SHTËPI Vizat Viza per ne Greqi Viza në Greqi për rusët në 2016: a është e nevojshme, si ta bëjmë atë

Cilat dokumente nuk duhet të vulosen? Cilat dokumente të një organizate duhet të vërtetohen me vulën e organizatës? Nuk mund të vendosni më pulla në librat e punës

A vendoset një vulë në porositë e organizatës në vitin 2019? Le të shqyrtojmë rregullat për përdorimin e këtij kushti në dokumentet administrative.

Lexoni artikullin tonë:

A duhet të vulosen porositë?

Rregulli i përgjithshëm për përdorimin e vulave në porosi është se ato vendosen vetëm nëse porosia përdor formën e vet të dokumentit të krijuar nga organizata. Urdhrat e unifikuara për personelin nuk kërkojnë detaje të tilla.

Nëse ndërmarrja ka zhvilluar format e veta të dokumenteve dhe rregulloret lokale përcaktojnë praninë e një vule, atëherë ajo vendoset. Kjo rrjedh nga neni 8 i Kodit të Punës të Federatës Ruse dhe nenet 7, 9 të ligjit të datës.

Gjithashtu, një vulë në porosi nevojitet nëse dokumenti i dërgohet organizatave të jashtme, pasi ai do të vërtetojë vërtetësinë e tij. Kërkesa për vulosje mund të bëhet nga organizata marrëse, me ç'rast vendoset edhe vula.

Ligji jep listën e mëposhtme të situatave kur një vulë është e nevojshme. Kjo:

  • (kur e filloni, largoni një punonjës ose, për shembull, ndryshoni mbiemrin e punonjësit).
  • Rregulloret lokale të organizatës.
  • Kontratat e punës (së bashku me marrëveshjet shtesë për to dhe marrëveshjet mbi përgjegjësinë e plotë financiare).
  • Aktet dhe letrat e garancisë.
  • Prokurat lidhur me zbatimin e veprimeve të caktuara që kanë të bëjnë me shpenzimin e mjeteve dhe burimeve materiale.
  • Referencat arkivore dhe kopjet e dokumenteve.
  • Certifikatat e shërbimit dhe udhëtimit.
  • Certifikatat e çmimit, peticionet, karakteristikat, rekomandimet, etj.

Kush ka të drejtë të vendosë një vulë në një urdhër?

Organizata ka të drejtë të krijojë listën e saj të dokumenteve që kërkojnë vulosje. Dhe për këtë arsye, punëdhënësi mund të lëshojë një urdhër për punonjësit që përdorin vulën për nevoja zyrtare. Zakonisht këta përfshijnë zyrtarë të lartë të organizatës, drejtues të divizioneve strukturore, etj.

Urdhri vuloset nga zyrtari që e lëshon urdhrin. Nëse urdhri mbulon të gjithë ndërmarrjen, kërkohet nënshkrimi i menaxherit dhe vula e organizatës. Dhe nëse urdhri ka të bëjë me një departament të caktuar, dhe kreu i tij ka vulën e tij, kjo është ajo që përdoret.

Çfarë lloje vulash ekzistojnë?

Le të rendisim llojet e vulave:

  • Pullë. Pamja e tyre rregullohet nga GOST R 51511-2001. Vula zyrtare përdoren në agjencitë dhe organizatat qeveritare që kanë të drejtë të përdorin simbolet e Federatës Ruse (për shembull, zyrat noteriale).
  • Barazohet me vulën. Vula të tilla krijohen për organizata tregtare. Ato mund të shënohen me një logo ose një emblemë unike të korporatës. Në çdo rast, duhet të tregojë TIN-in dhe numrin e certifikatës së regjistrimit shtetëror. Sipërmarrësi individual tregon gjithashtu mbiemrin, emrin dhe patronimin, por logoja nuk aplikohet më.
  • E thjeshtë. Domosdoshmëria e tyre përcaktohet nga vetë punëdhënësi dhe regjistrohet në urdhrat rregullator. Për shembull, këto janë vula për vërtetimin e certifikatave, kopjeve dhe ekstrakteve.
  • Detajet e vulës për situata të ngjashme, përdoret për të përshpejtuar dhe përmirësuar efikasitetin e rrjedhës së dokumenteve. Këto janë adresa, regjistrimi, me të drejta aksesi (për shembull, të klasifikuara si "sekret"), etj.

Për çfarë janë saktësisht pullat?

Fusha e përdorimit të vulave rregullohet nga Sistemi i Unifikuar Shtetëror i Menaxhimit të Regjistrimeve (i miratuar). Detajet e vulës konfirmojnë vërtetësinë e një porosie, akti, certifikate të caktuar, etj. Për rrjedhojë, përdorimi i tij i jep dokumentit fuqi ligjore dhe vërteton ligjshmërinë e veprimeve në përputhje me të.

Vendndodhja e printimit

Vendndodhja për përshtypjen quhet vendndodhja. Ai vendoset në fund të dokumentit, pranë vizës së menaxherit.

shënim

Është e rëndësishme që printimi të mos përkojë me vetë nënshkrimin. Është e pranueshme që vula të shfaqet pjesërisht në titullin e punës.

Në menaxhimin e të dhënave të personelit, është zakon të lini një vend të veçantë në dokument dhe ta shënoni atë me shkurtesën M.P. Kjo është një teknikë e përshtatshme për të shmangur dëmtimin e dokumenteve për shkak të vendosjes së gabuar të printimit.

Ruajtja e vulave

Vula mbahen nga punonjësit që kanë të drejtë të përdorin këtë kusht. Vula kryesore e rrumbullakët është në dispozicion të drejtuesit të departamentit organizativ shumicën e kohës. Nëse menaxheri shkon me pushime ose shkon në një udhëtim pune, ai i dorëzohet punonjësit përgjegjës kundër nënshkrimit. Një sërë vulash të thjeshta ndihmëse u lëshohen punonjësve që i kërkojnë ato në kryerjen e detyrave të tyre zyrtare.

Vendet e ruajtjes së vulave varen nga lloji i tyre. Vula kryesore e rrumbullakët (si dhe vula e adresës) ruhet në një kasafortë të mbyllur jo të ndezshme. Mjafton të mbash vula ndihmëse në një tavolinë që mbyllet me çelës. Vula mbahen në një ditar të veçantë.

Rregullat për vërtetimin e dokumenteve në punë në zyrë

Është më mirë kur punëdhënësi prezanton udhëzime që rregullojnë përdorimin e vulave. Së pari, krijohet një listë e dokumenteve të vërtetuara nga kjo kërkesë. Lista nuk është përfundimtare; mund të bëhen ndryshime të nevojshme në të. Domosdoshmëria e tyre përcaktohet nga vetë punëdhënësi dhe regjistrohet në urdhrat rregullator.

Më tej, zhvillohen udhëzime për përdorimin e vulave. Ai specifikon rregullat për vendosjen, ruajtjen dhe asgjësimin e pullave dhe regjistron rregullat e ruajtjes. Udhëzimi është krijuar si një shtesë në statutin e organizatës ose si një dokument i veçantë.

Për më shumë informacion se kur dokumentet kanë nevojë për printim, shihni: 2010, Nr. 9, f. 73

Shumë organizata, përveç vulës kryesore, përdorin edhe ato shtesë në punën e tyre. Ato mund të jenë identike me ato kryesore, ose mund të përmbajnë mbishkrime të ndryshme që tregojnë llojin e njësisë strukturore të kompanisë (për shembull, "Departamenti i BNJ", "Kontabiliteti", "Depoja", "Sekretariati", "Dega") ose llojin e dokumenteve në të cilat vendoset vula (“Për dokumente financiare”, “Për llogari”, “Për vërtetime”, “Për kontrata” etj.). Kjo është veçanërisht e përshtatshme kur ju duhet urgjentisht të vendosni një vulë, por nuk ka qasje në vulën kryesore. Megjithatë, palët shpesh dyshojnë për vula të tilla dhe ndonjëherë kërkojnë edhe zëvendësimin e dokumentit. Ndonjëherë tatimtari ngjitet edhe pas vulave speciale. Dhe Rezoluta e Shërbimit Federal Antimonopol të Qarkut Veri-Perëndimor, datë 13 tetor 2009 Nr. A21-8887/2008. Le të zbulojmë nëse pretendime të tilla janë legjitime.

A është e mundur të ketë pulla shtesë?

Dyshimet për vlefshmërinë e dokumenteve të vërtetuara me një vulë shtesë lindin për faktin se ligjet për SH.PK-të dhe SHA-të tregojnë detyrimin e kompanisë për të pasur një "vulë" dhe jo "vula". » ; . Por nuk ka asnjë ndalim për të pasur vula shtesë. Gjykatat pajtohen me këtë s Rezoluta e Shërbimit Federal Antimonopol të Komisionit Qendror të Zgjedhjeve, datë 7 shtator 2010 Nr. A23-2563/09A-13-48; AAS e tretë e datës 31 Mars 2009 Nr A33-11861/2008-03AP-548/2009; AAS e katërt e datës 14 dhjetor 2009 Nr. A78-4869/2009 dhe madje njohin praninë e disa vulave si një zakon biznesi A Rezoluta e AAS-së së Katërt e datës 30 Nëntor 2009 Nr. A10-2163/2009.

