Ne plotësojmë raportin paraprak. Raporti paraprak: çfarë mund të merret parasysh Raporti paraprak në mbushjen e mostrës 1s 8

Ne mësojmë të hartojmë raporte shpenzimesh duke përdorur shembuj (1C: Kontabiliteti 8.3, botimi 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

Sipas vëzhgimit tim, për kontabilistët fillestarë, përgatitja e raporteve të shpenzimeve është një sfidë e rëndësishme në fillim.

Sot do të shqyrtojmë bazat e kësaj çështjeje, si dhe rastet më të njohura nga jeta. Ne do të kryejmë të gjitha eksperimentet në 1C: Kontabiliteti 8.3 (botimi 3.0).

Pra, le të fillojmë

Nuk më takon mua t'ju them se 71 llogari janë përgjegjëse për shlyerjet me personat përgjegjës në departamentin e kontabilitetit:

Çështje aseteve i pasqyrohet punonjësit në debitimin e kësaj llogarie, dhe fshirja - në kredi.

Epo, për shembull, ata dhanë 5000 kundër një raporti nga arka:

Pse thashë aseteve? Kjo sepse ne mund t'i japim punonjësit:

• Paratë e gatshme (nga arka përmes arkës)
• Fondet pa para (transferim nga llogaria rrjedhëse e organizatës në llogarinë e kartës së punonjësit)
• Dokumentet financiare (për shembull, bileta avioni për një udhëtim pune)

Le të shohim secilin nga shembujt e listuar më sipër.

Tërheqja e parave nga arka

Për të lëshuar një paradhënie nga arka, ne lëshojmë një urdhër marrje parash (në tre të parët, ky është dokumenti "Tërheqja e parave të gatshme"):

Në llojin e operacionit ne tregojmë "Lëshimi për një person përgjegjës":

Lidhja elektrike doli si kjo:

Lëshimi i fondeve pa para

Në këtë rast, fondet transferohen në llogarinë e kartës së punonjësit (llogaria me të cilën është lidhur një kartë bankare, me të cilën punonjësi mund t'i tërheqë këto para).

Në trojkën, ky operacion është zyrtarizuar nga dokumenti i zakonshëm "Fshirja nga llogaria rrjedhëse":

Gjithashtu, mos harroni të tregoni në formën e operacionit "Transferimi te një person përgjegjës":

Lidhja elektrike doli si kjo:

Lëshimi i dokumenteve monetare

Një dokument monetar mund të jetë, për shembull, një biletë avioni që një organizatë ka blerë për një punonjës që po shkon në një udhëtim pune.

Pas blerjes, kjo biletë llogaritet si debi i llogarisë 50.03:

Kur i lëshon këtë biletë një punonjësi për raportim (para një udhëtimi pune), departamenti i kontabilitetit harton dokumentin "Lëshimi i dokumenteve monetare":

Dhe në skedën "Dokumentet e parave të gatshme" tregohet pikërisht kjo biletë:

Postimi doli kështu (bileta u fshi nga llogaria 50.03):

Do të përmend konkretisht:

• Ne kemi të drejtë të lëshojmë raporte vetëm për punonjësit e organizatës - personat me të cilët kemi lidhur një kontratë pune ose të së drejtës civile.
• Lista e këtyre personave miratohet me urdhër të veçantë të titullarit.
• I njëjti urdhër parashikon periudhën maksimale brenda së cilës punonjësi duhet të raportojë në departamentin e kontabilitetit; nëse një punonjës shkon në një udhëtim pune, kjo periudhë zgjatet automatikisht deri në kthimin e tij.

Raporton punonjësit

Por asetet i jepen një punonjësi për një arsye, por për të përmbushur një detyrë të caktuar zyrtare. Prandaj, vjen momenti kur punonjësi duhet të raportojë në departamentin e kontabilitetit në formularin AO-1.

Ky është një formë e shtypur që tregon:

• gjithçka që i dhamë punonjësit për raportim
• gjithçka për të cilën ai shpenzoi këto para (ose nuk i shpenzoi, ose ndoshta kishte një shpenzim të tepërt)
• Dokumentet mbështetëse (çeqe, fatura, akte, bileta...) i bashkëngjiten këtij formulari.

Këtu është një shembull i formës AO-1:

Ky raport (AO-1) përpilohet nga punonjësi së bashku me departamentin e kontabilitetit dhe miratohet nga drejtuesi. Në fund, tregohet numri i dokumenteve dhe fletëve në të cilat ato janë bashkangjitur në raport (cheqet zakonisht ngjiten në pako të tëra në fletë A4).

Pra, për të shtypur një raport të tillë (AO-1), për të shlyer borxhin në 71 llogari nga një punonjës, dhe gjithashtu për të pranuar shpenzimet në tre të parët, ekziston dokumenti "Raporti paraprak":

Le të kalojmë shkurtimisht faqeshënuesit e tij:

Shembuj të raporteve paraprake nga jeta

Plotësoni skedën "Përparime":

Duhet thënë se kjo skedë nuk shfaqet në asnjë mënyrë në postimet e dokumenteve, por është e disponueshme vetëm për formën e printuar AO-1.

Plotësoni skedën "Produkte" (ne blemë një grumbull të gjithçkaje dhe i vendosëm në dhjetë):

Këtu janë postimet për këtë faqeshënues:

Ne plotësojmë skedën "Pagesa" (ne paguajmë borxhin ndaj furnitorëve ose paguajmë një paradhënie):

Këtu janë instalimet elektrike:

Shembuj të plotësimit të skedës "Tjetër".

