondet lëshohen nga arka e shoqërisë dhe nuk i nënshtrohen taksave, kontributeve të sigurimit apo kontributeve pensionale.
Rregullat për mbajtjen e një shoqërie aksionare
Algoritmi për të punuar me shoqëritë aksionare ndahet në mënyrë konvencionale në 12 hapa të thjeshtë:
- Dorëzimi i kërkesës së një punonjësi për të marrë pasuri të përgjegjshme.
- Lëshimi i fondeve nga arka e kompanisë.
- Drejtimi i fondeve të marra nga punonjësi për qëllimet e përcaktuara në aplikim.
- Plotësimi i formularit të raportit paraprak në formularin AO-1 (i përbashkët për të gjitha kategoritë e ndërmarrjeve).
- Bashkangjitja e dokumenteve të SHA që konfirmojnë shpenzimet e tepërta të punonjësit.
- Regjistrimi i një faturë për dorëzimin e të gjitha dokumenteve të nevojshme në departamentin e kontabilitetit.
- Fillimi i auditimit të SHA në departamentin e kontabilitetit.
- Përcaktimi nëse formulari është plotësuar saktë, nëse ka njolla, korrigjime ose nënshkrime të palëve të treta.
- Përgatitja e të gjitha regjistrimeve të nevojshme kontabël.
- Vërtetim i ligjshmërisë së çeqeve apo faturave të ofruara-dëshmi për shpenzime të tepërta.
- Përfundimi i inspektimit të SHA, dorëzimi i dokumenteve për miratim tek menaxhmenti.
- Dërgimi i SHA për ruajtje.
Prania e ndonjë njollë ose korrigjim në një dokument e detyron kontabilistin të mos e pranojë atë për shqyrtim. Prandaj, shuma e pasqyruar në të konsiderohet automatikisht e pakonfirmuar në shpenzim dhe mbahet nga paga e punonjësit raportues. Kjo është arsyeja pse duhet të keni kujdes në plotësimin e formularit nga ana e punonjësit dhe kontrollimin e përpiktë të tij nga ana e kontabilistit.
konkluzionet
Një raport paraprak është një nga dokumentet e pakta që nuk ndryshon qëllimin dhe formën e tij me kalimin e viteve. Ndaj e dëshmon praktika e shoqërive shtetërore dhe joshtetërore rëndësi kur punoni me ndonjë pasuri monetare nga arka. Kjo dokumenti i vetëm, duke konfirmuar përdorimin e synuar të fondeve nga punonjësi, dhe për rrjedhojë duke vërtetuar sjelljen e tij ligjore.
Kur fillon regjistrimi i fondeve të përgjegjshme dhe përfundimi i një auditimi kontabël, menaxheri duhet shikoni me kujdes të gjitha dokumentet, pasi është ai që ruan të drejtën për të zvogëluar ose rritur periudhën për sigurimin e AO për një punonjës specifik. Gjithashtu, nënshkrimi i tij në paketën e letrave në momentin e miratimit dëshmon automatikisht se të gjitha situatat e diskutueshme dhe konfliktuale me pjesën e mbetur të pasurive janë zgjidhur dhe palët nuk kanë pretendime ndaj njëra-tjetrës.
Të gjitha nuancat e hartimit të një raporti paraprak në programin 1C janë paraqitur më poshtë.
Në kontabilitet. Qëllimi i tij kryesor është të konfirmojë shumën e shpenzuar nga personi përgjegjës.
Formulari i unifikuar dypalësh Nr. AO-1 - një formular i vetëm për çdo person juridik të çdo forme pronësie. Përjashtim bëjnë vetëm punonjësit e shtetit që përdorin formularin special “0504049” që nga viti 2002.
Përgjegjësia për përgatitjen e një raporti paraprak bie mbi çdo punonjës që merr para për një udhëtim pune ose për blerjen e ndonjë materiali ose produkti (për shembull, furnizime zyre ose ushqime).
Raport paraprak i një punonjësi të postuar
Si të përgatisni siç duhet një raport paraprak nëse një punonjës është dërguar nga një organizatë për të kryer ndonjë detyrë në një qytet tjetër?
Një udhëtim pune është një udhëtim i një punonjësi për të kryer detyrat e tij të punës jashtë vendndodhjes së kompanisë. Asnjëherë nuk vjen pa shpenzime që i nënshtrohen kompensimit të punonjësit në përputhje me legjislacionin aktual.
Shpenzimet e udhëtimit mund të përfshijnë:
- Udhëtim vajtje-ardhje, por vetëm nëse punonjësi ka bileta.