Si mund të duket printimi shtesë

Le të kujtojmë se si duhet të duket vula kryesore dhe, bazuar në këtë, ne do të nxjerrim në pah llojet e vulave shtesë.

1pika 5 neni. 2 i Ligjit Federal të 02/08/98 Nr. 14-FZ "Për shoqëritë me përgjegjësi të kufizuar"; klauzola 7 neni. 2 i Ligjit Federal të 26 dhjetorit 1995 Nr. 208-FZ "Për shoqëritë aksionare"

Cilat dokumente mund të vulosen me vula shtesë?

Nëse nuk kërkohet një vulë në një dokument, atëherë mund të vendosni çdo vulë, madje edhe një vulë.

Nëse printimi në një dokument është i detyrueshëm, atëherë mund të përdorni një vulë të veçantë, por vetëm nëse ndiqni disa rregulla.

Mendimi i lexuesit

“Ne dërguam shoferin për të marrë mallin me prokurë me vulën “Për dokumente”. Mallrat nuk iu dërguan atij - ata thanë se një vulë e tillë ishte e pavlefshme. Ata shpjeguan se e kishin gabim, sepse vula ishte e rrumbullakët dhe tregonte emrin dhe vendin e regjistrimit të organizatës, por nuk ndihmoi. Më duhej të ribëja prokurën dhe të shkoja përsëri.”

Julia,
kontabilist, Moskë

RREGULLI 1. Vula speciale duhet të plotësojnë kërkesat për vulën kryesore Dhe Rezoluta e Shërbimit Federal Antimonopoly e datës 29 qershor 2009 Nr. A06-6474/2008; AAS e katërt e datës 30 nëntor 2009 Nr. A10-2163/2009.

RREGULLI 2. Vula speciale përdoren në përputhje me qëllimin e tyre m Rezoluta e AAS-së së Shtatë e datës 17 Dhjetor 2010 Nr. 07AP-10623/10; FAS VVO datë 16 Prill 2004 Nr A43-10946/2003-25-340. Për shembull, vula “Për llogari” nuk duhet të vendoset në kontrata dhe vula e degës nuk duhet të vendoset në dokumentet e zyrës qendrore. Por vula "Për Dokumentet" ka një qëllim të përgjithshëm, kështu që mund të përdoret për çdo dokument V Rezoluta e Shërbimit Federal Antimonopol ZSO e datës 11 nëntor 2010 Nr. A70-4089/2010.

RREGULLI 3. Në dokumentacionin kontraktor, si dhe dokumentet për pranimin dhe transferimin e mallrave (punës, shërbimeve), përdoret një vulë e veçantë, përveç nëse kontrata e ndalon këtë. T Rezoluta e AAS-së së Shtatë e datës 17 Dhjetor 2010 Nr. 07AP-10623/10. Për shembull, nëse nuk ka asnjë klauzolë në marrëveshje që palët mund të përdorin vetëm vulën kryesore, atëherë mund të vendosni vulën "Për dokumente" në dokumente.

Është akoma më mirë të vihet vula kryesore në dokumente për agjencitë qeveritare. Kjo do ta shpëtojë kompaninë nga grindjet dhe mosmarrëveshjet e mundshme nga ana e tyre. Dhe për lehtësi, mund të bëni disa vula identike.

Ju kujtojmë se printimi kërkohet, për shembull, në dokumentet e mëposhtme:

  • prokurë në emër të organizatës Dhe pika 5 neni. 185 Kodi Civil i Federatës Ruse;
  • marrëveshje s klauzola 1 neni. 160 Kodi Civil i Federatës Ruse;
  • deklaratat tatimore dhe llogaritjet e primeve të sigurimit (formulari RSV-1 PF R miratuar Me urdhër të Ministrisë së Shëndetësisë dhe Zhvillimit Social të Rusisë, datë 12 nëntor 2009, nr. 894n dhe Form-4 FSS R F miratuar Me urdhër të Ministrisë së Shëndetësisë dhe Zhvillimit Social të Rusisë, datë 28 shkurt 2011 Nr. 156n);
  • çertifikatat në formularin nr. 2-NDFL miratuar Me urdhër të Shërbimit Federal të Taksave të Rusisë, datë 17 nëntor 2010 Nr. ММВ-7-3/611@;
  • dokument i paraqitur në Shërbimin Federal të Taksave me kërkesë të autoriteteve tatimore s klauzola 2 neni. 93, fq. 1, 3 lugë gjelle. 29 Kodi Tatimor i Federatës Ruse;
  • formularët kryesorë të unifikuar që përfshijnë detajet "Vendi i printimit" (për shembull, fatura sipas formularit nr. TORG-12 miratuar Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë e datës 25 dhjetor 1998 nr. 132, vepron në formularin nr. KS-2 dhe KS-3

Vërtetimi i dokumenteve me vulën e një organizate është një mënyrë e veçantë e vërtetimit të tyre dhe konfirmimit të fuqisë së tyre ligjore. Vula është vendosur në dokumente autentike që vërtetojnë të drejtat e zyrtarëve, faktet e shpenzimeve të fondeve dhe pasurive materiale, në dokumentet e shlyerjes dhe pagesës, certifikatat, autorizimet, në shumë dokumente organizative (rregullore, statute, marrëveshje përbërëse, tabela të personelit, etj. .). Vula përdoret gjithashtu në të gjitha rastet e vërtetimit të të drejtave të zyrtarëve të organizatës, konfirmimit të shpenzimit të fondeve dhe pasurive materiale, etj.

Vula vendoset në dokumente në rastet e parashikuara nga akte legjislative ose akte të tjera rregullatore ligjore. Vula vendoset në një vend pa tekst, pa nënshkrimin personal të zyrtarit, mund të përfshijë një pjesë të titullit të pozitës së personit që ka nënshkruar dokumentin.

Vulat e thjeshta mund të kenë forma të ndryshme: të rrumbullakëta, katrore dhe trekëndore. Në të nuk është paraqitur stema. Ato të thjeshta (pa imazhin e simboleve shtetërore) vendosen në certifikata, leje, kopje dokumentesh etj. Përshtypja e vulës vendoset në mënyrë të tillë që të kap një pjesë të nënshkrimit personal të zyrtarit dhe të lexohet qartë.

Agjencitë qeveritare përdorin vulë zyrtare(me imazhin e stemës së Federatës Ruse) dhe një vulë të thjeshtë të kësaj organizate. Një vulë me një riprodhim të Stemës Shtetërore të Federatës Ruse është një vulë që ka një pasqyrë të Stemës Shtetërore të Federatës Ruse. Federata në qendër të klishesë së vulës. Stema shtetërore e Federatës Ruse vendoset në vulat e organeve të qeverisë federale, organeve të tjera qeveritare, organizatave dhe institucioneve, në vulat e organeve, organizatave dhe institucioneve, pavarësisht nga forma e pronësisë. , të ngarkuara me kompetenca shtetërore individuale, si dhe organe që kryejnë regjistrimin shtetëror të akteve të gjendjes civile.

Një gjurmë vule që përshkruan stemën shtetërore të Federatës Ruse vendoset në dokumente që kërkojnë vërtetim të veçantë të origjinalitetit të tyre (ai vendoset në dokumente që vërtetojnë të drejtat e një ndërmarrje ose zyrtarësh, që regjistrojnë shpenzimet e fondeve, si dhe ato të parashikuara nga aktet juridike shtetërore).

Një listë e përafërt e dokumenteve në të cilat është vendosur vula kryesore e organizatës mund të duket si kjo:

1. Aktet (pranimi i punës së kryer, fshirja, ekzaminimi etj.).

2. Informacion arkivor.

3. Prokura (për marrjen e artikujve të inventarit etj.)

4. Marrëveshjet (për furnizime, kontrata, qira, etj.)

5. Certifikatat e udhëtimit.

6. Rregulloret mbi organizimin.

7. Letra garancie.

8. Vlerësimet e kostos.

9. Certifikatat.

10. Statuti i organizatës.

11. Listat e personelit

12 Urdhra mbi aktivitetet kryesore dhe ekstrakte prej tyre

13 Urdhra për personelin dhe ekstrakte prej tyre

14 Urdhra për pushime dhe udhëtime pune dhe ekstrakte prej tyre

Organizatat, ndërmarrjet dhe autoritetet zhvillojnë listën e tyre të dokumenteve mbi të cilat vendoset vula dhe e shpallin atë në urdhra ose rezoluta.

