Забирают трудовую книжку после увольнения. Выдача работодателем трудовой книжки и других документов работнику

Трудовая книжка работника хранится у работодателя. При увольнении он обязан ее выдать. На первый взгляд кажется, что все просто и понятно. Однако на практике по поводу выдачи трудовой книжки между сторонами трудовых отношений часто возникают споры.

Когда отдают трудовую книжку при увольнении?

Выдача трудовой книжки при увольнении ТК РФ регулируется ст. 84.1. Согласно ее положениям свою книжку работник получает в последний день работы, который и считается днем увольнения.

Работодатель не вправе выполнить это действие ни на день раньше, ни на день позже – только в день увольнения (последний рабочий день) . А вот сотрудник имеет право забрать свой документ и гораздо позже после увольнения. В этом случае срок выдачи трудовой книжки при увольнении ничем не регламентирован – работодатель обязан хранить трудовую книжку до востребования .

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Правила выдачи регламентируются ст 84.1 ТК РФ, а также положениями Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

Выдача книжки происходит в следующем порядке:

1. Работником издается приказ об увольнении.
2. В трудовую книжку вносится запись о расторжении трудового договора с указанием даты, причины, увольнения со ссылкой на статьи ТК, а также - номером приказа об увольнении.
3. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписями работодателя и сотрудника, а также печатью.
4. Информация об увольнении и выдаче трудовой книжки вносится в личное дело работника, где последний расписывается.
5. В журнал движения трудовых книжек также вносится пометка о выдаче книжки конкретному работнику, который подтверждает этот факт личной подписью в журнале.
6. Трудовая книжка выдается на руки сотруднику.

Многие работодатели пытаются себя перестраховать: составляют дополнительно акт о передаче трудовой книжки или просят сотрудника написать расписку.

Этот документ пишется от лица сотрудника, получившего книжку. Строгой формы составления также нет – подойдет как письменный, так и печатный вариант. Главное, чтобы внизу под текстом стояла подпись работника. В тексте ему следует указать, что в день увольнения (ставит конкретную дату) он получил ТК, а также – что не имеет претензий к работодателю.

Расписка о получении трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, получил в ПАО «Газпром» свою трудовую книжку в день увольнения 21 декабря 2017 года.
Претензий к работодателю не имею.

Данный документ хранится в архиве в личном деле сотрудника.

Также расписку о получении в обязательном порядке пишут родственники умершего сотрудника, которые пришли забрать его трудовую книжку. Однако одной лишь расписки недостаточно, чтобы работодатель выдал им трудовую. Необходимо также предоставить документы, подтверждающие родство с умершим сотрудником.

Заявление на выдачу трудовой

Данный документ писать необязательно. Работодатель обязан выдать трудовую безо всяких заявлений, написанных от лица работника.

Однако составление заявления о выдаче трудовой книжки может потребоваться в следующих случаях:

1. Работник не увольняется, а просто хочет получить на руки трудовую для предоставления ее, к примеру, в Пенсионный фонд или банк при оформлении кредита. .
2. Сотрудник после увольнения хочет получить документ посредством почтовой связи, поэтому составляет заявление о передаче трудовой книжки по почте. Установленной формы такого заявления нет. В самом упрощенном виде оно может выглядеть так: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте». Обязательно в конце необходимо указать дату составления и свою подпись с расшифровкой. Если Вы хотите, чтобы письмо направили не по тому адресу, с которого будете отправлять заявление, не забудьте уточнить этот момент и новый адрес.
3. Бывший сотрудник пишет исковое заявление о выдаче трудовой книжки в суд, потому что работодатель не отдает ее добровольно.

Подавать иск в суд нужно после того, как Вы попробовали урегулировать конфликт с работодателем в досудебном порядке, но получили отказ. Желательно, чтобы этот факт можно было подтвердить (ведь ответчик может попросту заявить, что Вы не приходили за документ и его вины в этом нет). Так как работодатель сам не напишет Вам письменный отказ, поскольку это явное нарушение закона, и скорее всего, он об этом знает, рекомендуем направить на адрес учреждения заказное письмо с заявлением выдать трудовую книжку. Предоставив суду копию этого заявления и уведомление о получении, Вы докажете судье, что предпринимали попытки забрать трудовую.

Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку

На Ваш выбор Вы можете обратиться за защитой своих прав в следующие инстанции:

1. Трудовая инспекция. Подать жалобу можно:
   • Лично в инспекцию;
   • по почте;
   • на сайте онлайнинспекция.рф
2. Прокуратура . По форме заявление будет несколько отличаться от жалобы в трудовую инспекцию. .
3. Суд. В суд направлять исковое заявление целесообразно, когда Вы попробовали восстановить нарушенные права через указанные выше инстанции, поскольку обращение в них бесплатное (а в суде придется платить госпошлину), жалоба рассматривается в более сжатые сроки (в течение 30 дней, а слушание по Вашему делу может быть назначено только через 30 дней – все зависит от загруженности суда). .