- Qiraja e hapësirës së banimit (kërkohet të paraqiten çeqe ose fatura).
- Shpenzime shtesë të përfshira në ditore.
- Biseda telefonike, dërgesa postare, këmbim valutor, tarifa tranziti dhe komisioni, bileta bagazhesh dhe çdo ngjarje tjetër, pa të cilën nuk do të arrihet qëllimi kryesor i udhëtimit.
Të gjitha shpenzimet e mësipërme duhet të dokumentohen. Nëse flasim për shtesat ditore, shuma e tyre zakonisht specifikohet në urdhrin ose në rregulloret për udhëtimet e biznesit të lëshuara në secilën ndërmarrje. Shuma mund të ndryshojë në varësi të vendit ku ka shkuar punonjësi: brenda rajonit, në një ent tjetër përbërës të Federatës Ruse ose jashtë saj.
Legjislacioni nuk përcakton një pagesë maksimale ditore, por nëse vlera e saj brenda vendit tejkalon 700 rubla, dhe jashtë saj - 2500 rubla, atëherë ato duhet t'i nënshtrohen tatimit mbi të ardhurat personale. Nuk duhet të lindin probleme me mënyrën e hartimit të saktë të një raporti paraprak pas kthimit nga një udhëtim pune. Afati për dorëzimin e dokumentit është jo më shumë se tre ditë nga data e mbërritjes. Nëse shuma e përgjegjshme nuk është shpenzuar plotësisht, atëherë diferenca duhet të kthehet në arkë duke përdorur një urdhër marrje parash, dhe nëse, përkundrazi, ka pasur një mbishpenzim, atëherë punonjësi kompensohet për gjithçka duke përdorur një urdhër marrje parash.
Cilat janë pasojat e një raporti shpenzimesh të kompletuar gabimisht?
Punonjësi duhet të kryejë regjistrimin saktë brenda tre ditëve, në të kundërt autoriteti mbikëqyrës mund ta konsiderojë këtë shumë si të ardhura mbi të cilat duhet të llogariten tatimi mbi të ardhurat personale dhe primet e sigurimit.
Nga rruga, miratimi i versionit të ri të Ligjit Nr. 290-FZ i datës 3 korrik 2016, paraqet disa rregullime, për shembull, një gjobë serioze për sigurimin e një kontrolli të pahijshëm. Gjithashtu është planifikuar të fillojë përdorimi i kartave të veçanta bankare që plotësojnë standardet ndërkombëtare të Visa dhe MasterCard për të paguar shpenzimet e udhëtimit.
Rregulla të përgjithshme
Si të përgatisni siç duhet një raport paraprak? Thjesht duhet të ndiqni secilën nga pikat e mëposhtme:
1. Raporti duhet të hartohet jo më vonë se tre ditë pune nga momenti:
- ka skaduar periudha e përcaktuar nga punonjësit në aplikimin për lëshimin e fondeve;
- punonjësi u kthye në punë nëse skadimi i periudhës për të cilën ishin lëshuar paratë ishte për shkak të pushimeve ose sëmundjes;
- punonjësi u kthye nga një udhëtim pune.
2. Për të përgatitur raportin duhet të përdorni formularin e unifikuar Nr. AO-1 ose formularin e pranuar nga ndërmarrja.
3. Punonjësi, së bashku me një kontabilist që di të hartojë saktë raportet e shpenzimeve (një shembull është qartë i disponueshëm në programin e përdorur), duhet të plotësojë dokumentin.
4. Menaxheri është përgjegjës për miratimin e dokumentit raportues.
5. Çdo dokument paradhënie duhet të shoqërohet me çeqe, fatura, bileta dhe dokumente të tjera që konfirmojnë se personi i ka shpenzuar realisht fondet e përgjegjshme.
Procedura e mbushjes
Si të përgatisni siç duhet një raport paraprak?
Pjesa e parë ose e përparme duhet të plotësohet nga llogaritari. Është e pamundur të bëhet pa treguar detajet e dokumentit (numrin dhe datën), informacionin për ndërmarrjen dhe personat përgjegjës, shumën e paradhënies, informacionin përmbledhës: fondet e shpenzuara dhe llogaritë e kontabilitetit, në bazë të të cilave mund të gjykohet lëvizja. dhe shlyerja. Për më tepër, këtu duhet të tregohen shpenzimet e tepërta ose paradhëniet e rimbursuara të papërdorura.