35) Përbërja e dokumenteve të identifikimit. Rregullat për regjistrimin e detajeve, dokumentin vërtetues.

Detajet e identifikimit të dokumentit: vula e miratimit, nënshkrimi, vula.

Vula "Miratuar"("Unë miratoj") është një lloj konfirmimi i rëndësisë dhe rëndësisë së dokumentit të hartuar dhe nënshkruar, si dhe një lloj sanksioni për vlefshmërinë e këtij dokumenti në lidhje me një rreth të caktuar punonjësish, zyrtarësh dhe departamentesh. të ndërmarrjes.

Një numër dokumentesh marrin fuqi ligjore vetëm pasi miratohen nga drejtuesit ose zyrtarët e ndërmarrjes, kompetenca e të cilëve përfshin zgjidhjen e çështjeve të caktuara.

Të mëposhtmet i nënshtrohen miratimit të detyrueshëm:

1. statutet;

2. Rregulloret për zyrat përfaqësuese, degët dhe njësitë strukturore të ndërmarrjes;

3. strukturën, personelin dhe personelin;

4. aktet e inspektimeve, auditimeve, pranimit dhe dorëzimit të pasurive materiale;

5. përshkrimet e punës;

6. rregulloret e brendshme të punës;

8. çmimet e punës dhe ofrimit të shërbimeve etj.

Bazuar në specifikat e aktiviteteve të saj, ndërmarrja duhet të zhvillojë një listë të dokumenteve që i nënshtrohen miratimit dhe një rreth zyrtarësh që kanë të drejtë t'i miratojnë këto dokumente.

Kur një dokument miratohet nga një zyrtar, vula e miratimit të dokumentit duhet të përbëhet nga fjala APROVED (pa thonjëza), titulli i pozicionit të personit që miraton dokumentin, nënshkrimin e tij, inicialet, mbiemrin dhe datën e miratimit. . Vula e miratimit të dokumentit ndodhet në këndin e sipërm të djathtë të dokumentit.

Nënshkrimi. Nënshkrimi konfirmon përgjegjësinë e personit që e ka vendosur për gjithçka që thuhet në dokument. Zyrtarët e autorizuar të organizatës kanë të drejtë të nënshkruajnë dokumente. Kompetenca të tilla përcaktohen nga rregulloret lokale të organizatës (për shembull, statutet, rregulloret, urdhrat). Dokumentet e njësive strukturore mund të nënshkruhen nga drejtuesit e tyre. Për një sërë çështjesh, punonjës të tjerë të organizatës kanë të drejtë të nënshkruajnë.

Llojet e ndryshme të dokumenteve kërkojnë numër të ndryshëm nënshkrimesh. Një nënshkrim vendoset në dokumentet e lëshuara në të njëjtën kohë. Kështu, urdhrat për aktivitetet ose personelin kryesor, urdhrat, mesazhet telefonike, autorizimet (me përjashtim të autorizimeve për marrjen e pasurive materiale) nënshkruhen nga një zyrtar. Nëse disa zyrtarë ose njësi strukturore janë përgjegjëse për përmbajtjen e një dokumenti, atëherë mbi të vendosen dy ose më shumë nënshkrime (në varësi të numrit të personave përgjegjës).

Një dokument organizativ dhe administrativ duhet të ketë nënshkrimin e një zyrtari (nënshkrimi nëse dokumenti është zhvilluar dhe lëshuar nga disa zyrtarë).

Detaji "Nënshkrimi" (detaji 22) përfshin: titullin e pozicionit të personit që ka nënshkruar dokumentin (i plotë nëse dokumenti nuk është hartuar në një dokument formular, dhe i shkurtuar - në një dokument të hartuar në një dokument formular) ; nënshkrim personal; deshifrimi i nënshkrimit (inicialet, mbiemri).

Vulë. Atributi "Vula" është gjithashtu ligjërisht i rëndësishëm dhe përdoret për të vërtetuar nënshkrimin e një zyrtari në disa lloje dokumentesh. Përshtypja e vulës është dëshmi shtesë e origjinalitetit të dokumentit dhe lidhjes së tij me emrin e organizatës së treguar në dokument.

Shumica e dokumenteve të krijuara në organizata nuk kërkojnë një gjurmë vule. Gjurmët i vendosen dokumenteve që pasqyrojnë informacionin e mëposhtëm:

Për faktet me rëndësi të veçantë juridike (për krijimin, riorganizimin ose likuidimin e një organizate, etj.);

Vërtetimi i të drejtave të një organizate ose individi (prokurë);

Regjistrimi i fakteve në lidhje me mjetet financiare dhe pasuritë materiale (aktet e fshirjes së pasurisë materiale, urdhërpagesat, letrat e garancisë).

Dokumentet e tilla marrin fuqi juridike vetëm nga momenti i vërtetimit të tyre me vulë.

Organizatat shtetërore kanë një vulë zyrtare (me imazhin e Stemës Shtetërore të Federatës Ruse). Në strukturat joshtetërore ka një vulë të rrumbullakët ekuivalente me vulën zyrtare. Përveç vulës zyrtare (ose ekuivalente), organizatat mund të kenë një numër vulash të thjeshta të rrumbullakëta.

36) Shenjat në një dokument, kuptimi dhe dizajni i tyre.

Të gjitha fazat e përpunimit të kalimit dhe ekzekutimit të një dokumenti regjistrohen me shenja që ndihmojnë në përcaktimin se ku ndodhet aktualisht dhe në cilën fazë të ekzekutimit të tij është.

Shenjat e mëposhtme konsiderohen zyrtare:

· në lidhje me marrjen e një dokumenti nga organizata;

· rezolucioni;

· rreth kontrollit;

· për interpretuesin;

· për ekzekutimin e dokumentit dhe dërgimin e tij në dosje;

· për disponueshmërinë e aplikacionit;

· për vërtetimin e një kopjeje;

· identifikuesin e kopjes elektronike të dokumentit.

1. Vini re se dokumenti është marrë nga organizataështë vendosur në këndin e poshtëm djathtas të dokumentit dhe përmban: emrin e organizatës marrëse, numrin serial të ardhshëm dhe datën e marrjes (nëse është e nevojshme - orët dhe minutat).

2.Rezoluta.Rezoluta e DOKUMENTIT- një detaj që përbëhet nga një mbishkrim në një dokument të bërë nga një zyrtar dhe që përmban vendimin që ai ka marrë. Teksti i rezolutës duhet të jetë konciz, i qartë dhe i saktë.Rezoluta duhet të përmbajë: mbiemrin, inicialet e ekzekutuesit, detyrën, afatin, nënshkrimin e menaxherit, datën e vendimit. Rezolucioni është shkruar me dorë në këndin e sipërm të djathtë mbi tekst. Nëse nuk ka hapësirë ​​të lirë, ajo mund të vendoset në çdo hapësirë ​​të lirë në anën e përparme të dokumentit.

3.Shënim për interpretuesin me përmban: inicialet, mbiemrin e ekzekutuesit të dokumentit dhe numrin e telefonit të tij. Ndodhet në anën e përparme ose të pasme të fletës së fundit të dokumentit në këndin e poshtëm të majtë.

4. Shenja e inspektimitështë ngjitur djathtas në skajin e sipërm të fletës së parë duke përdorur vulën "Control" ose shkronjën "K".

5.Shënim për ekzekutimin e dokumentit dhe dërgimin e tij në dosje përfshin të dhënat e mëposhtme:

· regjistroni “To file”, numrin e skedarit në të cilin do të ruhet dokumenti. Ai nënshkruhet dhe datohet nga përmbaruesi i dokumentit ose titullari i njësisë strukturore përkatëse.

6. Shënoni praninë e aplikacionit shënohet pas tekstit të dokumentit para nënshkrimit. Formatohet pa paragraf dhe ndahet nga teksti kryesor i dokumentit me 3 rreshta.

7. Shënim për vërtetimin e kopjes ngjitur në kopje të dokumenteve dhe ekstrakte nga dokumentet.

8.Identifikuesi i kopjes elektronike të dokumentitështë një shenjë e vendosur në këndin e poshtëm të majtë të secilës faqe të dokumentit dhe që përmban emrin e skedarit në media kompjuterike, datën dhe të dhëna të tjera kërkimi të instaluara në organizatë.

Rezolucioni. Kuptimi i saj. Kërkesat për zgjidhjen.

Rezoluta është një vendim i një zyrtari për çështjen e ekzekutimit të një dokumenti, i shprehur me shkrim ose një udhëzim për ekzekutimin e një dokumenti.

KUPTIMI

Rezoluta konsolidon urdhrin e menaxherit në lidhje me çështjen e pasqyruar në dokument. Ky është si një dokument i vogël administrativ i hartuar në dokumentin e marrë. Cilësia e detyrës dhe afati kohor i përfundimit varen nga specifika dhe qartësia e zgjidhjes dhe zgjedhja e saktë e kontraktorit.