Pagesa për shërbimet e komunikimit:

Pagesa për reklamat në gazeta:

Fshirja e pagesës ditore dhe borxhi për biletat e udhëtimit:

Pagesa për disa shërbime (tarifohet menjëherë në 26):

Nga rruga, në skedat "Produkte" dhe "Të tjera" ka një kuti kontrolli "SF", nëse e kontrolloni, atëherë fatura e marrë do të futet në këtë rresht.

Në aktivitetet ekonomike të pothuajse çdo kompanie, ka operacione të lëshimit të fondeve/DS për një punonjës nga arka e ndërmarrjes, për të cilën punonjësi është i detyruar më pas ose të raportojë ose t'i kthejë fondet e marra në arkë.

Në këtë artikull do të shikojmë disa shembuj të operacioneve që lidhen me kontabilizimin e fondeve të lëshuara në llogari, lëshimin e parave nga arka, si dhe kthimin nga një punonjës i fondeve të marra më parë dhe të papërdorura. Le të ndalemi veçmas në tiparet e kontabilitetit për operacione të tilla dhe situata ekstreme të hasura në praktikë.

Në përputhje me ligjin aktual, marrësi i DS-së i lëshuar për llogari mund të jetë ose punonjës i ndërmarrjes, d.m.th. një individ me të cilin është lidhur një kontratë pune, ose një person me të cilin është lidhur një marrëveshje juridike civile, për shembull, një kontraktues që kryen punë sipas një marrëveshjeje të tillë.

Si një sistem për modelimin e operacionit që na lejoi të gjeneronim një raport mbi përparimet, ne do të përdorim konfigurimin 1C: Enterprise Accounting 3.0.

Lëshimi i fondeve në llogari

Procedura për dhënien e DS për raportim rregullohet me Rregulloren për procedurën e kryerjes së transaksioneve me para në dorë, datë 12.10.2011 Nr. 373-P.

Baza e ekstradimit është kërkesa e personit përgjegjës. Aplikimi duhet të ketë nënshkrimin e shkruar me dorë të menaxherit që tregon shumën dhe periudhën për të cilën janë lëshuar paratë e gatshme, nënshkrimin dhe datën e tij.

Në 1C 3.0, lëshimi i një DS/raporti për një punonjës kryhet:

Në të gjitha dokumentet që lëshojnë DS për raportimin me llojet përkatëse të transaksioneve, ekziston një fushë e detyrueshme "Marrës", në të cilën duhet të zgjidhni nga drejtoria "Individët" punonjësin të cilit i janë lëshuar (transferuar) fondet.

Pavarësisht nga mënyra e lëshimit të fondeve për raportim - në para nga arka ose me transferim bankar në llogarinë e një punonjësi (në një kartë), thelbi i transaksionit të biznesit nuk ndryshon. Në Kontabilitetin 1C, kontabiliteti për DS-në e lëshuar për raportim mbahet në llogarinë 71: Llogaria DS 71 (për debitim) korrespondon me llogarinë 50 ose 51 (për kredi), në varësi të mënyrës se si janë lëshuar paratë.

Si të përgatisni një raport paraprak

Meqenëse DS lëshohen në bazë të aplikimit të një punonjësi, mund të konkludojmë se organizata ka të drejtë të mos pranojë një raport paraprak nga një punonjës të cilit më parë nuk i janë dhënë fonde për llogari (ose janë lëshuar, por për qëllime të tjera). Në këtë rast, informacioni për kostot e bëra nga punonjësi nuk pasqyrohet në sistem.

Mund të krijoni një dokument të ri "Raport paraprak" nga nënsistemi "Banka dhe arka", më pas komanda "Raporte paraprake".

Titulli i dokumentit duhet të tregojë se kujt dhe nga cila kompani janë lëshuar fondet për të cilat punonjësi raporton.

Figura 3. Përgatitja e raportit paraprak të një punonjësi

Dokumenti përmban gjithashtu një numër fushash opsionale të përdorura për të printuar raporte paraprake nga punonjësi (formulari i printuar AO-1) ose, nëse raporti paraprak përmban mallra të blera nga punonjësi, për të printuar një urdhër faturë (formulari i printuar M-4).

Duke përdorur një raport shpenzimesh, ju mund të pasqyroni një gamë të tërë shpenzimesh të punonjësve:

• Blerja e artikujve të inventarit (seksioni tabelor "Mallrat"). Në këtë pjesë, funksionaliteti i Raportit Paraprak dyfishon aftësitë e dokumentit “Marrja e Mallrave dhe Shërbimeve”;
• Regjistroni dëftesën e paketimit të kthyeshëm (skeda "Paketimi i kthyeshëm");
• Reflektoni pagesën e DS-së tek furnizuesi kundrejt faturave të ardhshme ose për mallrat/shërbimet e ofruara më parë (skeda "Pagesa"). Dallimi kryesor midis këtij operacioni dhe operacionit të pasqyrimit të blerjes së artikujve të inventarit është se kur shfaq operacionin në skedën "Mallrat", llogaritari duhet të tregojë vlera specifike të blera nga punonjësi, duke i zgjedhur ato nga drejtoria "Nomenklatura". , ndërsa gjatë pasqyrimit të shpenzimit të mjeteve në skedën “Pagesa” mjafton të tregohet shuma dhe marrësi i mjeteve. Ju gjithashtu mund të tregoni në formë të lirë detajet e dokumentit në hyrje dhe përmbajtjen e transaksionit. Këto të dhëna do të përdoren gjatë plotësimit të formularit të printuar të Raportit Paraprak (AO-1).
• Reflektoni shpenzimet e tjera (tab "Të tjera"). Në skedën, mund të pasqyroni shpenzime të tjera duke specifikuar manualisht llogaritë e shpenzimeve.