Когда должны отдать трудовую книжку, если сотрудник отсутствовал в день увольнения

Согласно ст. 84.1 ТК РФ по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Если сотрудник не может забрать лично: как быть

Если нет возможности забрать в последний день трудовую, или Вы попросту забыли это сделать, получить ее можно двумя описанными ниже способами.

Отправка по почте

Если сотрудник не забрал свою трудовую, работодатель сообщает ему в заказном письме о том, что трудовая книжка находится у него и ее необходимо забрать. Также он спрашивает согласия на отправку документа по почте.

Когда заказное письмо доходит до адресата – приходит уведомление о получении. Но даже если никакой реакции не последует – на бывшем месте работы обязаны хранить трудовую книжку до тех пор, пока за ней не придут.

Работодателю следует сохранить уведомление о получении сотрудником его заказного письма, поскольку это защитит его интересы, если возникнет спор. Недобросовестные сотрудники могут специально не забирать трудовую, чтобы потом подать в суд и требовать компенсацию и моральный ущерб за задержку в выдаче документа.

Также рекомендуем составить опись вложения, которая заверяется сотрудниками почтового отделения, где укажите, что работнику высылаете требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Нередки случаи, когда в суде работодатель предъявляет уведомление о вручении, на что получатель заявляет, что письмо получал, однако в нем не содержалось требования – вместо него был вложен чистый лист или открытка. Если будет опись – уже никак не схитришь...

Если же сотрудник выразил свое согласие на почтовую отправку – трудовую нужно выслать в течение 3-х дней с момента получения согласия.

Отправка трудовой книжки по почте без получения на то согласия работника – грубое нарушение закона. Такие действия можно оспорить в суде или написать жалобу в прокуратуру.

Выдача представителю по доверенности

Выберите из числа знакомых человека, которому Вы доверяете. Сходите с ним к нотариусу. Не забудьте захватить с собой паспорта.

Нотариус составит от Вашего имени на имя представителя доверенность на специальном бланке. Вообще-то, в нотариальной конторе должны оформить доверенность правильно, однако лучше проверьте на всякий случай:

1. Правильность заполнения Ваших персональных данных и сведений о доверителе. Ошибка даже в одной цифре сделает документ недействительным.
2. Формулировку полномочий представителя. Бывает, что неопытные нотариусы неправильно перечисляют круг полномочий, из-за чего представители не могут выполнить действия, о которых их просил доверитель.
3. Срок действия доверенности. «Бессрочных» доверенностей не бывает. Хорошо подумайте над тем, на какой срок выписать доверенность, потому что если представитель придет забирать книжку после окончания ее действия – работодатель попросту не выдаст трудовую и будет прав.
4. Наличие подписей доверителя, представителя, нотариуса. Каждый из лиц должен завизировать документ в качестве своего согласия, а нотариус – в качестве удостоверения свободного изъявления воли сторон.

Кроме подписи, нотариус обязательно должен поставить также печать.

Выдача родственникам

Осуществляется также по нотариальной доверенности. На основании предоставления одних лишь документов, подтверждающих родство, работодатель не обязан выдавать трудовую книжку своего бывшего сотрудника. Подобное возможно, только если бывший сотрудник умер.

Ответственность работодателя за невыдачу книжки

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении чревата работодателю административной и материальной ответственностью:

1. Несвоевременная выдача является нарушением трудового законодательства, за которое согласно ст.5.27 КпАП РФ предусмотрен штраф в размере:
   • От 35 000 р до 50 000 р – для организаций;
   • От 1 000 р до 5 000 р – для ИП;
   • От 1 000 р до 5 000 р – для должностных лиц.

   Штраф уплачивается в пользу государства.

2. В пользу сотрудника, которому не была выдана трудовая или ее выдача была задержана по вине работодателя, согласно ст. 234 ТК РФ выплачивается компенсация в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения до дня выдачи соответствующего документа.
3. Сотрудник вправе также взыскать моральную компенсацию, если докажет, что пережитый стресс отразился на его здоровье.

Кроме того, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:

• несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
• при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

Не может служить основанием для задержки выдачи трудовой книжки факт несдачи работником материальных ценностей, невозвращение спецодежды и так далее. В случаях, если работодатель задерживает у себя трудовую, ответственность с него не снимается.

ВЫДАЧА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с изм. от 06.02.2004) (далее — Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник просит об этом в период работы в организации. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенные выписки из трудовой книжки.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. В ст. 77 ТК РФ определено, что днем увольнения работника является последний день его работы . Однако ТК РФ предусматривает и особые случаи, когда днем увольнения может быть не только последний день работы.

Так, согласно ст. 127 ТК РФ по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В связи с этим п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69, определено, что датой увольнения (прекращения трудового договора) наряду с последним днем работы может быть и другой день, если это установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. Трудовую книжку выдают в последний день перед отпуском.

В соответствии с п. 35 Правил при выдаче трудовой книжки работнику все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил, а именно: отсутствия работника либо его отказа от получения трудовой книжки на руки).