KËRKESAT

· Këshillohet që në rezolutë të tregohet: emri i ekzekutuesit (ve), përmbajtja e urdhrit, afati i ekzekutimit, afati i ekzekutimit, data, nënshkrimi personal i menaxherit.

· Nëse zgjidhja e një çështjeje u besohet disa interpretuesve, atëherë zyrtari i treguar i pari konsiderohet të jetë përgjegjës për punën e të gjithë të tjerëve.

· Nëse dokumenti ka një afat standard, atëherë rezoluta mund të mos tregojë afatin

· Afati individual i specifikuar në rezolutë nuk mund të përmbajë një afat standard

· R. duhet të transferohet në formularin e regjistrimit gjatë regjistrimit të një dokumenti dhe është baza për marrjen e dokumentit për kontroll

· Data e shënuar në R. bëhet afati i fundit për ekzekutimin e dokumenteve

· Mund të shkruhet nga menaxheri me dorë në një fushë të lirë të dokumentit

· Lejohet të hartohet R. në një fletë të veçantë të formatit A6 ose A7 (metoda përdoret në agjencitë qeveritare)

Legjislacioni nuk ka një rregull të përgjithshëm sipas të cilit të gjitha dokumentet duhet të vulosen. Vula si kusht i detyrueshëm personelit dokumenti është rreptësisht i nevojshëm vetëm në raste të përcaktuara posaçërisht, për shembull, në një libër pune.

Për më tepër, kërkesa e drejtpërdrejtë rregullatore për të pasur një vulë nuk zbatohet për të gjitha organizatat. Për shembull, vulat nuk përmenden në lidhje me shoqëritë dhe partneritetet me përgjegjësi shtesë.

Le të theksojmë se Ligji Federal i 8 gushtit 2001 Nr. 129-FZ "Për Regjistrimin Shtetëror të Personave Juridik dhe Sipërmarrësve Individualë" gjithashtu nuk i detyron organizatat ose sipërmarrësit individualë të kenë një vulë. Gjatë regjistrimit të personave juridikë, në përputhje me ligjin në fjalë, nuk kërkohet t'i paraqesë autoriteteve të regjistrimit as një skicë të vulës së organizatës ose informacione të tjera në lidhje me të.

Në të njëjtën kohë, ligjet federale në lidhje me format e tjera të personave juridikë kërkojnë një vulë. Kjo kërkesë përcaktohet në:

    paragrafi 5 i nenit 2 të Ligjit Federal të 8 shkurtit 1998 Nr. 14-FZ "Për shoqëritë me përgjegjësi të kufizuar";

    paragrafi 7 i nenit 2 të Ligjit Federal të 26 dhjetorit 1995 Nr. 208-FZ "Për shoqëritë aksionare";

    paragrafi 3 i nenit 2 të Ligjit Federal të 14 Nëntorit 2002 Nr. 161-FZ "Për Ndërmarrjet Unitare Shtetërore dhe Komunale";

Këto ligje përcaktojnë që vula e një personi juridik duhet të jetë e rrumbullakët, të përmbajë emrin e plotë të kompanisë dhe një tregues të vendndodhjes së shoqërisë.

Pra, nevoja për të pasur një vulë përcaktohet drejtpërdrejt vetëm për disa forma organizative dhe juridike të personave juridikë. Megjithatë, kërkesa për vula mund të justifikohet jo vetëm me një tregues të drejtpërdrejtë të aktit ligjor përkatës, por edhe në mënyrë indirekte, nga kuptimi i legjislacionit. Ky është pikërisht interpretimi i dhënë nga Gjykata e Lartë e Federatës Ruse, duke zgjidhur një rast specifik: “... në praktikën e biznesit, prania e një vule për çdo person juridik dhe sipërmarrës privat njihet si e detyrueshme dhe e vetëkuptueshme. Pa një vulë të tillë, një llogari rrjedhëse nuk mund të hapet në një bankë ose institucion tjetër krediti, transaksionet dhe dokumentet e tjera nuk mund të certifikohen siç duhet. Në kushte të tilla, në përputhje me nenin 6 të Kodit Civil të Federatës Ruse, lejohet zbatimi i legjislacionit civil në analogji.

Pra, personat juridikë dhe sipërmarrësit individualë u kërkohet të kenë një vulë, përndryshe ata nuk do të jenë në gjendje të hartojnë siç duhet disa dokumente të detyrueshme, përfshirë dokumentet e personelit.

Printimi i detajeve

Siç është përmendur tashmë, disa ligje përcaktojnë detajet e mëposhtme si të detyrueshme: vulë e rrumbullakët : emri i plotë i kompanisë dhe vendndodhja. Vula mund të përmbajë gjithashtu emrin e kompanisë në çdo gjuhë të popujve të Federatës Ruse dhe (ose) një gjuhë të huaj. Ndonjëherë një markë tregtare ose mjete të tjera individualizimi vendoset në vulë (zakonisht në qendër). Nëse mungojnë, në qendër vendoset emri i shkurtuar i personit juridik.

Më parë, prodhimi i vulave kontrollohej rreptësisht nga agjencitë qeveritare. Kjo u vendos në urdhrin e mëparshëm në fuqi të Ministrisë së Punëve të Brendshme të BRSS, datë 13 shkurt 1978 Nr. 34 "Për miratimin e udhëzimeve për procedurën e hapjes së ndërmarrjeve (punishteve) të gdhendjes së pullave, prodhimit të vulave dhe vulave. Kështu, ishte e mundur të porositej vula e një organizate në një punishte stampimi dhe gdhendjeje vetëm me një leje të veçantë të lëshuar nga organet e punëve të brendshme. Për të marrë një leje të tillë, ishte e nevojshme të dorëzohej një aplikim i shoqëruar me një ekstrakt nga statuti dhe një skicë të vetë vulës. Udhëzimet përcaktuan se vula duhej të përmbante emrin e organizatës (jo shkurtuar). Kërkesa të veçanta u vendosën për vulat e degëve. Dhe madje edhe prodhimi i të ashtuquajturave vula "të thjeshta". (vulat e drejtorisë së përgjithshme ose departamentit të personelit, vula trekëndore, vula këndore, vula për certifikata) ishte e pamundur pa autorizimin e organeve të punëve të brendshme.

Ky udhëzim humbi fuqinë në territorin e Federatës Ruse për shkak të publikimit të Urdhrit nr. 48 të Ministrisë së Punëve të Brendshme të Federatës Ruse të datës 14 shkurt 1994. Megjithatë, legjislacioni rajonal për një kohë mjaft të gjatë pas kësaj ruajti licencimin procedura për prodhimin e vulave. Për shembull, në Moskë, për të marrë leje për të bërë një vulë, ata aplikuan në departamentin e punëve të brendshme të rrethit ose qytetit (klauzola 4.14 e Rregullores për procedurën e regjistrimit të ndërmarrjeve në Moskë, miratuar me Dekret të Qeverisë së Moskës të 17 shtatorit , 1991 Nr. 97). Ky urdhër ekzistonte në Moskë deri në vitin 1997.

Në një kohë, legjislacioni i Moskës vendosi kërkesa shtesë për detajet e detyrueshme të vulës. Këto kërkesa u vendosën në Rregullat e Përkohshme për prodhimin dhe bazën për shkatërrimin e vulave dhe pullave në territorin e Moskës (miratuar me urdhrin e kryetarit nr. 843-RM, datë 25 gusht 1998), të cilat u bënë të pavlefshme më 8 shkurt, 2005.

Në veçanti, është dhënë treguesi i detyrueshëm i detajeve të mëposhtme:

    emri i plotë i organizatës në Rusisht, duke treguar formën organizative dhe ligjore;

    vendndodhja;

    numri kryesor i regjistrimit shtetëror;

    numri i qytetit Regjistri i vulave.

Për vulat "të thjeshta", përveç detajeve të listuara, u dha një mbishkrim shtesë, për shembull, "sekretariati", "zyra", "administrimi i punëve", "departamenti i personelit", "për llogaritë", "për certifikatat" , “për certifikata” etj. .d.

Ishte e mundur, sipas gjykimit të organizatës, të tregohej numri i identifikimit tatimor (TIN) dhe kodi sipas Klasifikuesit Gjith-Rus të Ndërmarrjeve dhe Organizatave (OKPO).

Për të marrë leje për të bërë një vulë ose vulë, ishte e nevojshme të merrni leje nga Dhoma e Regjistrimit të Moskës. Për ta bërë këtë, organizata duhej të paraqiste një skicë të vulës (vulës) dhe dokumenteve të tjera të nevojshme.