Pjesa e dytë është një faturë grisëse që tregon se raporti i shpenzimeve është pranuar për verifikim. Pasi ta plotësojë, llogaritari duhet ta ndërpresë dhe t'ia japë punonjësit raportues.
Pjesa e tretë (ana e pasme e formularit AO-1) duhet të plotësohet kolektivisht. Detyra e punonjësit raportues është të pasqyrojë detajet dhe të bashkëngjisë çdo faturë shitjeje të ekzekutuar saktë për raportin paraprak. Kontabilisti do të duhet vetëm të plotësojë shumën dhe llogarinë kontabël, e cila do të pasqyrojë paratë e shpenzuara.
Dokumenti duhet të ketë nënshkrimet e punonjësit, llogaritarit dhe llogaritarit kryesor. Vetëm pas kësaj menaxheri mund ta miratojë atë.
Shpenzim i tepruar i justifikuar
Si të dokumentoni siç duhet mbishpenzimet në një raport paraprak? Së pari ju duhet të siguroheni se është e justifikuar:
- nevojiteshin shpenzime më shumë se fondet e alokuara për të kryer një detyrë në emër të eprorëve;
- Punonjësi ka dokumente mbështetëse.
Nëse të paktën një kusht nuk plotësohet, atëherë shuma e parave nuk kthehet.
Procedura për kompensimin e tejkalimeve në arkë
Në rast të shpenzimeve të tepërta, llogaritari përballet me pyetjen: si të përgatisni siç duhet një raport paraprak. Nr. KO-2 mund të gjendet lehtësisht në hapësirat e mëdha të internetit. Detajet e këtij dokumenti duhet të tregohen në raport - rreshti "Mbishpenzimet e lëshuara me urdhër në para".
Afati i kompensimit për fondet e mbishpenzuara nga një punonjës nuk përcaktohet me ligj. Prandaj, nëse kontabilisti nuk tregoi menjëherë informacione në lidhje me urdhrin e shpenzimeve në raportin e shpenzimeve, kjo nuk do të sjellë asnjë gjobë.
Kushtet për kompensim për shpenzimet e tepërta në kartën e pagës
Aktualisht, pothuajse të gjitha organizatat transferojnë pagat e punonjësve në një kartë bankare. A është e mundur t'i ktheni punonjësit në të njëjtën mënyrë shumën e shpenzuar të tepërt sipas raportit paraprak?
Legjislacioni nuk ka një përgjigje të qartë. Vetë dokumenti sugjeron vetëm një formë rimbursimi për shumën e përgjegjshme të tejshpenzuar - paratë e gatshme.
Banka Qendrore e Rusisë ndau të njëjtin mendim në vitin 2006 në letrën e saj nr. 36-3/2408. Në të njëjtën kohë, letra e tij, e datës 24 dhjetor 2008, nr. 14-27/513, përmban informacione se pyetja nëse është e mundur të përdoret një kartë bankare për llogaritjen e shumës së përgjegjshme nuk është në kompetencën e Bankës Qendrore. . Atëherë ndërmarrja e rrjetit duhet të merret në mënyrë të pavarur me problemet e saj në këtë rast. Dhe në mënyrë që agjencia rregullatore të mos ketë pyetje të panevojshme, rekomandohet përdorimi i arkës.
Si të kompensoni paratë personale të një punonjësi?
Një punonjës i një organizate mund të dalë për të blerë mallrat e nevojshme (punimet, shërbimet) me shpenzimet e tij. Në këtë rast, nuk ka nevojë të plotësoni një raport paraprak. Si të plotësoni saktë hapat e mësipërm?
Një aplikim dhe fatura që konfirmojnë blerjen, faturat, formularët e rreptë të raportimit, dokumentet e udhëtimit, etj. do të jenë të mjaftueshme).
Përgatitja e një raporti paraprak në 1C
Çdo kontabilist duhet të njihet me një dokument të tillë si raporti i shpenzimeve. Si të regjistroheni siç duhet në 1C? Vendndodhja e dokumentit në program është seksioni "Banka dhe Cash Desk".
Në dritaren e krijuar, së pari duhet të tregoni informacione për organizatën dhe personat përgjegjës. Butoni "Shto" do të vërë në dispozicion një tabelë në të cilën duhet të pasqyroni të gjithë informacionin në lidhje me fondet e lëshuara.
Ekzistojnë tre lloje të paradhënies:
- Kjo merr parasysh biletat e ajrit dhe trenit, kuponët, pullat postare, etj.
- Paratë e gatshme. Qëllimi kryesor i dokumentit është fshirja e parave të gatshme.