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику неполученный им за все время задержки заработок.

Здесь следует напомнить, что до 1997 г. в соответствии со ст. 213 КЗоТ РФ, если неправильная или не соответствующая действующему законодательству формулировка причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на новую работу, орган, рассматривающий трудовой спор, мог принять решение о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула, но не более чем за один год.

Статья 213 КЗоТ в редакции Федерального закона от 17 марта 1997 г. № 59-ФЗ предусматривала, что может быть принято решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула. Однако в соответствии со ст. 216 КЗоТ РФ в случае рассмотрения иных требований, кроме требований о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула или разницы в заработке за время выполнения нижеоплачиваемой работы, орган, рассматривающий спор, имел право вынести решение о выплате работнику причитающихся сумм не более чем за три года. Это правило оказывало негативное влияние на налогообложение работодателя, ведь работодатель не мог отнести в состав затрат, например, компенсацию за неиспользованный отпуск за четыре года в полном объеме и поэтому не шел навстречу работнику, не выплачивал ему компенсацию полностью.

В настоящее время в соответствии со ст. 394 ТК РФ суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула. Кроме того, согласно ст. 395 ТК РФ при признании органом, рассматривающим индивидуальный трудовой спор, денежных требований работника обоснованными они удовлетворяются в полном размере, т.е. предыдущее ограничение, касающееся выплаты денежных сумм только за три года, снято.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника днем увольнения (прекращения трудового договора) считается день выдачи трудовой книжки на руки.

Об изменении даты увольнения работника (прекращения трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами.

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его письменного согласия (п. 36 Правил). Уведомление необходимо отослать в день увольнения заказным письмом или телеграммой.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки (абз. 2 п. 36 Правил).

В противном случае наступает материальная ответственность работодателя по ст. 234 ТК РФ за ущерб, причиненный работнику в результате незаконного лишения его возможности трудиться.

Согласие о пересылке по почте трудовой книжки должно быть дано работником в письменной форме: он может либо заранее написать письменное заявление с просьбой переслать ему по почте трудовую книжку, либо переслать письменное заявление по почте заказным письмом или телеграммой. Телеграмма, заказное письмо являются доказательством просьбы работника переслать трудовую книжку по почте и должны быть подшиты к личному делу работникаи заверены.

В Правилах не предусмотрен вариант передачи трудовой книжки доверенному лицу работника (по доверенности). Поэтому здесь действуют общие принципы, принятые в гражданском законодательстве: при передаче трудовой книжки доверенному лицу, необходимо затребовать с него доверенность, которая должна быть оформлена в соответствии со ст. 185-189 Гражданского кодекса РФ. Доверенность может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. При получении трудовой книжки доверенное лицо должно оставить организации-работодателю расписку о том, что такого-то числа им (Ф.И.О.) по доверенности получена трудовая книжка такого-то работника в графе 13 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

По новым правилам, работник должен расписаться в трудовой книжке, своей подписью удостоверив, что все записи сделаны верно.

Если же работник отказывается получать трудовую книжку (такое бывает, если работник не согласен с увольнением за нарушение дисциплины и т.п.) необходимо составить письменный акт о таком отказе. Акт должны подписать члены трудового коллектива — незаинтересованные сослуживцы и обязательно члены профсоюза (если он есть в организации).

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил). Вопрос, кто является родственником, Правилами не разъясняется. В Семейном кодексе РФ можно найти следующую формулировку понятия близких родственников: близкие родственники — родственники по прямой восходящей и нисходящей линии (родители и дети, дедушка, бабушка и внуки), полнородные и неполнородные (имеющие общих отца или мать) братья и сестры. Автор придерживается следующей позиции: следует выдавать трудовую книжку близким родственникам, а также усыновителям или усыновленным. Другие варианты (передача трудовой книжки племяннику, племяннице, тете, дяде и т.п.) могут быть рассмотрены работодателем только в крайнем случае, если нет других близких родственников. В таком случае следует потребовать документы, подтверждающие родство.

Часто в практике возникает вопрос, можно ли пересылать трудовые книжки за границу.

В соответствии со ст. 3 Закона СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-I «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу»трудовые книжкивывозу и пересылке не подлежат. В случае выезда за границу на постоянное жительство указанные документы сдаются в соответствующие организации или учреждение по последнему месту работы (службы) либо учета выезжающих граждан и лиц без гражданства. На основании сведений, содержащихся в трудовых книжках и других соответствующих документах, по просьбе заинтересованных лиц оформляются справки установленного образца о стаже трудовой деятельности.