Aktualisht, regjistrimi i personave juridikë dhe sipërmarrësve individualë është përgjegjësi e qeverisë federale, e cila nuk përcakton ndonjë kërkesë shtesë për detajet e vulave dhe prodhimin e tyre, përveçse të tregojë emrin e plotë dhe vendndodhjen. Megjithatë, personat juridikë ndjekin zakonet e biznesit që janë zhvilluar në praktikë dhe nuk i kufizojnë vulat e tyre vetëm në detaje të detyrueshme. Përkundrazi, është zakon të tregohen sa më shumë detaje.

Nëse një organizatë vendos të krijojë një vulë "të thjeshtë", për shembull, për departamentin e personelit, kjo vulë duhet të përmbajë të gjitha detajet që janë në vulën "kryesore" të organizatës. Megjithatë, në qendër, në vend të logos, vendoset mbishkrimi “FOR THE HR DEPARTMENT”. Nëse organizata nuk ka një departament personeli (për shembull, ka vetëm një inspektor personeli ose një menaxher personeli), atëherë porositja e një vule për departamentin e personelit është plotësisht jopraktike. Pastaj detajet shtesë në qendër të printimit duken kështu: "PER DOKUMENTET E HR". Sidoqoftë, Rregullat dhe Udhëzimet tregojnë në mënyrë specifike vulën e departamentit të BNJ (d.m.th., vulën e njësisë strukturore përkatëse), dhe jo një vulë tjetër "të thjeshtë" (megjithatë, inspektorët shumë rrallë i kushtojnë vëmendje kësaj).

Nëse në një organizatë departamenti i burimeve njerëzore quhet "Departamenti i Burimeve Njerëzore" dhe funksionet e tij përfshijnë punën me librat e punës, atëherë në qendër të vulës këshillohet të vendosni pikërisht këtë detaj shtesë: "DEPARTAMENTI I HR". Procedura për përdorimin e kësaj vule duhet të përcaktohet në rregulloret për këtë njësi strukturore ose akte të tjera rregullatore lokale të organizatës.

Vula në kontratën e punës

Kodi i Punës i Federatës Ruse (neni 67) i detyrueshëm kërkon ekzistencën e një kontrate pune me shkrim në dy kopje (një për punonjësin, tjetra për punëdhënësin). Kërkesat për përmbajtjen e një kontrate pune përcaktohen në nenin 57 të Kodit të Punës të Federatës Ruse (në tekstin e mëtejmë Kodi i Punës i Federatës Ruse), megjithatë, ligjvënësi nuk parashikon praninë e detyrueshme të një vule të një personi juridik ose sipërmarrës individual mbi të. Në të njëjtën kohë, një nënshkrim i pavulosur i përfaqësuesit të punëdhënësit mund të ngrejë pyetje në lidhje me ligjshmërinë e tij, veçanërisht nëse përfaqësuesi i punëdhënësit që nënshkruan kontratën e punës nuk është drejtuesi i personit juridik (drejtori, drejtori i përgjithshëm, presidenti), por një person tjetër i autorizuar ( për shembull, nënkryetari, drejtori i stafit, etj.). Është mjaft e mundur që gjatë "luftërave të korporatave" një menaxher, i privuar nga kompetencat e tij nga themeluesit, të refuzojë të largohet nga posti i tij dhe të vazhdojë të "menaxhojë" organizatën, duke përfshirë punësimin e punonjësve dhe nënshkrimin e kontratave të punës me ta. Një "udhëheqës" i tillë nuk ka më akses në vulat e organizatës, kështu që nënshkrimi i tij mbetet i pacertifikuar. Kjo do të thotë që mungesa e një vule të një personi juridik (sipërmarrës individual) në një kontratë pune duhet të paralajmërojë punonjësin. Në mënyrë tipike, auditorët bëjnë gjithashtu një vërejtje nëse kontrata e punës nuk është e vulosur nga punëdhënësi. Në fakt, bëhet fjalë për një zakon juridik që është zhvilluar në fushën e së drejtës së punës dhe parashikon kontrata vulosjeje (punë, detyrim i plotë financiar) dhe marrëveshje shtesë (shtojca) të tyre.

Është gjithashtu gabim të vërtetosh nënshkrimin e punëdhënësit (përfaqësuesit të tij) jo me vulën e organizatës, por me çdo të ashtuquajtur vulë "të thjeshtë" (për shembull, një vulë "për departamentin e personelit").

Printime sipas porosive

Porositë nuk janë të vulosura. Kjo për faktin se urdhri është një dokument i brendshëm administrativ që përfshin punonjësin e sapo punësuar në lidhjet organizative të ndërmarrjes. Pra, punonjësit e personelit fillojnë të mbajnë një fletë kohore për këtë punonjës, të bëjnë një shënim në lidhje me takimin në librin e punës, etj. bazuar në urdhrin e pranimit. Forma e unifikuar e një urdhri për punësimin e një punonjësi nuk e parashikon këtë detaj (shkurtesa "M.P." mungon). Në parim, lejohet mbajtja e urdhrave të personelit në çfarëdo forme, por edhe në këtë rast nuk nevojitet një vulë.

Sidoqoftë, nuk duhet të harrojmë se punonjësi ka të drejtë të kërkojë një kopje të urdhrit të punës (Pjesa 2 e nenit 68 të Kodit të Punës të Federatës Ruse). Kopjet e urdhrave të punës, si dhe kopjet e tjera të dokumenteve të personelit që vijnë nga organizata, kërkojnë vërtetimin e duhur, gjë që është e pamundur pa vendosjen e një vule.

Si të vërtetoni kopjet e dokumenteve të personelit

Neni 62 i Kodit të Punës të Federatës Ruse detyron punëdhënësin t'i sigurojë punonjësit kopje të dokumenteve të lidhura me punën, dhe këto kopje duhet të jenë të certifikuara "si duhet". Le të shohim saktësisht se si duhen certifikuar kopjet dhe cilat rregullore duhet të ndiqen.

Sipas Dekretit të Presidiumit të Forcave të Armatosura të BRSS të datës 4 gusht 1983 Nr.9779-X, i cili është ende në fuqi sot, “Për procedurën e lëshimit dhe certifikimit nga ndërmarrjet, institucionet dhe organizatat e kopjeve të dokumenteve që kanë të bëjnë me të drejtat e qytetarëve” (në tekstin e mëtejmë: Dekreti), saktësia e kopjes së dokumentit duhet të vërtetohet me nënshkrimin e titullarit ose të një zyrtari të autorizuar dhe me vulë (me përjashtim të rasteve kur një dokument i caktuar kërkon noterizimin).

GOST R 6.30-2003 përcakton saktësisht se si duhet të duket mbishkrimi i certifikimit (shih Shembullin 1):

    poshtë atributit "nënshkrimi" vendoset mbishkrimi "E vërtetë";

    vendoset nënshkrimi i tij personal;

    deshifrohet nënshkrimi (inicialet, mbiemri);

    tregohet data e certifikimit;

    është vendosur vula.

Gjithashtu në praktikë mund të gjeni certifikimin e mëposhtëm (shih Shembullin 2). Kjo metodë sigurie është plotësisht e pranueshme.

Më shpesh, punonjësit aplikojnë për një kopje të librit të tyre të të dhënave të punës (për shembull, për të marrë një pasaportë të huaj, etj.). Ndonjëherë ata kërkojnë një kopje të urdhrit për punësim me kohë të pjesshme, në mënyrë që punëdhënësi "kryesor" të mund të bëjë një regjistrim përkatës në librin e tyre të punës.

Meqenëse po flasim për dokumentet e personelit që ruhen në departamentin e personelit, kopjet e tyre vërtetohen nga inspektori i departamentit të personelit. Është e dëshirueshme që akti rregullator lokal i organizatës (për shembull, në Rregulloret për shërbimin e personelit të një ndërmarrje ose në udhëzimet për menaxhimin e të dhënave të personelit) të përcaktojë procedurën për një certifikim të tillë, dhe gjithashtu të përcaktojë se cilat kopje lejohen të jenë të vërtetuar me vulën e departamentit të personelit. Kjo është plotësisht në përputhje me rekomandimet e GOST R 6.30-2003, e cila lejon që kopjet të certifikohen me një vulë të përcaktuar sipas gjykimit të organizatës (klauzola 3.26).

Sigurisht, GOST R 6.30-2003 nuk është përgjithësisht detyrues; në fakt, ai përmban rekomandime. Megjithatë, Dekreti nuk e vë theksin në llojin e vulës, duke përcaktuar vetëm se "saktësia e një kopjeje të një dokumenti dëshmohet me ... një vulë" (pa specifikuar "vulën e organizatës"). Me fjalë të tjera, akti ligjor rregullator është indiferent ndaj llojit të vulës së vendosur gjatë certifikimit. Prandaj, rekomandimet e Standardit Shtetëror të Federatës Ruse nuk bien ndesh me rregullat e ligjit në këtë pjesë.