Bie në sy skeda "Avanset", ku është e nevojshme të renditen dokumentet me të cilat fondet i janë lëshuar punonjësit për raportim.

Sipas legjislacionit aktual, një punonjësi që ka marrë fonde në llogari i kërkohet të raportojë për përdorimin e këtyre fondeve jo më vonë se 3 ditë pune nga përfundimi i periudhës për lëshimin e këtyre fondeve. Nëse afati për lëshimin e fondeve nuk është përcaktuar qartë (mund të tregohet ose në një urdhër për organizatën (e përbashkët për të gjithë punonjësit) ose të specifikuar nga menaxheri në një aplikim për lëshimin e fondeve), atëherë llogariten tre ditë nga momenti i lëshimit të fondeve.

Shuma e parave të lëshuara dhe shuma e shpenzuar nga personi përgjegjës mund të mos përputhen:

• Në rast të mbishpenzimeve (nëse mbishpenzimet pasqyrohen në dokumentin e raportit paraprak, atëherë kompania ka njohur faktin e mbishpenzimit), në llogarinë 71 formohet një bilanc kredie për shumën e mbishpenzimit, i cili mund të mbyllet duke lëshuar fonde për punonjësi.
• Nëse punonjësi ka një bilanc fondesh, ai mund të zyrtarizojë përdorimin e tyre me një raport të ri paraprak ose të kthejë gjendjen e fondeve të pashpenzuara.

Më poshtë janë shembuj të këtyre operacioneve.

Lëshimi i parave nga arka në shumën e diferencës midis shumave të emetuara më parë dhe atyre të shpenzuara

Lëshimi i fondeve për shumën e mbishpenzimeve nuk ndryshon nga funksionimi i emetimit fillestar të fondeve për një punonjës të diskutuar më sipër. E vetmja gjë që duhet t'i kushtoni vëmendje është që fondet të lëshohen në emër të së njëjtës organizatë dhe të njëjtit punonjës për të cilin është lëshuar një raport paraprak për shumën e mbishpenzimit.

Kthimi i fondeve të papërdorura në arkën e kompanisë

Kthimi i DS-së kryhet nëpërmjet “Urdhër-marrjes së parave/Kthimit nga një person përgjegjës”, ose me transferim në llogarinë rrjedhëse të organizatës.

Veçoritë e funksionimit të kthimit të DS të pashpenzuar nga kontabilisti në llogarinë rrjedhëse të organizatës (me transfertë bankare) përfshijnë faktin se ky operacion nuk rregullohet nga legjislacioni aktual, prandaj këshillohet që të përjashtohet nga fakti i aktivitetit ekonomik. Si mjet i fundit, mund të përpiqeni të përcaktoni procedurën për pagesa të tilla në aktet lokale, për shembull, të lëshoni një urdhër për procedurën e lëshimit dhe kthimit të fondeve të pashpenzuara nga personat përgjegjës me transfertë bankare.

Rezultatet

Sistemi 1C: Enterprise Accounting 3.0 përmban funksionalitet të mjaftueshëm për aktivitete të rregullta biznesi për lëshimin dhe kthimin e DS nga arka e ndërmarrjes. Plotësimi i një raporti të shpenzimeve në 1C nuk është i vështirë, por vetë procesi do të kërkojë njohuri të caktuara metodologjike.

Raportet e paradhënies hartohen si një dokument i veçantë, i cili mund të përdoret për të dokumentuar marrjen e mallrave ose pagesën ndaj një furnizuesi për mallra dhe shërbime, si dhe transaksione specifike, për shembull, pagesa të taksave ose shpenzimet e udhëtimit.

Shumat e përgjegjshme kërkojnë kontroll të saktë. Është për këtë qëllim që përdoret raporti paraprak.

Me ndihmën e tij, kontabiliteti përcakton qëllimet e shpenzimit të fondeve dhe evidencën e tyre dokumentare, si dhe praninë e një bilanc ose mbishpenzim dhe natyrën e shlyerjeve të mëtejshme me personin përgjegjës.

Çfarë është dhe pse është i nevojshëm ky dokument?

Një raport paraprak (më vonë në tekst - AO), para së gjithash, është një dokument parësor në të cilin personi përgjegjës pasqyron drejtimet e shpenzimit të fondeve të lëshuara për të dhe konfirmon këto shpenzime me dokumente.

Gjithashtu në këtë dokument është pasqyruar shumë informacione të tjera, në veçanti:

Dhe arritja e të gjitha këtyre qëllimeve është e mundur vetëm me përgatitjen kompetente dhe në kohë të një raporti paraprak.

Rregullat e projektimit

Raporti paraprak mund të hartohet ose në letër me dorë ose të shtypet në letër duke përdorur softuer, ose në formë elektronike.