- Po kontrollon llogarinë. Dokumenti është i nevojshëm për të marrë parasysh debitimin e një shume pa para nga llogaria rrjedhëse e kompanisë.
Për të gjeneruar informacion në lidhje me emetimin e parave të gatshme, duhet të filloni duke krijuar një urdhër të ri marrjeje parash. Pas plotësimit, dokumenti duhet të printohet dhe t'i jepet personit përgjegjës në mënyrë që ky i fundit të plotësojë rreshtin për marrjen e fondeve dhe tabelat. Vetëm pas kësaj mund të ruani dhe postoni dokumentin.
Në pjesën tabelare të urdhrit të marrjes së parave të gatshme, duhet të tregoni informacione për mallrat dhe materialet e blera nga personi përgjegjës. Nëse blerja e mallrave është shoqëruar me lëshimin e një faturë, atëherë duhet të kontrolloni flamurin SF, të zgjidhni Furnizuesin dhe të plotësoni të dhënat e tij.
Seksioni "Paketimi i kthyeshëm" kërkon plotësimin e informacionit në lidhje me paketimin që Furnizuesi pret përsëri.
Seksioni "Pagesa" regjistron shumat e paguara te furnizuesi për mallrat e blera më parë. Parapagimi i lëshuar pasqyrohet me postimin D 60.02 K 71.01.
Skeda "Të tjera" është menduar për llogaritjen e shpenzimeve të tjera të personit përgjegjës (udhëtim pune, udhëtim, shpenzime karburanti, etj.).
Një raport i shpenzimeve është një dokument kaq i njohur dhe i thjeshtë në shikim të parë, por megjithatë, kur punojnë me të, përdoruesit e programit 1C: Kontabiliteti 8, botimi 3 shpesh kanë pyetje të ndryshme. Në artikullin tonë të ri do të shikojmë se ku mund të gjejmë, si ta plotësojmë këtë dokument dhe çfarë transaksionesh bën.
Pra, le të fillojmë me faktin se, si rregull, fillimisht i japim para personit përgjegjës ose nga arka ose i transferojmë nga llogaria rrjedhëse. Që programi të funksionojë saktë dhe automatikisht, kjo duhet të bëhet në mënyrë korrekte.
Tërheqja e parave të gatshme(RKO) krijojmë me llojin e operacionit Lëshimi për një person përgjegjës:
Kur debitojmë nga një llogari rrjedhëse, ne zgjedhim gjithashtu llojin e duhur të operacionit Transferimi te një person përgjegjës:
Pasi kontabilisti ynë të ketë sjellë të gjitha llojet e dokumenteve, ne duhet të hartojmë një raport paraprak. Ky dokument ndodhet në seksion Banka dhe arka:
Ne krijojmë një raport të ri shpenzimesh. Ne plotësojmë organizatën, person përgjegjës, dhe kur postoni mallra, sigurohuni që të tregoni depon. Pas plotësimit të detajeve të dokumentit, ne kalojmë në shqyrtimin e secilës skedë të Raportit Paraprak.
Hipoteka e parë Përparimet. Këtu duhet të tregojmë dokumentet me të cilat janë lëshuar paratë te personi përgjegjës dhe mbi të cilat po hartojmë një raport. Kjo mund të jetë ose shlyerje në para ose shlyerje nga llogaria:
Dhe kur zgjidhni dokumentet e paradhënies, do të jetë e rëndësishme se si e zyrtarizuam këtë çështje në program. Meqenëse programi zgjedh automatikisht porositë në para ose debiton nga llogaria rrjedhëse vetëm për një person të caktuar dhe llojin përkatës të transaksionit!
Ato. nëse kemi zgjedhur llojin e transaksionit, për shembull, fshirje të tjera, dhe kemi treguar llogarinë 71, atëherë sigurisht kemi marrë postimin e saktë, por programi nuk do të jetë në gjendje t'i zgjedhë këto dokumente në raportin e shpenzimeve.
Tani le të shkojmë te faqerojtësi Mallrat. Kjo skedë plotësohet nëse punonjësi ynë ka blerë disa mallra, i ka paguar menjëherë dhe ne duam t'i pranojmë për kontabilitet me një raport paraprak pa përdorur llogarinë 60. Për më tepër, nëse furnizuesi ka paraqitur TVSH-në, të cilën do ta pranojmë për zbritje, atëherë këtu , kur kontrolloni kutinë e kontrollit SF dhe plotësoni detajet e faturës, programi do të gjenerojë automatikisht një faturë të marrë pas ekzekutimit:
Çfarë lloj postimesh bën dokumenti në këtë rast? Shikoni sa interesante është. Ne i kapitalizuam mallrat në 41 llogari, duke anashkaluar 60. Meqë ra fjala, nëse në vend të mallrave duhet të kapitalizoni materialet, thjesht duhet të ndryshoni llogarinë e kontabilitetit në dokument, ose për të plotësuar automatikisht llogaritë e kontabilitetit, mbani librin e referencës së artikujve saktë. Ju mund të lexoni se si të krijoni llogaritë e kontabilitetit në artikullin tonë Kontabiliteti i artikujve.