Dekreti gjithashtu kërkon që në kopje të shënohet data e lëshimit të tij dhe të shënohet se dokumenti origjinal ndodhet në ndërmarrjen, institucionin ose organizatën e caktuar. Në praktikë, kjo kërkesë vështirë se respektohet, për të cilën ka shumë shpjegime. Për shembull, departamenti i burimeve njerëzore lëshon një kopje të librit të punës. Është e qartë se origjinali i tij, në përputhje të plotë me Rregullat e ruajtjes dhe ruajtjes së librit të punës, miratuar me Dekretin e Qeverisë nr. 225, ruhet në kasafortën e departamentit të personelit. Sidoqoftë, ky origjinal nuk do të ruhet atje përgjithmonë; herët a vonë libri i punës do t'i dorëzohet punonjësit pas pushimit nga puna (ndryshe nga, për shembull, një urdhër punësimi, i cili ruhet për të paktën 75 vjet). Një tregues i datës së lëshimit gjithashtu nuk ka asnjë rëndësi ligjore për të vërtetuar vërtetësinë e një kopjeje të një dokumenti. Përkundrazi, kjo ka të bëjë me marrëdhëniet e brendshme midis punëmarrësit dhe punëdhënësit, sepse punëdhënësi është i detyruar që jo më vonë se tre ditë pune nga data e paraqitjes së kërkesës nga punëmarrësi, t'i japë kopje të dokumenteve të punës (neni 62. të Kodit të Punës të Federatës Ruse). Për më tepër, nuk është absolutisht e nevojshme të bëhet një shenjë e tillë në vetë dokumentin nëse ndërmarrja mban një regjistër të lëshimit të certifikatave dhe kopjeve të dokumenteve.

Vula në librin e punës

Në lidhje me librat e punës, kjo kërkesë parashikohet në Rregullat për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, prodhimin e formularëve të librave të punës dhe ofrimin e tyre tek punëdhënësit, të miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 16 Prill 2003 Nr. 225 (në tekstin e mëtejmë referuar si Rregullat) dhe Udhëzimet për plotësimin e librave të punës, të miratuara me rezolutën e Ministrisë së Punës të Federatës Ruse, datë 10 tetor 2003 Nr. 69 (në tekstin e mëtejmë: Udhëzime).

Kështu, një vulë kërkohet në faqen e titullit dhe vendoset kur regjistrohet një libër pune (klauzola 2.2 e Udhëzimeve). Për ta bërë këtë, ekziston një fushë përkatëse në këndin e poshtëm të djathtë, e shënuar me shkurtesën "MP". Në këtë rast, mund të përdorni si vulën e organizatës ashtu edhe vulën e departamentit të BNJ.

Vula gjithashtu vendoset në kapakun e brendshëm kur bëhen ndryshime në informacionin që gjendet në faqen e titullit (klauzola 2.3 e Udhëzimeve).

Për shembull, rasti më i zakonshëm është që një punonjëse u martua dhe ndryshoi mbiemrin e vajzërisë në mbiemrin e burrit të saj. Oficeri i personelit përballet me detyrën për të pasqyruar këto ndryshime në librin e punës së punonjësit. Për ta bërë këtë, ai shënon mbiemrin e mëparshëm me një vijë të hollë, duke lënë të lexohet ajo që është gërmuar dhe fut me kujdes mbiemrin e ri sipër tij. Udhëzimet kërkojnë që këto ndryshime të bëhen vetëm në bazë të dokumenteve përkatëse (në këtë rast, një çertifikatë martese) dhe t'u referohet atyre në kapakun e brendshëm të librit të punës. Një referencë e tillë duhet të vërtetohet me nënshkrimin e punëdhënësit ose të një personi të autorizuar posaçërisht prej tij dhe vulën e organizatës (ose vulën e shërbimit të personelit).

Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet vërtetimit të të dhënave pas pushimit nga puna të një punonjësi (klauzola 35 e Rregullave). Kështu, me largimin nga puna të një punonjësi, të gjitha shënimet e bëra në librin e tij të punës gjatë punës së tij në këtë organizatë vërtetohen me nënshkrimin e punëdhënësit ose personit përgjegjës për mbajtjen e librave të punës, vulën e organizatës (shërbimin e personelit) dhe nënshkrimin. të vetë punonjësit.

Vini re se kërkesa të ngjashme përmbaheshin në Udhëzimet për procedurën e mbajtjes së librave të punës në ndërmarrje, institucione dhe organizata (miratuar me Rezolutën e Komitetit Shtetëror të Punës të BRSS të 20 qershorit 1974 nr. 162).

Gjatë certifikimit të të dhënave pas shkarkimit, gabimi më i zakonshëm që ndodh është se zyrtari i personelit vendos gabimisht vulën e një organizate tjetër. Kjo zakonisht ndodh në strukturat e tipit mbajtës. Atëherë lind një situatë kur certifikimi është kryer nga një organizatë që nuk ka lidhje me organizatën që ka hapur këtë bllok me emrin e saj (të plotë dhe të shkurtuar).

Si ta rregulloni këtë gabim? Fatkeqësisht, as Rregullat dhe as Udhëzimet nuk japin ndonjë përgjigje për këtë. Shumë ekspertë sugjerojnë që pas një blloku regjistrimesh të mbyllura gabimisht, të hapni një bllok të ri të së njëjtës organizatë në formën e një emri të plotë dhe të shkurtuar, të bëni një hyrje korrigjuese duke deklaruar të pavlefshme të dhënat e pushimit nga puna, ta vërtetoni atë me nënshkrime dhe të vendosni vulën e saktë. Një vendim i tillë nuk është i patëmetë, sepse nuk ka arsye për të njohur procesverbalin e largimit si të pavlefshëm. Në këtë procesverbal, të gjitha detajet (numri serial i regjistrimit, data, formulimi, detajet e porosisë) korrespondojnë me realitetin. Për më tepër, procesverbali i certifikimit ka një natyrë plotësisht të pavarur dhe zbatohet jo vetëm për të dhënat e pushimit nga puna, por për të gjithë bllokun e të dhënave (shih paragrafin 35 të Rregullave: "me shkarkimin e një punonjësi ... të gjitha hyrjet ... janë të certifikuara..."). Duket krejtësisht e kotë që të njihen si të pavlefshme të gjitha të dhënat me një punëdhënës të caktuar.

Regjistrimi i certifikimit në këtë rast është i gabuar për shkak të detalit të pasaktë të "vulës". Prandaj, është kjo që duhet korrigjuar. Shumë njerëz kalojnë duke vendosur vulën e duhur pranë saj. Por prania e dy vulave si detaje në dokument duket e pasaktë. Imagjinoni një kontratë pune, të vulosur nga punëdhënësi me dy vula, njëra prej të cilave nuk ka lidhje me personin juridik që vepron si punëdhënës. Sigurisht, kjo është e papranueshme.

Disa oficerë të personelit sugjerojnë të bëni një hyrje korrigjuese me përmbajtjen e mëposhtme nën numrin serial të mëposhtëm:

Ata ofrojnë të vendosin vulën e duhur pranë kësaj hyrjeje. Megjithatë, blloku i regjistrave tashmë është mbyllur me një procesverbal të shkarkimit dhe është vërtetuar (edhe nëse nuk është vërtetuar plotësisht). Prandaj, ish-punëdhënësi nuk ka asnjë arsye për të bërë ndonjë regjistrim më pas. Dhe hapja e një blloku të dhënash për të bërë vetëm një hyrje certifikimi është e pakuptimtë, sepse një regjistrim i tillë nuk mund të ekzistojë i veçuar nga ato rekorde që janë duke u certifikuar.

Pra, nuk ka asnjë mënyrë ideale për të dalë nga kjo situatë; çdo korrigjim i një vule të vendosur gabimisht në një mënyrë ose në një tjetër do të kundërshtojë Udhëzimet dhe Rregullat. Duket se mund të zgjidhet ndonjë nga këto metoda, por punëmarrësit duhet t'i jepet një certifikatë që konfirmon periudhën e punës me këtë punëdhënës dhe këshillohet ta mbajë këtë certifikatë për t'u paraqitur tek punëdhënësit e tjerë dhe autoritetet e pensioneve (nëse është e nevojshme).

Në të njëjtën mënyrë, duhet të bëhen shpjegime nëse vula në kapakun e brendshëm të librit të punës është vendosur gabimisht (“vula e filan organizatës është vendosur gabimisht”). Për shembull, kur bën një shënim për ndryshimin e mbiemrit, oficeri i personelit përdori vulën e gabuar gjatë certifikimit. Vetëm në vend të një certifikate mbështetëse në këtë rast, është e përshtatshme të lëshohet një kopje e vërtetuar e urdhrit, në bazë të së cilës mbiemri i punonjësit është ndryshuar në dokumentet e organizatës.