Por ky është një opsion më i ndërlikuar sepse:

• regjistrimi i një dokumenti elektronik do të kërkojë aksesin e shumë personave në bazën e të dhënave;
• Për të nënshkruar një dokument të tillë, të gjitha palët gjithashtu kanë nevojë për menaxhim elektronik të dokumenteve, pasi SHA duhet të anashkalojë disa persona menjëherë - llogaritarin kryesor ose llogaritarin, menaxherin dhe arkëtarin.

AO duhet të plotësohet person përgjegjës në një kopje. Kjo thuhet drejtpërdrejt në Direktivën e Bankës së Rusisë të datës 11 Mars 2014. Nr. 3210-U: një person që ka shpenzuar para për interesa të shoqërisë duhet të paraqesë një raport paraprak te llogaritari ose llogaritari kryesor për verifikim me të gjitha dokumentet që konfirmojnë shpenzimet e bëra nga personi i specifikuar.

Por personi përgjegjës plotëson vetëm pjesën e tij të dokumentit. Dhe departamenti i kontabilitetit, pasi kontrollon raportin e shpenzimeve, ka pjesën e vet, ku është e nevojshme të futen shënimet, të tregohet një vendim në lidhje me pranimin e shpenzimeve për kontabilitet, etj. Sidoqoftë, në praktikë, raporti i shpenzimeve përgatitet nga departamenti i kontabilitetit dhe kjo nuk është shkelje - në fund të fundit, vetë dokumenti paraqitet, shpenzimet në të konfirmohen me dokumente, ka nënshkrime dhe raporti miratohet.

Pavarësisht se Direktiva Nr. 3210-U nuk përcakton se çfarë forme të saktë duhet të ketë raporti i shpenzimeve, në praktikë sugjerohet dy versione të tij:

• zhvillimi vetanak i ndërmarrjes në bazë të Ligjit për Kontabilitetin Nr. 402-FZ;
• një formë e unifikuar, e cila tani nuk është e detyrueshme, e miratuar nga Komiteti Shtetëror i Statistikave të Federatës Ruse në Rezolutën nr. 55 të datës 01.08.01. Megjithatë, duhet pasur parasysh se në këtë Rezolutë thuhet: SHA është një dokument i destinuar për kontabilizimin e fondeve. Kjo do të thotë se, në një masë më të madhe, raporti paraprak është një dokument parash, jo një dokument kontabël. Dhe do të jetë më e përshtatshme dhe më e lehtë të përdorni një formë të gatshme, në vend që ta zhvilloni vetë.

SHA duhet të sigurohet nga një person përgjegjës brenda 3 ditëve pune (dhe jo më shumë) nga skadimi i periudhës për të cilën i janë lëshuar fondet me kërkesë, ose nga data e kthimit të tij në punë. Afati për dorëzimin e raportit zakonisht miratohet në politikën kontabël të ndërmarrjes. Dhe afati për paraqitjen e një raporti specifik, pa kundërshtuar atë të miratuar në politikën e kontabilitetit të kompanisë, caktohet kur drejtuesi i ndërmarrjes nënshkruan një kërkesë për lëshimin e parave për raportin. Ky dokument tregon periudhën për të cilën janë lëshuar këto fonde.

Shoqëria aksionare paraqitet ose në departamentin e kontabilitetit ose te drejtuesi i ndërmarrjes.

Abonohet dokument nga disa persona:

• person përgjegjës - kur harton dhe dorëzon një dokument;
• llogaritari ose llogaritari kryesor - pas pranimit të dokumentit dhe pas kontrollit të tij;
• nga menaxheri - pas verifikimit nga departamenti i kontabilitetit;
• një kontabilist ose arkëtar - pas marrjes së bilancit ose lëshimit të mbishpenzimit të shumave të përgjegjshme. Lëshimi i shumave të reja për raportim është i mundur vetëm nëse borxhi për shumat e lëshuara më parë është shlyer plotësisht.

Sapo të verifikohet raporti i shpenzimeve, ai pranohet për kontabilitet. Ky dokument zakonisht ruhet në departamentin e kontabilitetit për të paktën 5 vjet.

Çfarë është një raport paraprak dhe rregullat për plotësimin e tij duke përdorur 1C8.2 përshkruhen në videon e mëposhtme:

Nëse nuk keni regjistruar ende një organizatë, atëherë mënyra më e lehtë Kjo mund të bëhet duke përdorur shërbime online që do t'ju ndihmojnë të gjeneroni të gjitha dokumentet e nevojshme falas: Nëse tashmë keni një organizatë dhe po mendoni se si të thjeshtoni dhe automatizoni kontabilitetin dhe raportimin, atëherë shërbimet e mëposhtme në internet do të vijnë në shpëtim dhe do të zëvendësojë plotësisht një kontabilist në ndërmarrjen tuaj dhe do të kursejë shumë para dhe kohë. I gjithë raportimi gjenerohet automatikisht, nënshkruhet në mënyrë elektronike dhe dërgohet automatikisht në internet. Është ideale për sipërmarrës individualë ose SH.PK në sistemin e thjeshtuar të taksave, UTII, PSN, TS, OSNO.
Gjithçka ndodh me disa klikime, pa radhë dhe stres. Provojeni dhe do të habiteni sa e lehtë është bërë!

Procedura e mbushjes

Para së gjithash, futet numri dhe data e dokumentit. Numri duhet të jepet nga departamenti i kontabilitetit dhe data e dokumentit është dita kur është plotësuar (nuk është dorëzuar!).

Pas person përgjegjës në faqen e titullit tregon atë që di me siguri:

Para se të filloni të kontrolloni AO, pas pranimit të dokumentit, llogaritari duhet të plotësojë një faturë grisëse dhe t'ia dorëzojë atë personit përgjegjës.