ВЫДАЧА КОПИЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ, ВЫПИСОК ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ, ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С РАБОТОЙ

Трудовая книжка, другие документы, связанные с работой, могут потребоваться работнику не только при увольнении с работы. Не позднее трех дней со дня подачи письменного заявления работника работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил). Данное правило принято в соответствии со ст. 62 ТК РФ, в которой предусмотрено, что работодатель также обязан не позднее 3 дней со дня подачи письменного заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.). Копия трудовой заверяется на каждой странице.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. «Заверены надлежащим образом» означает, что работодатель (уполномоченное должностное лицо организации-работодателя) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» (последнего реквизита подлинного документа) проставляет заверительную надпись («Верно»); должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, т.е. печатью организации или печатью отдела кадров. Выписка — это тоже копия, только копия части документа, оформляемая для выдачи на руки.

О.В. Попова, ведущий аудитор аудиторской и консалтинговой фирмы ООО «Финаудитсервис»

Очень часто в трудовой практике возникает множество вопросов в связи с получением трудовой книжки при увольнении.

Вопросы начинаются как у работника, который ни разу не сталкивался с подобным, так и у работодателя, который не знает, как правильно оформлять подобное действие.

Более того, многие работодатели, например, начинающие частные предприниматели и вовсе не имеют понятия о том, как должно происходить увольнение с последующей выдачей трудовой книжки. Давайте вместе рассмотрим все нюансы по данному вопросу.

Возможно, именно в результате нашей кропотливой работы вы уловите суть того, как производится увольнение, и не будете допускать самые распространенные ошибки, тем самым ставя себя и своего работника в неловкое положение.

Каждый работник должен знать свои права не только по факту увольнения, но и выдачи трудовой книжки, хотя бы потому, что трудовые права, к сожалению, на сегодняшний день практически неизвестны основной массе работников.

Большой процент работников даже в случае, если права были нарушены не стремятся восстановить справедливость и получить возмещение за нанесенный ущерб.

Начнем рассматривать ситуацию прямо сейчас.

Когда работодатель обязан вернуть (выдать) трудовую книжку при увольнении?

Рассмотрим злополучный вопрос, о том, когда должны отдавать трудовую книжку при увольнении? Работодатель обязан выдать трудовую книжку и копии документов работнику при его непосредственно увольнении. Оно может быть вызвано разными причинами. Но, не смотря на то, что у работодателя и работника одновременно может быть масса причин на увольнение, основные правила по выдаче трудовой книжки при прекращении трудового договора должны быть соблюдены — работодатель должен выдать уволившемуся работнику документ. Так же всех волнует вопрос сроков выдачи трудовой книжки.

Не слишком опытные работодатели и новички-работники не имеют представления о том, в какие сроки должна быть выдана трудовая.

В связи с этим может происходить ряд не самых благоприятных последствий, возникающих по незнанию . Работодатель может задержать трудовую работника у себя, а работник, зная о неправомерности действий работодателя, может подать в суд .

Также, пользуясь незнанием работника о сроках, работодатель может в полной мере отсрочить выдачу трудовой по своему собственному желанию.

Трудовая книжка должна быть выдана на руки работнику в день его официального увольнения, то есть в последний рабочий день. Этого нельзя делать ни на день позже, ни раньше.

Но, к сожалению, многие граждане нашей страны не изучают ТК РФ, и, следственно, не знают о таких четко установленных сроках.

Сроки возврата

Когда и в какой срок выдается трудовая книжка при увольнении работника? Таким образом, в последний день осуществления своей трудовой функции работник получает на руки свою трудовую книжку. В дальнейшем, только он решает куда с ней отправится.

Работодатель не имеет право отсрочить выдачу данной книжки. Но, иногда, в связи с тем, что работник находится в командировке или же сам вовсе не может получить документ лично, эти сроки могут быть продлены.

Когда и как можно забрать?

Как получить трудовую книжку при увольнении? После своего увольнения работник должен явиться непосредственно к работодателю или в отдел кадров организации или индивидуального предпринимателя.

Именно там за все время осуществления деятельности хранилась трудовая книжка работника. Работник должен представиться и, показав документы об увольнении, забрать свой документ .

Конечно, предшествовать такому действию должен определенный срок отработки , а также официальное расторжение трудового договора, которое было произведено между работником и работодателем. Только по факту выполнения данных пунктов возможна выдача трудовой книжки на руки увольняющемуся работнику.

Как забрать трудовую книжку у работодателя без отработки?

Как мы знаем, в Трудовом кодексе оговорено правило, что работник предупреждает о своем увольнении работодателя заранее, и после этого должен осуществлять свою трудовую функцию еще две недели. Но, вне правил кодекса, отработка увольняющегося сотрудника – дело только двух лиц, работника и работодателя и никто кроме них не в праве решать, отрабатывать работнику или нет.

Если у работника появились обстоятельства, которые не позволяют ему остаться на месте работы еще две недели, то работодатель может пойти на встречу своему подчиненному. Но такими обстоятельствами могут стать только очень важные факты , например болезнь, срочный переезд и так далее.

Акт передачи

Как правильно составить?

После увольнения трудовая книжка должна быть выдана прямо в руки работнику.

Но некоторые недобросовестные работники , желая взыскать с работодателя неустойку за удержание трудовой книжки, подают в суд и отрицают факт нахождения и передачи им трудовой.