Shënoni faqeshënues Paketim i kthyeshëm plotësohet nëse marrim mallra në kontejnerë që duhet t'i kthehen furnizuesit. Kjo situatë është jashtëzakonisht e rrallë, kështu që unë sugjeroj të mos e konsideroni atë.
Nëse duam të paguajmë furnizuesin përmes një raporti paraprak dhe në të njëjtën kohë të hartojmë një dokument veçmas në program Faturë (akt, faturë) atëherë për këtë ju duhet të përdorni një faqerojtës Pagesa. Këtu është gjithashtu e rëndësishme që të plotësoni saktë detajet e dokumentit të pagesës, furnizuesit dhe kontratës. Dhe këtu nuk tregojmë më faturën. Ai pasqyrohet kur gjenerohet fatura.
Në këtë rast, shënimet e dokumentit do të jenë si më poshtë:
Ato. Le të tërheqim edhe një herë vëmendjen tuaj për faktin se për të njëjtën faturë duhet të plotësoni vetëm një skedë në raportin paraprak OSE Mallra OSE Pagesë. Përndryshe, shumat e transaksionit do të dyfishohen.
Epo, skeda e fundit në raportin e shpenzimeve është Të tjera. Këtu, si rregull, pasqyrohen shpenzimet e udhëtimit, kostot e biletave, tarifat për marrjen e disa certifikatave dhe posta. Nëse, për shembull, duhet të zbresim TVSH-në e caktuar në biletë, atëherë duhet ta përfundojmë këtë operacion në të njëjtën mënyrë siç kemi bërë në skedën Produkte. Ato. kontrolloni kutinë SF, plotësoni të gjitha detajet e faturës dhe kur kryeni një raport paraprak, programi do të bëjë gjithçka automatikisht: gjeneroni një faturë, nënvizoni dhe pranoni TVSH-në për zbritje:
Në të njëjtin seksion, për çdo shpenzim, është e rëndësishme të tregoni saktë llogarinë e kostos së cilës do t'i atribuohen këto shpenzime dhe të gjitha nënllogaritë:
Në këtë rast, dokumenti bën shënimet e mëposhtme:
Tani le të shohim formën e printuar të dokumentit. Me buton Vulë ne marrim një formular të unifikuar që pasqyron shumën e paradhënies që i është dhënë punonjësit, shumën e parave të shpenzuara dhe borxhin që ka personi përgjegjës.
Në rastin tonë kemi lëshuar para për raportim në dy shuma: nga arka dhe nga llogaria rrjedhëse. Punonjësi nuk ka raportuar për të gjithë shumën, kështu që ai na ka ende borxh 9100. Sigurisht, është akoma më mirë të kontrolloni shlyerjet me personat përgjegjës për KRIPË në llogarinë 71:
Kjo do të thotë se gjithçka që duhet të bëjmë është të lëshojmë një kthim të fondeve të papërdorura në arkë. Mënyra më e përshtatshme dhe më e shpejtë është krijimi i një dokumenti Dëftesë me para në dorë bazuar në raportin paraprak:
Kur krijoni një dokument në këtë mënyrë, programi do të bëjë gjithçka vetë: zgjidhni llojin e saktë të operacionit, personin përgjegjës, vendosni saktësisht shumën që punonjësi duhet të kthejë dhe madje plotësoni automatikisht të gjitha detajet e formularit të printuar:
Dhe së fundi, le të kontrollojmë KRIPËN me numërimin 71:
Cdo gje eshte ne rregull. Të gjitha marrëveshjet me përgjegjësit janë mbyllur.
Kjo është gjithçka që doja t'ju tregoja për plotësimin e dokumentit. Raport paraprak. Siç mund ta shihni, nëse plotësoni me kujdes të gjitha detajet dhe parametrat, vetë programi do t'ju ndihmojë të bëni gjithçka në mënyrë korrekte.
Nëse keni ndonjë pyetje, na shkruani. Faleminderit që jeni me ne.