Të gjitha seksionet e mbetura duhet të plotësohet nga departamenti i kontabilitetit. Për më tepër, mbushja fillon në anën e pasme të raportit të shpenzimeve, ku kontrollohen së pari të gjitha regjistrimet e bëra duke i krahasuar me dokumentet mbështetëse.

• ndërmarrjet;
• numri i personelit të punonjësve;
• bëhen postimet e plota me shumat totale për llogaritë;
• Shuma përfundimtare vendoset për miratim bazuar në të dhënat e verifikimit.

Sapo menaxheri të konfirmojë raportin e paradhënies, në bazë të tij bëhet pagesa përfundimtare.

Disa nuanca të hartimit

Në varësi për arsyen e shpenzimit të fondeve të përgjegjshme në kolonën "Qëllimi i paradhënies" vendoset ose "për qëllime biznesi" ose "për një udhëtim pune".

Bazuar në këtë, një listë e dokumenteve që konfirmojnë shpenzimin e parave në rast udhëtimi pune do të plotësohet me bileta. Shtesat ditore të lëshuara për një udhëtar biznesi nuk përfshihen në raportin paraprak, por zakonisht lëshohen veçmas. Në të kundërt, dita do të duhet të pasqyrohet në raport paraprak.

Nëse, gjatë shpenzimit të fondeve për nevoja shtëpiake, është lëshuar një faturë si konfirmim i pagesës, atëherë raporti i paradhënies duhet të përfshijë postimi i radhës:

D 60 “Zgjidhjet me furnitorët dhe kontraktorët” K 71 “Zgjidhjet me personat përgjegjës”.

Kjo faturë duhet të shoqërohet me fatura (për shembull, ),. Nëse nuk janë aty, ose janë marrë më herët dhe personi përgjegjës thjesht ka paguar për një transaksion që tashmë ka përfunduar, ose këto dokumente nuk kanë mbërritur ende në ndërmarrje. Dhe më pas ky shpenzim do të pasqyrohet si paradhënie tek furnizuesi derisa dokumentet për mallrat, produktet ose punën të mbërrijnë në departamentin e kontabilitetit.

Në rast se ka tejkalim i kostos, atëherë personi përgjegjës nuk ka nevojë të plotësojë një aplikim për to. Por rekomandohet bashkëngjitja e një shënimi shpjegues nga personi përgjegjës në lidhje me faktin e mbishpenzimit të fondeve. Ky shënim shpjegues është shkruar në formë të lirë. Sinjali për shlyerje do të jetë miratimi i raportit paraprak nga menaxheri. Përndryshe, herën tjetër që punonjësi të marrë para për raportim, punonjësi do të duhet të tregojë shumën e mbartur të shpenzimeve të tepërta në raportin paraprak. Për më tepër, ai nuk do të jetë në gjendje të bëjë një kompensim të brendshëm mbi shumat. Ato. nëse ka një bilanc në një shumë tjetër të përgjegjshme, do të duhet të tregoni si bilancin aktual ashtu edhe mbishpenzimin e bartur. Por derisa menaxheri të miratojë SHA me mbishpenzime.

Udhëzime hap pas hapi për plotësimin e AO në programin 1C (versioni 8.2 dhe 8.3)

Për të plotësuar AO, së pari duhet të shkoni te skedari "Arkëtari" ose "Prodhimi" - ky dokument është i disponueshëm në të dyja. Tjetra, klikoni në "Raport paraprak" - do të shfaqet një ditar bosh ose një me dokumente. Ky ditar ka një buton "Shto". Ky buton ju lejon të hapni një raport të ri. Sapo të hapet një raport i ri, mund të shihni menjëherë se ai tashmë përmban organizimin dhe datën e përfundimit.

Rreshti “Individ” (person përgjegjës) plotësohet përmes listës së punonjësve.

Skeda "Avans" tregon shumën që i është lëshuar këtij personi në llogari. Për ta bërë këtë, zgjidhni nga lista një nga dokumentet për të cilat janë lëshuar fondet. Kjo listë shfaqet kur klikoni në një rresht bosh. Duke përdorur dokumentin e përzgjedhur nga kjo listë, mund të futeni në listën e tyre dhe ta shtoni atë në raportin e shpenzimeve duke përdorur butonin "Zgjidh".

Në rreshtin "Destinacioni" (më poshtë, në skedën "Avans") duhet të futni "shpenzimet shtëpiake" ose "udhëtim pune".

Në skedën "Produktet" duhet të shtoni të gjitha mallrat që janë blerë nga personi përgjegjës duke shtuar rreshta. Rreshtat shtohen përmes butonit me të njëjtin emër. Çmimi, sasia, disponueshmëria e tatimeve dhe detaje të tjera shënohen nga dokumentet në bazë të të cilave është përpiluar ky raport.

Postimet bëhen automatikisht, por ju duhet të kontrolloni korrektësinë e tyre.

Skeda "Pagesa" përdoret vetëm kur personi përgjegjës ka bërë një pagesë dhe jo një blerje mallrash, për shembull, për internet, telefon, etj.

Depozita "Tjetër" përdoret nëse punonjësi shkoi në një udhëtim pune.