Для того, чтобы обезопасить работодателя, сотрудниками отдела кадров составляется соответствующий акт, который отправляется в личное дело работника.

Составляется акт передачи трудовых книжек при увольнении на листе А4 . Он может быть составлен как в печатной форме, так и в письменной. В данном акте должно говориться о том, что работник отработал срок до увольнения и в конкретный день явился за трудовой книжкой. Далее работник должен написать то, что он получил документ прямо в руки и поставить свою подпись.

Только после этого работник завладевает документом.

Нет установленной формы составления подобного акта, поэтому чаще всего он пишется от руки, произвольным текстом и по внешнему виду очень напоминает расписку.

Данный документ хранится в архиве вместе с другими документами уволенного работника.

Порядок и правила выдачи

Заявление на выдачу трудовой книжки уволенного работника

Для того, чтобы работодатель выдал вам трудовую книжку в течении какого-то времени после увольнения совсем не обязательно составлять заявление. В крупных корпорациях, где происходит огромный делооборот работодатели требуют своих подчиненных составлять заявление о выдаче.

Позже такое заявление приобщают к личному делу. Но если в вашей организации или у индивидуального предпринимателя подобное правило не предусмотрено, то вам не стоит писать заявление.

Если же все-таки вы решили написать заявление на выдачу, тем самым обезопасив себя от неправомерных действий со стороны работодателя, вам необходимо узнать ФИО работодателя в адрес которого отправляете заявление, а также озвучить просьбу о выдаче трудовой книжки.

Только после этого вам будет выдан ваш документ.

Как правильно написать?

Составляется заявление на листе обычного листа формата А4. Напечатать можно на компьютере, а можно написать от руки. Установленного законом бланка не имеется, поэтому заявление вы можете написать в произвольной форме или поинтересоваться написанием у сотрудников отдела кадров. Не забудьте в конце заявления поставить свою подпись и дату.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки при увольнении:

Расписка

Как заполнить?

Расписка о получении трудовой книжки на руки при увольнении должна быть оформлена надлежащим образом. Но, к сожалению, многие работники и работодатели не знают об этом. Расписка может быть написана вместо акта передачи, а также, может быть составлена вместе с ним. В расписке работник пишет, что получил трудовую книжку в руки в конкретное число и ставит свою подпись.

Иногда в расписке ставится фраза о том, что работник не имеет к работодателю или сотрудникам отдела кадров никаких претензий. Часто расписка пишется прямо в трудовой книжке работником. Запись обычно гласит о том, что трудовая книжка получена, ставится дата и подпись. На этом заполнение расписки закончено.

Как правило, такой документ, если он составлен на отдельном листе, отправляется в архив, а если в трудовой книжке – то сразу отправляется в руки к работнику.

Образец расписки о получении трудовой книжки при увольнении:

Что делать, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения?

Часто бывает так, что в день увольнения работник не может оказаться на месте работы или не может забрать трудовую по другим причинам.

Нисколько не медля, работодатель должен связаться с работником. Если это невозможно, то трудовая отправляется заказным письмом по адресу проживания работника.

Если письмо пришло обратно и книжка не получена, то работодатель обязан сохранить документ до момента, пока за ним не явится работник или кто-то из его родственников.

Возможные проблемы и споры

Часто при увольнении возникает ряд проблем, связанных с выдачей трудовой книжки при увольнении, которые еще не предусмотрели законодатели. Например, когда работодатель отправляет трудовую работнику по месту жительства, а затем получает ее обратно, работодатель просто хранит трудовую у себя.

Часто, спустя долгое время, объявляется работник, который говорит о том, что трудовую книжку ему попросту не отдали и начинает требовать компенсацию.

В трудовой практике подобное происходит достаточно часто и пока законодателем не предусмотрены способы защитить работодателя от коварства со стороны работников.

Еще одной существенной проблемой и одновременно пробелом в законодательстве является вопрос выдачи трудовой книжки в день увольнения. Иногда день увольнения выпадает на выходной, и работник вынужден ждать до понедельника выдачу своего документа.

Все бы ничего, но если работнику необходимо с новой недели выступить на новую должность на новом месте работы, прежний работодатель может пойти на уступки.

Но очень часто при увольнении происходит как раз наоборот, и работодатель максимально затягивает срок выдачи трудовой книжки. К сожалению, не каждый работник в должной мере обладает знаниями по трудовому праву, чтобы грамотно отстоять свои интересы.

Как отдать трудовую книжку, если работник в тюрьме?

Если работник находится в тюрьме, то его трудовая книжка передается его родственникам . Такая практика распространена. Если родственников попросту нет или же не удается с ними связаться, то работодатель хранит трудовой документ у себя, до момента, пока за ним не явятся родственники, либо сам работник не выйдет из мест заключения.

Заключение

Выдача трудовой книжки при увольнении очень ответственное действие. В нем задействованы и сотрудники отдела кадров, и сам работодатель и работник. На каждом из субъектов конкретных трудовых отношений лежит огромная ответственность.