Nëse një vulë e gabuar vendoset nën hyrjen në lidhje me shtimin e informacionit për arsimin dhe / ose profesionin, atëherë në këtë rast mund të lëshoni një certifikatë të hartuar në çdo formë, e cila do të vërtetojë se hyrja përkatëse në kopertinë është bërë nga kjo punëdhënës të veçantë.

Ndonjëherë ndodh që vula e vendosur pjesërisht nuk korrespondon me emrin e organizatës në titull. Ky mund të jetë një gabim i bërë nga oficeri i personelit që hapi pa kujdes bllokun e të dhënave. Një emër i pasaktë i organizatës është gjithashtu pothuajse i pamundur të korrigjohet sepse nuk është i numëruar. Në këtë rast, zgjidhja do të ishte edhe lëshimi i një certifikate që konfirmon periudhën përkatëse të përvojës së punës.

Një gabim i ngjashëm ndodh gjithashtu nëse një regjistrim i një ndryshimi në emrin e organizatës mungon. Për shembull, Romashka Sh.PK u riemërua në Romashka Audit Firm LLC, dhe kjo pasqyrohet në dokumentet përbërëse të saj. Prandaj, kur largon një punonjës, punëdhënësi do të vendosë një vulë që i përket Firmës Auditimi Romashka LLC. Por meqenëse ata thjesht harruan të bënin një procesverbal të riemërtimit, emri i bllokut të regjistrimeve nuk korrespondon me detajet e printimit. Domethënë, zyrtarisht konsiderohet se këto hyrje janë bërë nga dy organizata të ndryshme.

Derisa blloku i hyrjeve të mbyllet, është mjaft e lehtë të bësh një hyrje që mungon (klauzola 3.2 e Udhëzimeve). Por nëse hyrjet janë mbyllur tashmë, atëherë nuk ka më asnjë arsye për të bërë një hyrje që mungon. Sigurisht, ju mund të hapni një bllok të ri regjistrimesh dhe të bëni hyrjen që mungon, por në kohën kur zbulohet një gabim i tillë, punonjësi tashmë mund të jetë duke punuar në një vend të ri. Në këtë rast, lëshohet përsëri një certifikatë, e cila pasqyron informacionin për kohëzgjatjen e shërbimit të punonjësit dhe për riemërtimin e organizatës që ka ndodhur gjatë periudhës së punës së tij. Punëmarrësi ka të drejtë të paraqesë një certifikatë të tillë në një vend të ri pune, dhe punëdhënësi është i detyruar të bëjë një hyrje të përshtatshme bazuar në këtë certifikatë (klauzola 27 e Rregullave). Punonjësi duhet të mbajë një certifikatë të tillë si dokument mbështetës.

Shumë shpesh ka libra pune në të cilat blloku i regjistrave të një organizate mbyllet me një njoftim pushimi nga puna, nënshkrimin e oficerit të personelit dhe nënshkrimin e punonjësit, por vulën e organizatës (vulën e departamentit të personelit) është e humbur. Ky defekt mund të eliminohet mjaft thjesht - punonjësi thjesht duhet të vijë në vendin e tij të mëparshëm të punës dhe të kërkojë një vulë. Gjëja kryesore është të mos e vononi këtë, pasi organizata mund të ndryshojë emrin e saj, të urdhërojë vula të reja dhe të shkatërrojë të vjetrat. Pastaj vërtetimi me vulë mund të shkaktojë vështirësi. Por edhe në këtë rast, lëshimi i një certifikate konfirmuese do të ndihmojë.

Problemet mund të lindin gjithashtu nëse përpiqen të korrigjojnë mungesën e një vule kur organizata e mëparshme tashmë është likuiduar ose riorganizuar. Në këto raste, për certifikatat mbështetëse, duhet të kontaktoni pasardhësit ligjorë të organizatës ose arkivat ku janë dorëzuar dokumentet e personelit. Megjithatë, siguria e dokumenteve për personelin nuk sigurohet gjithmonë siç duhet, kështu që ka të ngjarë që të mos merrni një certifikatë arkivore. Dhe atëherë blloku përkatës i regjistrave do të mbetet përgjithmonë pa vulë dhe do të konsiderohet i çertifikuar në mënyrë jo të duhur. Në parim, punëdhënësi i mëvonshëm mund të hapë bllokun e tij pas një blloku të tillë regjistrimesh. Megjithatë, regjistrimi i vjetërsisë bazuar në të dhënat e mëparshme të certifikuara në mënyrë të parregullt do të jetë problematike.

Një situatë edhe më e ndërlikuar krijohet kur librezës së punës i mungon jo vetëm vula vërtetuese, por edhe procesverbali i largimit nga puna. Atëherë punëdhënësi që punëson punonjësin nuk do të jetë në gjendje të mbajë një libër të tillë, sepse zyrtarisht punonjësi konsiderohet se punon në një organizatë tjetër, megjithëse në realitet kjo organizatë tashmë mund të jetë likuiduar. Por nëse punonjësi paraqet një certifikatë arkivore, nga e cila do të jetë e qartë se pushimi nga puna është kryer, punëdhënësi "i ri" ka të drejtë të fillojë bllokun e tij të të dhënave dhe, në përbërjen e tij, të pasqyrojë informacione për shkarkimin e punonjës nga vendi i mëparshëm i punës.

Vendndodhja e vulës në dokument

Vendosja e një vule në një dokument personeli gjithashtu nuk ka rëndësi të vogël. Gabimi më i zakonshëm: vula mbulon plotësisht nënshkrimin personal të zyrtarit, duke e bërë të pamundur krahasimin e tij me nënshkrimet në dokumente të tjera ose në mostrat e nënshkrimit (d.m.th., identifikimin e tij si origjinal). Ndonjëherë një vulosje e tillë është e qëllimshme, sepse një person i paautorizuar ka nënshkruar për zyrtarin. Një dokument i tillë ka të gjitha shenjat e një dokumenti të rremë dhe tregon pandershmërinë e një organizate të tillë.
Në përgjithësi pranohet se vula mbulon një pjesë të titullit të pozicionit, duke lënë të hapur për lexim nënshkrimin personal të zyrtarit dhe dekodimin e tij. Rregulla të ngjashme kanë ekzistuar gjithmonë në BRSS, dhe aktualisht kërkesa të tilla janë të përfshira në akte departamenti që përshkruajnë një procedurë të caktuar për punën në zyrë për organet përkatëse qeveritare.

Një tjetër defekt që gjendet shpesh në dokumente është një gjurmë vule në një dokument që është shumë i trashë ose shumë i zbehtë, si dhe një printim me një imazh të munguar pjesërisht (zakonisht kur presioni është i lehtë). Ne rekomandojmë që printimi të jetë i qartë dhe i lexueshëm.

* * *

Kështu, vula e organizatës në dokumentet e personelit është e nevojshme në rastet kur dokumenti zyrtarizon çdo të drejtë dhe detyrim të ndërsjellë të punëdhënësit dhe punonjësit, si dhe në rastet kur dokumenti ose kopja e tij vërteton ndonjë fakt ose të drejtë të punonjësit (përfshirë një ish-punonjës). Dokumentet e brendshme të punëdhënësit nuk i nënshtrohen vulosjes. Dhe meqenëse vula tregon rëndësinë e dokumentit, nuk duhet të bëhen gabime gjatë vendosjes së tij. Përndryshe, situata negative mund të krijohen si për punonjësin, të cilit i hiqet mundësia për të provuar të drejtat e tij duke paraqitur një dokument, ashtu edhe për punëdhënësin, i cili rrezikon të përballet me përgjegjësi administrative për shkeljen e procedurës së kryerjes së të dhënave të personelit.\

2 Në disa raste, ligji nuk e përmend përcaktimin e vendndodhjes si një detaj të detyrueshëm të vulës (klauzola 4 e nenit 3 të Ligjit Federal të 12 janarit 1996 Nr. 7-FZ "Për organizatat jofitimprurëse").

3 Urdhri i Dhomës së Regjistrimit të Moskës, 20 janar 1999 Nr. 17 "Për procedurën e miratimit të skicave të vulave dhe vulave" (në fakt, dokumenti ka humbur fuqinë). Shih gjithashtu Ligjin e Moskës nr. 44, datë 30 qershor 2004 "Për kontabilitetin e vulave" (humbur në fuqi për shkak të miratimit të ligjit nr. 28 të Moskës, datë 22 qershor 2005).

4 Vini re se në librin e punës të mostrës së vitit 1974, në fushën "mbiemër" ishin parashikuar deri në tre kolona për ndryshime të tilla. Prandaj, në libra të tillë, mbiemri i ri futet jo në krye, por në fund, në një kolonë të lirë.

5 Nënshkrimi i punonjësit mund të mungojë nëse ai ka munguar nga puna gjatë hartimit të një libri pune në ditën e pushimit nga puna (për shembull, për shkak të sëmundjes, etj.) ose nëse ai vetë refuzon të nënshkruajë (zakonisht në raste "konflikti" shkarkimi, "sipas nenit ").