Procedura për plotësimin e një raporti shpenzimesh në 1C 8.3 përshkruhet në mësimin e mëposhtëm video:

Nëse është e nevojshme, disa punonjësve mund t'u jepen mjete për shpenzimet argëtuese ose afariste të ndërmarrjes. Ata kanë të drejtë të marrin para në bazë të urdhrit të menaxherit për personat përgjegjës, nëse emri i tyre i plotë. dhe pozicioni tregohet në listën e personave që e kanë këtë mundësi.

Formulari i dokumentit

Shpenzimet e parave që i janë dhënë një punonjësi paraprakisht konfirmohen duke përdorur një dokument parësor të kontabilitetit - një raport paraprak. Formulari është një formular i unifikuar nr. AO-1, ​​një pjesë e të cilit plotësohet nga punonjësi, e dyta nga llogaritari.

Kthimi i shumave të përgjegjshme sipas raportit të paradhënies

Ka afate të caktuara për dorëzimin e raportit paraprak nga personi përgjegjës, brenda të cilit punonjësi është i detyruar të raportojë për mjetet e shpenzuara.

Pas marrjes së mjeteve, personi përgjegjës është i detyruar që brenda një periudhe jo më të gjatë se tri ditë pune pas datës së skadimit për të cilën janë lëshuar mjetet në llogari, ose nga data e kthimit në punë, të paraqesë një raport paraprak me dokumentet mbështetëse të bashkangjitura. (klauzola 6.3 e Udhëzimit Nr. 3210- U).

Nëse punonjësi nuk i ka shpenzuar plotësisht fondet, hartohet një raport paradhënie për pjesën e shpenzuar, duke treguar shumën e parave të pashpenzuara - ky është kthimi i shumave të përgjegjshme sipas raportit të paradhënies.

Gjithashtu nuk është e pazakontë që një punonjës të shpenzojë fillimisht paratë e tij, më pas të sjellë dokumente dhe të marrë një rimbursim. Në këtë rast, ai duhet të kontaktojë departamentin e kontabilitetit me një kërkesë për rimbursim të shpenzimeve të bëra. Kontabilisti gjithashtu bën llogaritje të tilla duke përdorur një raport paraprak. Prandaj, kjo situatë mund t'i atribuohet edhe kthimit të shumave të imponimit sipas raportit të paradhënies.

Nëse punonjësi nuk ka bërë fare shpenzime, ai ia kthen arkëtarit shumën e përgjegjshme dhe nuk përgatit raport paraprak.

Duhet mbajtur mend: nëse afati për paraqitjen e një raporti paraprak nga personi përgjegjës nuk është respektuar, kjo konsiderohet shkelje e disiplinës së parave (neni 15.1 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse).

Procedura e mbushjes

Tani le të hedhim një vështrim më të afërt në procedurën e plotësimit të dokumentit.

Plotësuar nga punonjësi

Ana e përparme.

Pra, në anën e përparme të formularit Nr. AO-1, ​​punonjësi duhet:

Tregoni emrin e kompanisë dhe kodin OKPO.

2. Futni datën kur është përpiluar dokumenti dhe caktoni një numër.

3. Në kolonën “raporti në shumë” shënojmë shumën që punonjësi ka shpenzuar për nevojat shtëpiake të ndërmarrjes. Për shembull, atij iu dhanë pesë mijë rubla, por ai shpenzoi katër mijë. Prandaj, në këtë kolonë ai tregon katër mijë.

4. Tregojmë emrin dhe kodin e njësisë strukturore.

5. Pas kësaj, tregoni emrin tuaj të plotë. personin përgjegjës, numrin e personelit të tij dhe profesionin (pozitën).

6. Shkruani qëllimin e paradhënies.

7. Në anën e majtë të tabelës që ndodhet në anën e përparme të formularit, tregoni shumën e shumës së marrë nga arka e kompanisë (ose në një kartë bankare). Nëse është e nevojshme, tregoni shumën e parave të lëshuara në valutë të huaj.

8. Ne tregojmë shumën totale të fondeve të marra.

9. Tregojmë shumën e shpenzuar për nevojat e biznesit të ndërmarrjes.

10. Tregoni shumën e bilancit.

Ana e kundërt.

11. Në anën e pasme të formularit, në kolonat 1-6, punonjësi duhet të listojë të gjitha dokumentet (furnat e shitjes, arkëtimet, etj.) që konfirmojnë shpenzimet e bëra nga punonjësi, duke treguar shumat e shpenzuara. Dokumentet duhet të numërohen sipas radhës në të cilën janë renditur në raportin e shpenzimeve.

Tani në lidhje me informacionin që punonjësi duhet të fusë në kolonat përkatëse:

• 1 — numri i pagesës i caktuar në dokumentin që konfirmon shpenzimet;
• 2 - data e kontrollit;
• 3 — numri i kontrollit;
• 4 - emri i dokumentit që konfirmon shpenzimet;
• 5 - shuma e shpenzimeve të bëra në rubla futet këtu;
• 6 - të plotësohet nëse është e nevojshme. Ai tregon shumën e shpenzimit të bërë në valutë të huaj;
• rreshti "Total" tregon shumën totale të shpenzimeve.

12. Pasi punonjësi të ketë plotësuar fushat e kërkuara, duhet të vendosë nënshkrimin e tij në formular me transkript. Tjetra, duhet të dorëzoni dokumentin në departamentin e kontabilitetit. Kontabilisti do të kontrollojë nëse formulari është plotësuar saktë.

Plotësuar nga një kontabilist

Ana e përparme.