Каждый из них должен знать свои права и обязанности по факту выдачи трудовой книжки.

И работник, и работодатель не должны преступать требования закона, в противном случае им придется встретиться в суде.

Не важно, по какой причине произведено увольнение, важно оставаться грамотными специалистом до самого конца расторжения трудовых отношений, и тогда вы не только наберетесь опыта в производстве действий по факту увольнения, но и оставите о себе хорошее мнение у другого человека.

Выдача трудовой книжки при увольнении сотрудника должна производиться работодателем в установленные законодательством сроки и с полным соблюдением всех правил и формальностей. Чтобы не допустить ошибок, избежать проблем и споров, руководителю предприятия или кадровому специалисту лучше изучить все нюансы заранее.

Кто может забрать трудовую книжку сотрудника?

Если увольнение работника - дело решенное, то работодатель должен произвести выдачу трудовой книжки. Причем сделать это возможно несколькими способами:

1. Лично в руки . Это наиболее простой и распространенный вариант. Он избавляет работодателя от дополнительных финансовых проблем и обязательств. В самой книжке кадровик проставляет дату увольнения и другие факты, подписывает и ставит печать. Обязательно в трудовой ставится отметка об ознакомлении с записью работника. Свою подпись увольняющийся проставляет при получении документов. Чтобы в дальнейшем избежать возможных споров, следует сделать запись о выдаче книжки в соответствующем журнале или попросить написать работника расписку с указанием даты получения документов.
2. Отправка по почте . Этот вариант используется, если сотрудник не может явиться по прошлому месту работы (находится в другом городе, лежит в больнице) или игнорирует работодателя умышленно. В таком случае документы могут быть отправлены заказным письмом по почте. Важно, чтобы оно было с уведомлением - так на руках у работодателя останется доказательство получения трудовой уволенным сотрудником.
3. Через доверенное лицо . Причем обязательным условием является наличие у явившегося за трудовой книжкой лица доверенности, заверенной у нотариуса. Дополнительно работодатель должен потребовать предъявить паспорт, чтобы сверить его данные с теми, что указаны в доверенности. Доверенное лицо в трудовой не расписывается, а вот во внутренних документах свою подпись ставит (журнал учета трудовых).

Чтобы у недобросовестного сотрудника не возникло повода для инициации судебного спора, работодателю стоит обезопасить себя, собрав все подтверждающие документы в личном деле (уведомления , расписки, копии доверенностей).

Наши юристы знают ответ на ваш вопрос

или по телефону:

Трудовая книжка - это бланк строгой отчетности, к заполнению которого работодатель должен подходить очень ответственно. Важно минимизировать шанс появления в документе ошибок. Идеально, если у кадрового специалиста под рукой будут все нормативные акты, связанные с ведением, заполнением и хранением трудовых книжек, а именно:

• ТК РФ (описаны особенности заполнения и передачи документа);
• Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года (приведены правила внесения записей в трудовую, описаны возможные формы ответственности, а также сроки хранения документа);
• Приказ Минкомсвязи России № 234 от 31 июля 2014 года (поможет правильно совершить отправку трудовой по почте).

Ознакомившись со всеми НПА, кадровый специалист может заниматься ведением трудовых. Эта необходимость возникает на протяжении всего срока работы сотрудника: при приеме на работу, изменении названия и организационно-правовой формы, смене должности и, конечно же, увольнении. При расторжении трудового договора важно оформить все документы верно, особенно трудовую - ведь если что-то там будет сделано не так, новый работодатель может отказать в приеме до исправления сведений. Поэтому при увольнении сотрудника лучше действовать в полном соответствии со следующим алгоритмом:

1. составить и заполнить все внутренние документы (приказ об увольнении, личное дело);
2. проверить наличие всех предыдущих записей в трудовой книжке (по закону все записи должны производиться после появления соответствующего приказа или иного устанавливающего документа, если вдруг таковые отсутствуют, важно внести их);
3. установить причину увольнения и ее точную формулировку для внесения записи в трудовую (важно, чтобы в тексте была ссылка на конкретную статью ТК РФ, причем безо всяких сокращений вроде «п., ч. ст.»);
4. проставить номер и дату записи;
5. вписать формулировку увольнения;
6. указать реквизиты правоустанавливающего документа (обычно им является приказ);
7. проставить данные ответственного лица, подпись (руководителя предприятия) и печать;
8. сделать запись об ознакомлении для работника, оставив место для его подписи и указав фамилию и инициалы.

После заполнения документа нужно еще раз все перепроверить, убедиться в наличии записей в других разделах трудовой (награды, поощрения). Только после этого книжка выдается на руки сотруднику в день увольнения. Причем он должен предварительно расписаться в приказе и иных документах. При неявке сотрудника трудовая остается у работодателя до востребования. Сроки хранения этого документа достигают 50 лет - ровно столько придется обеспечивать сохранность.

Когда нужно выдать?