6 Shih: “Sistemi shtetëror i mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin. Dispozitat themelore. Kërkesat e përgjithshme për dokumentet dhe shërbimet mbështetëse të dokumentacionit" (miratuar me vendim të bordit të Arkivit Kryesor të BRSS të 27 Prill 1988, urdhër i Arkivit Kryesor të BRSS, datë 23 maj 1988 Nr. 33).

7 Shih: Udhëzimet standarde për punën në zyrë dhe punën arkivore në autoritetet doganore (departamentet rajonale të doganave, doganat, postat doganore), të miratuara. me urdhër të Shërbimit Federal të Doganave të Rusisë, datë 18 tetor 2004 Nr. 160; U miratuan udhëzime për punën e zyrës në organet dhe institucionet e prokurorisë së Federatës Ruse. me urdhër të Prokurorit të Përgjithshëm të Federatës Ruse të 28 dhjetorit 1998 nr. 93.


Forca juridike e dokumentit

Në praktikë, mjaft shpesh punonjësit e burimeve njerëzore kanë një pyetje se cilat dokumente duhet të miratohen me vulën e punëdhënësit.

Për t'i dhënë një dokument fuqi ligjore, duhet të jenë të pranishme detajet e mëposhtme të detyrueshme:

Emri i organizatës dhe (ose) njësisë strukturore;
- data e publikimit të dokumentit;
- indeksi i regjistrimit;
- nënshkrimi.

Për lloje të caktuara dokumentesh, detaje shtesë që u japin atyre fuqi ligjore janë një vulë miratimi, një vulë, një shenjë në vërtetimin e një kopjeje (klauzola 18 e Rezolutës së Ministrisë së Drejtësisë së Republikës së Bjellorusisë, datë 19 janar 2009 Nr. 4 “Për miratimin e udhëzimeve për punën në zyrë në organet qeveritare dhe organizatat e tjera”).

Një nënshkrim është një kusht i detyrueshëm që vërteton një dokument, dhe një vulë është shtesë. Kështu, kur vërtetohet një dokument, ai fillimisht duhet të nënshkruhet dhe më pas (nëse është e nevojshme) të vërtetohet me vulë. Dokumentet e miratuara vulosen (nëse është e nevojshme) pas miratimit të dokumentit.

Rekuizita "Vula"

Atributi "Seal" vendoset në dokumente që kërkojnë vërtetim të veçantë të origjinalitetit të tyre.

Ekzistojnë 3 lloje të vulave: vula e organizatës, vula e njësisë strukturore të organizatës, vula që tregon qëllimin e saj të synuar (për dokumente, etj.). Vula e organizatave ndahen në ato zyrtare (vula me imazhin e stemës shtetërore të Republikës së Bjellorusisë) dhe të thjeshta.

Procedura e përdorimit dhe përgjegjësia për ruajtjen e vulave duhet të parashikohet në aktet ligjore rregullatore lokale të organizatës, të zhvilluara në përputhje me legjislacionin e Republikës së Bjellorusisë. Informacioni mbi përdorimin dhe ruajtjen e vulave mund të përfshihet në Udhëzimet e Administrimit të Zyrës së Organizatës ose në Rregulloret për Shërbimin e Personelit.

Lista e dokumenteve në të cilat është vendosur vula përcaktohet nga organizata në mënyrë të pavarur, e udhëhequr nga legjislacioni i Republikës së Bjellorusisë.

Vulosja është e nevojshme në dokumentet origjinale dhe kopjet e tyre (për të vërtetuar vërtetësinë e kopjes), përfshirë. faksimile, që vërteton të drejtat, liritë dhe (ose) interesat legjitime të qytetarëve, të drejtat dhe detyrimet e personave juridikë, duke autorizuar shpenzimin e fondeve dhe pasurive materiale.

Përshtypja e vulës duhet të përfshijë një pjesë të titullit të punës së personit që ka nënshkruar (aprovuar) dokumentin.

Shembull

Drejtor i Institutit Nënshkrimi S.A. Sidorov
deputet

ËSHTË E RËNDËSISHME! Ne tërheqim vëmendjen e punonjësve të shërbimit të personelit për faktin se forma e përafërt e kontratës së punës, e miratuar me Rezolutën e Ministrisë së Punës të Republikës së Bjellorusisë, datë 27 dhjetor 1999 Nr. 155 (i ndryshuar më 4 tetor 2010) , përmban atributin “Seal”. Në të njëjtën kohë, forma e përafërt e kontratës, e miratuar me Rezolutën e Këshillit të Ministrave të Republikës së Bjellorusisë, datë 02.08.1999 Nr. 1180 (i ndryshuar më 19.01.2012), nuk përmban " Vula” kusht.

Regjistrimet në librin e punës së punonjësit që duhet të vërtetohen me vulë

Faqja e parë (faqja e titullit) e librit të punës, që përmban të dhënat e renditura për punëmarrësin, vërtetohet me nënshkrimin e punëdhënësit ose të një zyrtari të autorizuar dhe me vulën e punëdhënësit, dhe nëse sipërmarrësi individual nuk e ka atë, nga vula e organit ekzekutiv dhe administrativ vendor që regjistroi sipërmarrësin individual (pjesa e dytë f. 18 Udhëzime për procedurën e mbajtjes së të dhënave të punës së punonjësve, miratuar me Rezolutën e Ministrisë së Punës të Republikës së Bjellorusisë, datë 03/09/1998 nr. 30 (në tekstin e mëtejmë: Udhëzimi nr. 30)).

Për më tepër, ndryshimet në shënimet në librin e punës për mbiemrin, emrin, patronimin, datëlindjen, arsimin, profesionin, specialitetin bëhen nga punëdhënësi në vendin e fundit të punës në bazë të dokumenteve që konfirmojnë informacionin përkatës, me referencë për numrin dhe datën e tyre (klauzola 38 e udhëzimit nr. tridhjetë). Në kopertinën e brendshme shkruhet një lidhje me dokumentin përkatës, e vërtetuar me nënshkrimin e punëdhënësit ose të një zyrtari të autorizuar dhe vulën e punëdhënësit, dhe nëse sipërmarrësi individual nuk e ka një të tillë, me vulën e ekzekutivit dhe administrativ vendor. organi që ka regjistruar sipërmarrësin.

Për një regjistrim mostër në një libër pune, i cili është i certifikuar me vulë, shihni seksionin "Dokumentacioni i dobishëm" në faqen 25.

Ndryshimi i shënimeve për një profesion ose specialitet në faqen e parë (faqen e titullit) të librit të punës, në rast se një punonjës merr një profesion ose specialitet të ri, bëhet duke u shtuar hyrjeve ekzistuese pa kryqëzuar ato të regjistruara më parë.

Lidhjet me dokumentet mbi bazën e të cilave janë bërë shënimet korrigjuese shkruhen në kapakun e brendshëm të librit të punës dhe vërtetohen me nënshkrimin e drejtuesit të organizatës ose një personi të autorizuar posaçërisht prej tij dhe vulën e organizatës ose vulën e departamentit të personelit.

Me rastin e shkarkimit të një punonjësi, të gjitha shënimet për punën, shpërblimet dhe stimujt për sukses në punë, të futura në librin e punës gjatë punës së tij, duhet të vërtetohen me nënshkrimin e punëdhënësit ose të një zyrtari të autorizuar dhe vulën e punëdhënësit (klauzola 45 e Udhëzimi nr. 30).

Në cilat raste është i nevojshëm vulosja e porosive?

Urdhrat e organizatës nuk janë të vulosura, pasi urdhri është një dokument i brendshëm organizativ dhe administrativ (urdhra punësimi, urdhra për leje pune, urdhra pushimi nga puna). Kopjet e urdhrave të punës dhe kopjet e tjera të dokumenteve të personelit, dokumentet dalëse kërkojnë vërtetimin e duhur, kështu që ato duhet të vulosen.

Kështu, mund të konkludojmë se kopjet e vetëm atyre dokumenteve që krijohen në vetë organizatën i nënshtrohen certifikimit të vulave.

Si përjashtim, lejohet të bëhen dhe të vërtetohen kopjet e dokumenteve të lëshuara nga organizata të tjera gjatë zgjidhjes së çështjeve brenda kompetencës së vetë organizatës. Për shembull, një organizatë ka të drejtë të bëjë dhe të vërtetojë një kopje të një diplome arsimore për t'u përfshirë në dosjen personale të punonjësit, një kopje të certifikatës së lindjes së një fëmije dhe një certifikatë të së drejtës për përfitime për t'u dorëzuar në departamentin e kontabilitetit për qëllime të kontabilitetit kur llogaritja e tatimit mbi të ardhurat etj.

Natalia Vladyko, avokate