13. Pas marrjes së formularit, llogaritari duhet të sigurohet që ai të jetë plotësuar saktë. Nëse nuk gjenden gabime, kontabilisti bën një shënim në lidhje me këtë në kolonën "raporti i verifikuar" dhe e nënshkruan atë.

Pas kësaj, kontabilisti vazhdon të plotësojë më tej formularin.

15. Kontabilisti plotëson pjesën e shkëputur të formularit, e firmos dhe ia jep punonjësit.

Ana e kundërt.

16. Kontabilisti regjistron informacionin në kolonat 7 dhe 8. Këtu tregohen shumat e shpenzimeve të pranuara për kontabilitet. Kolona 9 tregon numrat e llogarive kontabël që debitohen për shumën e shpenzimeve. Shumat e treguara nga punonjësi dhe llogaritari duhet të jenë të njëjta.

Pas kësaj, llogaritari plotëson pjesën e përparme të raportit të shpenzimeve.

Ana e përparme.

17. Në anën e përparme në tabelën e djathtë, llogaritari shënon informacionin e mëposhtëm:

• bilanc ose mbishpenzim i paradhënies së mëparshme;
• shumën e paradhënies së marrë nga arka e ndërmarrjes;
• shuma e parave të shpenzuara;
• bilanc ose mbishpenzim i shumave të paradhënies;
• regjistrimi kontabël - informacioni merret nga të dhënat në kolonën 9, e cila është në anën e pasme.

19. Drejtori miraton dokumentin dhe ia kthen kontabilitetit. Pas kësaj, ajo ruhet në departamentin e kontabilitetit të kompanisë për 5 vjet. Pas kësaj periudhe ai shkatërrohet.

Ju mund ta shkarkoni mostrën në faqen tonë të internetit.

Ju mund të pasqyroni shpenzimet me personat përgjegjës në softuerin 1C-ERP duke përdorur disa lloje të dokumenteve të raportit të shpenzimeve. E gjitha varet nga qëllimi i paradhënies së përdorur. Ne do t'ju tregojmë se si të pasqyroni përparimet në 1C.

Si të arrini në seksionin me raporte paraprake në programin 1C

Kur klikoni butonin "Krijo" në skedën "Raporte të përparuara", ne kemi tre opsione për të zgjedhur:

• raport paraprak për shpenzimet dhe pagesat për furnizuesin;
• raport paraprak - pranimi i mallrave dhe shërbimeve përmes një personi përgjegjës;
• raport paraprak - marrja e dokumenteve monetare përmes një personi përgjegjës.

Le të shohim qëllimin dhe ekzekutimin e secilit dokument veç e veç.

Raport paraprak për shpenzimet dhe pagesat për furnizuesin

Kompanitë më së shpeshti e përdorin këtë dokument për të regjistruar shpenzimet e udhëtimit. Është gjithashtu e mundur të pasqyrohet puna dhe shërbimet e blera nga personi përgjegjës. Dokumenti hartohet kur shlyhet kostoja e punës dhe shërbimeve si shpenzime në korrespondencë me llogaritë e bilancit 20, 23, 25, 26, 28, 44 dhe të tjera.

Gjithashtu, ky lloj raportimi paraprak përdoret për blerjen e artikujve të inventarit, të cilët përfshijnë TVSH-në, për nevoja administrative dhe ekonomike (më shumë për këtë në paragrafët e mëposhtëm).

Dokumenti përbëhet nga katër skeda. Plotësimi i raportit fillon me skedën e parë - "Basic". Këtu tregohen detajet e mëposhtme: organizata, emri i plotë i personit përgjegjës, divizioni. Gjithashtu në skedën mund të zgjidhni monedhën e dokumentit dhe të shkruani një koment.

Si të kontrolloni një raport paraprak

Sergej Razgulin përgjigjet,

Këshilltari aktual Shtetëror i Federatës Ruse, klasi i tretë

“Kur merrni një raport paraprak, plotësoni një faturë në të (një pjesë e shkëputur e raportit) dhe ia jepni punonjësit. Është e nevojshme të konfirmohet se raporti është pranuar për verifikim. Dhe kontrolli është si më poshtë.

Së pari, kontrolloni shpenzimin e synuar të parave. Për ta bërë këtë, shikoni qëllimet për të cilat punonjësi mori para nga organizata. Këto të dhëna tregohen në...”

Le të themi se shpenzimet e udhëtimit arritën në 8,900 rubla. Kjo shumë përfshin pagesën ditore - 2100 rubla, biletën hekurudhore - 2400 rubla, përfshirë. TVSH 33,25 rubla, dhe akomodimi në hotel - 4400 rubla. Kontabilisti do të plotësojë raportin e shpenzimeve si në figurën më poshtë

Ne i kushtojmë vëmendje mënyrës së ndarjes së TVSH-së: meqenëse TVSH-ja përfshihej vetëm pjesërisht në çmimin e biletës (218 * 18/118 = 33,25 rubla), ne e ndajmë biletën në dy rreshta - shumën pa TVSH dhe shumën me TVSH.

Skeda e tretë është "Pagesa për furnitorët". Le ta injorojmë për momentin. Përdoret kur një person përgjegjës përvetëson pasuri materiale.

Në skedën "Për printim", plotësoni detajet që janë të nevojshme për vizualizim në formën e shtypur AO-1.

Pas plotësimit të të gjitha skedave, raporti paraprak përpunohet dhe shfaqet një formular i printuar.