Законодательно установлен срок выдачи трудовой книжки при увольнении. В ст. 84.1 ТК РФ говорится, что выдать этот документ сотруднику работодатель должен в последний день работы, то есть в день увольнения . Саму запись нужно внести в документ за день до выдачи или непосредственно перед приходом сотрудника.

Сложности могут возникнуть, если сам сотрудник за книжкой не является. Однако в этом случае ответственности за невыдачу работодатель не несет. Штраф предусмотрен только тогда, когда сотрудник пришел в день увольнения или позднее за трудовой, а ему отказались ее выдавать. Тогда в отношении работодателя предусматриваются следующие формы ответственности:

• штраф организации в размере 30 000 - 50 000 рублей;
• штраф должностному лицу 1 000 - 5 000 рублей.

Более того, при обращении бывшего сотрудника в суд, он может рассчитывать на денежную компенсацию материального вреда. Вот почему за своевременностью выдачи трудовой необходимо следить особо тщательно. В последствии это избавит работодателя от возможных судебных тяжб и финансовых потерь.

Трудовая книжка – бланк установленной формы, содержащий данные о местах трудоустройства работника. Документ представляется при трудоустройстве и подлежит выдаче при увольнении. Порядок документооборота установлен в ТК РФ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Сроки

В большинстве случаев дата расторжения трудового договора служит одновременно последним рабочим днем, в который производится расчет и выдача документов.

Трудовая книжка выдается в день прекращения действия договора, заключенного с работодателем. Исключением составляет случай, если увольняемый фактически не работал, но за ним сохраняется средний заработок.

Работник имеет право обратиться к работодателю с просьбой предоставить отпуск с последующим увольнением при наличии неиспользованных дней оплаченного отдыха.

Заключительным рабочим днем является дата, предшествующая отпуску. Выдача документов и трудовой книжки производится в последний предшествующий отпуску рабочий день.

Порядок

Процедура выдачи трудовой книжки имеет порядок действий:

• в день кадровый работник или любое уполномоченное лицо делает запись в трудовой книжке. Ранее дня расторжения трудового договора запись не производится. Работник имеет возможность до дня увольнения забрать заявление и продолжать трудовые обязанности;
• лицо, ведущее журнал учета движения трудовых книжек, производит запись даты выдачи документа. Работник должен подтвердить получение формы личной подписью. Если в журнале подпись отсутствует, доказать выдачу документа будет проблематично, что позволит работнику потребовать выплату компенсации за вынужденный простой.

При внесении записей в журнал учета трудовых книжек не допускаются ошибки, помарки, подчистки и применение корректора. В случае допущения кадровиком или работником ошибки текст перечеркивается, рядом вносится правильная запись, заверенная руководителем.

При пересылке трудовой книжки почтовым отправлением в графе 12 и 13 журнала кадровый работник вносит запись номера и даты отправления.

В процессе трудовой деятельности работнику может понадобиться дополнить книжку вкладышем, который также подлежит регистрации в журнале. Увольняемый работник дополнительно расписывается за выдачу вкладыша.

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении

Выдача трудовой книжки с нарушением срока может возникнуть по 2- м причинам:

• по вине работодателя;
• при неявке работника.

Работодатель, лишающий лицо вести трудовую деятельность в результате задержки выдачи книжки, несет финансовую ответственность ( ТК РФ).

Сотрудник подлежит восстановлению в должности с компенсацией дней простоя в размере среднего заработка.

Текст в трудовой книжке аннулируется, новым днем увольнения становится дата выдачи документа. Основанием для изменения даты служит приказ по предприятию.

Законодательство предусмотрело случаи, при возникновении которых работодатель не отвечает за нарушение срока выдачи трудовой книжки:

• при увольнении работника за неявку (прогул). В день расторжения договора по инициативе работодателя прогульщик может фактически отсутствовать на работе ( ТК РФ);
• в случае осуждения работника, прекращения трудовых отношений и невозможности фактического исполнения обязанностей ( ТК РФ);
• при продлении периода действия трудового договора с работницей, ожидающей ребенка до окончания беременности ( ТК РФ).

При увольнении работника по различным причинам (по сокращению штата, за нарушение трудовой дисциплины и прочих) возможны случаи отказа сотрудника от получения трудовой книжки.

Работодатель или кадровый сотрудник приглашает незаинтересованных лиц предприятия и членов профсоюзной организации для составления:

1. Акта об отказе от получения документа.
2. Внесения соответствующей записи в журнал учета.

Дальнейшие действия работодатель производит согласно схеме, принятой для случая неявки работника. В случае отсутствия реагирования на приглашение получить документ трудовая книжка продолжает храниться на предприятии.

Без согласия работника высылка не производится. Утилизация невостребованных книжек производится через 75 лет.

В случае неявки сотрудника за трудовой книжкой необходимо произвести ряд действий, предотвращающие ответственность работодателя.