Në këndin e poshtëm të majtë ka një lidhje "Bëni një hyrje në librin e blerjeve". Përdoret për të krijuar një hyrje në librin e blerjeve dhe për të zbritur TVSH-në. Kur klikohet, shfaqet një dritare me të dhëna të plotësuara për krijimin e një libri blerjesh (skedën "Vlerat") dhe një lidhje me raportin tonë paraprak (skedën "Dokumentet e Pagesave").

Në skedën "Shtesë", tregoni numrin dhe datën e biletës, si dhe kodin e llojit të transaksionit dhe datën e raportit paraprak.

Raport paraprak - pranimi i mallrave dhe shërbimeve përmes një personi përgjegjës

Ky dokument përdoret për të pasqyruar shpenzimet e kontabilistëve për blerjen e artikujve të inventarit. Por vetëm nëse fatura nuk përfshin TVSH.

Si duket një raport paraprak në 1C-ERP - marrja e mallrave dhe shërbimeve përmes një personi përgjegjës

Në analogji me raportin paraprak për shpenzimet dhe pagesat, furnizuesi duhet të plotësojë organizatën, emrin e plotë të personit përgjegjës dhe monedhën. Por këtu është gjithashtu e nevojshme të tregohet magazina në të cilën duhet të kapitalizohen mallrat dhe materialet e marra nga personi përgjegjës.

Në skedën "Produktet", të gjitha mallrat e blera nga personi përgjegjës renditen në përputhje me rrethanat. Kjo bëhet përmes butonit “Shto” që tregon sasinë dhe çmimin për njësi të produktit.

Në skedën "Shtesë", ne tregojmë të gjitha detajet e nevojshme për të pasqyruar marrjen e mallrave dhe materialeve dhe printimin e AO-1.

Një tipar karakteristik i rëndësishëm i raportit të shpenzimeve në shqyrtim është lloji i transaksionit të biznesit - "Blerje përmes një entiteti përgjegjës". Kur ky atribut ndryshohet, dokumenti ndryshon kuptimin e tij.

Ju gjithashtu mund të printoni formularin AO-1 duke përdorur butonin "Print".

Raport paradhënie për nevoja administrative dhe ekonomike me TVSH

Në versionin e mëparshëm të pasqyrimit të marrjes së artikujve të inventarit, nuk është e mundur të pranohet TVSH. Prandaj, kur një person përgjegjës blen mallra me TVSH të alokuar dhe një faturë të lëshuar dhe fletëdorëzimi, mund të përdorni metodën e mëposhtme. Gjatë gjenerimit të dokumentit “Pranimi i mallrave dhe shërbimeve”, ne përcaktojmë llojin e transaksionit të biznesit - blerje nga një furnizues.

Në këtë rast, dokumenti duhet të plotësohet sipas parimit të marrjes normale. Këtu mund të shihni detajet e reja për të plotësuar. Për shembull, "Taksimi", ku zgjedhim "Blerja i nënshtrohet TVSH-së".

Në skedën "Basic", tani duhet të specifikoni furnizuesin, kontratën, depon dhe monedhën, dhe në "Mallrat" duhet të vendosni artikujt e inventarit të blerë, sasinë, çmimin për njësi dhe normën e TVSH-së.

Pas plotësimit të dokumentit, dokumenti përpunohet dhe në bazë të tij futet një faturë (lidhja në këndin e poshtëm të majtë "Regjistro një faturë"). Programi gjeneron vetë postimet:

• Debi 10 Kredi 60
• Debi 19 Kredi 60

Ky dokument nuk do të jetë më në ditarin e raporteve paraprake, por në ditarin e faturave në seksionin "Blerjet".

Hapi tjetër do të jetë krijimi i dokumentit "Raport paraprak mbi shpenzimet dhe pagesat ndaj furnizuesit", të cilin e kemi diskutuar tashmë më lart. Në skedën "Basic" plotësojmë gjithashtu organizatën, emrin e plotë të personit përgjegjës dhe divizionin.

Pastaj shkoni te skeda "Pagesa për furnizuesin". Këtu, klikoni butonin "Zgjidh sipas bilanceve" dhe vendosni filtrin sipas palës së dëshiruar. Ndër faturat e zgjedhura të mallrave dhe shërbimeve, zgjidhni atë që ju nevojitet dhe shtoni në raportin e shpenzimeve duke përdorur butonin "Lëviz në dokument".

• Debiti 60 Kredi 71

Me këto hapa të thjeshtë kapitalizuam raportin financiar të punonjësit, morëm parasysh TVSH-në e marrë dhe mbyllëm borxhin në llogarinë 71.

Raport paradhënie për blerjen e dokumenteve monetare

Lloji i tretë i raportit paraprak përdoret për të pasqyruar dokumentet monetare të blera, të cilat përfshijnë biletat e trenit, biletat e linjës ajrore, certifikatat e dhuratave, etj. Ai plotësohet në të njëjtën mënyrë si për marrjen e mallrave dhe shërbimeve nga personi përgjegjës.

Skeda "Dokumentet e parave të gatshme" rendit të gjitha dokumentet që ka blerë kontabilisti, si dhe sasinë dhe koston e tyre.

Në skedën "Avancuar" duhet të plotësoni gjithashtu informacionin për printim.

Pastaj klikoni në butonin "Printo" dhe merrni një formular të printuar të raportit të shpenzimeve. Në të, rezultati 71 do të korrespondojë me rezultatin 50.