При невозможности выдачи документа:

1. Работодатель должен направить письменное оповещение работнику о необходимости явки для получения документа. Письмо оформляется с описью вложения, уведомлением о вложении. Работодатель не имеет право высылать документ до получения распоряжения работника.
2. В случае получения от работника указания о высылке трудовой книжки документ подлежит отправке по адресу, указанному уволенным лицом. Ситуация может возникнуть при внезапном или вынужденном отъезде, исполнении судебного наказания.

Распоряжение от работника о высылке документа выражается в письменном виде. Допускается форма заявления, телеграммы с подписью, заверенной работником почты.

Уведомление, полученное от бывшего сотрудника, подшивается вместе с приказом на увольнение и хранится срок, положенный для кадровых форм по трудоустройству – 75 лет.

Особого внимания требует вопрос о высылке документа за территорию государства. Законодательство не содержит норм, позволяющих отправлять документ за рубеж страны.

Если лицо не получило своевременно трудовую книжку, форма продолжает хранится в архиве предприятия. Работодатель должен соблюсти порядок уведомления и направления лицу предложения о явке за документом.

Возможные проблемы и споры

При нарушении прав работника он имеет право обратиться в инстанции, защищающие трудовые отношения. К учреждениям относятся: Государственная инспекция по труду, прокуратуру и суд.

Заявления от работника должны подтверждаться доказательной базой – копией или оригиналом заявления об увольнении с отметкой о приеме, письмо с требованием выдачи документа и иные бумаги, свидетельствующие о нарушении.

Распространенными в судебной практике случаями являются споры, связанные с задержкой выдачи работодателем трудовой книжке.

Запись об увольнении подлежит изменению на дату выдачи документа, что не всегда происходит на практике.

Если работодатель отказывается изменить дату увольнения, порядок определения дня решается в судебном порядке. Днем увольнения становится дата вынесения решения суда, ссылка на которое заносится в трудовую книжку.

Изменение даты сопровождается материальной компенсацией за дни простоя, но в порядке судебного разбирательства работник имеет право просить о компенсации морального вреда.

На величину выплаты влияют обстоятельства дела:

• величина причиненных работнику физических и нравственных страданий;
• индивидуальные характеристики потерпевшего лица;
• объем вины работодателя;
• уважительные причины, побудившие работодателя задержать выдачу трудовой книжки.

Сумма может быть присуждена судом потерпевшему вне зависимости от материальной компенсации. В преимущественном числе судебных разбирательств суд присуждает возмещения при наличии факта задержки выдачи трудовой книжки, но иногда факт ущерба необходимо подтвердить.

Если истец не докажет, что несвоевременная выдача документа препятствовала трудоустройству и нанесению ущерба, в выплате компенсации может быть отказано.

В случае подтверждения вины работодателя за несвоевременную выдачу документа, ответчик уплачивает:

• судебные издержки на услуги юриста;
• проезд, проживание представителей и свидетелей;
• почтовые и иные расходы.

При задержке выдачи документа на предприятие и руководителя может быть наложен административный штраф с соответствие со КоАП.

Детального изучения обязывает обстоятельства, связанные с утерей работодателем трудовой книжки. Необходимость восстановления записей лежит на предприятии.

Записи в дубликат имеют право вносить только кадровые работники. На новом месте трудоустройства не могут отказать в приеме на работу, что не повлечет возмещения за дни простоя бывшим работодателем.

Лицо, понесшее ущерб, имеет право на компенсацию расходов и морального вреда в порядке судебного разбирательства.

Отдельного рассмотрения требует ситуации, связанные со смертью работника. Трудовая книжка с соответствующей записью выдается родственникам умершего работника.

Выдача подтверждается личной подписью лица. При наличии письменного распоряжения документ высылается по адресу, указанному в уведомлении.

Родство с умершим работником потребуется подтвердить. Законодательство не имеет точного распоряжения по очередности родственником, которым положено получать документ.

Если заинтересованных лиц найти не удается, документ продолжает находится в организации. Утилизация трудовых книжек не производится.

Работник может иметь трудовой договор по внешнему совместительству при занятии им вакантной должности. Расторжение соглашения по совместительству не сопровождается выдачей трудовой книжки.

Форма находится на предприятии по основному месту работы, на дополнительное место трудоустройства предоставляется при приеме только копия.

Можно ли выдавать по доверенности

Условие выдачи трудовой книжки по доверенности не закреплено в трудовом законодательстве. В отношении документооборота с участием представителя необходимо руководствоваться нормами . Позиция не поддерживается Рострудом, но не имеет юридических последствий.

Работодатель имеет право выдать документ по доверенности при соблюдении условий:

1. Доверенность должна быть оформлена нотариально и иметь актуальную дату. Срок действия формы – не более 3-х лет, о чем указывается в документе. При отсутствии указания срока воспользоваться доверенностью можно в течение года со дня ее выписки.
2. В доверенности необходимо указать конкретное право лица получить трудовую книжку, поставить подпись о выдаче.
3. Документ необходимо подтвердить удостоверением личности – паспортом, указанным в доверенности. Копия прилагается и хранится впоследствии в организации.